第三章秘書人員第一節秘書人員一、“秘書”一詞的演化“秘書”一詞是個歷史性的概念，在我國不同的歷史時期有著不同的內涵。（一）指物。（二）東漢時期，“秘書”意為“讖緯（chēnwěi）圖篆”。（三）指藏書機構，專門管理圖書檔案的機構。（四）指職位。（五）指人。

二、現代秘書人員的定義現代秘書人員即“秘書”，指“人”。(一)秘書定義的各種說法秘書學界對“秘書”的定義多種，有“人員”說、“職務”說，“職位”說，“職業”說、“職稱”說、“參謀”說、“助手”說等多個說法。例如12種說法。(二)國外對秘書定義的各種說法1.國際職業秘書協會：“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權范圍作正確決定的經理助手。”2.國際秘書聯合會：秘書是上司的一位特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給予的權利范圍內做出決定。3.全美秘書協會：高級官員的助手，掌握機關職責并具有在不同上司直接監督下，承擔任務的才干，發揮積極主動性，運用判斷力在其職權范圍內對機關工作做出決定。4.美國：秘書是辦公室內特定主管的助手。其任務是在認可的職權范圍內，不必經過直接的督管，就能運用辦公室內的工具設備，從事該主管指定之行政性任務。5.英國：秘書一為辦事處、營業所、公司或企業的雇員，有一種雇傭關系，其任務是處理通信，整理記錄，安排約會。往往有地位有財富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級官員，其職責為負責通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團體會社的秘書，是義務的不受報酬。三為國家的秘書，負責政府機關的政務工作，名為秘書，實為部長。如英國的國務大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為（部長或大臣），但也稱（秘書）。6.前蘇聯：“秘書是一項普通的職業，其職能主要為機關提供稱作秘書的輔助性、事務性和信息性的服務。”7.日本：秘書是“幫助與處理各種事務的工作人員”；“秘書是全能運動員”；“幫助上司處理雜務的工作人員”。●綜上各種說法，可以歸納出國外對秘書定義的共性：一是秘書是一種社會職業，而不僅是一種官職名稱；二是秘書主要是為領導服務的人員。三、現代秘書的職業特點“秘書”包含了從組織的基礎文員、專職秘書到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員系列。關鍵點為：一是秘書在領導近身，所謂領導，既含領導“人”，又含“領導機構”；二是以“助手”和“參謀”的角度對領導進行輔助管理，既輔助領導，也輔助其他職能部門；三是處理綜合事務，分解為“辦文、辦會、辦事”。第二節秘書的類別一、中國秘書的類別（一）依據服務對象和報酬來源的標準，可分為：公務秘書和私人秘書。（二）依據所屬行業的標準，可分為：黨務秘書、行政秘書、司法秘書、醫務秘書、教學秘書、體育秘書、軍務秘書、商務秘書、學術秘書、涉外秘書等。（三）依據橫向具體的秘書崗位工作內容的標準，可分為：機要秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書、檔案秘書、人事秘書等。（四）依據具體的秘書職位級別的標準，可分為：1.五級秘書即初級秘書。2.四級秘書即中級秘書。3.三級秘書即高級秘書。4.二級秘書，即行政總監或總經理秘書。5.一級秘書空缺。二、外國秘書的類別（一）美國1.行政秘書，指在各類機關、公司、企業中擔任行政性職務的秘書，是美國行政管理協會劃定的秘書種類之一，也稱行政助理、管理秘書，占美國秘書職位的大多數。行政秘書按照其職權可以分為兩類：—類是屬于領導職位的秘書，如秘書長；另一類是—般行政秘書。2.專業秘書(1)法律秘書(2)醫學秘書(3)教育秘書(4)通信秘書(5)技術秘書(6)財經秘書(二)英國1.政府秘書，

