ERP應用人才資質認證系列教材之采購管理子系統

系統主畫面日常業務流程根本信息的設置系統概述期初開賬一二三四五常用報表六1.系統概述系統特色系統概述系統效益采購流程與其他系統關聯1.1系統特色采購管理子系統有哪些特色呢？采購部采購管理子系統中提供了多角度的請購、采購、進貨的進度管控報表方便在日常作業中做跟催及管理，到達準時交貨的目的。針對公司內部對供給商的評估及管理，提供供給商ABC分析表等分析報表，將供給商做等級區分，提供給管理者制定采購政策時的參考依據。對于日常采購工程，系統將詳實記錄商品報價信息及供給商價格變動過程，作為公司內部審查和核準的依據。對于采購價格管理，系統提供了價格異常以及交貨異常及交貨異常的管理報表，用來檢核采購是否有異常，供管理者來評估供給商與采購人員的績效…………1.系統概述系統特色系統概述系統效益采購流程與其他系統關聯詢價

采購核價

與供應商建立「伙伴」情誼

采購

請購以最低的成本

實時的送達需要的地方

向供應商提出需求

正確質量的物品

1.2系統效益系統效益采購作業是企業必備的機能，因為大部份的企業都無法自制產銷所需的物料。

系統效益A供應商B供應商C供應商D供應商必須由其它供給商制造后，再交由企業接手制造組裝或是銷售販賣，來創造出更大的附加價值與利潤。1.系統概述系統特色系統概述系統效益采購流程與其他系統關聯1.3與其他系統的關聯采購系統存貨管理物料需求方案應付賬款自動分錄批次需求方案產品結構根本信息進口管理工單管理1.系統概述系統特色系統概述系統效益采購流程與其他系統關聯1.4采購流程請購單采購單進貨單退貨單退貨折讓單采購發票付款單各部門物料需求用品短缺供應商接單供應商狀況調整采購變更單實際領用＋庫存量庫存增加，應付增加。庫存減少，應付減少。應付賬款增加庫存無影響，應付減少。應付賬款減少財務處理-見【財務模塊篇】需求狀況修正修正∩系統主畫面錄入供給商信息根底信息設置錄入品號信息〔采購〕設置采購單據性質數量管理價格管控3.根底設置如果在采購條款里，供給商要求下采購單時需先支付一定比率的訂金，那么需要在這個字段輸入訂金比率。3.1錄入供給商信息同表示一批采購序號，是否可分屢次進貨。初次交易日自行輸入，最近交易日期那么由進貨單回寫。ABC等級：按供給商的進貨凈額來評定供給商的重要性等級，可自行輸入，也可通過本系統的“供給商ABC分析表〞，由系統評級來更新等級。交貨評級和質量評級：評定供給商的交貨時程、質量狀況。可自行輸入，也可通過本系統的“供給商評級’，由系統執行評級更新等級。已核準：可交易，開窗也可查詢。尚待核準：開窗查詢不到，無法交易，會提示"尚待核準"。不準交易：開窗查詢不到，無法交易，會提示“不準交易〞核準狀況的變更錄入供給商信息根底信息設置錄入品號信息〔采購〕設置采購單據性質數量管理價格管控3.根底設置3.2錄入品號信息〔采購〕成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供給商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。后續該品號的默認采購供給商遇到存貨即將缺乏時的補貨方法，依據品號特性選擇固定/變動前置天數：按采購此產品的前置天數。不管采購一個或多個都需要消耗的時間，稱為〞固定前置天數“；會隨著采購的數量多少而改變的時間，稱為〞變動前置天數“。批量：配合變動前置天數使用，例如供給商生產2000個料件，需要消耗1天的時間。某一采購品號需于7/20交貨4,000pcs；9天

7天1天)(

x2,0004,000=+=固定前置天數變動前置天數批量采購量采購前置天數+=)x(2,000pcs批量變動前置天數固定前置天數7654321（未考慮假日表）7/207/11交貨日采購日計算出前置天數，作為推算預計采購日的依據。錄入供給商信息根底信息設置錄入品號信息〔采購〕設置采購單據性質數量管理價格管控3.根底設置3.3價格管理作為采購時的參考單價標準進價：手動輸入最近進價：最近一張進貨單審核回寫記賬本位幣=原幣*匯率記錄各供給商的核價數據或是實際進價數據。由更新核價的單據審核回寫或手動輸入而來基本信息子系統

