第六章檔案數字化處理方案第一節檔案數字化前拆裝整理一、確定掃描頁《紙質檔案數字化規范》中規定“原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注”。按要求把需要掃描的和不需要掃描的頁面區分開，區分的原則是：無關和重復的頁面可以剔除，在具體操作過程中，有些單位對同時存有正本、定稿、草稿的檔案進行數字化的掃描界定范圍是只掃描正本，如果沒有正本的，掃描定稿，無正本無定稿的，掃描草稿。有些單位則認為，正本、定稿、草稿、修改稿等都是檔案完整形態的一部分，不能人為地割裂檔案的前后形成關系。沒有草稿、修改稿等也就沒有最終的正本，它們作為一份完整的檔案應全部掃描。應該說，數字化成果就是紙質檔案存在的另一種形式，它比紙質檔案擁有更多的優點就是查閱利用更方便、更快捷。我們應該尊重檔案原貌，盡可能地讓數字化成果與紙質檔案相符，盡量客觀地進行檔案數字化工作。二、清查檔案內容確定掃描頁后，應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或對檔案長期保存造成影響。負責清查檔案的人員，應逐卷、逐件、逐頁地對所選檔案進行清查，凡是有內容缺失、目錄漏寫、頁碼次序顛倒，以及珍貴檔案出現破損的，都應準確登記，并提請檔案所屬單位進行妥善處理。三、目錄數據準備有些檔案文件目錄與文件內容不相符，究其原因，一是立檔單位歸檔（移交）工作疏忽，二是在早期進行檔案條目著錄時著錄人員工作疏忽。如果在數字化時對這樣的錯誤不進行修正，將錯就錯，那么數字化的目的最終將無法達到，也失去了對檔案進行數字化的意義。處理對策是：按照目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件內容，規范檔案中的目錄內容。對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。在具體操作中可對待數字化的檔案進行一次校對與修正，對有文件而沒有目錄的要補充目錄；對有目錄而沒有文件或者檔案有缺失、缺頁等情況的，紙質檔案數字化工作人員必須如實填寫《庫藏檔案卷內文件材料登記備查表》，由管理中心或保管部門相關人員簽字認可，并在進行檔案原件掃描時將《備查表》掃描在所缺內容位置，這樣在查閱該卷檔案時，其缺失、不完整等情況就一目了然，其檔案信息也更完整地得到體現。四、拆除裝訂逐卷（盒）拆除檔案中的裝訂物。拆除時不得損壞檔案包裝原件，對排列順序不準確的檔案進行重排，對拆卷后難以復原的珍貴原件和法律憑據性文件，應請示檔案所屬單位，決定是否拆卷。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。目前按裝訂方式來分，檔案有兩大類：一類是2001年以前“立卷”方式整理的檔案，其文件大都是依照三點一線進行裝訂組卷，稱為“立卷”檔案；另一類是在2001年1月1日開始實施國家檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2000）后推行的“不立卷”方法整理的檔案，即每份文件裝訂后裝盒，免去立卷、裝訂案卷等復雜環節，也就是所謂的“不立卷”檔案。不論是“立卷”檔案還是“不立卷”檔案，在檔案掃描前都要拆除裝訂物，待掃描結束后再重新裝訂還原。1.通過拆除裝訂物，可以把原來卷（件）中頁碼順序混亂情況進行重新更正，確保了文件結構的連續性。2.拆除裝訂物后進行掃描的圖像質量比不拆除裝訂物的要好。比如一卷（件）很厚的檔案，在掃描其前部分或后部分時可能影響不大，但是在掃描中間部分的頁面時，很難將其內容掃描完整；對于接近裝訂線的那部分內容，不拆除裝訂物的話也很難把內容掃描完整。3.雖然拆除裝訂物后重新裝訂看似費時費力，但是拆除裝訂物后的檔案，可有效避免用平板掃描儀或高速掃描儀進行掃描時產生的漏光，節省人工翻頁處理的時間和精力消耗。4.若檔案拆除裝訂物后不進行再次裝訂，只是按照卷（件）原來順序存放的話，雖然在檔案利用或對檔案原件進行仿真復制等比較方便，但是從檔案保護的角度來看，是存在一定隱患的。檔案散放保存，很容易因整理人員疏忽或人為偷竊等造成順序混亂、內容缺失等。有需要的單位，可在檔案拆除裝訂前，逐卷加貼條形碼，以便在隨后流程中通過識別條形碼對掃描檔案進行準確、高效的控制，并為以后檔案借閱利用提供便利。五、紙張處理紙張質量關系到掃描儀的選擇和掃描效果。對嚴重破損、褶皺不平、字跡模糊的檔案，應及時做好登記，并分別進行處理。比如，對破損殘缺的文件需及時進行修補，對褶皺的檔案要進行壓平處理，如需熨燙，熨燙溫度要根據檔案保護技術規范要求進行選擇，具體操作時結合不同熨斗技術參數在熨斗低溫區選擇最合適的溫度。對被污染的紙張要在通風環境中，用軟毛刷輕輕刷去浮塵或霉菌。六、技術修復《紙質檔案數字化規范》（DA/T31—2017）中規定：“破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。褶皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理?！弊舟E退化、紙張皺褶和破損殘缺的頁面，都直接影響著檔案的可讀性和可理解性。在進行檔案掃描之前，可以采用逐頁恢復阻塞化字跡，熨燙紙張皺褶和修復破損殘缺頁面等技術方法修復檔案原件。熨燙紙張皺褶時，熨燙溫度不能太高；修復破損的紙張一般的方法是在原來的紙張后面粘上一張白紙。在操作時應注意以下幾點：選用的膠水質量要好；粘貼用紙不要太厚，否則將會因紙張太厚而不能掃描；粘貼時要小心，不能損壞原件；對于不能修復的頁面，可采用數碼翻拍儀對檔案進行數字化。七、前處理登記在上述工作完成后，認真填寫《紙質檔案數字化前處理工作單》和《紙質檔案數字化流程單》。第二節檔案數字化數據處理一、圖像處理將掃描圖像與檔案原件進行對照，如圖像模糊，應當重掃。對有偏斜等問題的圖像，應采用計算機自動處理或人工處理方式進行優化。1.糾偏對出現偏斜（如圖像傾斜度大于1度）的圖像應進行糾偏處理（也可批量糾偏），以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確、不符合閱讀習慣的數字圖像應進行旋轉還原。如：出現圖像倒置、反轉等應進行90度或180度旋轉還原，以符合閱讀習慣。2.去污對圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質，如在掃描過程中產生的黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理，以底色填充。對原件邊上有遮字的圖像要放出白邊。在處理過程中，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。3.圖像拼接對大幅面紙質檔案進行分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊，并且建議采用標板、標尺等方式明確說明分幅方法、起止頁、原件大小等信息；分幅掃描形成的多幅數字圖像，后期可通過應用Photoshop等軟件自動拼接的方式進行拼接處理，合并為一個完整的圖像。一般情況下相鄰圖像之間應留有100mm的重疊，以保證紙質檔案數字圖像的完整性，拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。4.裁邊處理采用白色做底色的彩色模式掃描的圖像，應進行拉框或裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外沿至少2至3毫米處裁剪圖像。5.圖像優化對字跡褪變的文件，在掃描后應該采用圖像處理技術，調整亮度和對比度，使字跡變得清晰。6.OCR掃描后形成的圖像文件，雖然能保持紙質檔案的內容和版面原貌，但是不便于編輯修改和全文檢索。為此，如有需要，可采用OCR技術進行字符識別，將以圖像方式表達的文字信息，轉換成以字符方式表達的文字信息。二、圖像質量檢查1.質檢掃描完畢后應及時進行圖像數據質量檢查，發現圖像不符合質量要求時，應重新進行處理。發現掃描、格式轉換有問題時，應及時整改。對掃描或轉換后圖像質量不理想的，應對相應參數進行調整，如亮度、對比度、飽和度、色階、色彩平衡等，調整所選擇的參數類型和數值，以調整后的圖像不失真、效果最清晰完整為準。