2024/3/7NVQ企業(yè)行政管理（二級）課程講義孔昭林2024/3/7第五單元：工作交流、個人效率和團隊精神標準與大綱：計劃課時：14根據(jù)交流目標選擇不同的交流方式；會議以及遠程會議的基本要求；工作日志管理以及安排事務性約會；撰寫簡單的書面交流信函；設計和填寫簡單的表格；運用流程圖行動圖等輔助手段幫助溝通；按照指定日期完成工作準確無誤的達到預定要求的重要性。2024/3/7第五單元:工作交流、個人效率和團隊精神中心思想：辦公室是個工作團體，每位成員要具有團隊工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以實現(xiàn)個人和團隊目標。2024/3/7主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法（教材5.1）二、各種會議的組織（教材5.2）三、使用日志管理工作時間（教材5.3）四、用書面形式進行交流（教材5.4、5.5）五、辦公室中進行溝通的輔助工具（教材5.6）六、努力實現(xiàn)團隊目標（教材5.7、5.8）…七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材5.9）…2024/3/7交流效率和團隊精神交流方法會議組織日志管理書面交流溝通工具團隊目標規(guī)定評估2024/3/7一、選擇正確的交流方法（教材5.1）交流方法發(fā)送信息的方法及取決因素

.利用電子郵件及其他電信工具

利用會議開展交流

利用郵政服務開展交流

2024/3/7一、選擇正確的交流方法（教材5.1）1、發(fā)送信息的方法及取決因素

大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：（1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)（2）使用電信系統(tǒng)2024/3/7通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：（1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應考慮使用電子郵件、傳真或電話。（2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁組成，則應考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務。（3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2024/3/7（4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務或快遞服務比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號郵寄或快遞服務。（5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。（6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。（7）費用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時，則選擇費用較低的發(fā)送方式。2024/3/72、利用電子郵件及其他電信工具利用電子郵件進行交流的優(yōu)缺點：電子郵件是在計算機終端上編寫信息，并通過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計算機終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲、刪除、打印信息，同時可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件人收到。

2024/3/7電子郵件的優(yōu)點在于：（1）信息發(fā)送的速度快（2）費用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是免費的，外部網(wǎng)絡發(fā)送信息的費用不高于本地電話費用，同時減少紙的使用量和發(fā)送紙面信息的郵費，節(jié)約企業(yè)運營成本。（3）信息能同時轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個接收人同時接受到信息，方便快捷。（4）使用密碼等功能能保證信息安全。（5）能發(fā)送多種類型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等。（6）正在旅行的工作人員可通過筆記本電腦隨時接收和發(fā)送信息，達到過程辦公的目的。2024/3/7電子郵件的缺點有：（1）收件人必須有兼容的設備（2）因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件，浪費收件人的時間。（3）人們需經(jīng)過一定的學習或培訓，才能成功熟練地使用電子郵件。2024/3/7使用電信工具進行書面交流除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進行書面信息的交流，電傳機曾是信息交流的重要手段，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多新的設備已基本代替了電傳機的使用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機來交流信息。傳真機是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具，

2024/3/7其優(yōu)點在于：（1）快速，信息能立即收到。（2）作為一種書面文件，能作為事實和數(shù)字的證明，同時能進行歸檔以備查詢，（3）相對于郵寄而言，費用較低。（4）功能較全的傳真機也可通過計算機發(fā)送信息。使用傳真發(fā)送信息時其缺點在于：（1）傳真信息只能發(fā)送給有傳真機的單位。（2）不易保證信息的保密和安全。（3）想互相商討信息比較因難。通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進行跟蹤確認

2024/3/73、利用會議開展交流會議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于：（1）參會人員互相交流各自的意見和思想（2）參會人員就某一主題互相商討信息（3）就某些重大問題和工作程序進行決策（4）信息發(fā)布2024/3/7會議交流的優(yōu)點在于：（1）面對面的交流，彼此能更好地理解對方的意圖（2）會議是管理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時也給大家提供一個提出問題并對問題進行探討，最后達成共識的機會。（3）現(xiàn)代會議能通過投影儀等設備更形象地進行信息交流。（4）會議之后能形成會議紀要或書面決定。（5）參加會議的人也可通過會議紀要更深入地理解會議內(nèi)容。2024/3/7會議交流的缺點在于：（1）浪費時間。會議進行中可能會因為某些人的直言不諱影響會議進程，也會因有些人說話羅嗦或談論不相關的問題而浪費時間的情況。（2）浪費金錢。有些大型的會議可能會花費大量的錢的交通費用和住宿費用上。

