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公司檔案管理明細表,,,,,,,,,

檔案類別,"檔案

類別

代碼",文號,歸檔內容,提交部門,提交方式,歸檔時間,"保管

部門",保管期限,備注

聲像類,A1,ZYXZ-A1-年度、順序號,公司高層對外活動的照片,行政部,原件,季度,"檔

案

室

及

相

關

業

務

部

門",長期,

,A2,ZYXZ-A2-年度、順序號,公司高層對外活動的光盤,行政部,原件,即時,,長期,

榮譽類,-,-,公司或公司高層名義獲得的榮譽,行政部,實物,即時,,長期,

公司重大事項類,B,ZYXZ-B-年度、順序號,公司大事記,行政部,原件,年度,,永久,

,,,公司外報刊有關公司的報道,行政部,原件,即時,,永久,

,,,信訪材料,行政部,原件,即時,,長期或短期,

,,,參加社會大型會議或活動的文件,行政部,原件,年度,,長期或短期,

,,,公司歷史、簡報、公司刊物,行政部,不定,半年度,,短期,

,,,公司捐贈項目及相關文件,行政部,原件,季度,,永久,

,,,大型工作會議、座談會、慶祝會文件材料,行政部,原件,年度,,長期,

,,,企業文化建設項目及活動成套材料,行政部,原件,即時,,長期,

集團領導請示及批復,c,ZYXZ-C-年度、順序號,公司向上級的重要請示及批復,行政部,原件,年度,,永久,

,,,公司向董事長、總經理的請示及批復,行政部,原件,年度,,長期,

公司領導請示及批復,D,ZYXZ-D-年度、順序號,個人或部門向公司的重要請示及批復,行政部,原件,年度,,永久,

公司行文,E,ZYXZ-E-年度、順序號,公司的各類正式發文,行政部,原件,月度,,長期,

對外發文,F,ZYXZ-F-年度、順序號,公司向外單位的發文,行政部,原件,年度,,長期,

聯系函,G,ZYXZ-G-年度、順序號,公司涉內、外業務函件,行政部,原件,年度,,長期,

檔案借閱,H,ZYXZ-H-年度、順序號,資料查閱、借閱等審批,行政部,原件,年度,,永久,

協議,I,ZYXZ-I-年度、順序號,對外簽署的業務合作協議,行政部,原件,即時,,長期,

其他,J,ZYXZ-J-年度、順序號,零散文件,行政部,原件,年度,,長期,

印章管理（一）,K1,ZYXZ-K1-年度、順序號,啟用印章的文件及印摸,行政部,原件,年度,,永久,

印章管理（二）,K2,ZYXZ-K2-年度、順序號,印章使用入冊、蓋章申請表,行政部,原件,年度,,短期,

宿舍管理（一）,L1,ZYXZ-L1-年度、順序號,宿舍物品登記表等,行政部,原件,年度,,短期,

宿舍管理（二）,L2,ZYXZ-L2-年度、順序號,房屋租賃合同等,行政部,原件,年度,,短期,

車輛管理,M,ZYXZ-M-年度、順序號,與車輛相關文件等,行政部,原件,年度,,短期,

資材管理,N,ZYXZ-N-年度、順序號,固定資材統計、購置單等,行政部,原件,年度,,短期,

食堂管理,O,ZYXZ-O-年度、順序號,食堂訂餐統計、票據等,行政部,原件,年度,,短期,

會議紀要,-,原文號,公司及各部門的會議紀要（含月會議、周會議）,行政部,原件,年度,,長期或短期,

內部通啟,-,原文號,公司下達的重要通知,行政部,原件,月度,,長期或短期,

集團行文,-,集團文號,上級有關行政管理的來文及行政政策規定,行政部,原件,年度,,長期,

A類勘察設計監理,-,集團文號,勘探、設計、監理、施工合同,行政部,原件,即時,,永久,

B類工程施工合同,-,集團文號,工程施工合同,行政部,原件,即時,,長期,

C類材料設備合同,-,集團文號,工程材料采購合同,行政部,原件,即時,,長期,

D類廣告制作合同,-,集團文號,廣告制作、發布、刊物印刷合同,行政部,原件,即時,,長期或短期,

E類固定資產合同,-,集團文號,辦公室固定資產采購、員工宿舍、車輛維修等后勤合同,行政部,原件,即時,,長期或短期,

F類工地市政合同,-,集團文號,土地受讓、配套（水、電、電信、電視、寬帶等）開發合同,行政部,原件,即時,,永久、長期或短期,

G類其他合同,-,集團文號,投資項目合同,行政部,原件,即時,,永久或長期,

,,,人事服務合同,行政部,原件,即時,,長期或短期,

,,,商標使用許可合同,行政部,原件,即時,,長期,

,,,其他合同,行政部,原件,即時,,長期或短期,

,,,不動產檔案（含房產證、土地證、房產買賣合同等）,行政部,原件,即時,,永久,存銀行保險柜

人力資源類,A,ZYRS-A-年度、順序號,人員檔案資料,人事部,原件,即時,,長期,

,B,ZYRS-B-年度、順序號,勞動合同,人事部,原件,即時,,長期,

