辦公室檔案管理制度?一、總則1.目的為加強辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于辦公室各部門在工作中形成的各類檔案的管理。3.管理原則檔案管理遵循集中統一、分類管理、方便利用的原則，確保檔案管理工作的規范化、科學化、制度化。

二、檔案管理機構及職責1.檔案管理小組成立以辦公室主任為組長，各部門負責人為成員的檔案管理小組，負責統籌協調辦公室檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃、規章制度，監督檢查檔案管理工作的執行情況。2.檔案管理人員職責檔案管理員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常工作。對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，便于查找和利用。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。負責檔案庫房的管理，保持庫房整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。各部門兼職檔案員負責本部門檔案材料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理員。協助檔案管理員做好檔案的整理、編目和利用等工作。

三、檔案的收集1.收集范圍上級機關來文、來函、會議文件、領導講話等。本辦公室形成的各類文件、報告、請示、批復、會議記錄、工作計劃、總結、統計報表等。各部門在業務活動中形成的文件、合同、協議、報表、圖紙、技術資料等。反映本辦公室工作活動的照片、錄音、錄像、榮譽證書、實物等。2.收集要求各部門應明確兼職檔案員，負責本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。檔案材料應字跡清晰、內容完整、簽署齊全，不符合要求的應及時補辦或更正。檔案材料應按照規定的時間和要求移交檔案管理員，不得積壓或擅自銷毀。

四、檔案的整理1.分類標準檔案按年度機構（問題）保管期限進行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據進行分類。機構（問題）：按辦公室內部機構或問題的性質進行分類。保管期限：根據檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。2.整理方法裝訂：對紙張規格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用左側裝訂的方式，保持文件整齊、牢固。分類：按照分類標準對檔案進行分類，同一類別的檔案集中排列。編號：為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由年度號、機構（問題）代碼、保管期限代碼、順序號組成。編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，以便查找和利用。

五、檔案的歸檔1.歸檔時間當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔。跨年度的文件材料，應在辦結后及時歸檔。2.歸檔程序檔案管理員對收集到的檔案材料進行整理、分類、編號、編目后，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。檔案管理員將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔號、年度、機構（問題）、保管期限等信息，然后將檔案盒放入檔案柜中。檔案移交清單一份由檔案管理員留存，一份交辦公室主任審核后歸檔保存。

六、檔案的保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持庫房溫度、濕度適宜。2.保管方式檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。對重要的檔案應進行備份，采用電子存儲或紙質復制等方式，異地存放，確保檔案的安全。定期對檔案進行清查、核對，發現問題及時處理，并做好記錄。3.庫房管理檔案庫房應指定專人負責管理，非檔案管理人員未經許可不得進入。庫房管理人員應定期對庫房進行清掃、消毒，保持庫房整潔衛生。做好庫房的安全保衛工作，配備必要的消防器材和防盜設備，確保檔案的安全。

七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、高效、方便的原則，在確保檔案安全的前提下，為辦公室各項工作提供及時、有效的服務。2.利用方式查閱：因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容、范圍等，經辦公室主任批準后，到檔案庫房查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。借閱：如需借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經辦公室主任批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的完整和安全。復制：因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，注明復制內容、用途等，經辦公室主任批準后，由檔案管理人員負責復制。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋"與原件核對無誤"章。3.利用登記檔案管理人員應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內容、借閱時間、借閱人、歸還時間等，以便統計和查詢。

八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室主任、檔案管理人員及相關業務人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。3.鑒定方法檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進行逐卷審查，根據檔案的重要程度、保存價值和歷史意義，確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，經辦公室主任審核后，報上級主管部門批準。4.銷毀程序經批準銷毀的檔案，應在檔案鑒定小組的監督下，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀檔案時，應指定專人負責，并做好記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等。檔案銷毀清單應永久保存。

九、檔案的統計與移交1.統計工作檔案管理人員應定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統計，填寫檔案統計報表，報送辦公室主任和上級主管部門。2.移交工作辦公室撤銷或合并時，應將檔案移交給上級主管部門或指定的單位，并辦理檔案移