27/28TCL金能電池K3系統實施業務流程說明書金蝶軟件科技（深圳）有限公司目錄TOC\o"1-3"\h\z前言業務流程制作說明 2第一節總流程 2第二節采購業務 3一、 發票先到的業務處理 4二、 貨物先到的業務處理（暫估入庫） 6三、 采購退回流程 8第三節銷售業務 10一、 一般銷售業務處理 11二、 委托代銷業務處理 12三、 銷售退回流程 14四、委托代銷退回流程 16第四節特殊采購銷售業務 17一、集團消費 17二、直運業務 17第五節 倉存業務 18一、 商品調撥業務 18二、 庫存盤點業務 19三、 本錢調整業務 21第六節期末處理及存貨核算 23一、 業務模塊期末處理 23二、 財務模塊期末處理 25前言業務流程制作說明業務流程是企業經營管理的基礎，科學合理的業務流程將能幫助企業標準管理、減少冗余業務環節、提高市場競爭能力。金蝶K/3系統提供的業務解決方案經過多方面、長時間的實踐檢驗，能夠為企業提供相對標準的業務流程，幫助企業建立更加完善的管理環境。通過近一個月的討論研究，TCL金能電池有限公司實施金蝶K/3系統后的業務流程通過以TCL金能電池有限公司原業務流程為基礎設計并結合金蝶K/3系統業務處理流程而產生。新業務流程是通過對原業務流程的改良得出的，因此不會對TCL金能電池有限公司的業務處理產生不可預測的影響，同時由于使用金蝶K/3系統使TCL金能電池有限公司的業務更加清晰簡潔、崗位責任更加明確、業務信息保密性得到保障的同時又能將決策信息靈活快捷的反映到公司決策層，總體來說，該業務流程更能反映TCL金能電池有限公司的管理水平、更適應競爭劇烈的市場環境。總流程在K3系統中各個業務模塊雖然執行不同的流程實現不同的功能，但它們之間同樣有著緊密的聯系。系統模塊關系圖如下：業務流程圖編號：FL01-01業務名稱：總流程功能域編制日期：2001/05/31審核日期該關系圖充分說明了TCL金能電池在使用K3系統各模塊時的關系及各模塊業務數據的走向，反映了企業在業務處理上的大體流程，并把業務與財務處理結合為一體，快捷的提供了完整、準確的數據信息，極大的方便了企業的管理、評估和決策。第二節采購業務在采購業務中，通常由母公司向經營部供貨，并由母公司開具銷售出庫單及增值稅專用發票，經營部根據收到的銷售出庫單，增值稅發票，將貨物入庫并由經營部倉管開具經營部的外購入庫單，驗收無誤后，交由經營部會計制作會計憑證。如若出現經營部實際驗收入庫的母公司調運的貨物，與母公司開具的出庫單和增值稅發票不符的情況，經營部會計需以母公司開具的出庫單和增值稅發票為準入帳，對差異局部編制“經營部入庫差異報告書〞并進入待處理財產損益，待母公司查明原因補齊發貨后進行處理。經營部向母公司退回貨物時，經營部由方案員填制經營部退貨報告書，交由倉管審核后開具紅字采購入庫單，母公司將根據經營部退貨報告書與提供貨物合并向經營部開具增值稅發票，經營部會計據此制作會計憑證。在采購業務中，由于經營部只使用倉存局部的采購入庫單，在業務上不存在采購發票的處理，因此發票與入庫單分別由總帳和倉存兩局部分別處理，造成業務處理上有一些差異。采購業務總流程圖如下：業務流程圖編號：FL02-01業務名稱：采購業務功能域編制日期：2001/06/02審核日期發票先到的業務處理該業務處理是指采購業務發生時，供給商由于種種原因先將發票開出，并先于采購商品到達企業。1、業務流程圖業務流程圖編號：FL02-02業務名稱：發票先到的業務流程功能域編制日期：2001/06/02審核日期Pur-01采購收貨單財務人員填制，并交主管審核Pur-02總帳憑證財務人員填制，并交財務主管審核2、流程說明當發票先于采購商品到達時，財務人員暫時不做入庫與憑證處理，先將發票留下，等收到貨物后，一并處理。當商品到達時，財務人員根據發票填制采購入庫單進行收料，收料完成后主管對入庫單進行審核。入庫單審核完成后，財務人員根據發票填制憑證，財務主管進行審核，以確認采購業務正式完成。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明采購收貨單 填制方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的入庫單模塊新增采購收貨單。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：供貨單位、日期、單據編號、采購部門和業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、實收數量、單位本錢、收入倉位。