編號

版本B/0

LOGO文件控制程序頁數(shù)0/8

狀態(tài)

分發(fā)號

文件控制程序

編制：_________________

審核：

批準(zhǔn)：_________________

xxxx?xx?xx發(fā)布xxxx?xx?xx賣/

北京XXXX科技有限公司

文件控制程序

1、目的

為了對公司質(zhì)量管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、歸檔、作廢和更改的全過程進行有

效控制，特制定本程序。

2、適用范圍

適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3、職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。

3.2分管質(zhì)量體系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊，批準(zhǔn)程序文件。

3.3質(zhì)量部經(jīng)理負(fù)責(zé)編寫質(zhì)量手冊和本部門相關(guān)文件。

3.4各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的編制、審核、使用和保管。

3.5質(zhì)量部負(fù)責(zé)制作對現(xiàn)有體系文件的分發(fā)與回收，負(fù)責(zé)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、

整理，交綜合管理部歸檔。

4、工作程序

4.1質(zhì)量體系文件的編碼系統(tǒng)

a.質(zhì)量手冊

公司名稱代號-SC-發(fā)布年號-版本，手冊中各章節(jié)以章節(jié)號區(qū)分。

例如：XXXX-SC-XXXX,A/0,表示北京XXXX科技有限公司XXXX年發(fā)布質(zhì)量手冊，初始版本為A

/0,修改后A/1.2.3……以此類推。

b.程序文件

公司名稱代號-CX-標(biāo)準(zhǔn)條款號-版本，文件中各章節(jié)以章節(jié)號區(qū)分。

例如:XXXX-CX-01,A/0,表示2016年發(fā)布的A/0版程序文件，修改后A/1.2.3……以此類

推，標(biāo)準(zhǔn)條款01以發(fā)布后的01號文件為準(zhǔn)。

c.管理制度

公司名稱代號-ZD-序號-版本。

例如:XXXX-ZD-01,A/0,表示北京XXXX科技有限公司第01號控制文件，初始版本為A/0版，

修改后A/1.2.3……以此類推，標(biāo)準(zhǔn)條款01以發(fā)布后的01號文件為準(zhǔn)。。

d.質(zhì)量記錄

公司名稱代號-幾-標(biāo)準(zhǔn)條款號-記錄序號。

例如：XXXX-JL-7.5-01,表示標(biāo)準(zhǔn)7.5條款的第01記錄。

崗位和部門代碼

代碼部門名稱代碼部門名稱

GL管理層CW財務(wù)部

FG分管質(zhì)量體系負(fù)責(zé)人JS技術(shù)部

ZH綜合管理部ZL質(zhì)量部

4.2.1質(zhì)量手冊

由分管質(zhì)量體系負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員進行編制，分管負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)

4.2.2程序文件

由各部門組織了解質(zhì)量管理并熟悉此項工作的人員編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.2.3管理制度

由熟悉本部門負(fù)責(zé)人或熟悉本工作的員工編制，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3質(zhì)量文件的發(fā)布與實施

4.3.1質(zhì)量手冊、程序文件在完成編制、審批程序后，由最高管理者召開中層干部會議發(fā)布，各部

門組織實施。

4.3.2第三層文件一旦完成編制、審核和批準(zhǔn)后，即為有效文件，分發(fā)后實施。

4.4質(zhì)量體系文件的組成

質(zhì)量文件的組成由封頁、修改頁、目次頁、正文和附錄組成。

4.4.1封頁

封頁由企業(yè)縮略語、文件編號、版本、頁數(shù)、文件名稱、文件的編制、審核和批準(zhǔn)、分發(fā)號、

發(fā)布與實施、企業(yè)名稱和日期組成。

a）版本號用大寫英文字母表示，如A/0、A/1……B/0、B/1……；

b）頁數(shù)由首頁編起，用m/n表示，分子m表示某頁的頁次，分母n表示文件的總頁數(shù)，如1/

10、2/10、3/10...10/10o

4.4.2修改頁

修改頁由修改版本、日期、章節(jié)、頁數(shù)、修改原因、修改范圍和審批人組成。

4.5文件的編寫規(guī)定

4.5.1質(zhì)量體系文件的內(nèi)容包括（但不限于）：

a）目的：說明程序控制的活動及目的；

b）適用范圍：涉及的產(chǎn)品、部門及活動；

c）職責(zé)：規(guī)定負(fù)責(zé)的部門或人員責(zé)任和權(quán)限，及相應(yīng)部門的責(zé)任和權(quán)限；

d）工作程序：各項質(zhì)量活動所規(guī)定的途徑；

e）質(zhì)量記錄：本文件所涉及的相關(guān)質(zhì)量記錄。

4.5.2編寫要求

a）文件編寫應(yīng)符合GB1.1—2002標(biāo)準(zhǔn)要求；

b）各層文件應(yīng)環(huán)環(huán)相扣，互相引證；

c）文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，不能互相矛盾，過程與活動之間接口必須協(xié)調(diào)；

