行政機(jī)關(guān)會(huì)議室管理制度行政機(jī)關(guān)會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范行政機(jī)關(guān)會(huì)議室的使用和管理，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，保障行政機(jī)關(guān)工作的有序開(kāi)展。

第二條本制度適用于本行政機(jī)關(guān)所有會(huì)議室的使用、管理和維護(hù)。

第三條會(huì)議室的管理遵循公開(kāi)、公平、高效、節(jié)約的原則，實(shí)行預(yù)約制度，確保會(huì)議室資源得到合理分配和充分利用。

第四條行政機(jī)關(guān)各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施，提高會(huì)議質(zhì)量。

第五條會(huì)議室的管理職責(zé)分為：

（一）行政管理科負(fù)責(zé)會(huì)議室的整體協(xié)調(diào)、調(diào)度、監(jiān)督和管理工作；

（二）會(huì)議室所屬部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)、保潔和設(shè)施設(shè)備的管理工作；

（三）會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、簽到、記錄和會(huì)后整理工作。

第六條本制度中所稱(chēng)會(huì)議，包括行政機(jī)關(guān)召開(kāi)的各類(lèi)工作會(huì)議、座談會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、匯報(bào)會(huì)等。

第七條會(huì)議室使用遵循以下優(yōu)先級(jí)原則：

（一）行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議；

（二）行政機(jī)關(guān)全體人員會(huì)議；

（三）行政機(jī)關(guān)各部門(mén)業(yè)務(wù)會(huì)議；

（四）其他非業(yè)務(wù)性會(huì)議。

第八條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。各部門(mén)應(yīng)遵照本制度執(zhí)行，不得擅自變更或違反。如遇特殊情況，需報(bào)請(qǐng)行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

會(huì)議流程分為會(huì)議籌備、會(huì)議進(jìn)行和會(huì)議結(jié)束三個(gè)階段，具體規(guī)定如下：

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，并填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》提交至行政管理科審批。

2.行政管理科收到會(huì)議申請(qǐng)后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并根據(jù)會(huì)議室使用優(yōu)先級(jí)原則安排會(huì)議室。

3.會(huì)議組織部門(mén)在獲得會(huì)議室安排確認(rèn)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)信息。

4.會(huì)議組織部門(mén)需在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘完成會(huì)議室布置，包括擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備、準(zhǔn)備會(huì)議材料等。

二、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議簽到：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘安排簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持：會(huì)議主持人應(yīng)按照議程組織會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容緊湊、高效。

3.會(huì)議記錄：會(huì)議組織部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果等。

4.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不隨意離場(chǎng)，不接打電話，確需離場(chǎng)應(yīng)向主持人報(bào)告。

三、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議成果、下一步工作安排及責(zé)任人。

2.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，于會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員。

3.會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)收集會(huì)議材料，整理歸檔。

4.行政管理科對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行記錄，對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，確保會(huì)議室整潔、設(shè)施完好。

四、會(huì)議變更與取消

1.如需變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前通知參會(huì)人員及行政管理科。

2.如遇特殊情況需取消會(huì)議，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員，并告知行政管理科，以便合理安排會(huì)議室資源。

本章規(guī)定適用于本行政機(jī)關(guān)所有會(huì)議，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，確保會(huì)議流程的順利進(jìn)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，為確保會(huì)議決策的落實(shí)，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)作出以下規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的制作與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理，準(zhǔn)確記錄會(huì)議主題、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果、責(zé)任分工等信息。

2.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)完成定稿。

3.會(huì)議紀(jì)要定稿后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)通過(guò)郵件、公告等形式及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各參會(huì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策和責(zé)任分工，制定具體實(shí)施方案，明確完成時(shí)限和責(zé)任人。

2.行政管理科負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期檢查各部門(mén)工作進(jìn)展，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

3.各部門(mén)在執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向行政管理科反饋，尋求支持與協(xié)助。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)定期收集各部門(mén)對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，評(píng)估會(huì)議決策的落實(shí)效果。

2.行政管理科應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況評(píng)估會(huì)，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，以提高會(huì)議效率和決策質(zhì)量。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于查閱和追溯。

2.行政管理科負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的歸檔工作，確保會(huì)議紀(jì)要的完整性和安全性。

3.各部門(mén)如有需要查閱會(huì)議紀(jì)要，可向行政管理科提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。

本章規(guī)定旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策的貫徹執(zhí)行。各部門(mén)應(yīng)高度重視會(huì)議紀(jì)要的制作、執(zhí)行和反饋，共同推動(dòng)行政機(jī)關(guān)工作的有序開(kāi)展。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用和良好秩序，本章對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定如下：

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門(mén)需提前向行政管理科提交《會(huì)議室申請(qǐng)表》進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等信息，以便行政管理科合理分配會(huì)議室資源。

3.會(huì)議室使用遵循優(yōu)先級(jí)原則，已預(yù)訂的會(huì)議室如遇特殊情況需要調(diào)整，行政管理科應(yīng)及時(shí)通知預(yù)訂部門(mén)，并協(xié)助解決。

4.會(huì)議室使用期間，各部門(mén)應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)施設(shè)備，保持環(huán)境整潔，遵守會(huì)議室管理規(guī)定。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.行政管理科負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等，并根據(jù)需要定期更新。

3.各部門(mén)使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)確保設(shè)施設(shè)備完好，如有損壞，應(yīng)及時(shí)向行政管理科報(bào)修。

三、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議室所屬部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔工作，確保會(huì)議室衛(wèi)生整潔。

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將桌椅恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源，確保會(huì)議室整潔、安全。

3.行政管理科定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保會(huì)議室環(huán)境良好。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，各部門(mén)應(yīng)遵守消防安全規(guī)定，確保消防通道暢通，不得私拉亂接電源線。

2.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備使用應(yīng)符合安全要求，嚴(yán)禁使用未經(jīng)安全檢查的設(shè)備。

3.行政管理科負(fù)責(zé)制定會(huì)議室安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織安全演練，提高參會(huì)人員的安全意識(shí)。

本章規(guī)定的會(huì)議室管理措施旨在為行政機(jī)關(guān)提供一個(gè)良好的會(huì)議環(huán)境，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序與安全。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸行政機(jī)關(guān)行政管理科所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如