質量檢查，一共包括以下幾個內容：（1）頁數檢查頁數檢查是指，將掃描圖像文件與檔案原件的頁號、頁數進行對比，當發現掃描圖像文件的排列順序，與檔案原件不一致時，要及時進行調整，發現掃描圖像文件有漏頁時要重新進行補掃，發現重復和空白圖像文件時要及時進行刪除。（2）命名檢查命名檢查是指檢查掃描圖像文件是否按照規范要求進行命名，發現命名有誤要予以改正。（3）一致性檢查一致性檢查是指檢查掃描圖像文件與原件是否一致，字跡是否清晰，圖像是否有多余的黑點、黑線、黑框和黑邊等，對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。如發現不符應退回圖像處理流程重新進行處理。（4）偏斜度檢查偏斜度檢查是指檢查掃描圖像文件是否有偏斜，如有偏斜應立即進行糾偏。（5）清晰度檢查清晰度檢查是指檢查掃描圖像文件是否清晰，因人為造成的圖像模糊現象應該重新掃描或進行圖像處理。（6）目錄對照檢查這項檢查是指將檔案的電子目錄與紙質檔案目錄，進行逐一對照檢查，如發現不符，應重新掃描或進行人工錄入。（7）填寫檢查記錄表填寫檢查記錄表是指詳細記錄檢查的結果和處理意見，并及時注明質檢人員的名單和檢查日期。2.檢查記錄質量檢查完畢后應及時、認真填寫相關質量檢查記錄表，詳細記錄質量檢查的結果和處理意見，以便于日后查詢。數字圖像處理工作單全宗號目錄號案卷號件號圖像處理完成情況圖像處理特殊情況記錄總體質量檢查備注圖像處理人：整體質檢人：完成時間：第三節檔案數字化數據存儲一、存儲格式的選擇檔案數字化成果，包括有檔案內容數據和檔案目錄數據兩大類。檔案內容數據的存儲容量大，是非結構化的數據。而檔案目錄數據，是存儲容量相對較小，但信息的增加、刪減、改動次數較頻繁的文件。內容數據存儲格式的選擇，應該從保真性強、兼容性好、存儲容量小這幾個方面進行綜合考量，紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。紙質檔案數字圖像利用時，也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為OFD、PDF等其他格式。正常情況下多選擇TIF、JPEG、PDF和OFD四種文件格式進行保存。二、目錄數據庫建立1.制定數據規范檔案的最小單位是文件的件（頁）數，建立文件級目錄數據庫是一項基礎性工作，建立完整、準確的文件級目錄數據庫，可以有效地利用計算機實現檔案以件（頁）為基本單位的管理，提高檔案的查全率、查準率。一個高質量的數據庫中的數字信息至少要達到四項質量標準，即數據的準確性，數據項目和內容的完整性，數據的規范性和數據的穩定性。為此，應首先制定目錄數據庫數據規范，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求（值域）等。目錄數據庫數據規范的制定應符合《檔案著錄規則》對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建設工作中均應嚴格遵守。2.數據庫格式選擇選擇數據庫時應考慮建立在計算機環境下，能夠有效、準確、完整、安全，并可以上網利用的格式，且此格式可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。如：在目錄建庫時可以選擇能直接或間接通過XML文件格式進行數據交換的數據庫類型。3.設計庫結構科學合理地設計數據庫結構應包括確定檔案目錄的著錄項、必輸項和選輸項、字段類型、長度和值域范圍等內容。數據庫結構的設計還應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。4.檔案著錄檔案保管機構的檔案來自各個立檔單位，檔案目錄等檢索工具是由文檔等人員在檔案管理規范標準指導下形成的。但是，由于文檔人員變動頻繁、檔案業務指導面多線長，加之個別文件形成時的先天不足或是檔案整理工作的缺失給檔案著錄帶來諸多問題。因此，在進行目錄數據錄入前，如確有必要，可以結合實際拋開原有的紙質檔案案卷目錄、文件目錄，依據整理糾正后的檔案實體，按照《檔案著錄規則》的要求據實著錄，把題名不反映主題、目錄與實體不符等一系列問題一并處理。5.數據錄入按照檔案著錄的結果進行文件目錄及案卷目錄數據的規范輸入。此外，還應將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的備注結果一并錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。目錄數據的規范錄入應滿足四方面需要：一是準確，各著錄項數據輸入準確，符合檔案著錄要求?？梢圆捎脝螜C或雙機錄入目錄數據，通過人工校對或軟件自動校對錄入結果，以確保目錄數據錄入的準確性。為有效降低出錯率，推薦采用雙機錄入的方法提高數據質量。二是完整，文件題名、責任者、時間等必輸項無遺漏，并能夠滿足檔案檢索的需要。三是檔案出庫、前處理、掃描等數字化加工階段利用的字段無遺漏。四是數據錄入、校對、質檢、驗收、交接等標明責任的字段自動生成。6.檢查數據質量采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時進行修改或重錄。為確保數據錄入質量，目錄數據的檢查可以全宗的一個或多個目錄為單元，對條目數量及其著錄項內容的準確性進行逐條、逐項檢查。能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%o對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。檢查完成后，填寫《數據錄入工作單》，示例見下表：數據錄入工作單全宗號目錄號卷號起止件號特殊情況記錄總體質量檢查備注數據錄入人：完成時間：整體質檢人：完成時間：三、數據掛接1.數據掛接的含義及作用數據掛接是將經過質檢的紙質檔案數字圖像，掛接到檔案目錄數據庫中去，實現目錄數據與數字圖像的關聯，以便于利用者通過檔案目錄數據庫直接調閱檔案全文。數據掛接應借助相關軟件。掛接后應逐條檢查掛接結果的準確性。檔案數字化過程中形成的目錄數據庫與數字圖像，通過質檢環節確認為“合格”后，及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。在數據掛接時應逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。2.數字圖像的調閱形式數字圖像的調閱形式有兩種：單機調閱及網絡遠程調閱。（1）單機調閱規模相對較小且工作人員較集中的檔案保管機構可采取這種快捷調閱方式。掛接完成的數據可以形成單個的數據庫文件，我們可以在調閱的計算機上安裝相應的調閱軟件對數據進行單機調閱查詢，可以根據需求對電子數據進行復制，保證每一臺設備都可以進行電子數據的調閱查詢。這種調閱方式的優點是調閱速度快，數據只在小范圍內流動，安全性及保密性較高等特點，但是無法滿足多人、同時、遠程和異地利用。（2）網絡遠程調閱網絡遠程調閱是針對調閱者人數較多、分布較廣，相同電子數據利用頻率較高的一種大規模、多用戶、遠程集中查閱的調閱方式。將掛接生成的數據文件導入到網絡數據庫服務器中，調閱者就可以利用網絡進行遠程調閱。這種調閱必須賦予調閱者以讀取權限，單個調閱者就可以通過本地計算機進行遠程聯網調閱。這種調閱方式可以實現遠程訪問，便于數據的更新，易于集中管理，但同時也必須加強網絡信息系統的安全防護。第四節檔案數字化后處理一、數字化成果驗收（一）驗收方式根據檔案數字化的組織加工方式，成立專門的驗收組對檔案數字化成果進行驗收，并采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數字化成果進行驗收檢驗。1.我公司檢驗數據掛接是整個檔案數字化加工過程中非常重要的一步，是對整個數字化工作的成果歸納，數據掛接的質量好壞直接關系著數字化整體質量的高低。為了防止人為出錯，合并掛接一般都采用針對單個項目專門開發的專業掛接軟件進行批量處理，掛接后的數據要再次用專業檢查軟件進行核查，必要時還需要人工抽查，確保掛接的100%正確率，提高電子數據利用的效率和質量。