革命歷史檔案著錄細則?一、總則1.目的本細則旨在規(guī)范革命歷史檔案的著錄工作，使檔案信息得以準確、系統(tǒng)地揭示和存儲，便于檔案的管理、檢索、利用和交流，充分發(fā)揮革命歷史檔案的作用。2.適用范圍本細則適用于各級各類檔案館（室）對革命歷史檔案的著錄。革命歷史檔案是指反映新民主主義革命、社會主義革命和建設時期的檔案。3.著錄原則客觀性原則：著錄應依據(jù)檔案的實際內(nèi)容，如實反映檔案的特征，不得隨意歪曲或增減。準確性原則：著錄項目應填寫準確、完整，數(shù)據(jù)應真實可靠，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。一致性原則：對于同一類型的檔案，著錄格式、內(nèi)容和方法應保持一致，以確保著錄信息的可比性和規(guī)范性。實用性原則：著錄應充分考慮檔案的利用需求，便于檢索和查詢，提高檔案的利用效率。二、著錄項目與標識符號1.著錄項目檔號：檔案館（室）賦予每份檔案的唯一標識符，通常由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。題名：檔案的標題，應照實抄錄，一般包括責任者、事由和文種等要素。責任者：對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人，如機關、組織、人物等。時間：檔案形成的時間，一般采用公元紀年，具體到年、月、日。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定的保管時間，如永久、長期、短期等。密級：檔案的保密等級，如絕密、機密、秘密等。來源：檔案的形成單位或部門。內(nèi)容提要：對檔案內(nèi)容的簡要概括，應準確反映檔案的核心內(nèi)容和主要信息。主題詞：能夠概括檔案主題的規(guī)范化詞匯，一般從《中國檔案主題詞表》等詞表中選取。2.標識符號為了便于著錄和計算機處理，著錄項目之間使用特定的標識符號分隔。常用的標識符號有："="：用于分隔檔號中的不同層次，如全宗號=目錄號=案卷號=件號。"："：用于分隔題名與責任者、時間等項目，如題名：[具體題名]：責任者：[具體責任者]。"/"：用于分隔責任者之間，如責任者：[張三/李四]。"；"：用于分隔并列的著錄項目，如時間：[1945年10月1日]；保管期限：[永久]。"，"：用于分隔主題詞之間，如主題詞：[革命歷史；檔案管理；史料研究]。三、檔號著錄1.全宗號全宗號是檔案館（室）對其所接收的各立檔單位檔案進行分類編號的標識。全宗號應按照有關規(guī)定進行編制，一般采用數(shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。2.目錄號目錄號是全宗內(nèi)檔案分類的標識，用于區(qū)分不同的案卷目錄。目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案的分類體系進行編制，一般采用數(shù)字表示。3.案卷號案卷號是案卷目錄內(nèi)每一案卷的順序編號，用于標識同一目錄下的不同案卷。案卷號應按照案卷的排列順序依次編制，一般采用數(shù)字表示。4.件號件號是案卷內(nèi)每份文件的順序編號，用于標識同一案卷內(nèi)的不同文件。件號應按照文件的排列順序依次編制，一般采用數(shù)字表示。檔號著錄時，應按照全宗號=目錄號=案卷號=件號的格式填寫，例如：001=002=003=004。四、題名著錄1.題名的選取應優(yōu)先選取檔案本身的題名作為著錄依據(jù)。如果檔案沒有題名或題名不完整、不準確，應根據(jù)檔案內(nèi)容重新擬寫題名，并在題名后加注"[擬]"字樣。2.題名的著錄格式題名著錄應按照"題名：[具體題名]：責任者：[具體責任者]"的格式填寫。例如：題名：[關于土地改革工作的報告]：責任者：[XX縣人民政府]。3.題名中責任者的著錄責任者應著錄全稱或通用簡稱，不得使用簡稱或省略。如果責任者有多個，應按照檔案原件的順序依次著錄，中間用"/"分隔。例如：責任者：[中國共產(chǎn)黨XX市委宣傳部/XX市文化局]。五、責任者著錄1.責任者的確定責任者是指對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造、負有責任的團體或個人。應根據(jù)檔案的實際內(nèi)容和來源，準確確定責任者。2.責任者的著錄格式責任者著錄應按照"責任者：[具體責任者]"的格式填寫。例如：責任者：[毛澤東]。3.多個責任者的著錄如果檔案有多個責任者，應按照檔案原件的順序依次著錄，中間用"/"分隔。例如：責任者：[周恩來/朱德/劉少奇]。4.機關團體責任者的著錄機關團體責任者應著錄全稱或通用簡稱，不得使用簡稱或省略。如果機關團體名稱發(fā)生變化，應在首次著錄時注明原名，并在括號內(nèi)加注現(xiàn)名。