公司檔案管理規章制度?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本規章制度。2.適用范圍本規章制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的檔案管理工作。3.定義公司檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文件、圖表、聲像資料等。

二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。建立健全檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理和共享利用。指導和監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓和交流活動。開發和利用檔案資源，為公司決策、生產經營、項目建設等提供檔案信息服務。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。協助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用服務。配合檔案管理部門做好本部門檔案的鑒定、銷毀等工作。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業執照、公司章程、批復文件等。公司各類會議文件、紀要、決議等。公司各項業務活動中產生的合同、協議、訂單、報表等文件。公司的工作計劃、總結、報告、統計資料等。公司的財務文件，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調動等相關材料。公司的工程建設項目文件，如項目立項、可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。公司的產品研發文件，如研發計劃、技術方案、實驗報告、專利證書等。公司的市場營銷文件，如市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。公司的行政管理文件，如公文、規章制度、通知、通報等。公司的外事活動文件，如出國考察報告、接待外賓記錄等。公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等相關材料。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或丟失。收集的檔案應保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。對于電子文件，應確保其格式的通用性和可讀性，并按照規定進行備份存儲。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系。按照文件的來源、時間、內容、形式等特征進行分類整理，便于查找和利用。整理后的檔案應做到分類科學、排列有序、編號規范、目錄清晰。4.整理方法紙質檔案：按照檔案類別進行分類，每類檔案再按照年度、保管期限等順序排列，編制檔案目錄，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。電子檔案：按照檔案類別建立文件夾結構，每個文件夾下按照年度、保管期限等建立子文件夾，將電子文件存儲在相應的文件夾中，并按照紙質檔案目錄的格式編制電子檔案目錄。

四、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門應在次年[具體時間]前將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后[具體時間]內及時歸檔。2.歸檔手續檔案移交時，移交部門應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的類別、數量、題名、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。檔案管理部門應對移交的檔案進行核對，如發現問題應及時與移交部門溝通解決。3.歸檔要求歸檔的檔案應符合整理要求，做到分類準確、排列有序、編號規范、目錄清晰。電子檔案應與紙質檔案同時歸檔，確保電子文件與紙質文件內容一致，并按照規定進行存儲和備份。

五、檔案的保管1.保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、消防設備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.保管方式檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。對于珍貴、易損的檔案，應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放、定期檢查等。電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，備份數據應異地存放，防止數據丟失。3.保管期限公司檔案的保管期限分為永久、定期[具體年限]兩種。永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等過程中形成的重要文件，公司的年度財務報告、審計報告等，以及涉及公司重大權益、知識產權等方面的文件。定期保管的檔案根據其重要程度和實際需要確定保管期限，到期后按照規定進行鑒定和銷毀。4.檔案清查檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整、準確和安全。清查內容包括檔案的數量、保管狀況、利用情況等，發現問題應及時采取措施進行處理。清查結束后，應編制《檔案清查報告》，總結檔案管理工作的經驗教訓，提出改進措施和建議。

六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。2.鑒定標準根據檔案的保存價值和歷史意義，綜合考慮公司的發展需求、法律法規要求等因素，確定檔案的鑒定標準。對于已失去保存價值的檔案，應予以銷毀；對于仍有一定保存價值但保管期限已滿的檔案，可根據實際情況延長保管期限或進行數字化處理后繼續保存。3.鑒定程序檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并提交給檔案鑒定小組。檔案鑒定小組對清單中的檔案進行逐卷審查，根據鑒定標準確定檔案的存毀意見。對于擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，并經檔案鑒定小組組長簽字確認?！稒n案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。4.銷毀方式紙質檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。電子檔案應采用數據擦除或格式化等方式進行銷毀，并對存儲介質進行物理銷毀，防止數據泄露。5.銷毀監督檔案銷毀工作應在檔案管理部門的監督下進行，銷毀過程中應指定專人負責，并做好記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息，由監銷人和銷毀人簽字確認后存檔。

七、檔案的查閱與借閱1.查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案資料。查閱范圍包括已歸檔的各類文件、合同、報表、記錄等。2.查閱手續查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意。將《檔案查閱申請表》提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據查閱申請進行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱方式查閱人應在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監督，查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理復印手續。4.借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，應經公司分管領導批準。借閱范圍主要包括重要合同、機密文件等。5.借閱手續借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和公司分管領導簽字同意。將《檔案借閱申請表》提交至檔案管理部門，檔案管理部門根據借閱申請進行審核，審核通過后辦理借閱手續。檔案管理部門應向借閱人發放《檔案借閱證》，借閱人憑《檔案借閱證》借閱檔案。6.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[具體天數]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門申請，并經批準后方可延期。7.借閱歸還借閱人應按時歸還借閱的檔案，歸還時檔案管理人員應對檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人的責任。8.查閱借閱登記檔案管理部門應建立檔案查閱借閱登記制度，詳細記錄查閱借閱人的姓名、部門、查閱借閱時間、檔案名稱、數量等信息，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。

八、檔案的保密1.保密范圍公司檔案涉及公司的商業秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等重要信息，均屬于保密范圍。2.保密措施檔案管理部門應加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防范設備，如門禁系統、監控系統等，防止檔案被盜、被篡改或泄露。對涉及保密內容的檔案，應進行標識，并采取加密存儲、專人保管等措施，嚴格限制查閱和借閱范圍。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案中的保密信息，如有違反，應依法追究其責任。公司員工在查閱、借閱檔案過程中，應嚴格遵守保密規定，不得私自復制、傳播檔案中的保密信息。

九、獎勵與處罰1.獎勵對于在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發榮譽證書、獎金、晉升等。2.處罰對于違反本規章制度的部門和個人，公司將視情節輕重給予