我公司對掛接后的數據首先要用數據庫檢查軟件全面檢查數據結構的完整性及與圖像文件的對應關系是否正確，然后再用調閱軟件抽查掛接后的數據是否可正常調閱、查詢等，發現問題需立刻整改，通過全面細致的檢查，確保數據的完整正確，做到數據“能用、不錯、不多、不缺”。2.采購單位驗收數據的完整是數字化加工的基本要求，采購單位要多方面核查，確保驗收的數據完全合格。我公司在完成自查后，需要提交成品及簡易個性化查詢工具給采購方，采購方按照掛接要求對數據進行抽樣檢查，達到合格率（如規定的合格率為100%）后給予驗收合格，不合格則全部退回我公司整改，再次重新抽檢直至達標。（二）驗收內容按照不同的驗收方式對紙質檔案數字化成果的質量進行抽檢和驗收，如發現不符合質量要求的，應重新進行加工處理，驗收完畢后要及時進行登記。1.紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。已進行OCR文字識別的，應同時移交OCR識別形成的文件，文件的命名方式參照圖像文件命名。2.應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。應確保著錄項目與著錄內容的完整、準確與規范。同時，要求采用成熟、通用的文件格式，并符合長期保存格式需求。3.應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。4.應對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等符合國家有關規定。5.應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。6.應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規范性等。7.應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無計算機病毒等。數字圖像、檔案目錄數據、元數據和OCR識別形成的文件必須有機統一，即四者之間必須是有機聯系的，目錄對應相關數字圖像、元數據和OCR識別文件，聯系四者的紐帶就是以檔號為基礎的命名規則。（三）驗收指標當紙質檔案數字化之后，數字化加工部門，可采用在線方式或移動硬盤、光盤等脫機載體，向檔案所屬單位離線移交數字化成果。若采用離線移交方式的，脫機載體的質量也是數字化成果的驗收指標之一。數字化加工部門應確保離線移交載體的質量。數字化成果脫機存儲后，應進行質量檢查，確保數據的可讀性、安全性，應與原始數據進行校驗，確保移交數據的準確性、完整性、可讀性和安全性。并在移交的載體標簽面標注全宗號、光盤編號等索引信息。以光盤為例，由于光盤是不能用眼睛直接識別內容和判別載體質量好壞的，它必須借助于相應的設備和軟件才能進行檢查和檢驗，所以光盤中隱藏的質量問題往往不易被發現。目前已發現的光盤質量問題主要有：內容讀不出、已刻錄的數據不完整、刻錄的光盤未做防寫處理（采用全盤一次刻完方式）、數據攜帶計算機病毒等。導致上述問題的原因是多方面的，如光盤自身質量不好、光盤刻錄設備與閱讀設備不兼容、刻錄機磨損嚴重、刻錄時所用的計算機帶病毒、刻錄時沒有按規定操作、缺少數據校驗等。要確保移交光盤的質量，必須根據光盤刻錄的原理，從數據刻錄的各個環節上把好關：一是要把住載體和硬件關，購置質量好的光盤，要注意刻錄機與光驅的兼容，最好選擇同一品牌的刻錄機和閱讀光驅，刻錄機磨損要及時更換。二要配備能夠校驗刻錄數據的軟件，并對刻錄數據做強制性校驗。三是確?？啼浻玫挠嬎銠C安全，不能感染計算機病毒。四是對刻錄完成的光盤移交入庫時必須再次進行質檢，查驗數據是否可讀、完整、準確和安全。驗收單位可以具體進行以下兩方面的檢查：1.光盤內容檢查。檔案數字化加工軟件一般帶有自動校驗數據是否正確的功能，對每張光盤的內容進行檢查，是否具有損壞的數據。2.抽樣檢查。對每張光盤的數字化檔案圖像文件能否在瀏覽器中打開進行抽樣檢查。能夠用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率也應為100%。（四）驗收結論每批紙質檔案數字化成果質量檢驗達到要求的，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。驗收完成后須填寫《紙質檔案數字化驗收登記表》，經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，須經相關方審核、簽字后方有效。二、檔案裝訂與歸還入庫（一）檔案裝訂還原檔案數字化工作完成后，對拆除過裝訂物的檔案要進行重新裝訂，恢復檔案原貌。重新裝訂過程中一是要耐心、細致，謹防缺頁以及頁序顛倒等現象的發生，并對檔案原件的完整性做一次檢查，做到準確、無遺漏；二是在重新裝訂過程中要注重檔案安全，實施對檔案的保護，盡量減少因第二次裝訂對檔案的破壞。具體操作中在可能的情況下，盡可能利用檔案上原有的針孔進行重裝。三是對嚴重破損的卷皮、卷盒要重新更換，對由于檔案自身的老化或者操作原因而產生的破損，應該給予及時修補，并在修補時注意對其原貌的保護。確有需要的單位，裝訂人員可將裝訂好的檔案，貼上專用封條并加蓋數字化專用章。（二）檔案的清點交還檔案數字化加工完畢，要對紙質檔案進行清點，并重新裝訂還原成卷或件。清點無誤后交還給檔案管理部門，按照檔案入庫要求履行檔案入庫手續確保檔案的完整性。在工作中由于不細心可能會出現檔案丟失以及裝訂錯誤等情況的發生，應該及時發現，并采取補救措施。在移交過程中，檔案保管機構和數字化加工承包單位雙方都應當核對檔案數量、質量，確定其是否與交接時雙方確認的情況相同，在確認無誤的情況下，履行有關交接手續，填寫《紙質檔案數字化流程單》。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應該對檔案進行必要的處理。如對檔案進行消毒、殺蟲，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對庫房中其他檔案造成感染和破壞。三、數字化成果移交驗收合格的數字化成果應按照紙質檔案數字化工作方案及時移交。移交的數字化成果，應包含三方面內容，即：目錄數據、圖像數據和OCR識別形成的文件，以及數字化工作中產生的工作文檔等。數據移交方式有在線移交和離線移交。離線移交一般采取光盤刻錄移交或硬盤拷貝移交。采用光盤移交方式的數字化加工部門，可采用一次寫入型DVD光盤、一式兩套（數字化外包合同另有約定的按其約定），向檔案所屬單位移交數字化成果。在移交載體上須標明數字化檔案的起止編號。移交的電子數據必須要保證數據的可讀性、準確性及完整性，移交后的數據應按要求導入到指定的數據服務器中。一般數據移交會采用分批次移交方式，這樣移交的數據量相對較小，對數據的檢查工作也會加快，不易出現數據混亂、移交工作忙亂的現象。檔案保管機構要對業務承包單位移交的紙質檔案數字化成果進行驗收檢查，檢驗合格后方能接受紙質檔案數字化成果，并辦理交接手續，由雙方簽章確認，其中一份由檔案保管機構留存，一份由業務承擔單位保存。紙質檔案數字化成果移交清單批次全宗號內容描述移交數字圖像數量（頁）移交條目數（條）數字化工作文檔（件、冊）載體起止順序號移交載體類型、規格檢驗內容單位名稱移交單位：接收單位：準確性檢驗完整性檢驗可用性檢驗安全性檢驗載體外觀檢驗填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日單位（印章）年月日年月日四、數字化成果管理（一）數據管理數字化加工完成后的各項成果要集中起來統一管理，主要分為電子數據管理和加工文檔管理，其中以電子數據管理為主。數字化加工最終要得到的是通過驗收的電子數據。為確保數據安全，承建方事先應對每一批通過驗收的數據進行備份，待所有數據全部通過驗收并移交給業主方后，再根據業主要求進行數據存檔或存儲設備的管理。數據的安全保密管理主要有安全加密、權限控制、日志管理等。1.安全加密安全加密主要分為兩種：數據加密及服務器加密。數據加密是對數據庫或圖像文件進行加密；服務器加密主要是指對存儲數據的服務器進行加密，調閱者必須通過密碼驗證才能訪問，另外調閱軟件也可以設置登錄密碼，或配合相應的密鑰實現調閱功能。