采購憑證填制操作方法：在K3系統主控臺中進入總帳系統，財務人員通過憑證的憑證錄入模塊新增憑證。 憑證格式：借：庫存商品--品名借：應交稅金--應交增值稅進項稅額貸：應付帳款--應付公司貨款貨物先到的業務處理（暫估入庫）該業務處理是指采購業務發生時，采購商品在時間上先于發票到達企業。在該業務中還包括暫估入庫的情況，因沒有啟用采購業務，故所有采購入庫均為暫估入庫，采購本錢均應在采購入庫單上填寫。1、業務流程圖業務流程圖編號：FL02-03業務名稱：貨物先到的業務處理功能域編制日期：2001/06/02審核日期Pur-01采購收貨單財務人員填制，并交主管審核Pur-02總帳憑證財務人員填制，并交財務主管審核2、流程說明當采購商品先于發票到達時，財務人員根據送貨單及商品實物填制采購收貨單，由財務主管進行單據審核，暫時不制作采購憑證。采購發票到達時，財務人員應根據采購入庫單與發票制作憑證。制作憑證分兩種情況：A、如果采購入庫單的采購金額與發票金額不符，則先按采購入庫單制作采購憑證，然后按照發票金額修改該發票相關的憑證，以確認采購業務正式完成。同時將發票作為本張采購入庫憑證的附件。并修改與該張發票相關采購入庫憑證的摘要，注明該張發票所在的憑證號。B、如果采購入庫單的采購金額與發票金額相符，則按照發票制作采購憑證即可。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明采購收貨單 填制方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的入庫單模塊新增采購收貨單，根據送貨單和商品實物進行相應的修改。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：供貨單位、日期、單據編號、采購部門和業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、實收數量、單位本錢、收入倉位。采購憑證填制操作方法：在K3系統主控臺中進入總帳系統，財務人員通過憑證的憑證錄入模塊新增憑證。 憑證格式：借：庫存商品--品名借：應交稅金--應交增值稅進項稅額貸：應付帳款--應付公司貨款采購退回流程該業務是指收到供給商的商品后，由于各種原因導致要退貨的業務。1、業務流程圖業務流程圖編號：FL02-04業務名稱：采購退回功能域編制日期：2001/06/02審核日期Pur-02采購入庫單(紅字)財務人員填制，并交主管審核Pur-01采購憑證(紅字)財務人員填制采購憑證（紅字），并交財務主管審核2、流程說明財務人員根據退回業務的需要錄入相應的紅字采購入庫單，其中退庫本錢要求手工錄入。商品出庫后財務主管對紅字采購入庫單進行單據審核。財務人員根據采購退回業務填制紅字采購憑證，沖減應付帳款，填制完成后由財務主管進行審核。期末，供給商根據本月的實際發貨數及經營部的退貨數匯總開銷售發票，經營部收到供給商的發票后，則會將該發票作為該次采購入庫憑證的附件，這時應修改本張采購退貨憑證（及該發票相關憑證）的摘要，注明該張發票所在的憑證號。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明采購憑證填制操作方法：在K3系統主控臺中進入總帳系統，財務人員通過憑證的憑證錄入模塊新增憑證。修改時，在K3系統主控臺中進入總帳系統，財務人員通過憑證的憑證查詢模塊，找到該憑證，進行修改（如憑證已被審核，則提請財務主管反審）。 憑證格式：借：庫存商品--品名（紅字）借：應交稅金--應交增值稅進項稅額（紅字）貸：應付帳款--應付公司貨款（紅字）采購入庫單(紅字) 填制方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的入庫單模塊新增采購入庫單，根據退貨單和商品實物進行相應的填寫。填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：供貨單位、日期、單據編號、采購部門和業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、數量(紅字)、單位本錢、發出倉位。第三節銷售業務在銷售業務中，經營部必須嚴格按照合同管理制度，先與經銷商簽定合同，經報母公司審批，獲準并備案后，方可與經銷商進行銷售業務往來。