指在英國政府機關中供職的秘書。他們屬于文宮中的事務官，是公務員，供職任期為終身制，不受內閣更替的影響。

2.執行秘書，指在英國工商企業中受高級經理雇用的一種私人秘書。他們是雇主的得力助手和私人代表，必須對雇主的活動和工作范圍有詳細的了解，為雇主分擔許多具體事務。3.公司秘書，指在英國公司中的高級行政職員。英國公司法規定，每個公司必須配備一名專職秘書，同時可配備助理秘書或者代理秘書，以備公司秘書缺席時代行其職責等。4.私人秘書，指被雇主雇用、為雇主個人服務的秘書。（三）日本1.公務秘書，也稱政治秘書，指在國會、政黨、內閣中供職、具有公務員性質的秘書。其中在國會、官廳、地方公共機構工作的秘書，除了要求了解國會、政黨、內閣的結構外，還要求精通法律制訂程序和有關機關詳細工作程序，國會議員秘書還得將與自己所居之地聯系的工作作為重要任務。2.事務秘書，指在醫師、律師等專業人員身邊工作的秘書。他們除具有秘書工作知識和技能外，還必須具有相當程度的專業知識，如醫師的秘書要配合醫生接收病人，從事社會保險等與醫療事務有關的工作；律師的秘書要協助接待委托人，調查案件，與法院聯系，代替律師與委托人預談，整理材料等；會計師、稅理師的秘書要掌握簿記、會計知識；大學教授、研究人員的秘書要善于搜集、剪貼資料開整理立卷等。3.外事秘書，指擅長外語、在外資企業和各國駐日使館供職的秘書。這類秘書必須精通外語，能將上司的話語當場速記下來并打印出來，還要求能以優美、準確的日本語進行翻譯，能用日文準確無誤地擬寫文件書信，能為外國來客當向導，陪同觀看歌舞等文娛表演，懂得茶道、花道以及日本其他文化歷史知識。4.私人秘書，指在日本黨政要員、議員、大企業家、有名望的學者、教授和明星等社會名流中都雇用私人秘書。這些私人秘書負責對外聯絡、接待，公關，安排雇主一天、一周或者一旬的工作門程等。第三節秘書的層次一、我國秘書的層級（一）層次劃分1.按著我國黨政系統的從高到低級別劃分：國家到地方基層，從大的縱向劃分：中共中央、國務院級秘書部門的秘書人員→省（直轄市、自治區）級秘書部門的秘書人員→市級秘書部門的秘書人員→縣級秘書部門的秘書人員→鄉（鎮）級秘書部門的秘書人員→村級秘書部門的秘書人員。2.按著我國人力資源和社會保障部的《秘書國家職業標準》從低到高級別的標準，同一單位組織秘書部門中的秘書人員職位，從低到高的縱向劃分：五級：即初級秘書(有上級無下級）→四級：即中級秘書(既有上級又有下級）→三級：即高級秘書(既有上級又有下級）→二級：即行政總監或助理級秘書（既有上級又有下級）3.按著社會約定俗成職位的高低劃分：從高到低：秘書長、辦公廳主任→秘書處長、科長、辦公室主任→科員級秘書、文員。（二）層級差異秘書層次內涵差異：1.級別不同的秘書人員具有高低不同的輔助層次的差別。2.級別不同的秘書人員工作難度配備相應的秘書結構和不同比例的差別。3.級別不同的秘書人員在專業知識、經驗和技術能力上的級差。4.級別不同的秘書人員在級別與工資待遇上的差別。5.級別不同的秘書人員在政治前途、責任與風險大小的差別。二、外國秘書的層級（一）美國1．