2.權限控制對每一位用戶進行身份識別，嚴格管理電子數據的用戶及其權限，監控非授權用戶的登錄與操作行為，確保只有授權用戶才能對數據執行讀取、刪除、修改等操作，這樣可以明確管理和利用的職責和要求，規范操作行為，確保數據安全。3.日志管理系統自動記錄每一位訪問者的具體信息，比如訪問時間、IP、用戶名、訪問內容等，并形成日志。這樣有利于審計每一位訪問者的操作行為，萬一出現數據泄密也可以準確定位到人，確保信息的安全可控、可追溯。（二）數據備份經驗收合格的完整數據應及時進行數據備份，將數字化成果轉存到磁盤、光盤或磁帶等載體上，這樣可以保證多套備份的異地安全保存，防止硬件損壞及人為操作失誤等造成數據損毀等不必要的損失。為保證數據安全，一般采取硬盤、光盤等載體進行數據備份，根據需要還可以進行磁帶及膠片打印備份等。備份完畢后，應對存儲設備妥善處理，以防檔案信息外泄。1.硬盤備份硬盤是數據的主要存儲工具，硬盤的使用頻率很高，時間久了很可能出現機械故障，比如數據丟失、亂碼等情況。所以在以硬盤為備份載體的前提下，一定要進行重要數據的雙備份，而且備份數據必須存在不同計算機的不同硬盤中，兩塊硬盤的生產日期不要隔得太近，防止同批次產品出現相同瑕疵，最好能采取不同廠家生產的相同容量的硬盤進行存儲。平時對備份的數據要多留意，發現異常要及時重新備份，發現硬盤損壞要及時更換硬盤，換下的硬盤應進行回收封存，不宜用作其他數據拷貝和使用，做到萬無一失，確保備份數據的安全完整。2.光盤備份在以硬盤為主存儲介質的情況下，還可以對硬盤數據進行光盤備份，備份光盤可采取檔案級的一次性寫入型光盤或藍光光盤，備份多套，重要的數據光盤實施異地保存?？啼浨耙獙Υ啼浀碾娮訑祿M行檢查，并將電子數據轉換成ISO映像文件后再刻錄，刻錄完成后要對刻錄的光盤進行數據驗證，確?？啼浀膬热菡_無缺損。紙質檔案數字化成果主要由數字圖像所組成，與電子檔案相比，數字圖像的文件格式相對統一，結構簡單，背景信息和元數據也較少，因此，受計算機系統環境制約因素也較小，比較適宜脫機保存。脫機保存的載體有多種，發展迅速，產品成熟，應用普及，成本急劇下降，對于數字圖像存儲而言也是一種選擇。3.膠片打印備份在以硬盤為主存儲介質的情況下，對硬盤數據進行膠片打印備份，膠片的存儲年限為500年，相對較長，所以有條件的還可以考慮對電子數據進行膠片打印備份。膠片打印后要有特定的保存環境，保持恒溫、恒濕、無塵、無靜電，確保膠片不粘連，膠體不出現化膠等老化現象，發現有老化的膠片要及時撤除，并將附近的膠片也一并重新打印。紙質檔案數字化過程中形成的數字圖像、檔案目錄數據、元數據等等，這些是整個數字化的核心成果，對這些成果的維護尤為重要。（三）軟硬件系統維護對于存儲著數字化電子數據的主機存儲等硬件設備，我們一定要采取各種措施保證其正常運轉。通常采取的措施有：服務器要配備后備電源，防止因斷電造成的冷關機導致數據丟失；服務器要安置在恒溫恒濕、通風良好的無塵環境中，平時盡量減少硬件的搬運及振動；確保不在開機狀態下移動設備，硬盤數據要進行雙機熱備；對接入網絡的服務器要安裝企業級防火墻及專業殺毒軟件，防止黑客及間諜軟件的攻擊；防病毒軟件的病毒庫應處于最新狀態。服務器的外殼上要安裝電子鎖或指紋識別鎖，確保只有特定的人才能打開外蓋操作服務器；服務器存放環境要做好防火防潮工作，實時監控、防范各種安全隱患。系統軟硬件管理還應參照國家有關計算機信息系統保密管理和信息安全等級保護管理的相關規定執行。（四）加工文檔管理數字化加工過程中生成的表單如：工作流程單、移交確認單、現場每日記錄單、工作周報等，在數字化工作完成后要統一回收，按照檔號、日期、批次等標準整理成冊，以便日后查閱。采取外包方式實施時，還應收集項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等文檔。數字化文檔的管理同樣重要，這些原始的文檔為以后的查詢提供了最直接的信息，文檔管理主要分為收集、歸類、存檔等。1.收集作為管理人員，對數字化加工過程中產生的所有文檔都有義務進行收集，特別是加工涉密檔案時更應該做好這項工作。文檔的遺漏不僅不能保持數字化工作的完整性，更有可能造成泄密。2.歸類因收集的文檔會出現很多類，比如數字化加工的流程單、數據移交簽收單、數據驗收單等，這就要求收集人員對收集的文檔進行分類保存，比如按時間先后順序存放等。涉密文檔要單獨放置，區別管理，確保無關人員無法接觸到核心文檔，防止泄密。3.存檔歸類后要按規范要求將文檔整理、裝訂成冊，封皮上要注明本冊文檔的簡介內容，方便日后的查找。裝訂好后的文檔要按類排放整齊，建議同意放置到加工全宗的全宗卷后。第七章檔案安全控制在整個檔案整理和數字化加工方案的設計和實施中，我們都將保證檔案的安全、完整和保密放在首位。在整個項目中，我們非常重視資料的安全。我們將通過在掃描現場安裝監控設備、使用資料暫存管理等手段，保證檔案原件不丟失、不損毀、不混亂、不混淆；保證電子檔案（索引和影像）數據不外流、不遺失、不失真、不失效，保證檔案的內容和雙方工作等信息不外傳、不泄露。首先，在資料的交接和運輸環節我們將使用專業的運輸車輛來運送檔案材料，并委派專人押車，保證在檔案交接過程中檔案資料的安全。其次，為確保實體資料在整個數字化生產過程中的安全，我們還開發了專門的“檔案跟蹤子系統”，并設置了專職“資料暫存”管理員，用以對實體檔案進行實時、全過程的跟蹤和管理。并且還建立嚴格的現場實體資料管理制度和操作規范來保護原始材料的安全，保證紙質資料在掃描加工過程中不會丟失和損壞，以確保原始材料100%不缺失。此外，為了確保所有提交給客戶的數字化加工數據是絕對可靠的，我們將針對每一批完成的檔案材料數據，均依據10%的比率進行實體抽檢。如果沒有通過抽檢，我們將會對整批檔案材料再次進行檔案全檢，處理相應問題后再次提交實體抽檢，直到通過抽檢后，該批檔案數字化加工的數據才可提交給客戶。最后，我們還承諾將嚴格遵守安全保密條款，保證不私自攜帶、泄露、偷竊、保存客戶的檔案信息，不對任何人泄露房地產登記檔案內容；保證檔案在我方流轉過程中的安全，確保檔案資料完好無損，否則愿意承擔相關法律責任。第一節加工場地安全控制本項目將在我司文檔數字化處理中心（XX市）場地內進行，我們會XX市文檔數字化加工中心對XX市民政局的檔案資料集中、統一的整理和數字化加工處理。我司早在建設我司文檔數字化處理中心（XX市）時，嚴格按照根據檔案整理和數字化加工的需要和相關安全要求，對加工中心場地進行了專門的設計、建設和裝修，并配備相應的專業設備，使其達到檔案整理加工的要求。一、場地布局設計首先，我們結合ISO9001—2000的管理要求，按照紙質最短流轉原則、工作區域劃分等原則來對場地布局進行設計。其次，我們采用了多區域控制方法。劃分了作業區域和非作業區域，單獨隔離出一塊地方作為員工的茶水間和吸煙區，并禁止在作業區域內吸煙或將水杯帶入?？傮w上，我們的檔案數字化加工場地的布局設計大致如下：二、場地建設標準同時，我們會嚴格按照檔案數字化加工的安全要求對加工場地進行裝修和建設，使場地條件達到可以進行資料數字化加工的要求。加工場地以計算機及掃描儀等設備為主，因此對掃描加工場地的建設嚴格參照《計算機場地安全要求》中的基本要求，嚴格按規章制度執行防火、防水、防靜電等安全措施。具體我們加工場地的相關條件能夠達到如下要求或標準：（一）基本條件1.良好的通風條件、采光；2.配有標準強弱電；3.配有防火系統，包括：消防栓、滅火器等；4.配有防水系統；5.配有通風設備，保證工作場地內始終保持干燥，可防止紙質資料發霉；6.有防靜電設計保證生產環境對于硬件設備的損耗達到最小。（二）溫度要求1.溫度20－25℃；2.相對溫度：40％－60％；3.機房最大溫度變化率：10℃/小時。（三）網絡要求1.具備完整的網絡布線，保證數字化加工設備的接入；2.場地的網絡布線滿足100M以太網標準，保證數據交換的穩定性。（四）安全要求1.全部區域無盲點攝像頭24小時監控；2.設有24小時門衛保；3.整個場地對外有兩個出入口，一個出入口供人員出入使用，另一個專門提供進出檔案材料使用，人、物分離。三、場地安全保障我們采取了禁止無關人員進入加工場地，外來檢修人員及公務人員進入掃描加工場地要嚴格執行身份登記制度，并始終有加工中心管理人員陪同；進出加工場地的任何物品都應進行檢查和登記，禁止攜帶與整理操作無關的物品進、出加工場地；以及在加工場地內建立獨立的網絡系統等安保措施，來確保整個加工場地的安全，杜絕檔案資料在場地內外泄的可能性。