預付款管理制度?一、總則1.目的為了加強公司預付款的管理，規范預付款審批流程，控制財務風險，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及預付款業務的管理，包括但不限于采購、工程建設、服務外包等各類預付款事項。3.基本原則必要性原則：預付款的支付必須基于真實、合法、必要的交易業務，嚴禁無實際業務背景的預付款行為。審批嚴格原則：嚴格執行預付款審批流程，未經審批不得擅自支付預付款。風險可控原則：在預付款支付前，應充分評估交易風險，采取有效的風險防范措施，確保預付款的安全回收。跟蹤監督原則：對預付款項的執行情況進行跟蹤監督，及時掌握款項使用進度和交易進展，確保預付款按約定用途使用。

二、預付款的定義及范圍1.預付款定義預付款是指公司按照合同約定，在正式交易前預先支付給供應商或服務提供商的款項。預付款項的支付并不意味著公司已獲得相應的商品或服務，而是為了確保交易的順利進行。2.預付款范圍采購業務中，為購買原材料、設備、商品等提前支付的款項。工程建設項目中，按照工程合同約定支付給施工單位的工程預付款。服務外包業務中，預先支付給服務提供商的服務費用。其他符合公司業務需要，經公司管理層批準的預付款項。

三、預付款審批流程1.申請業務部門根據實際業務需求，填寫《預付款申請表》，詳細說明預付款的用途、金額、支付對象、預計支付時間、合同名稱及編號等信息。附上與預付款相關的合同、協議或訂單等文件復印件，作為申請預付款的依據。《預付款申請表》經業務部門負責人簽字確認后，提交至財務部門審核。2.財務審核財務部門收到《預付款申請表》及相關資料后，對以下內容進行審核：申請預付款的金額是否與合同約定相符，是否超出預算范圍。支付對象是否為合同約定的供應商或服務提供商，其資質和信用狀況是否良好。預付款項的支付方式是否符合公司財務制度和相關法律法規的規定。相關合同條款是否明確約定預付款的支付條件、支付比例、結算方式及違約責任等。財務部門審核通過后，在《預付款申請表》上簽署審核意見，并提交至審批部門審批。3.審批根據公司內部審批權限規定，預付款申請由不同層級的管理人員進行審批：金額較小的預付款申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），經財務負責人審批后即可支付。金額較大的預付款申請，需經分管領導審批。分管領導應重點審查業務的必要性、風險評估情況以及與公司戰略目標的契合度等。對于重大金額的預付款申請（重大金額標準由公司根據實際情況確定），需經總經理或董事長審批。總經理或董事長應綜合考慮公司整體財務狀況、業務發展規劃、潛在風險等因素后做出審批決定。審批人應在《預付款申請表》上簽署明確的審批意見，同意支付的，注明支付金額和支付時間；不同意支付的，說明理由。4.支付經審批同意支付的預付款申請，財務部門按照審批意見安排資金支付。財務人員應嚴格按照公司財務制度和相關法律法規的規定，選擇合適的支付方式進行付款操作。常見的支付方式包括銀行轉賬、支票等。在支付預付款后，財務部門應及時登記相關賬簿，并將付款憑證復印件交至業務部門，以便業務部門跟蹤預付款的使用情況。

四、預付款的風險管理1.風險評估在預付款支付前，業務部門應對交易風險進行全面評估，評估內容包括但不限于供應商的信譽、經營狀況、財務狀況、市場環境變化等因素對預付款回收的影響。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，并在《預付款申請表》中詳細說明。對于風險較高的預付款業務，應采取更為謹慎的審批和管理措施。2.合同管理業務部門應與供應商或服務提供商簽訂詳細、明確的合同，合同中應明確約定預付款的支付條件、支付比例、結算方式、交貨時間、質量標準、違約責任等條款，確保雙方的權利和義務清晰明確。合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交至財務部門備案，以便財務部門在預付款管理過程中進行核對和監督。3.跟蹤監督業務部門負責對預付款項的使用情況進行跟蹤監督，及時掌握供應商或服務提供商的履約進度，確保預付款按合同約定用途使用。財務部門定期與業務部門核對預付款的使用情況，對已發生的預付款項進行賬齡分析，及時發現和解決預付款管理過程中存在的問題。如發現供應商或服務提供商存在違約行為，可能影響預付款回收的，業務部門應及時采取措施，如協商解決、追究違約責任、暫停后續款項支付等，并及時向公司管理層報告。4.壞賬處理對于確實無法收回的預付款項，業務部門應及時查明原因，取得相關證明材料，并按照公司財務制度規定的壞賬審批程序進行申報核銷。財務部門對壞賬申報進行審核，審核通過后，按照相關會計準則進行賬務處理。同時，財務部門應建立壞賬備查賬，對已核銷的壞賬進行跟蹤管理，如發現有可收回的跡象，應及時進行追收。

