人事記錄與信息管理制度一、前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)的人事記錄與信息管理工作，確保人事信息的準(zhǔn)確性、保密性和便捷性，促進人力資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。二、職責(zé)與權(quán)限1.人事部門人事部門作為人事記錄與信息管理的主體，負責(zé)人事檔案的建立、保管和管理，包含但不限于以下職責(zé)：統(tǒng)籌、訂立并完善人事信息管理制度；收集、整理并維護員工的人事信息；核實并保證各類人事信息的準(zhǔn)確性；負責(zé)人事檔案的保密和權(quán)限管理；依據(jù)需求供應(yīng)相關(guān)人事信息的查詢和報表服務(wù)。2.各部門負責(zé)人各部門負責(zé)人應(yīng)搭配人事部門做好人事記錄與信息管理工作，包含但不限于以下職責(zé)：及時供應(yīng)員工相關(guān)信息給人事部門，確保信息準(zhǔn)確完整；對員工的離職、調(diào)動、晉升等人事更改進行及時匯報；搭配人事部門做好員工考勤和績效評估等工作。三、人事信息的手記與錄入1.信息手記人事部門負責(zé)向新員工供應(yīng)入職登記表，要求新員工按要求填寫相關(guān)個人信息，并供應(yīng)相應(yīng)的身份證明文件復(fù)印件。人事部門負責(zé)從相關(guān)部門取得員工的相關(guān)信息，包含但不限于個人基本信息、教育背景、工作履歷、職稱證書等。2.信息錄入人事部門負責(zé)將手記到的人事信息錄入人事信息管理系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的信息應(yīng)包含員工的基本信息、教育背景、工作經(jīng)過、職稱、薪資等，并與相關(guān)部門進行信息核實、審核。四、人事檔案的建立與管理1.人事檔案的建立人事部門應(yīng)依照員工個人信息的完整性和緊要性，建立相應(yīng)的人事檔案。人事檔案應(yīng)包含員工的個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)過、職稱證書、薪資等信息。2.人事檔案的保管與管理人事部門負責(zé)人事檔案的存儲和管理，采取物理存檔和電子存檔相結(jié)合的方式。人事檔案必需放置在安全可靠的地方，確保檔案的完整性和保密性。任何人未經(jīng)授權(quán)不得隨便查閱、復(fù)制和轉(zhuǎn)移檔案，人事部門負責(zé)訂立檔案的權(quán)限管理制度。3.檔案的查詢與利用員工有權(quán)查詢本身的個人檔案，需提出書面申請，并在人事部門引導(dǎo)下進行查詢。各部門負責(zé)人可按需向人事部門申請查詢員工的相關(guān)人事信息，需提出合理的申請理由。五、人事信息的保密與安全1.保密責(zé)任全部員工都應(yīng)對獲知的他人人事信息保密，不得泄露或濫用。各部門負責(zé)人應(yīng)加強對人事信息的管理和保密教育，確保員工的信息安全。2.信息存儲安全人事部門負責(zé)訂立和落實信息存儲的安全措施，保障人事信息的安全性。人事信息管理系統(tǒng)應(yīng)采取加密措施，嚴(yán)格掌控訪問權(quán)限。六、人事記錄與信息的備份與恢復(fù)1.信息備份人事部門負責(zé)訂立定期備份人事信息的計劃，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。人事信息備份應(yīng)分為物理備份和電子備份，并存放在不同的地方。2.信息恢復(fù)人事部門應(yīng)定期進行信息恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。一旦發(fā)生意外情況導(dǎo)致人事信息丟失，人事部門應(yīng)及時恢復(fù)所丟數(shù)據(jù)，并進行相應(yīng)的修復(fù)和整理。七、附則本制度自頒布之日起執(zhí)行，人事部門負責(zé)對本制度的解釋和修改，并提示相關(guān)部門和員工遵守。結(jié)束語人事記錄與信息管理是企業(yè)管理中不行忽視的緊要環(huán)節(jié)，通過建立和規(guī)