具體我們對加工場地的安全保障措施有：（一）安檢系統管理安裝了專業的門禁和安檢系統，并指派專人每天對進入樓層辦公區域工作人員進行安檢，內部工作人員必須佩戴工作進入工作區域，無工作證須由內部人員陪同并佩戴臨時工作證方可進入。（二）視頻安全監控視頻控制通過使用內部現有專業攝像監控軟件和硬件對場地內所有重要位置做到實時監控，包括：進出口、作業區、臨時庫房等關鍵重要地點，以及有紙區的每個角落都有安裝監控設備。確保無盲點24小時的攝像頭監控，保證檔案材料和數據在場地內的安全。（三）網絡安全控制加工場地內只搭建內部局域網，物理隔離Internet網絡，僅提供檔案數字化工作所需要的內部網絡環境。如需要與外網通信，如：收發郵件等，將安排在其他有互聯網的、專門的辦公區域。（四）工作電話配置為了加快辦公效率和聯系速度，工作環境配置3了部電話，分別放置在經理辦公室、數字化加工作業區、門衛安檢處，以起到管理層與作業區和安檢處的及時聯系。四、日常安全管理（一）進入工作加工場地由項目經理接待進行管理；（二）我公司管理人員和生產操作人員進出工作場地，必須攜帶掛牌并出示工作證件；（三）其他辦事人員進入工作場地，必須填寫會客單，并由項目經理簽字確認后帶入工作場地；（四）有客戶需要參觀、監督、檢查工作時，負責接待的人員應提前做好準備，統計進入工作場地的人員數量并填寫統一的入場證明；（五）項目管理人員和生產操作人員不得在工作場地安排與生產管理無關的會客；（六）操作人員和外部人員嚴禁攜帶紙質檔案材料出入工作場地；（七）嚴禁攜帶具備存儲或拍攝功能的電子設備（包括：光盤、U盤、相機、手機等）出入工作場地；（八）工作場地內嚴禁吸煙、喝水、進食等可能對檔案材料造成損毀的行為，所有人員統一在休息區域內飲水；（九）工作區域不可以放液體物品（膠水除外），確保檔案材料在加工中心的安全性；（十）每天開工前進行現場清潔，確保現場干凈整潔，認真執行5S管理。第二節檔案資料安全控制通過對XX市民政局在本項目中對婚姻檔案紙質檔案資料相關安全等要求進行深入的分析，我公司認為：為保證檔案材料的安全性和保密性，必須在項目實施過程中，通過建立一套完整的紙質檔案管理工作流程，確保檔案材料100％不會遺失和泄露。一、交接運輸安全為了確保檔案資料在交接和運輸過程中的安全，我們將派專人進行檔案交接的工作。在交接過程中，檔案資料經核對后將裝箱密封，并運輸至加工現場。在整個過程中，將有專人看管檔案資料，杜絕在檔案交接和運輸過程中出現檔案內容外泄、丟失或損壞的可能性。（一）尋求合理交接方式檔案交接分為出庫交接和入庫交接二個環節，入庫交接還包含XX市民政局對檔案整理和還原質量進行驗收的過程。檔案交接方法是否合理，直接影響檔案安全與完整，也影響著工作效率。（二）設置獨立的交接組我們在項目小組下，專設交接組。交接組獨立于生產組，以保證有足夠的權力，對檔案的完整與安全負責。（三）檔案資料交接方案1.我司在項目服務團隊內，設立專門的檔案暫存交接組，與XX市婚姻檔案庫房管理人員對口聯系，負責XX市婚姻檔案材料的交接工作。2.對在XX市民政局的業務處理過程中，可能出現“在加工”檔案被借調使用的情況。與之對應，工作流程中分為三個子流程，即檔案材料領出流程、檔案材料歸還流程和臨時調用流程。3.在進行檔案交接時，交接組需向庫管員提供領取交接單、提供歸還單，經雙方核對無誤，簽字確認后，交接成功完成。4.我司工作人員到XX市民政局中心交接的過程和要求：（1）交接組到XX市民政局借檔案材料，借檔案材料時先清點數目，再將檔案材料按照一定的數量裝入流轉箱中，流轉箱密封，卡車密封，所有交接人員均簽署保密協議并接受嚴格培訓；（2）檔案材料安全到達數字化加工中心，再由交接人員對檔案材料進行交接，將檔案材料的數量完整無誤地輸入到電腦中，系統中就會有此批次檔案材料的數量。交接過程中還會生成工作單和卷標，工作單上有整箱檔案材料的數量，以便后面每個環節都能清楚明了地知道流轉箱中檔案材料的數量；（3）交接結束以后，再將檔案材料轉給暫存，暫存區域嚴格執行消防標準，通過多次地區消防救援部門檢查合格。二、暫存管理機制檔案材料進入生產場地后，將由交接人員組箱并存放于暫存庫房。所有人員需要使用（或處理）檔案時，都必須從先要暫存庫房中借出來（配有專職的暫存庫房管理員進行管理），并在使用（處理）完成后歸還到檔案暫存庫房中。操作人員在借出檔案時，暫存庫房管理員將通過檔案材料暫存軟件模塊記錄使用人、使用時間等信息，而在全部處理完成后在將檔案放入待歸還倉庫并統一歸還?？傊谡麄€檔案處理過程中的每一步都有責任人可以跟蹤，確保檔案材料在進出XX市民政局庫房之間是絕對安全和可靠的。（一）設置檔案暫存崗位檔案材料在交接后進入生產環節也要有序管理起來，我們將每個步驟細分成：待整理、待高速掃描、待歸檔，所有需要用到原始檔案材料的崗位必須通過檔案材料暫存人員進行借用登記，這樣不僅將檔案材料的流轉管理的非常嚴密，同時如果XX市民政局要查詢任何一卷在生產中的檔案材料會變得非常便捷。（二）檔案加工流轉過程要進行檔案數字化處理，首先需要對檔案進行交接，之后再將檔案放入到暫存庫房中進行管理，然后各檔案加工處理節點人員再分別從暫存庫房中將檔案資料借出，并在處理完成后歸還到暫存庫房中。在我司的檔案數字化加工處理過程中，整個紙質檔案的流轉過程大致如下：（三）檔案流轉安全保護為了保證檔案材料的安全性，方便檔案運輸和處理操作，我們將交接后的檔案材料按箱進行存放，并根據卷大小定制了具有特定防火、防水功能的檔案材料流轉箱，并將每卷檔案材料用硬塑料袋進行存放，將所有的設計都融入了“一切以客戶檔案材料安全為出發點”的指導思想。三、檔案安全管理為保證檔案材料100％不會遺失和泄露，除了建立檔案材料交接工作流程和暫存管理制度外，還應在整個數字化加工過程中通過以下手段，加強對檔案材料的有效管理，以確保保護檔案材料安全目標的實現。（一）所有檔案材料進入項目實施場地后，應連同流裝箱一起裝入可完全封閉的防水物流袋內，保證檔案材料的完整性和安全性；（二）交接組應按規定數量，將檔案材料裝入可完全封閉的防水物流箱內，并根據檔案材料交接生成的卷封面，隨檔案材料實體及物流箱一同流轉；（三）檔案材料在項目實施場地內，由專人負責檔案在各工序之間的流轉工作，每次檔案的使用均需要通過檔案材料交接的借用方能實行；（四）每位會接觸到檔案材料的員工或員工以上級別的都必須要通過相應的手續才可借閱檔案材料（到暫存倉庫通過自己的工號借閱）；（五）每位借閱到檔案材料的人都必須要當場清點數目。數目完全吻合的情況下才能將檔案材料帶離開檔案材料暫存倉庫；（六）每次歸還檔案材料前要清點好數目以后再歸還，暫存工作人員在借閱檔案材料的人員歸還檔案材料后，也要對檔案材料進行清點數目；（七）在項目實施區域內，所有檔案材料分區存放，防止混淆；（八）提交檔案材料前暫存人員再對流轉箱中檔案材料進行清點，數目清點吻合后，此批次檔案材料再安全地運送回XX市民政局中心檔案庫房。四、加工作業安全為確保紙質資料的安全，我們要求檔案加工作業人員在對紙質檔案進行加工（包括：整理、掃描、裝訂等）時，要小心謹慎，嚴禁撕毀、遺落或銷毀用戶文件資料，并不允許將客戶文件資料帶離現場，做到原始檔案資料100%不缺失、不損毀。具體措施包括：（一）首先所有加工數據工作人員必須戴上棉質手套，禁止用手直接接觸原始紙質文件，防止資料發霉或被損壞；（二）整理和掃描時要小心謹慎，嚴禁撕毀、遺落或銷毀用戶文件資料；（三）根據對其他紙質資料的加工服務，對污損、殘缺、油印等資料掃描時，使用平板掃描儀，為了達到最佳掃描效果，我們對部分紙質文件使用平板掃描儀進行掃描；（四）遇到因為掃描儀故障導致的紙張卡紙或撕紙，必須小心取出破損的紙張，將其粘貼復原；（五）如果發現破損嚴重的文件，工作人員將立即報知XX市民政局相關人員，并根據XX市民政局人員相關要求及時進行處理。第三節檔案信息安全控制我公司將會對XX市婚姻檔案內容和檔案數據進行全面的保密防護，保證數據不會因為檔案數字化加工而泄密，并以此書面形式提供保密承諾。一、終端設備管理為了確保檔案數據安全，我們對員工所使用的終端設備（PC機）進行了嚴格的管理和安全控制，并會對所有進入加工現場的計算機設備做相應的處理。