d）符合公司實際情況，文字簡練，可操作性強。

4.6質(zhì)量體系文件的分發(fā)與歸檔

4.6.1質(zhì)量體系文件的分發(fā)由公司綜合部負(fù)責(zé)。

4.6.2當(dāng)編寫好的質(zhì)量體系文件經(jīng)審批后，編制人員根據(jù)公司各部門所需文件的情況，以書面形式

提出分發(fā)需求交公司綜合部。

4.6.3公司綜合部按照分發(fā)需求拷貝文件并在每份文件上填寫“分發(fā)號”，

4.6.4公司分發(fā)號如下：

分發(fā)單位（人）分發(fā)號分發(fā)單位（人）分發(fā)號

總經(jīng)理................01分管質(zhì)量體系負(fù)責(zé)人............02

技術(shù)部................03質(zhì)量部.................04

綜合部................05財務(wù)部.................06

4.6.5公司綜合部在分發(fā)號處加蓋印章，印章分為；

a）受控：公司使用的文件和資料（質(zhì)量手冊、程序、作業(yè)文件等）加蓋紅色“受控”印章，

報認(rèn)證中心的質(zhì)量手冊、程序文件也應(yīng)加蓋紅色“受控”印章；

b）非受控：提供用戶的質(zhì)量手冊為非受控不加蓋印章。

4.6.6公司綜合部按需求進行分發(fā)。

4.6.7公司綜合部在分發(fā)文件時，領(lǐng)取文件的人員應(yīng)在《文件發(fā)放記錄》上簽名。

4.6.8當(dāng)文件換版時，公司綜合部應(yīng)回收過期文件，并在《文件發(fā)放記錄》中回收欄目中簽字，只

有交回相同分發(fā)號的過期文件后方能分發(fā)新文件。

4.6.9回收的過期文件，公司綜合部應(yīng)加蓋紅色“作廢”印章，統(tǒng)一保管。

4.6.10作為法律或積累知識的需要，對要保留的文件即文件母本上加蓋紅色“存檔”印章，與新版

文件一同歸檔保存。

4.6.11加蓋紅色“存檔”印章的文件，為便于再次復(fù)印的需要，允許將“存檔”印章加蓋在文件背

面。

4.7文件的更改

文件的更改分為三種方式：手寫更改、換頁更改和換版更改。

4.7.1適用范圍

4.7.1.1手寫更改適用“程序文件”、“作業(yè)文件”和圖樣。

4.7.1.2換頁更改適用于質(zhì)量手冊。

4.7.1.3換版更改適用于所有的質(zhì)量體系文件。

4.7.2文件更改程序

4.7.2.1文件更改申請部門或人員應(yīng)填寫《文件更改記錄》報文件編制部門。

4.7.2.2文件編制部門或人對文件更改進行審查，并在《文件更改記錄》中簽署意見。

4.7.2.3文件原審核和原批準(zhǔn)人接到《文件更改記錄》后進行評審并填寫意見。

4.7.2.4文件編制人員將批準(zhǔn)后的《文件更改記錄》匯總更改內(nèi)容。

4.7.2.5文件編制的審批人員對匯總的更改內(nèi)容進行再次審批。

4.7.3手寫更改程序

4.7.3.1公司綜合部收到經(jīng)批準(zhǔn)的《文件更改記錄》后，首先對存檔母太和供借閱用的文件進行手

寫更改。然后依據(jù)原分發(fā)記錄對該文件持有人手中的文件進行手寫更改。

4.7.3.2手寫更改時，首先將需更改的內(nèi)容用鋼筆劃上雙橫線“二”后，在更改處上方填寫更改內(nèi)

容，在其右下方簽名并寫上日期，并在“文件修改頁”上登記。

4.7.3.3所有文件更改完后，綜合部應(yīng)將《文件更改記錄》附在存檔的母本上一起存檔。

4.7.4換頁更改

4.7.4.1按4.7.2.K4.7.2.2、4.7.2.3進行文件更改申請。

4.7.4.2文件編制人員接到批準(zhǔn)后的《文件更改記錄》后，對文件內(nèi)容進行更改，并在版本A/0后

劃掉0,加“1、2、3……”，如A/1,本頁再次修改時此頁版本為A/2……，并在修改頁上作記錄。

4.7.4.3文件編制人員將修改好的換頁、修改頁和更改單交公司綜合部。

4.7.4.4綜合部收到換頁和修改頁后按原文件分發(fā)記錄及制文件頁數(shù)。

4.7.4.5綜合部先將存檔文件進行換頁。

4.7.4.6綜合部對該文件持有人手中文件進行換頁。

4.7.4.7綜合部按4.7.3.3進行歸檔和登記。

4.7.5換版更改

當(dāng)發(fā)生下列情況時，質(zhì)量體系文件應(yīng)進行換版更改。

a）當(dāng)組織機構(gòu)發(fā)生變化時；

b）管理評審作出質(zhì)量體系文件重大修改意見時；

c）當(dāng)文件適用性差時；

d）當(dāng)文件手寫更改處數(shù)大于5次以上時。

4.8文件的更換和補發(fā)

