淺析企業(yè)職工檔案工作管理

摘要：企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場(chǎng)的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的職工身份無(wú)法核定、離退休職工福利政策難以落實(shí)、個(gè)人養(yǎng)老金不能按時(shí)發(fā)放等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)職工檔案管理

1當(dāng)前企業(yè)職工檔案工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動(dòng)和社會(huì)保障工作的基礎(chǔ),是職工個(gè)人維護(hù)合法權(quán)益、政府有關(guān)部門落實(shí)政策的法律憑證，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項(xiàng)勞動(dòng)待遇、記錄參加社會(huì)保障情況的重要憑證。在新的形勢(shì)下職工檔案的內(nèi)容已不單是側(cè)重職工政治歷史情況、工資晉級(jí)等形成的材料，而是側(cè)重于養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金、住房補(bǔ)貼的繳費(fèi)和發(fā)放，簽定、解除勞動(dòng)合同等形成的材料。現(xiàn)有企業(yè)職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業(yè)主管部門管理，有的在企業(yè)管理，沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業(yè)專業(yè)主管部門對(duì)所轄企業(yè)的在職人員、失業(yè)人員、再就業(yè)人員沒(méi)有一份清晰、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)或人員名單。現(xiàn)代企業(yè)制度下職工檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一的要求和模式，這種管理方式給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來(lái)許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益和建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。

企業(yè)職工檔案管理工作制度不完善。企業(yè)以追求利潤(rùn)為目的，普遍存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，這種方式嚴(yán)重制約了人事檔案功能的發(fā)揮，越來(lái)越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。

企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，利用率低。一是企業(yè)職工檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。企業(yè)職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡(jiǎn)單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價(jià)值。二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。

檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

2加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理的建議及措施

明確企業(yè)職工檔案的管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)?shù)卣畱?yīng)制定本地《企業(yè)職工檔案管理辦法》，明確規(guī)定檔案管理者，一是經(jīng)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門認(rèn)定后，具備保管條件的的用人單位，二是當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心。嚴(yán)禁職工個(gè)人或他人保管檔案，民營(yíng)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后，對(duì)有單位接收的人員應(yīng)及時(shí)將其檔案辦理交接；對(duì)臨時(shí)未落實(shí)單位人員，歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心管理，待落實(shí)單位后，辦理轉(zhuǎn)遞；對(duì)解除勞動(dòng)關(guān)系的人員，其檔案歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心管理；對(duì)下崗人員的檔案，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞到勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業(yè)時(shí)使用。

強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高企業(yè)職工檔案工作地位。一是加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。充分利用報(bào)紙、電視等媒體，加大檔案法規(guī)及有關(guān)勞動(dòng)保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過(guò)法院對(duì)有關(guān)丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過(guò)依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過(guò)各種有效的輿論形式及培訓(xùn)形式，使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用，最大限度地被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識(shí)，工作實(shí)踐中自覺(jué)地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

規(guī)范企業(yè)職工檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系。在人事檔案管理中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須及時(shí)進(jìn)行改革，建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。一是嚴(yán)把選人關(guān)。根據(jù)新形勢(shì)檔案工作的需要，選配檔案管理人員時(shí)，要注重選拔思想政治素質(zhì)高，年紀(jì)輕、學(xué)歷高、擅長(zhǎng)計(jì)算機(jī)操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。二是強(qiáng)化培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。分期分批集中檔案管理人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，圍繞疑難問(wèn)題進(jìn)行研究探討，以達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高的目的。同時(shí)積極鼓勵(lì)檔案管理人員在職自學(xué)，從