經營部業務員根據經銷商需求填制銷售申請，經過合同管理員審核后，交由經營部倉管進行備貨；待經銷商通過現金、電匯、匯票、轉帳等方式支付貨款后，經營部財務根據現金繳款單（或銀行存款到帳通知單）和銷售申請開具銷售出庫單，倉管據此發貨，經營部業務員（或發貨人員）確認后，向經銷商發貨，實現銷售。在信用額度內賒銷或經銷，由方案員開據商品出庫單交客戶提貨人簽字，經業務負責人批準，財務審核價格是否準確，是否在信用額度內，合格予以簽章，到倉庫提貨出庫。超出信用額度，財務有權拒絕簽章。所有客戶退貨，經財務批準后并開具紅字銷售出庫單，倉管方可收貨入庫。在銷售業務中，由于經銷商可能存在現款現貨情況，為了使K3系統能在使用不同的策略時做出相應的管理我們考慮將銷售業務分成兩個類型，分別為：一般銷售、委托代銷銷售。以下我們將根據不同的情況分析銷售業務流程。銷售業務的總體流程圖如下：業務流程圖編號：FL03-01業務名稱：銷售業務流程功能域編制日期：2001/06/02審核日期 以上流程反映了TCL金能電池有限公司銷售業務的全部處理情況，針對不同的情況將有不同的處理方法及流程，以下是對不同流程的詳細介紹。一般銷售業務處理一般銷售是指經營部在現款現貨交易等情況下的銷售業務，該業務不存在委托代銷合同等前提。具體流程如下列圖：1、業務流程圖業務流程圖編號：FL03-02業務名稱：一般銷售業務處理功能域編制日期：2001/06/02審核日期Sal-01銷售出庫單財務人員填制，并交主管審核Sal-02總帳憑證財務人員填制，并交財務主管審核2、流程說明業務員銷售時要求客戶將貨款先交往財務，財務人員收到貨款后填制銷售出庫單，并審核完成后，由倉管員進行實物檢查并發貨。財務人員進行銷售發票的憑證處理，填制銷售憑證。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明銷售出庫單操作方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的出庫單模塊，根據實際結算內容新增銷售出庫單，發出倉位為普通倉位。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：客戶名稱、日期、單據編號、銷售部門和業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、數量、銷售單價、發出倉位。銷售憑證填制操作方法：在K3系統主控臺中進入總帳系統，財務人員通過憑證的憑證錄入模塊，新增憑證。 憑證格式：借：應收帳款—客戶貸：主營業務收入--品名貸：應交稅金--應交增值稅銷項稅額委托代銷業務處理經營部在進行委托代銷業務時，需要根據市場運作的具體情況及公司營銷政策與經銷商草擬鋪貨合同（不能即時清結的合同）。經營部財務人員將初步審核（經理審核）的鋪貨合同傳真回公司市場部審批。公司市場部根據公司營銷政策及經營風險控制原則做出審批決定，簽章后確認該合同有效。經營部根據公司市場部批準的合同，結合經銷商的要貨方案，開具銷售出庫單（注明“委托代銷商品〞字樣和鋪貨合同編號），并向經銷商提供貨物，單據交由經營部財務進行處理。財務人員通過“委托代銷商品〞科目予以核算，并按受托單位設置明細帳（不含稅進價核算），同時設置委托代銷商品臺帳（含稅售價手工核算），詳細登記商品的型號、數量、售價金額。鋪貨合同約定的結算期滿時，經營部向經銷商收回鋪貨或者根據委托代銷單位的銷貨清單，收回鋪貨商品貨款，并開具增值稅發票。具體流程如下列圖：業務流程圖業務流程圖編號：FL03-03業務名稱：委托代銷業務處理功能域編制日期：2001/06/02審核日期Sal-01委托代銷發貨單財務人員填制，并交主管審核Sal-02銷售出庫單財務人員填制，并交主管審核Sal-03總帳憑證財務人員填制，并交財務主管審核2、流程說明業務員按合同協議要求發貨時，財務人員根據銷售業務的需求錄入相應的委托代銷出庫單，填制并審核完成后，由倉管員進行實物檢查并發貨。當客戶來進行結算時，財務人員根據結算情況進行正常銷售出庫（委托代銷結算），結算可分為屢次也可一次完成，根據結算填制銷售出庫單。由財務人員進行銷售發票的憑證處理，填制銷售憑證。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明委托代銷出庫單 填制方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，，財務人員通過業務處理中的出庫單模塊新增委托代銷出庫單。