限制品號的采購進價不得超過上限價格假設要管制，系統會以「供給商核價」、「最近進價」或「標準進價」作為基準和判斷的依據，來控管采購單價的范圍。例如：「數碼相機-SL系列」向「三星公司」采購的第一取價順位是＄4,000。表示采購單價必須低于或等于4,200元「單價上限率」設置為5%最高采購單價=供給商單價x(1+單價上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200假設要啟用進價控制，不僅需要勾選【錄入品號信息】里的“進價控制〞，而且也要需勾選【設置采購單據性質】里單據的“進價控制〞。進價>4200所以會報錯錄入供給商信息根底信息設置錄入品號信息〔采購〕設置采購單據性質數量管理價格管控3.根底設置3.4數量管理當采購料件進貨時，可以設定進貨數量是否可以超過原始采購的數量。進貨數量最多只能到110pcs最大可進貨量=(采購數量x(1+超收率))－采購已交量=100x(1+0.1)-0=110例如：「數碼相機-SL系列」的采購數量100pcs。「超收率」設置為10%錄入供給商信息根底信息設置錄入品號信息〔采購〕設置采購單據性質數量管理價格管控3.根底設置3.5設置采購單據性質主要單據性質用途31.請購單用于內部發生采購需求，做請購申請時使用32.核價單常用于供應商商品價格，需內部審核時使用33.采購單采購時使用的單據34.進貨單采購進貨時使用的單據35.退貨單收料后材料有問題，需辦理退料/退貨時使用的單據36.詢價單采購前詢價時使用更新核價：表示單據審核時，該單據的單價信息是否要更新〞供給商料件價格〞，更新后，輸入核價單或采購單以及進貨單時，單價都可以由供給商料件價格檔得來。系統提供了〞計算機自動編號“和〞手動編號“兩種方式。選好編碼方式后，還要搭配〞年位數“和〞流水號位數“，最后從編碼格式可以看出設置后的模板。針對進貨單、退貨單是否一定要輸入采購單才可辦理收料、退料，目的是防止無采單的收料、退料發生。每一張進貨單或退貨單審核的同時立即產生一張采購發票，稱之為「直接開票」。適用「隨貨附發票」的進貨模式使用，如果企業的賬款采月結制，就不適用直接開票的特性4.日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.1請購流程作業目的：按公司內部管理需求，在寄發正式采購單給供給商前，先進行內部需求的審查，由授權主管審查此需求的合理性。再由倉管或相關單位來確認是否已經有庫存了，或是有可以取代的庫存品，這樣一來就可以預防多買，或是造成呆滯等本錢浪費的狀況發生。采購部門請購部門未核準核準錄入請購單打印單據憑證核準1.MRP單據修改請購單憑證留底存查請購來源(由系統自動產生請購單)2.LRP3.再補貨建議表

4.BOM自動請購

5.訂單轉請購

維護請購信息采購流程9.其它新增錄入詢價錄入詢價單詢價單「選定」輸入各家供給商的報價價格決定交易的供給商否是審核需求日期=單據日期+固定前置天數+(采購單位換算為庫存單位后的數量)/批量*變動前置天數.已拋轉過重復生成：如果之前有拋轉過請購單，那么再次重新拋轉時需要勾選此選項，首次拋轉不需勾選。選擇預交貨日計算方式有三種方式：第一種：按訂單預交貨日減1，表示按照訂單預計交貨給客戶的日期往前倒推算；第二種：按前置天數推算，表示按照請購時間再加上品號的前置天數往后推算；第三種：按訂單預交貨日減前置天數推算，表示按照訂單預計交貨給客戶的日期往前到推算。拋轉類別可以選擇是請購還是采購，之后選擇要生成的采購單或請購單。4.日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.2采購流程作業目的：如何協助公司購置到「價廉物美」的物料，也就是如何「降低合理本錢」、「提高及穩定質量」、「確保交貨期限」，更重要是「提高工作效率」，幫助銷售與生產的運作順暢，不發生停工待料。正式下采購通知給供給商的對外憑證，記錄著供給商、商品、數量、單價、預計交貨日…。同時也用來追蹤后續商品進貨的進度作業流程：(1)維護請購信息目的：采購人員針對品號管轄范圍已審核的請購信息，進行采購審查動作，并且做采購發單前最后相關信息的審核。(2)從請購單生成采購單目的：當采購人員在“維護請購信息〞做好最后的采購信息維護后，即可執行此作業，產生正式的采購單。(3)錄入采購單目的：為正式下采購單給供給商的依據。錄入采購單

采購部門請購部門未核準核準錄入請購單打印單據憑證核準單據修改采購單憑證傳給供給商直接采購維護請購信息

從請購單生成采購單

采購預計進貨表供應商采購交貨狀況表進貨追蹤采購審查無請購流程零星采購緊急采購

發現有一張當天上午來自業務-張明達的請購單維護采購信息供給商編號：請購單上的參考供給商。如果要分供給商采購，可在這維護不同供給商信息會默認原請購的數量及單位，可視情況再進行調整。將「鎖定碼」打勾，表示這筆要采購且已經審核過了。鎖定后，原請購單不能撤銷審核修改。如果采購人員審查后，因某些因素決議不要購置此品，點擊「指定結束」按鈕時。結束碼就會更新為「y：指定結束」。如果請購單很多，一局部要采購，一局部尚不要采購，便可以利用「鎖定碼」選項篩選請購單。假設置為Y，那么當采購數量合計<請購數量時，會將請購單單身置為指定結束。假設置為N，當采購數量合計>=請購數量時，請購單單身會變為自動結束。采購碼、采購單號：執行“從請購單生成采購單〞后，系統將會生成采購單的單號回寫到“維護請購信息〞中，并且采購碼被勾選。該請購已生成采購單且采購數量>=請購數量那么系統自動更新結束碼為“自動結束〞。4.日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.3采購變更流程作業目的：