五、預付款的會計核算與財務報表披露1.會計核算財務部門按照國家統一的會計制度和公司財務制度的規定，對預付款項進行準確的會計核算。預付款項應單獨設置賬戶進行核算，不得與其他款項混淆。在預付款支付時，借記"預付賬款"科目，貸記"銀行存款"等科目；在收到相應的商品或服務，并取得合法有效的發票后，按照發票金額沖減"預付賬款"科目，同時根據業務性質借記相關成本費用科目，貸記"預付賬款"科目。2.財務報表披露在公司財務報表中，預付款項應按照規定的格式和要求進行披露。資產負債表中應列示預付款項的期末余額，并按照賬齡進行分析列示，以便投資者和其他財務報表使用者了解公司預付款項的構成和賬齡情況。財務報表附注中應詳細說明預付款項的形成原因、主要供應商情況、賬齡分析、壞賬準備計提情況等信息，增強財務報表的透明度和信息含量。

六、預付款的清理與結算1.定期清理財務部門定期（至少每季度一次）對公司的預付款項進行清理，編制《預付款項清理表》，詳細列示每筆預付款的支付時間、金額、支付對象、合同執行情況等信息。將《預付款項清理表》發送至各業務部門，要求業務部門核對并說明預付款項的使用進度和未結算原因。2.結算跟進業務部門負責與供應商或服務提供商及時溝通，督促其按照合同約定履行義務，盡快完成交貨、服務提供等工作，并辦理結算手續。對于已到貨或已完成服務的預付款項，業務部門應及時收集相關發票、驗收報告等結算憑證，提交至財務部門進行結算。財務部門在收到結算憑證后，應按照合同約定進行審核，審核無誤后辦理結算手續，沖減相應的預付款項。3.逾期預付款處理如發現預付款項逾期未結算，財務部門應及時通知業務部門，業務部門應查明原因，并采取有效措施進行處理。對于因供應商原因導致逾期未結算的，業務部門應與供應商協商解決，要求其盡快履行合同義務并辦理結算手續；如協商不成，可根據合同約定追究供應商的違約責任。對于因公司內部原因導致逾期未結算的，如業務部門未及時提交結算憑證等，應追究相關責任人的責任，并督促其盡快完成結算工作。

七、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對預付款業務進行審計監督，檢查預付款審批流程的執行情況、預付款項的使用和管理情況、相關合同的簽訂和履行情況等。內部審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤督促相關部門進行整改。2.財務監督財務部門負責對預付款業務進行日常財務監督，確保預付款項的支付符合公司財務制度和相關法律法規的規定，財務核算準確無誤。財務部門應定期對預付款項的余額和賬齡進行分析，及時發現潛在的財務風險，并向公司管理層報告。3.業務部門自查各業務部門應定期對本部門的預付款業務進行自查，檢查預付款項的使用是否符合合同約定，是否存在違規操作等情況。業務部門應將自查結果形成書面報告，報送至公司管理層和財務部門。對于自查發現的問題，應及時進行整改，并采取措施防止類似問題再次發生。

八、責任追究1.違規責任界定對于違反本制度規定，擅自支付預付款、未按合同約定使用預付款、未及時辦理預付款結算等行為，公司將視情節輕重，追究相關部門和人員的責任。如因業務部門提供虛假信息、未履行合同管理職責等原因導致預付款損失的，由業務部門承擔主要責任；如因財務部門審核把關不嚴、未及時進行財務監督等原因導致預付款管理出現問題的，由財務部門承擔相應責任。2.責任追究方式對于違規行為較輕的，公司將給予批評教育、責令改正等