確保員工無法通過所使用的終端設備獲取、泄露或破壞客戶的檔案資料內容和電子檔案數據。具體措施包括：（一）設備登記管理1.采用終端登記管理機制，對員工使用的電腦全部進行信息的信息登記，包括：主機mac地址、ip地址、使用者等；2.只有登記過的合法電腦終端設備才可以接入到加工場地局域網絡。（二）數據接口限制1.對所有員工使用的電腦禁止安裝光驅；2.生產應用的計算機不允許存在對外數據連接方式，均不配置“撥號上網設備”、“可寫光驅、軟盤驅動器”等存儲設備；3.封閉所有應用與生產環境計算機的USB口，限制移動外設的接入；4.只有特定的人員，特定的電腦才可以進行光盤刻錄，移動設備接入的操作。（三）使用權限限制操作員使用的操作電腦，我們都進行了權限控制，員工只能使用檔案數字化加工相關的程序，防止員工盜取數據。同時，我們通過在生產軟件中設置相關的“禁止保存、復制、打印”等限制措施，使得生產人員或外來人員無法通過生產計算機“非法”獲得電子數據。（四）使用過程監控我們會使用終端管理控制系統，對員工的電腦操作進行全面、有力的監控，各終端的相應操作都會在系統中形成記錄。確保當局域網中出現異常操作或安全威脅時，可以通過終端管理系統快速定位到對應的計算機，從而找到并解決問題同時，在我們的工作平臺上還會實時對操作人員的（檔案數字化加工）系統操作進行監控，詳細記錄各操作人員的操作日志并統一保存，進一步保證檔案數據的安全。二、存儲設備管理我們會在加工現場配備專用的數據存儲服務器，所有服務器和存儲設備都不會與其他部門共用。并且，數據存儲服務器上的硬盤以及所有加工場地內其他計算機上的硬盤都不得帶離加工現場。同時，對生產現場配置的光盤刻錄設備實行專人保管，專人使用的措施，嚴禁外借、私自刻錄的現象發生。并且嚴格控制現場光盤的數量，每天清點；即使“刻壞”的光盤也要當時收繳上來，予以銷毀。此外，我們嚴禁非數據管理人員（普通員工或其他人員）攜帶任何帶存儲功能的電子設備（移動硬盤、U盤、光盤、手機等）進入生產現場。三、網絡安全保障（一）禁止外網訪問數字化加工場地中的網絡與Internet網物理隔離，加工中心局域網絡無法與外部網絡直接連接。加工場地內所有計算機和服務器設備都禁止接入互聯網，保證數據安全性，防止病毒侵害。（二）病毒防護方案病毒、木馬是廣為人知的網絡和數據安全威脅之一，是目前影響軟件和網絡正常運行的不可忽視的因素。當網絡上的一臺計算機被感染時，網絡上的其他計算機就非常有可能感染到這種病毒，這就影響到了數據安全。我們采用主流殺毒軟件并采用單控制臺提供單一解決方案，降低了安全管理的復雜性。它提供全面的威脅防護、集中的管理和可擴展的網絡訪問控制。這種集成的方法通過前瞻性地攔截已知和未知的攻擊以及控制不符合安全要求的終端，使之能夠保護數據和確保業務連續性。通過在易用的控制臺中進行集中的部署、配置和策略設置，以及對整個企業的安全狀況進行嚴格監控，這種統一的管理平臺能夠使您的運營更加有效和高效。作為行業首款真正集成的安全解決方案，它可以幫助企業節省大量的許可支出并且為整個企業提供單點支持。因此，為保證整個檔案加工系統的安全穩定以及電子檔案數據的安全地運行，我們會在檔案加工中心內全面部署和安裝防病毒軟件。具體包括：1.每臺計算機上均必須裝有殺毒軟件，且保證病毒數據庫是最新的，系統管理人員負責定期殺毒及重點查毒；2.任何外來的移動存儲介質在數字化加工中心的計算機上使用前，都必須由網絡管理人員進行查毒，檢查安全后方可使用。四、數據安全保障任何保證檔案加工所得影像數據的安全，是整個檔案數字化加工項目中的一個關鍵因素，而我司在這個方面有多年的技術研究，目前已經很好地解決了這個問題。（一）數據加密保護首先，我們會對掃描加工所得到的檔案資料影像和索引數據進行加密處理，以密文的方式保存。這樣，即使有人“非法”得到檔案數據，也無法打開和閱讀，進而保證了電子檔案內容的安全。同時，在整個檔案加工系統中對于資料影像文件在網絡傳輸過程中都進行了SSL的加密處理，防止資料影像數據被竊取或被篡改，確保檔案數據和內容安全。（二）數據安全存儲在電子檔案數據的存儲方面，我們通過建立統一的檔案加工系統平臺，集中來存儲和管理所有加工所得到的影像，并提供統一、標準的接口來實現影像的寫入和調閱。系統將效率和安全融為一體來考慮，讓檔案資料影像只有通過系統并有一定權限才能打開，在確保檔案數據安全的同時，還保證了檔案加工操作的高效性?？偟膩碚f我司檔案加工系統的影像存儲的安全性和高效性主要體現在以下幾方面：1.對生產的影像等進行統一規范的壓縮和打包處理，使得影像所占用的存儲空間更小、存儲的效率也更高；2.影像文件在操作系統目錄、文件權限的基礎上增加檔案影像管理系統的訪問權限；3.管理員可選擇性對具體數據進行自動實時備份和維護；4.系統與后臺存儲設備具有很強的整合能力，保證系統數據安全；5.系統支持海量影像數據的CAS存儲架構。（三）數據及時備份為保證掃描加工過程中數據保存的可靠性、安全性與數據恢復的高效和方便性，我們將充分利用數據庫的備份功能，每天都會在加工現場進行相應的數據備份。并多份拷貝、異地存放，以用于系統萬一出現數據丟失后進行數據的恢復，從而真正做到數據萬無一失。數據能做到實時的數據備份及災難恢復，數據的備份與恢復由該維護人員發出指令，系統自動完成，不需要過多人為干預。數據備份人員在備份完成之后需對備份數據進行校對檢驗，備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等；備份結束后，如需要把備份介質存貯至別的介質的，應在相應的備份介質上做好標簽并對備份數據也做好相應檢驗工作。1.在線備份數字化加工后的檔案數據，需完全符合XX市婚姻檔案管理系統的業務要求，做到與XX市婚姻檔案綜合管理系統的無縫銜接，并將檔案數據完整準確地裝載到該系統。數據經測試運行正常后，配合XX市民政局將電子檔案（影像和索引）數據采用磁盤陣列、磁帶庫等載體實行在線存儲備份，保證檔案的利用與安全。2.光盤備份每完成一批數據的驗收后，將檔案數字化加工成果數據以光盤的方式移交給XX市民政局進行備份。光盤由我方提供，將采用XX市民政局認可的檔案級名牌光盤。同時，我們還將提供光盤單盤數據查詢系統，為用戶提供多項查詢、瀏覽圖像、放大、縮小、旋轉、打印等功能。另外，每片光盤包裝盒內及盤片上將附光盤標簽和光盤內目錄索引信息、編號、檔案的分類信息以及所對應的硬盤編號，并保證同一份文件不能跨越兩張DVD。3.硬盤備份提供單個容量為2T的正版品牌的移動硬盤，每完成一批數據的驗收后，要將檔案數字化加工成果數據以硬盤備份方式移交XX市民政局保存。（四）容災環境建立為了確保系統的高可用性和數據的安全，我們在文檔數字化加工中心建立了包括服務器和存儲設備全套系統的在線熱備，確保任何在線設備由于硬件損壞對整個系統和數據沒有任何影響。1.備用服務器數字化加工現場務將配置相應的備用服務器，備用服務器的配置與主服務器配置保持一致，數據與主服務器保持數據同步，一旦發生不可預知的意外事件導致主服務器不能正常工作，備用服務器可以迅速投入使用而不影響整個項目的進度。2.資料內容安全檔案數據安全不僅是包括電子檔案數據（影像和索引）本身的安全，同時還包括檔案資料內容的安全，我們在確保電子檔案數據不會被竊取、泄露和破壞的同時，還要保證檔案資料的內容不會被泄露。在我司的檔案數字化加工方案中，我們采取了以下方法和措施，來確保檔案資料內容的安全：（1）所有員工都不能將檔案材料帶離工作崗位和加工場地；（2）嚴禁所有人員攜帶任何具備拍照或攝像功能的電子設備（包括：相機、手機等）進入生產現場，防止資料內容被翻拍和復制，保護資料內容安全；（3）嚴禁所有操作人員在加工場地內復印或傳真檔案資料（如XX市民政局需要借閱檔案資料，需由專門的資料借閱管理人員進行相應的資料復印或傳真）；（4）通過對客戶端和應用程序進行嚴格的操作權限控制，確保各生產工序操作人員無法復制、截?。ń仄恋龋┗虼蛴n案資料影像，防止資料內容被竊取或泄露；（5）檔案數字化加工軟件采用了切片和分組等處理技術，每個操作人員只能看到檔案資料影像的一部分，而無法看到完整的資料內容。保證呈現給每一個操作員的檔案內容都是局部的不完全的，最大程度保證檔案材料的安全性和保密性。第四節檔案生產安全管理一、最短物流原則我們在數字化加工生產中執行“物流最短”原則，在掃描流程中，只有掃描工序和補掃工序使用檔案原件，而其他工序則對照已掃描的影像進行操作。