公務(wù)加油卡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公務(wù)加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用行為，提高加油卡使用效率，節(jié)約費(fèi)用支出，確保公司公務(wù)用車燃油使用的安全、規(guī)范、高效，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備公務(wù)用車的部門及員工。

（三）基本原則1.嚴(yán)格規(guī)范原則：加油卡的申請(qǐng)、使用、保管等環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，確保操作規(guī)范、流程清晰。2.安全保密原則：加強(qiáng)加油卡信息安全管理，防止加油卡丟失、被盜用以及信息泄露，保障公司財(cái)產(chǎn)安全。3.節(jié)約高效原則：鼓勵(lì)合理使用燃油，提高燃油使用效率，降低公務(wù)用車成本。

二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)公務(wù)加油卡的統(tǒng)一申請(qǐng)、辦理、注銷等工作。2.定期對(duì)加油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好加油卡費(fèi)用的審核、報(bào)銷工作。

（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)公務(wù)加油卡費(fèi)用進(jìn)行核算、報(bào)銷，并定期與加油站進(jìn)行對(duì)賬。2.對(duì)加油卡使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。

（三）車輛使用部門1.負(fù)責(zé)本部門公務(wù)用車加油卡的日常使用和保管，嚴(yán)格按照規(guī)定使用加油卡。2.配合綜合管理部門和財(cái)務(wù)部門做好加油卡相關(guān)管理工作，及時(shí)提供車輛行駛里程、加油記錄等信息。

（四）加油站1.按照與公司簽訂的協(xié)議，為公司公務(wù)加油卡提供優(yōu)質(zhì)、高效的加油服務(wù)。2.及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄加油卡的每筆加油信息，并定期與公司進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)。

三、加油卡的申請(qǐng)與辦理（一）申請(qǐng)1.各車輛使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《公務(wù)加油卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)加油卡的車輛車牌號(hào)、預(yù)計(jì)月加油量、使用人等信息。2.將申請(qǐng)表提交至綜合管理部門，綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

（二）辦理1.綜合管理部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見，統(tǒng)一到指定的加油站辦理公務(wù)加油卡。2.辦理加油卡時(shí)，需提供公司介紹信、經(jīng)辦人身份證等相關(guān)資料，并確保所辦加油卡信息準(zhǔn)確無誤。3.加油卡辦理完成后，綜合管理部門將加油卡及相關(guān)資料交至車輛使用部門，并做好登記備案工作。

四、加油卡的使用（一）使用范圍公務(wù)加油卡僅限公司公務(wù)用車使用，嚴(yán)禁用于私人車輛加油。

（二）使用流程1.車輛駕駛員在使用加油卡前，應(yīng)檢查車輛燃油狀況，確認(rèn)需要加油后，前往指定加油站加油。2.到達(dá)加油站后，駕駛員將加油卡交予加油站工作人員，告知加油金額或加油量。3.加油站工作人員操作加油機(jī)為車輛加油，并打印加油小票。駕駛員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)加油小票上的加油金額、加油量、加油站名稱等信息，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。4.加油完畢后，駕駛員妥善保管加油小票，并及時(shí)交回車輛使用部門。車輛使用部門應(yīng)指定專人對(duì)加油小票進(jìn)行整理、粘貼，每月定期交至財(cái)務(wù)部門作為報(bào)銷憑證。

（三）特殊情況處理1.如遇加油卡丟失、損壞或被盜等情況，車輛駕駛員應(yīng)立即向車輛使用部門報(bào)告，車輛使用部門應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部門。綜合管理部門負(fù)責(zé)掛失加油卡，并按規(guī)定辦理補(bǔ)辦手續(xù)。2.在外地出差或執(zhí)行特殊任務(wù)期間，如加油卡無法正常使用，車輛駕駛員可先行墊付現(xiàn)金加油，并保留加油發(fā)票。返回公司后，憑加油發(fā)票及相關(guān)證明材料按照公司報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。

五、加油卡的保管（一）保管責(zé)任車輛使用部門負(fù)責(zé)本部門公務(wù)加油卡的日常保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)加油卡的保管，確保加油卡安全存放。

（二）保管要求1.加油卡應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或被盜。如因保管不善造成加油卡丟失、被盜等情況，保管責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.加油卡保管人員不得擅自將加油卡轉(zhuǎn)借他人使用，不得泄露加油卡密碼等信息。3.加油卡保管人員應(yīng)定期檢查加油卡的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常交易或加油量與實(shí)際行駛里程不符等情況，應(yīng)及時(shí)向車輛使用部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。

六、費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷（一）費(fèi)用結(jié)算1.加油站每月定期與公司進(jìn)行加油卡費(fèi)用結(jié)算，提供加油明細(xì)清單。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)加油明細(xì)清單對(duì)加油卡費(fèi)用進(jìn)行核算，核對(duì)無誤后與加油站進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。

（二）報(bào)銷流程1.車輛使用部門每月定期將整理好的加油小票及相關(guān)資料交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)加油小票及相關(guān)資料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括加油日期、加油金額、車輛車牌號(hào)、駕駛員簽字等信息是否完整、準(zhǔn)確，加油費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷，將加油費(fèi)用支付給車輛使用部門或駕駛員。

（三）費(fèi)用控制1.公司根據(jù)車輛類型、使用情況等因素，制定合理的燃油費(fèi)用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。各車輛使用部門應(yīng)嚴(yán)格控制加油費(fèi)用支出，確保不超過預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)加油卡費(fèi)用進(jìn)行分析，如發(fā)現(xiàn)某輛車加油費(fèi)用異常偏高，應(yīng)及時(shí)與車輛使用部門溝通，查找原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。

七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部門、財(cái)務(wù)部門定期對(duì)公務(wù)加油卡的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括加油卡的保管、使用記錄、費(fèi)用報(bào)銷等方面。2.車輛使用部門應(yīng)配合公司內(nèi)部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供加油卡使用情況及相關(guān)資料。

（二）外部監(jiān)督1.公司定期與加油站進(jìn)行溝通，了解加油卡使用過程中是否存在異常情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)商解決。2.接受公司內(nèi)部審計(jì)部門及上級(jí)主管部門的監(jiān)督檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。

八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.將公務(wù)加油卡用于私人車輛加油。2.擅自轉(zhuǎn)借公務(wù)加油卡給他人使用。3.偽造加油小票或其他報(bào)銷憑證騙取加油費(fèi)用。4.因保管不善導(dǎo)致加油卡丟失、被盜，造成公司經(jīng)濟(jì)損失。5.其他違反公務(wù)加油卡管理制度的行為。

（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的個(gè)人，公司將給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣除當(dāng)月績效獎(jiǎng)金、罰款等，并進(jìn)行全公司通報(bào)批評(píng)。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.