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：代銷單位、日期、單據編號。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、數量、銷售單價、發出倉位。委托代銷結算A、銷售出庫單操作方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的出庫單模塊，根據實際結算內容新增銷售出庫單，發出倉位為代銷單位對應倉位。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：客戶名稱、日期、單據編號、銷售部門和業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、數量、銷售單價、發出倉位。B、銷售憑證填制操作方法：在K3系統主控臺中進入總帳系統，財務人員通過憑證的憑證錄入模塊，新增憑證。 憑證格式：借：應收帳款—客戶貸：主營業務收入--品名貸：應交稅金--應交增值稅銷項稅額銷售退回流程該業務是指企業在銷售業務進行中客戶因為各種原因要求退回所購置的商品的業務。具體流程如下列圖：1、業務流程圖業務流程圖編號：FL03-04業務名稱：銷售退回流程功能域編制日期：2001/06/02審核日期Pur-01銷售出庫單(紅字)財務人員填制，并交主管審核Pur-02總帳憑證財務人員填制紅字銷售憑證，并交財務主管審核2、流程說明當銷售退回業務發生時，財務人員根據銷售退回業務的要求填制紅字銷售入庫單，新增后交主管人員審核，其中退庫本錢要求手工錄入。財務人員根據銷售退回業務的要求填制紅字銷售憑證（紅字發票），填制完成后交財務主管審核。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明銷售退庫單 填制方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的入庫單模塊新增銷售退回單，要求根據銷售退回業務的需求如實的手工錄入。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：客戶、日期、單據編號、銷售部門和業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、數量、單位本錢、收入倉位。銷售憑證（紅字）填制操作方法：在K3系統主控臺中進入總帳系統，財務人員通過憑證的憑證錄入模塊，新增憑證。 憑證格式：借：應收帳款—客戶 （紅字）貸：主營業務收入--品名 （紅字）貸：應交稅金--應交增值稅銷項稅額 （紅字）四、委托代銷退回流程該業務是指企業在委托代銷業務進行中，客戶因為各種原因要求退回所代銷的商品的業務。具體流程如下列圖：業務流程圖業務流程圖編號：FL03-05業務名稱：委托代銷退回流程功能域編制日期：2001/06/02審核日期Pur-01委托代銷退回入庫單財務人員填制，并交主管人員審核2、流程說明當委托代銷退回業務發生時，財務人員根據委托代銷退回業務的要求填制委托代銷退回入庫單，其中退庫本錢要求手工錄入。新增后交倉管員審核。其中，對于退回的商品為不良品時，要求退回入庫單的入庫倉庫為“不良品倉〞，正常品則入“普通倉位〞。若在商品退回業務發生時，同時給該客戶進行發貨（換貨業務），則應同時給該客戶填制委托代銷發貨單。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明委托代銷退回入庫單 填制方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的入庫單模塊新增委托代銷退回入庫單，要求根據銷售退回業務的需求如實的手工錄入。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：代銷單位、日期、單據編號、銷售部門和業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、數量、單位本錢、收入倉位。第四節特殊采購銷售業務經營部主要在集團消費業務和堿電銷售業務操作中有特殊的業務處理。一、集團消費經營部辦理集團消費業務時，需根據市場的具體情況及公司的營銷政策，與集團消費產品廠商擬訂集團消費產品購銷合同書，經批準后，母公司會對經營部單獨發運集團消費銷售的產品，經營部收到貨物后辦理采購入庫（該業務參見采購業務），但該批貨物不得與其他貨物混淆，故單獨設立了“集團消費倉〞進行處理。