在空間位置上，我們將使用檔案原件的崗位，置于相鄰的位置，以最大限度地減少物流程行程。二、現場監督執行1.上述措施由加工現場負責人（項目經理）負責監督執行；2.對于違規操作者，由現場負責人進行批評教育和經濟處罰，違規操作達三次者，將調離生產現場，直至開除。三、生產過程管理1.各工種生產操作人員實行掛牌制度，并使用自己的工號和密碼登錄操作程序，嚴禁對外透露個人的工號和密碼，嚴禁使用他人的工號和密碼登錄；同時個人的密碼將定期進行更換。2.各工種生產操作人員離開自己的操作崗位半小時以內的情況，必須退出應用程序操作界面；離開操作崗位半小時以上的情況，必須關閉計算機。嚴禁出現程序運行但無人操作的情況。3.生產完成后，生產現場要清場，并封閉。嚴禁非工作時間進入現場，如有特別需要，需要在生產現場負責人的陪同下方可進入，離場后現場仍然必須封閉。4.為了保證生產的順利進行，生產現場所有的設備均采用“N+1”的備份方式，并對損壞機器及時進行修理（所供設備維修時間均低于1周）。注重設備的日常保養，每天都由專人進行設備維護工作。生產現場配備必要的不間斷電源、防火等設施。每天生產結束后，由專人做“數據備份”工作，防止出現數據丟失現象。當數據提交給用戶后，立即刪除備份信息。5.生產場所設有無盲點24小時攝像頭監控。四、項目安全措施為了保障本次XX市婚姻檔案整理與數字化加工項目順利進行，確保相關資料（實體檔案和電子數據）的安全，除了上述相關措施和方法外，我公司在保證檔案資料的安全方面還將做如下相關工作：1.所有到民政局進行檔案交接和搬運的人員，都是我公司內部員工；2.所有和實體檔案資料由接觸的人員和崗位，都制定了詳細的工作管理條例和安全操作規范；3.在文檔數字化中心配備了多名保安人員，進行全天24小時值班；4.在文檔數字化中心的各個明顯區域配備了滅火器和消防設備；5.在文檔數字化中心的各個和檔案資料相關的區域都設置了監控攝像頭，進行全天24小時監控；6.我公司設置了有紙區、無紙區、管理區等區域，嚴格執行有紙區、無紙區的進出規范，嚴格要求員工不能擅自離崗、串崗；7.嚴格要求操作員工不能將手機、照相機等器材帶進加工現場，違反者嚴懲；8.所有外來人員來文檔數字化中心的，都要進行前臺登記、外來人員手機及照相機等器材要交于前臺進行保管；9.所有操作人員都身穿我司工作服以及佩戴我司胸卡；10.不得在生產區域內現場喝水、吃零食等。（水杯等統一在茶水間）；11.每天開工前進行現場清潔，確保現場干凈整潔，認真執行5S管理；12.在整理區域，我們放置了裁剪專用垃圾桶，用來放每個批次婚姻檔案中可能不要的檔案，防止垃圾檔案外流；13.操作員使用的操作電腦，我們都進行了權限控制，員工只能使用相關的程序，同時操作電腦的USB口都被封閉掉，防止員工盜取數據。第五節項目保密工作制度我公司管理人員和生產操作人員對XX市民政局的檔案材料和數據負有安全保密義務，不得對外泄漏檔案材料數據的內容，不得因任何原因造成檔案損毀。為加強管理，確保檔案資料和檔案內容的安全和保密，在檔案數字化加工的過程中我們將嚴格遵守國家相關的保密要求，遵守XX市民政局的相關保密制度。為此，我司在和所有員工簽訂了保密協議的同時，還頒布了《保密制度》，對加工場地和檔案運輸、加工中的安全、保密作了嚴格的規定，并要求每個員工嚴格遵守。一、項目保密承諾我公司一方面從制度約束角度入手，制定嚴格的員工保密制度，和每一個員工簽訂《員工保密責任書》，另一方面從員工素質角度入手，定期對員工進行專項培訓，努力培養員工的自主保密意識，確保從源頭杜絕客戶資料外泄的可能性。另外，我們將提供詳細的本次組成掃描加工服務中心的組織機構表（包括多少管理人員及多少操作人員等）。所有進入加工場地的工作人員實行掛牌制度，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為，杜絕工作人員對檔案內容進行查看及討論。本項目加工所得的數字化產品（資料影像、索引信息等）的所有權歸XX市民政局所有，在未經檔案局同意、授權的情況下，不得擅自將產品轉讓給第三方使用及用于樣本展示，否則將承擔一切經濟和法律責任。并且，在進行數據移交時，工作站上的數據必須在XX市民政局工作人員的現場監督下銷毀，同時移交該批次數字化加工的監管記錄。具體在本項目中我們將遵守以下保密承諾：1.遵守《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國公司法》等有關法律法規中規定的保密的條款；2.所有工作人員不得偷盜客戶檔案原件，不得以任何形式復制、摘抄、抄錄客戶檔案中記載的任何內容，不得以任何形式向外界公布電子檔案或實物檔案中記載的任何內容；3.所有工作人員不得以任何形式竊取和向外界發布公司的商業機密，包括重要文書、資料等；4.我方在進行檔案掃描錄入工作中指派專人負責檔案的借還工作，并負責采取必要的安全措施并全程監控；5.我方工作人員不得以任何形式向外界透露我司的軟件（包括正式版和演示版）及軟件相關的文檔資料等；6.對于機密以上的檔案資料，限于一定范圍的人員接觸。機密級的商業秘密，經過批準的人員才能接觸；7.對所有工作人員進行保密教育，樹立保密意識，定期檢查保密工作；8.當我方結束在貴方的工作時，我方應及時將所有與貴方有關的文件、檔案、工作記錄、流程單交給XX市民政局指定的人員；9.凡違反上述規定的，故意或者過失泄露檔案信息的，情節嚴重的將移送司法機關追求其相關的法律責任；不夠刑事處罰的，將酌情給予行政處分。二、員工保密協議檔案記錄了歷史，檔案是保密資料，包括科技檔案、文書檔案，涉及了國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。除此之外，完成項目后，所有從事檔案數據加工的人員保證均對本項目的技術情報和數據資料保密承擔責任。具體保密協議主要內容如下：1.嚴禁以各種形式將客戶檔案資料私自帶出、損壞、涂畫、丟失，嚴禁將與客戶相關的資料、電子文件進行復制、刻錄或將上述資料帶離加工現場，對于違紀者將視情節處X?X元的罰款，對于情節，嚴重者將追究其法律責任；2.與項目無關人員禁止出入項目現場，如需進入需要項目經理和用戶溝通，同意方可進入；3.嚴禁攜帶易燃易爆危險物品進入加工現場，員工違反規定所造成的嚴重后果由其本人承擔全部責任，同時將肇事者送交法律部門處理，數字化中心負責人將處以X元以上罰款，保留對違紀人員及數字化中心負責人的處理以至開除的權利；4.嚴禁將加工現場的辦公用品私自攜帶外出，如必須攜帶物品，應先報由數字化中心經理審批同意簽字后方可執行，同時在數字化中心負責人處登記注冊，歸還時到現場管理員處注銷。違紀輕者批評教育，嚴重者罰款X元，同時數字化中心負責人將被罰款X元人民幣；5.遵守客戶以及數據加工中心現場的管理規章制度，現場加工單位辦理的各種證件要妥善保管，如有遺失要及時報告數據加工中心負責人，證件遺失者視情況將被處以X元人民幣的罰款，并必須立即停止原有證件的使用，同時申請補發新的證件；嚴禁將辦理的任何證件借予無關人員使用，一經發現視情況將給予警告、罰款、開除等處分，并扣發當月全額獎金。在加工結束或離職時，各種證件要交還部門經理；6.復制屬于國家秘密的文件、資料和其他物品，或者摘錄、引用、匯編其屬于國家秘密的內容一切國家機關武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保守國家秘密的義務。7.所有檔案加工人員必須遵守有關保密規定，不得泄露國家秘密。違反本規定，故意或者過失泄露國家秘密，情節嚴重的，依照刑法的規定追究刑事責任；8.本公司的檔案加工人員必須簽訂本公司的保密協議書。同時嚴格遵守各項條款，并同意在本協議中簽字。三、項目安全保密制度1.項目安全管理工作由所在項目經理全面負責，凡我司服務場所，需設安全管理員X名，負責所在工作場所的安全保密工作。2.嚴禁以任何形式保存、復印、翻拍、打印、惡意涂改或破壞各類檔案資料；嚴禁向他人泄露檔案的內容，否則將依照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》追究相關人員責任。3.檔案工作人員上崗前須經公司和客戶單位組織的業務培訓和保密教育；檔案管理人員要定期進行保密教育，樹立保密意識，充分認識到檔案管理工作的重要性。