例如：責任者：[中華蘇維埃共和國臨時中央政府（現(xiàn)稱：中華蘇維埃共和國中央政府）]。六、時間著錄1.時間的確定時間是指檔案形成的時間，一般采用公元紀年，具體到年、月、日。應根據(jù)檔案的形成時間準確填寫，不得隨意更改或推算。2.時間的著錄格式時間著錄應按照"時間：[具體時間]"的格式填寫。例如：時間：[1949年10月1日]。3.跨年文件的著錄對于跨年形成的文件，應著錄文件的起止時間，中間用""連接。例如：時間：[1948年12月1949年1月]。七、保管期限著錄1.保管期限的劃分保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保存的檔案是指具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保存的檔案是指在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保存的檔案是指在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年以下。2.保管期限的著錄格式保管期限著錄應按照"保管期限：[具體保管期限]"的格式填寫。例如：保管期限：[永久]。八、密級著錄1.密級的確定密級是指檔案的保密等級，應根據(jù)檔案的內(nèi)容和有關保密規(guī)定確定。密級分為絕密、機密、秘密三種。2.密級的著錄格式密級著錄應按照"密級：[具體密級]"的格式填寫。例如：密級：[機密]。九、來源著錄1.來源的確定來源是指檔案的形成單位或部門。應根據(jù)檔案的實際內(nèi)容和來源，準確填寫檔案的來源。2.來源的著錄格式來源著錄應按照"來源：[具體來源]"的格式填寫。例如：來源：[XX縣檔案局]。十、內(nèi)容提要著錄1.內(nèi)容提要的編寫要求內(nèi)容提要應準確概括檔案的核心內(nèi)容和主要信息，字數(shù)一般控制在100字至300字之間。編寫內(nèi)容提要應突出重點，語言簡潔明了，避免使用過于冗長或模糊的表述。2.內(nèi)容提要的著錄格式內(nèi)容提要著錄應按照"內(nèi)容提要：[具體內(nèi)容提要]"的格式填寫。例如：內(nèi)容提要：[該檔案為XX地區(qū)土地改革運動的相關文件，包括土地分配方案、農(nóng)民訴苦材料等，反映了土地改革運動的全過程和取得的成果。]十一、主題詞著錄1.主題詞的選取主題詞應從《中國檔案主題詞表》等詞表中選取，也可根據(jù)檔案的實際內(nèi)容和主題，參考相關的專業(yè)詞表或工具書進行選取。主題詞應準確、規(guī)范、簡潔，能夠概括檔案的主題內(nèi)容。2.主題詞的著錄格式主題詞著錄應按照"主題詞：[具體主題詞]"的格式填寫，多個主題詞之間用"，"分隔。例如：主題詞：[革命歷史，檔案管理，史料研究]。3.主題詞的標引規(guī)則專指性原則：優(yōu)先選取與檔案主題內(nèi)容最直接、最準確的主題詞進行標引。組配原則：當單個主題詞不能準確表達檔案主題時，可以采用主題詞組配的方式進行標引。組配應遵循邏輯關系，確保組配后的主題詞能夠準確反映檔案的主題內(nèi)容。上位詞和下位詞原則：如果沒有合適的專指性主題詞，可以選取上位詞進行標引；如果需要更詳細地表達檔案主題，可以選取下位詞進行標引。十二、著錄工作的組織與實施1.著錄人員的要求著錄人員應具備檔案專業(yè)知識和一定的文化素養(yǎng)，熟悉檔案著錄的相關規(guī)定和方法。著錄人員應認真負責，保證著錄信息的準確性和完整性。2.著錄工作的流程檔案整理：在進行著錄之前，應對檔案進行系統(tǒng)的整理，包括分類、編號、編目等，確保檔案的有序化和規(guī)范化。著錄準備：著錄人員應熟悉檔案的內(nèi)容和相關背景資料，準備好著錄所需的工具和材料，如著錄卡片、計算機等。著錄操作：著錄人員應按照著錄細則的要求，對檔案的各項著錄項目進行準確填寫和錄入，確保著錄信息的質(zhì)量。校對審核：著錄完成后，應對著錄信息進行認真的校對和審核，檢查著錄項目是否完整、準確，數(shù)據(jù)是否真實可靠，標識符號是否使用正確等。發(fā)現(xiàn)問題應及時進行修改和補充。數(shù)據(jù)存儲：校對審核無誤后，應將著錄信息按照規(guī)定的格式存儲到計算機或其他存儲設備中，建立檔案著錄數(shù)據(jù)庫，以便于檢索和利用。3.著錄工作的質(zhì)量控制為了保證著錄工作的質(zhì)量，應建立健全質(zhì)量控制制度，加強對著錄工作的監(jiān)督和檢查。具體措施包括：定期培訓：定期組織著錄人員進行業(yè)務培訓，提高著錄人員的業(yè)務水平和操作技能。質(zhì)量抽檢：定期對著錄信息進行抽檢，檢查著錄質(zhì)量是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改。考核評價：建立著錄人員考核評價機制，對著錄人員的工作質(zhì)量和工作效率進行考核評價，激勵著錄人員