經營部需按照購銷合同，建立銷售訂單，辦理銷售出庫（該業務參見銷售業務），將集團消費商品直接發往經銷商處并將收回的貨款全額支付母公司。二、直運業務經營部經營堿性電池銷售業務時，可分為二種情況：經營部直接從經營部倉庫發貨給經銷商時，業務操作與一般采購和一般銷售的流程一致；經營部通過母公司的南京堿電倉庫對經銷商直接發運堿電時，由經營部填制“經營部堿電發貨申請表〞通知母公司市場部向指定經銷商直接發貨，經營部根據母公司向經營部開具的增值稅發票，對該批貨物辦理采購入庫，向經銷商開具發票辦理銷售出庫并將收回的貨款全額支付母公司(按一般采購和銷售業務處理,倉位采用普通倉)。倉存業務倉庫管理是企業管理中非常重要的局部，完善的倉庫管理策略能夠減少商品積壓、明確管理責任、及時準確的呈報庫存數據。在倉存業務中，主要包括：商品調撥業務、庫存盤點業務。商品調撥業務商品調撥業務是指企業在運營中涉及到的商品從一個倉庫轉移到另一個倉庫的業務，主要有不良品的調撥、商品的鎖庫等業務。該業務的實現將通過填制倉庫調撥單的方式來實現。1、業務流程圖業務流程圖編號：FL05-01業務名稱：商品調撥業務流程功能域編制日期：2001/06/02審核日期Inv-01調撥單財務人員填制，并交主管領導審核2、流程說明當需要進行商品調撥業務時，倉管員根據業務通知財務人員填制調撥單，要求根據調撥業務發生的情況如實的填制，并交主管領導審核。審核完畢后業務完成。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明調撥單 填制方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過業務處理中的調撥單模塊新增調撥單。 填制工程：單據頭中要求填制的工程包括：日期、單據編號、部門、業務員。單據體中要求填制的工程包括：商品代碼、單位、數量、單位本錢、收入倉位、發出倉位。庫存盤點業務庫存盤點業務是企業在運營中必不可少的業務之一。1、業務流程圖業務流程圖編號：FL05-02業務名稱：庫存盤點業務功能域編制日期：2001/06/02審核日期Acc-06盤虧單Acc-05盤贏單財務人員修改，并交主管領導審核財務人員修改，并交主管領導審核2、流程說明當企業需要進行盤點業務時，財務人員需要新建一個盤點進程以告訴系統盤點業務開始。在新建盤點進程時，根據盤點業務的要求選擇需進行盤點的倉庫備份其庫存數據。然后翻開新建的盤點進程，進行盤點實存數量的錄入和調整數量的錄入。調整數量是指盤點過程中發生的其他業務的數量。在盤點實存數量錄入完成后，要生成盤贏單和盤虧單。通過盤贏單和盤虧單的按鈕系統會自動生成相應的單據，修改完成后交主管領導審核。盤點業務結束。3、主要業務單據填制及關鍵工作操作說明建立盤點進程 操作方法：在K3系統主控臺中進入倉存管理（商業）系統，財務人員通過點擊月末處理中的盤點模塊并在彈出的盤點進程窗口點擊“新建〞按鈕新建盤點進程，在彈出的庫存數據備份窗口選擇需盤點的倉庫并點擊“確定〞保存相應的庫存數據。盤點實存錄入 操作方法：在盤點進程窗口選擇相應的盤點進程并通過“翻開〞按鈕翻開盤點進程進行盤點實存數據和調整數量的錄入并確認保存。生成盤贏單操作方法：在已錄入數據并保存的商品盤點窗口中點擊“盤贏單〞按鈕，系統自動生成相應的盤贏單。在進行必要的修改后（如單位本錢）由主管領導審核。生成盤虧單操作方法：在已錄入數據并保存的商品盤點窗口中點擊“盤虧單〞按鈕，系統自動生成相應的盤虧單。在進行必要的修改后由主管領導審核。本錢調整業務本錢調整是指當母公司在需要調整商品調撥價時，各經營部要將當期期初庫存本錢進行調整。該業務的實現將通過填制本錢調整單的入庫本錢調整單的方式來實現。1、業務流程圖業務流程圖編號：FL05-03業務名稱：本錢調整業務流程功能域編制日期：2001/06/02審核日期Inv-01入庫本錢調整單財務人員填制，并交主管領導審核2、流程說明當需要進行本錢調整時，財務人員根據當期期初庫存數量與調整后的單價，計算庫存調整后的庫存本錢，再減去期初庫存本錢，得到商品的調整本錢。調整本錢計算出來后，財務人員據此填制入庫本錢調整單，其中的入庫倉位選用普通倉，填制完成后交主管領導審核。月末本錢計算時，將該本錢單與以前入庫批次進行合并，計算當月商品出庫本錢，本錢計算完成后該業務完成。3、