B級秘書，B級秘書的服務對象是公司和社會團體，做公司和社會團體的基層管理人員，工作職責是“執行范圍有限的秘書職務”。工作任務大致包括口授、安排約會和公務旅行、答復日常信函和保管文件檔案等，內容以事務性事項為主，范圍比較確定。2．A級秘書，A級秘書的服務對象是各類公司和社會團體組織，做公司和社會團體的中級管理人員，工作職責是“執行范圍不定的秘書職務”。工作任務要負責較為復雜的工作，因此要求具有關于本公司的經營實踐和組織結構等方面的知識，負責較復雜的秘書工作和具有行政工作技能。3．經理秘書，經理秘書也稱行政助理，其服務對象一般是各類組織的高層領導人，即做高級行政首腦或者企事業單位中的高層決策人員，工作職責是“執行全部秘書和行政職務”的職務。工作任務要負責計劃、方案的制定和調整，并負責使之按時完成，還要為經理辦理各種行政方面的具體事務等，要求具有關于本公司的經營實踐和組織結構等方面的知識，并掌握秘書與行政管理工作的高級技能。綜上看出，B級秘書、A級秘書和經理秘書，實際上是分別為各類企業組織和社會團體的基層、中層和高層領導人配備的三種秘書職位，其職級分別屬于低級、中級和高級。至于另沒的法律秘書、醫學秘書、教育秘書等，完全是從專業角度劃分的。(二)英國1.行政級秘書，指擔任政府各部部長主要助手的高級秘書官，相當于秘書長或者辦公廳主任。其職責為代部長草擬提交國會或者內閣會議討論的政策方案，溝通與協調內部各部門關系，改進機關結構和工作方法，對機關內行政人員進行管理和考核、監督。他們必須具有豐富的學識，很強的組織、判斷、創造能力，并規定不得參加任何政黨活動以保持中立的非政府性地位。2.執行級秘書，指中級秘書官，相當于秘書科長、辦公室主任。其職責為對法規范圍外次要的、特定的案件作檢討性分析，對較重要的案件或者問題作主動觀察與考察，對較小范圍或者較少份量的事務進行直接領導。有的還負責機關內部的管理、考核，解決公務中的糾紛，支持較重要工作的進行等。3.文書級秘書，也稱辦事員級秘書，他們為一般秘書人員。其職責是按一定的法規、指示處理特定事務，按規定格式準確記錄、回答問題及統計資料，做簡單的文書草擬，收集、提供、保存資料，為上司決策提供依據。4.助理文書級秘書，為初級秘書。其職責為打字、速記、繕印、接打電話、接待來客等。（三）日本1.初級秘書，—般能完成上司指定的工作，基本了解秘書職責和工作方法，已有二年至三年的工作經歷，除能熟練地處理見習秘書的各項業務外，還能承擔文書收發、信函起草、預訂票據等業務。其工作能力基本上得到上司和同事的認可，已具備作為上司個人秘書的候選資格。2.中級秘書，能主動分擔上司雜務，減輕上司行政工作的負擔，并能夠獨立進行工作，一般已有四年至五年的工作經驗，以指導新秘書的業務。其主要工作是為上司安排日常活動日程，必要時也代表上司對外談判。3.高級秘書，必須能夠給上司以有力的協助，能夠提供解決問題的有效方案，工作中能夠發揮作用并取得相應成績。他們是上司名副其實的助手，基本上不處理具體日常事務，主要負責秘書課(室)的領導工作。在公司召開董事會時，則是上司的高級參謀。第四節秘書人員的職業素養一、職業素養的概念素養，即素質與修養。是指一個人在道德品質、氣質秉性、思想作風、工作態度、行為習慣等方面，經過長期修練所達到的綜合水平。素養是后天形成的，體現在人的行為規范中，它又是穩定的，對人的各種行為起到決定性的作用。一個人工作能力的強弱，工作質量優劣，工作效率的高低，取決于一個人的主觀因素，這個主觀因素就是內在的素養。職業素養指人在思想、道德品質和職業行為等方面，經過長期鍛煉和培養所達到的綜合水平。包括基本素質和職業修養。（一）基本素質1.