可記錄采購單變更的歷史信息，以方便信息的查詢，并可將變更單打印成書面，轉交相關部門，便于協調后續的備料及生產。采購部門供給商端未核準核準打印單據憑證核準單據修改采購變更單憑證采購單憑證錄入采購變更單1.供應商/品號/工單/采購預計進貨表2.供應商采購交貨狀況表采購單進度追蹤后續追蹤傳送給供給商供給商提出變更錄入采購單更新系統會將原始采購單單頭的信息，帶進采購變更單單頭。

每變更一次，「變更版本」就會＋1。每一張訂單單號最多可變更9999次。較小版本變更未審核，不得變更較大版本采購部-蔡佳玲就接獲「三星公司」業務的來電，該業務表示1月10日采購單所訂購的數量因生產不及，需延后至1月14日出貨。

修改日期為1/144.日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.4進貨/進貨驗收流程作業目的：進貨指錄入采購進貨相關信息。進貨驗收指階段式收料時，記錄進貨驗收的動作，可由品管部門來維護檢驗狀態。供給商端倉管部門采購部門質檢部門免檢待驗驗收否錄入進貨單更新合格數量送質檢部門采購單憑證錄入采購單數量增加對庫存的影響進貨單驗收檢驗退回驗收件供給商送貨進貨單憑證不合格錄入進貨單供應商評核管理供應商ABC分析表供應商進貨統計表供應商進貨異常表..審核找到這筆「數碼相機-SL系列」的進貨單號

錄入驗收結果驗收數量為實際入庫，庫存增加的數量。

報廢數量：記錄在入庫之前，檢驗報廢的數量。破壞數量：記錄在驗收的時候所做的破壞性試驗導致商品受到破壞的數量。假設全數驗收通過，檢驗狀態會自動呈現「合格」。只要輸入驗收數量，系統會自行計算驗退數量。〔驗退數量=進貨數量－驗收數量-報廢數量-破壞數量〕【進貨單驗收】審核后，對應的【錄入進貨單】自動審核，庫存數量增加，而且同時更新進貨單的檢驗狀態、驗收數量、計價數量、驗收日期。更新為進貨單的累計驗收數量

N:未結束尚未結束，已交數量<采購數量Y：自動結束已交數量>=采購數量y：指定結束表示尚未全數進貨，但剩余未進貨的局部不會交貨了，必須做指定結束的動作。〔可通過【錄入采購變更單】或【結束采購單】作業來執行〕。4.日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.5驗退流程作業目的：當進貨驗收，發生不良品需退回供給商時，等待退回的商品稱為「驗退件」當供給商取回驗退不良品時，將退回信息記錄在「退回驗退件」里。供給商端倉管部門采購部門質檢部門待驗錄入進貨單送質檢部門采購單憑證錄入采購單進貨單驗收檢驗退回驗收件供給商送貨進貨單憑證不合格通知倉管人員數量無影響對庫存的影響通知采購人員取回驗退件系統自動帶出

不合格的商品從來沒有允收入庫過，只是從企業的進料檢驗區退回給供給商，所以登錄數據后，并不會影響「應付賬款」。同時，對原有的庫存數量也不會造成任何影響。執行【退回驗退件】后，進貨單的“驗退碼〞被勾選。4.日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程進貨退回流程進貨/進貨驗收流程4.6進貨退回流程作業目的：如果原材料或零組件在入庫后，才發現料件質量不良，或因特殊原因必須將料件退回給原供給商時，就需按退貨流程處理。由采購人員負責和供給商協調后，通過「錄入退貨單」記錄退貨及折讓信息。產品確定退回，使用退貨單記錄退回商品信息，之后可能換取新貨。產品不退回，而以應付金額減少的方式處理，稱為折讓。采購部門打印單據憑證倉管部門錄入退貨單（審核）供給商端核準N錄入退貨單類型=退貨持續溝通同意退貨否退貨問題反應與溝通協調供應商取回應付賬款減少對賬款的影響備貨數量減少對庫存的影響YNY打印單據憑證核準N錄入退貨單類型=折讓持續溝通同意折讓否應付賬款減少對賬款的影響數量不變對庫存的影響YY折讓問題反應與溝通協調采購部門倉管部門供給商端財務部門建議設置兩個單別，來處理「退貨」及「折讓」狀況。已交數量根據退貨數量減少5個，結束碼為「未結束」