4.辦公場所須安裝安全防護設施，非檔案工作人員一律不得進入庫房，嚴防失密泄密或丟失、損毀事件的發生。5.防盜、報警、監控裝置應處于24小時工作狀態，任何人未經客戶單位負責人批準，嚴禁接觸或關閉相關安全設備。6.檔案庫房的安全設施需符合規定要求，做到防盜、防水、防火、防潮；嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度。7.項目經理每天應進行一次庫房環境安全情況（水、電、門、窗、鎖等）檢查并做好記錄，發現問題應及時匯報并采取相應措施。8.生產網絡只與內網連接，嚴禁與外網（包括撥號上網）連接；所有的工作人員不經客戶單位同意，嚴禁攜帶任何存儲設備（如U盤、MP3.軟盤、空白光盤等）進入加工場地；嚴禁攜帶存儲設備及任何檔案資料離開工作場地。9.對違反以上規定，造成案件卷宗和檔案失密泄密或者丟失損壞的，公司將提請客戶單位或有關部門直接追究其行政或刑事責任，并處X—X萬元罰款。第六節安全保密性管理措施我公司有為眾多政府機關、企事業單位及大型國有企業提供檔案服務的豐富經驗，并在長期的服務過程中形成了一套行之有效的安全風險控制機制，在組織、技術、流程及現場管理等各個方面形成了事先預防、過程管理和應急處理的管控模式，確保檔案實體及檔案信息的安全。一、組織保障措施1.我司將和采購單位簽署《保密協議》，我公司承擔自身派遣團隊所有成員因違反保密協議而造成的所有責任；2.我公司參與本項目的所有工作人員需通過采購單位的審核并備案。項目服務合同簽訂后我公司將向采購單位提供《項目工作人員登記表》、工作人員身份證復印件，（每人一式一份）及骨干成員檔案崗位資格證書復印件（部分人員一式一份）。3.我公司參與本項目的所有工作人員將接收采購單位組織的檔案保密安全教育，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，對在檔案整理及數字化服務過程中涉及的檔案內容承擔保密義務，保證采購方檔案文件資料的安全、完整，不攝制、翻印、復制或以任何方式對外透露或公布采購方的檔案內容；4.我司在本項目的所有工作人員除遵守采購方的相關保密規定外，還將與我司簽訂公司內部保密協議。二、技術保障措施1.良好的信息安全保證措施的有效性在很大程度上取決于設施、設備的配置和技術管理。采購單位負責項目實施現場的安全保障措施，如視頻實時監控系統等；2.我司負責組建的內部網絡，將斷絕和采購方單位內部局域網及外網的連接，保證信息安全；3.信息接收工作依靠存儲介質傳遞，整個過程由采購單位技術部門負責，項目組協助信息的導入工作；4.屏蔽USB接口、光驅等移動存儲介質的使用，防止非法下載數據及預防外來病毒入侵網絡系統，項目組內部的數據傳遞依靠局域網完成；5.在系統應用安全層面做到身份認證、訪問控制、授權；在數據安全層方面實行數據加密；6.對服務器的關鍵操作和運行狀況，實行日志記錄，用以檢測無意或者惡意的非法操作。三、流程控制措施檔案安全控制的關鍵點在于檔案實體本身和檔案信息流轉過程中兩個環節或系統的交互節點。因此，檔案安全管理的重點是動態安全管理，信息數據傳輸的安全性依靠技術手段來解決，檔案流轉狀態下的安全則有賴于工作流程的控制。建立《檔案流轉登記表》進行狀態監控，隨時跟蹤每一份處于流程中的檔案所在工序和具體位置。使整個處理過程交接清晰，責任明確，杜絕安全風險。1.現場管理控制（1）項目組所有人員需穿著我公司工作服，發放專用證件或IC卡，以清晰辨別與項目無關的人員進入。每次進出均需進行登記。（2）撤離項目人員時將回收其專用證件，取消其進入該操作間的門禁權限及系統中的ID。（3）所有的第三方人員包括客戶方出入檔案加工現場均需獲得采購單位授權人員同意，辦理登記手續，佩戴“訪客”胸牌，并由項目主管帶領進入及全程陪同。（4）我公司工作人員未經采購單位的同意，不得將手袋、提包、錢包、磁盤（含U盤、軟盤及硬盤等）、刻錄光盤、手機、MP3.MP4.報刊、紙張及其他隨身物品帶入檔案加工場地，也不得將加工場地內的物品擅自帶出場地外。（5）嚴格遵守保密要求，不將檔案帶離工作現場，不以任何形式將檔案加工成品私自拷貝、留存，嚴禁私自提供給任何第三方，確保檔案的安全。（6）加工場地內的無關物品、材料必須集中存放、集中處理，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才能清理出加工場地外。（7）我公司所有工作人員不會以任何方式非法向外人泄露檔案中所涉及的國家機密，否則按國家有關規定處理，情節嚴重的要承擔相應的刑事責任，同時公司自愿接受X萬元/案件的賠償。第八章檔案保護技術第一節安全保管工作設施設備—、檔案室用房安全要求（一）選址、布局和功能設置檔案用房是檔案保管的最基本物質條件，它直接影響檔案的保護效果。1.選址檔案用房的選址要重點考慮以下幾個方面的要求：（1）檔案用房應設立在辦公區域附近，方便檔案的利用。（2）不要靠近水源（如衛生間、洗刷間、熱水房）、火源（如廚房），遠離易燃、易爆物品和有害氣體源等。（3）無特別防護，一般不宜設置在地下或頂層。若因條件限制只能設置在地下室，必須采取防潮、防水措施.并設置機械通風或恒溫恒濕設備；設置在頂層時，屋頂應采取保溫隔熱措施.并做好防水處理。（4）平房做檔案室的應高于周圍地勢。2.檔案室布局檔案庫房建筑設計要遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則，符合中華人民共和國行業強制性標準《檔案館建筑設計規范》的要求。布置各類檔案用房，要按照功能區分原則，力求達到功能合理，流程便捷。（1）標準布局：檔案庫房、檔案業務工作室和閱檔室三分開，力求達到安全保密、布局合理、方便實用，實現內外相互聯系與分隔。（2）理想布局：在辦公條件允許的情況下，還可專門設立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化、縮微、安全監控以及陳列室等用房。3.庫房功能設置要求（1）檔案庫房要符合檔案防護要求，即防火、防潮、防水、防高溫、防強光、防塵和防污染、防盜、防有害生物（霉、蟲、鼠）、抗震。（2）檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。檔案庫房承重：檔案庫房樓面均布活荷載標準值應不小于5KN/m2，安裝密集架時不應小于12KN/m2。若辦公室改建為檔案庫房的，特別是安裝密集架時，必須加固使樓面均布活荷載達到以上要求。（3）檔案庫房布置：檔案庫房應集中布置，自成一區。且不宜采用串通或套間布置方式.檔案其他用房之間的通道也不得穿越庫區。（4）檔案庫房門、門窗：檔案庫房門應具防火防盜功能，密封性能好，且宜采用金屬防盜門，庫房門與地面的縫隙不應大于5mm；窗應為雙層窗，開啟窗應有密閉措施；當采用高窗時，墻的下部應增設通風口，通風口設金屬網。檔案庫房外門、外窗均應安裝鐵欄桿或防盜網等安全防護措施。（5）檔案庫房地面：檔案庫房地面應光潔、平整、耐磨，不易生塵，應有防潮措施。（6）檔案庫房墻體：具有隔熱、防潮、防塵、防火功能，檔案庫凈高不應低于2.60m，墻體不小于24mm厚。為不影響辦公樓整體外觀，有大開窗的檔案庫房應在外墻窗洞內側筑一道內墻以減少窗洞面積。（7）檔案用房建筑設備：檔案庫內嚴禁設置明火設施，庫房的電源開關應設于庫房外，并應設有防止漏電的安全保護設置，控制導線和供電導線應用銅芯導線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式。空調設施和電熱裝置應單獨設置配電線路，并采用穿金屬管保護；給、排水管道不應穿越庫區；上下水立管不應安裝在與檔案庫相鄰的內墻上。4.檔案閱覽室及陳列室設置要求（1）閱覽室應鄰近檔案室辦公地點和庫房，環境安靜。選址應考慮工作人員監管和取放檔案方便，紙質檔案、縮微膠片、電子檔案閱覽的需求以及復印、打印、拍照等不同方式的利用，為閱覽人員提供舒適的環境。（2）陳列室是通過檔案內容展示、反映單位歷史、文化以及榮譽的場所和窗口，一般應設置在對外服務區。（二）外圍護結構要求檔案室的外圍護結構應滿足以下條件。如目前不具備這些條件，檔案人員應及時向分管領導反映解決。1.當需要設置采暖設備時，外圍護結