4.8.1質(zhì)量體系文件的持有者應(yīng)愛護文件，若有破損及時向公司綜合部提出更換。

4.8.2持有文件者在調(diào)離本崗位時，應(yīng)交出文件，辦理手續(xù)。

4.8.3質(zhì)量體系文件是公司保密文件，使用人員應(yīng)妥善保管，不允許復(fù)制、外借和轉(zhuǎn)讓。

4.8.4使用人若發(fā)現(xiàn)丟失文件應(yīng)及時報告公司綜合部，寫出書面申請后進行補發(fā)。

4.9借閱和銷毀

4.9.1借閱

4.9.1.1借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》并簽名。

4.9.1.2當(dāng)借閱人退還文件時，公司綜合部檢查文件無損后在登記表上簽名。

4.9.1.3當(dāng)借閱人未按時退還時，公司綜合部應(yīng)催借閱人退還文件。

4.9.1.4當(dāng)借閱人要使用公司的涉密資料時，必須先填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填

寫《文件借閱登記表》后方可查閱或借用；

4.9.2銷毀

4.9.2.1公司綜合部將要銷毀的作廢文件填寫在《文件記錄銷毀登記表》上，由管代批準(zhǔn)。

4.9.2.2公司綜合部將經(jīng)批準(zhǔn)的銷毀文件集中，在公司綜合部經(jīng)理陪同下進行銷毀。

4.10對電子媒體形成文件的控制

4..0.1以非書面化文件形式（如貯存在計算機軟盤、光盤等）發(fā)放質(zhì)量體系文件時，要按文件控制

要求將其列入《受控文件清單》，辦理發(fā)放、回收登記手續(xù)。

4.10.2針對非書面化文件更改后不會留下任何痕跡的特點，設(shè)置開機口令（密碼），以保證非授權(quán)

人員不得進入文件，或只能閱讀而不能進行任何更改、刪除；對非書面化文件的更改做好標(biāo)識。

4.10.3對于作廢的非書面化文件，應(yīng)在辦理相關(guān)手續(xù)后及時刪除；如果將作廢文件作為資料保存，

應(yīng)標(biāo)有“作廢”的字樣；在計算機中應(yīng)建立作廢文件夾；在軟盤上應(yīng)標(biāo)注“作

廢”字樣，交公司綜合部保管。

4.11外來文件的控制

4.11.1外來文件包括：

a）國家及上級機關(guān)頒發(fā)的有關(guān)法令、法規(guī)（軍標(biāo)、國標(biāo)、行標(biāo)）、政策等文件；

b）可直接引用或執(zhí)行的行業(yè)規(guī)范、規(guī)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；

c）顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、圖樣等。

d）顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、圖樣由技術(shù)部保管。

4.11.2綜合部負(fù)責(zé)收集國家上級機關(guān)分屬的有關(guān)法令法令、法規(guī)（軍標(biāo)、國標(biāo)、行標(biāo)）、行政等文

件的收集和標(biāo)識；技術(shù)部負(fù)責(zé)行業(yè)規(guī)范、規(guī)則、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等的收集和識別、顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、

圖樣等的收集和有效性識別。綜合部負(fù)責(zé)根據(jù)各部門識別的有效外來文件編制《外來文件清單》。

4.11.3外來文件的分發(fā)控制：

對于國家及上級機關(guān)頒發(fā)的法令、法規(guī)、政策等文件及直接引用或執(zhí)行的行業(yè)規(guī)范、規(guī)則、

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件，由綜合部按本程序4.6”質(zhì)量管理體系文件的分發(fā)”規(guī)定進行分發(fā)控制。

對于顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)、圖紙、圖樣等外來文件，由技術(shù)部與顧客進行交接，接收后進行核查,

當(dāng)發(fā)現(xiàn)不清楚或不適用時，應(yīng)及時向顧客反饋，在確認(rèn)顧客技術(shù)文件有效且適宜后，詳細記錄接收時

間.

顧客提供的原圖，若顧客要求不得復(fù)印使用，則可直接使用原圖或轉(zhuǎn)換為公司的工藝文件下發(fā)

使用，但應(yīng)注意保護原