身體素質2.心理素質3.思想素質（二）職業修養1.職業道德2.職業紀律3.工作作風4.行為習慣5.職業技術第五節秘書人員的職業能力一、邏輯思維能力二、表達能力三、社交能力四、應變能力五、記憶能力六、速記（錄）能力七、執行能力八、辦公設備的操作能力第六節秘書人員的社交禮儀一、禮儀基本知識（一）秘書人員禮儀1.禮儀的概念禮儀是人類社會生活中，人們為表示尊重、親善、友好，在語言及行為方面共同遵守的準則和規范。禮儀包括儀容和儀表兩個方面。儀容，是人的“硬件”，通常指人的外觀外貌。在人際交往中，每個人的儀容都會引起交往對象的特別關注。可以說，一個生得“美”否，無法選擇，但是可以通過后天的“儀表”給自己的形象加分；儀表，是人的“軟件”，通常指人的修飾、風度、舉止、態度、風韻、氣質等。儀容儀表之禮儀，是綜合了人的外表，諸如人的形體、容貌、健康、姿態、舉止、服飾、態度、風度等。我國古代文獻《禮記.玉藻》中說：“君子之容舒遲，見所尊者齊速。其中的“容”指：足容重，手容恭，目容端，口容止，聲容靜，頭容直，氣容肅，立容德，色容莊，坐如尸。可見，講究禮儀是中華民族的光榮傳統。2.秘書禮儀的概念秘書禮儀即秘書人員在工作及其他社會交往活動中應該遵守的一切言行規范和準則。（二）禮儀的重要性1.禮儀是個人教養、學養、涵養、修養的外在表現。2.禮儀在社會交往過程中是構成第一印象的主要因素，會影響領導和同事對其業務能力和任職資格的判斷。3.禮儀在社會交往過程中中，是一張沒有文字卻形象生動的名片，體現個人形象和組織形象。二、秘書人員的禮儀（一）舉止禮儀（以下配圖）1.正確的站姿（1）基本的站姿：頭正，兩眼平視前方，嘴微閉，脖頸挺直，表情自然，稍帶微笑。肩要平，微微放松，稍向后下沉。臂要垂，兩肩平整，兩臂自然下垂，中指對準褲縫。軀要挺，挺胸收腹，臀部向內向上收緊。腿要并，兩腿立直，貼緊，腳跟靠攏，兩腳夾角成60度。（2）叉手站姿：兩手在腹前交叉，右手搭在左手上，直立、“八”字。男子可以兩腳分開，距離不超過20厘米，腳后跟間距離寬度要窄于前腳掌的距離。女子可以用小丁字步，即一腳稍微向前，腳跟靠在另一個腳內側。（3）背手站姿：雙手在背后交叉，右手貼在左手外面，放置于兩臀是間。兩腳可分可并，分開時，不超過肩腳尖展開，兩腳夾角成60度。挺胸立腰，收頜收腹，雙目平視。（4）背垂手站姿：一只手背在后面，貼在臀部，另只一手自然下垂，中指對準褲縫，兩腳既可以并攏也可以分開，也可以成小丁字步。2.行姿（1）正確的走姿頭正，雙目平視，收頜，表情自然平和。肩平，兩肩平穩，防止上下前后搖擺。雙臂前后自然擺動，前后擺幅在30-40度，兩手自然彎曲，在擺動中離開雙腿不超過一拳的距離。軀挺，上身挺直，收腹立腰。步位直，兩腳尖略開，腳跟先著地，兩腳內側落地。走出的軌跡要在一條直錢上，步幅適度。（2）其他行姿①后退步；②引導步；③前行轉身步。（3）穿不同鞋子的行姿①穿平底鞋；②穿高跟鞋。3.坐姿（1）女士坐姿①標準式；②前伸式；③前交叉式；④屈直式；⑤后點式；⑥側點式；⑦側掛式；⑧重疊式。（2）男士坐姿①標準式；②前伸式；③前交叉式；④屈直式；⑤斜身交叉式；⑥重疊式。4.手勢（1）規范的手勢（2）常用手勢①橫擺式；②前擺式；③雙臂橫擺式；④斜擺式；⑤直臂式。6.表情（1）微笑（2）眼神談話的場合不同，眼神注視的部位也不同：①親密眼神部位。注視親朋好友或夫妻戀人的眼神可以是對方的上半身。②社交眼神部位。注視對方雙眼以下，下顎以上的部分。③公務眼神部位。注視對方雙眼以上的額頭部分。（二）著裝禮儀1.著裝的基本原則（1）目的要明確（2）要適應不同場合（3）要符合自己