2024/3/74、郵件和快遞服務在交流中的優(yōu)缺點是什么？答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務仍是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞服務的優(yōu)點在于：（1）收到的紙面信息能歸檔以備查詢。（2）保密信息能通過掛號郵寄或快遞服務直接交付到收件人手中，因而比電子方法更安全（3）能獲得發(fā)送和接收憑證。2024/3/7（4）能收到文檔的原件（5）當大批量地郵寄信息時，郵費可申請?zhí)厥鈨?yōu)惠郵件和快遞服務的缺點：（1）因程序復雜而浪費時間，需要材料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等（2）費用較高，需要紙、信封、郵費等支出，如果是航空郵寄大宗文件，則價格更加昂貴（3）相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢（4）郵件可能會丟失或錯投2024/3/7二、各種會議的組織（教材5.2）1、

會議的類型有哪些？答：會議的類型主要有以下幾種：（1）正式會議，如董事會、股東大會等（2）非正式會議，如部門工作會議等（3）社團會議，如俱樂部會議（4）定期會議，如年度大會、月總結(jié)會（5）非定期會議，如緊急會議、臨時會議2024/3/72、會議議程及主持人的議程是什么？答：會議議程是會議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會議開始前發(fā)到參會人員手中，會議議程上的項目主要有：（1）會議者出勤情況介紹（2）上次會議記錄的簡單回顧（3）上次會議記錄中存在的問題（4）本次會議的主要議題（從財務項目開始討論）（5）本次會議議程未列出的其它議題（6）下次會議的日期和時間2024/3/72.行政管理人員組織會議的職責1、行政管理人員在會議之前，會議期間及會議之后應履行的職責是什么？（1）行政管理人員在會議之前的職責（2）行政管理人員在會議期間的職責（3）行政管理人員在會議之后的職責2、做會議記錄之前應做哪些準備以及會議記錄包括哪些內(nèi)容？（1）會議記錄是準確地記錄會議進行過程及所作決定的簡短報告。做會議記錄前，應做如下準備工作（2）會議記錄的內(nèi)容一般包括

2024/3/7（3）安排會議地點應考慮哪些因素有的會議在企業(yè)內(nèi)部舉行，而有的則在企業(yè)外部舉行，當行政管理人員安排外部會議時，會議地點的安排就顯得非常重要，通常在安排會議地點時應考慮以下因素

2024/3/73.電話會議的特點及優(yōu)缺點電話會議的特點是：電話會議允許人們在相距很遠的不同地方舉行會議/討論,通過聲音聯(lián)系。為了便于討論，會議應提前向國家電話服務機構(gòu)預訂，以確保參加電話會議各方電話線路暢通。2024/3/74.視頻會議的特點，需要的設備及其優(yōu)缺點

視頻會議是比電話會議昂貴的一種會議方式，因為視頻會議能使人們互相看到，所以身體語言能幫助理解人們的觀點和情緒。視頻會議需要下列設備：多臺攝像機,以保證多角度拍攝一臺編程處理圖像的計算機通過電話線連接至少兩臺電視監(jiān)視器2024/3/7教學方法：課堂講授——組織討論——用各種合適文件、紀錄等進行會議模擬和演練2024/3/7三、使用日志管理工作時間（教材5.3）……1課時1.

手填工作日志的使用方法（見思考題13）2．電子工作日志的使用方法及優(yōu)缺點（見思考題14、15）教學方法：課堂講授——討論——學員填寫相應的模擬日志2024/3/7四、用書面形式進行交流（教材5。4、5。5）……4.5課時1．留言、短信、備忘錄的寫作方法（見思考題16、17、18）2．表格的制備方法（見思考題19、20）教學方法：講述與作要求——學員要做各種簡單的書面交流練習——教師給出表格樣本并組織討論——學員要設計，填寫相應的表格2024/3/7五、辦公室中進行溝通的輔助工具——（教材5.6）………………1.5課時1.

如何使用流程圖進行辦公室溝通（見思考題21）2.

如何使用計劃表進行辦公室溝通（見思考題22）3.

如何使用行動表進行辦公室溝通（見思考題23）4.

如何使用工作日志進行辦公室溝通（見思考題24、25）教學方法：組織討論——學員制作各種圖表——總結(jié)講授2024/3/7六、努力實現(xiàn)團隊目標（教材5.7，5.8）………2課時1.

要按時實現(xiàn)工作目標（見思考題26）2.

要有團隊工作精神（見思考題27、28）3.

要爭取首次做對做好（見思考題29、30、31）教學方法：討論——學員進行案例研究——學員進行有關文字材料核對和練習——總結(jié)講授2024/3/7七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材5.9）……………1課時1.

要遵守本單位的工作規(guī)定及質(zhì)量要求（見思考題32、33）2.

要嚴格評估和監(jiān)督工作業(yè)績（見思考題34、35、36、37）教學方法，組織討論——課堂講授2024/3/7單元復習：1課時用“企業(yè)行政管理二級習題集”中單元5的習題輔導學員復習2024/3/7推薦策略對當前和未來的建議120