,C,ZYRS-C-年度、順序號,人事變動表,人事部,原件,即時,,長期,

,D,ZYRS-D-年度、順序號,保險福利,人事部,原件,即時,,長期,

,E,ZYRS-E-年度、順序號,住房公積金,人事部,原件,即時,,長期,

,F,ZYRS-F-年度、順序號,勞動用工業務辦理相關資料,人事部,原件,即時,,長期,

,G,ZYRS-G-年度、順序號,員工假單,人事部,原件,即時,,在職期限,

,H,ZYRS-H-年度、順序號,考勤記錄,人事部,原件,即時,,在職期限,

,I,ZYRS-I-年度、順序號,績效考核資料,人事部,原件,即時,,在職期限,

,J,ZYRS-J-年度、順序號,培訓資料,人事部,原件,即時,,在職期限,

,K,ZYRS-K-年度、順序號,薪酬檔案,人事部,原件,即時,,在職期限,

,L,ZYRS-L-年度、順序號,應聘簡歷,人事部,原件,即時,,在職期限,

商管部業務表格,A,WYSH-A-年度、順序號,各種常用電子表格,商管部,原件,年度,,長期,

商管部H區數據庫（一）,B1,WYSH-B1-年度、順序號,商戶各品牌logo、商戶各品牌相片,商管部,原件,月度,,長期,

商管部H區數據庫（二）,B2,WYSH-B2-年度、順序號,商戶各品牌促銷信息,商管部,原件,月度,,長期,

商管部H區數據庫（三）,B3,WYSH-C1-年度、順序號,商戶聯系方式,商管部,原件,月度,,長期,

商管部H區數據庫（四）,B4,WYSH-B3-年度、順序號,商戶保證金明細,商管部,原件,月度,,長期,

商管部H區數據庫（五）,B5,WYSH-B5-年度、順序號,經營區臺帳,商管部,原件,月度,,長期,

商管部H區數據庫（六）,B6,WYSH-B6-年度、順序號,招商商戶信息,商管部,原件,月度,,長期,

商管部合同類,C,WYSH-C-年度、順序號,租賃合同,商管部,原件,月度,,長期,

法律及信函,D,WYSH-D-年度、順序號,法律文件通告及信函,商管部,原件,月度,,長期,

H區請示報告（一）,E,WYSH-E-年度、順序號,集團請示報告申請審批,商管部,原件,月度,,長期,

H區請示報告（二）,F,WYSH-F-年度、順序號,公司請示報告申請審批,商管部,原件,月度,,長期,

商管部遞交綜合部資料（一）,G1,WYSH-G1-年度、順序號,培訓資料,商管部,原件,月度,,長期,

商管部遞交綜合部資料（二）,G2,WYSH-G2-年度、順序號,工作總結文檔,商管部,原件,月度,,長期,

商管部遞交綜合部資料（三）,G3,WYSH-G3-年度、順序號,集團重要通知及文件,商管部,原件,月度,,長期,

銷售招商與管理,H,ZYSH-H-年度、順序號,代理商公司明細、B座招商信息、B座行業規劃,營銷部,原件,月度,,長期,

銷售數據,I,ZYSH-I-年度、順序號,客服數據、工程數據,營銷部,原件,月度,,長期,

銷售文件類,J,ZYYX-J-年度、順序號,物資采購,營銷部,原件,月度,,長期,

消防各項規章制度,A,WYXF-A-年度、順序號,各部門防火制度，消防預案、消防培訓方案、,消防部,原件,月度,,長期,

隱患整改通知書,B,WYXF-B-年度、順序號,濰坊消防管理規定的、違章裝修、違章動火,消防部,原件,月度,,長期,

消防監控值班記錄,C,WYXF-C-年度、順序號,每日值班記錄,消防部,原件,月度,,長期,

消防設備設施檢查記錄,D,WYXF-D-年度、順序號,每月檢查記錄,消防部,原件,月度,,長期,

消防部門下發的文件,E,WYXF-E-年度、順序號,消防文件,消防部,原件,月度,,長期,

火災報警記錄表,F,WYXF-F-年度、順序號,每日消防報警記錄,消防部,原件,月度,,長期,

消防裝修動火審批表,G,WYXF-G-年度、順序號,動火許可證,消防部,原件,月度,,長期,

消防個人檔案,H,WYXF-H-年度、順序號,消防監控人員,消防部,原件,月度,,長期,

案件記錄表,I,WYXF-I-年度、順序號,案件記錄,消防部,原件,月度,,長期,

消防巡場記錄,J,WYXF-J-年度、順序號,每日巡場記錄,消防部,原件,月度,,長期,

質保金返還,A,WYWX-A-年度、順序號,質保金返還審批表,維修部,原件,月度,,長期,

應急預案,B,WYWX-B-年度、順序號,各類預案,維修部,原件,月度,,長期,

能源記錄,C,WYWX-C-年度、順序號,水、電、采暖記錄,維修部,原件,月度,,長期,

培訓計劃,D,WYWX-D-年度、順序號,培訓計劃表,維修部,原件,月度,,長期,

設備檔案,E,WYWX-E-年度、順序號,各類設施設備檔案,維修部,原件,月度,,長期,

裝修審批,F,WYWX-F-年度、順序號,商戶裝修審批,維修部,原件,月度,,長期,

用款申請,G,WYWX-G-年度、順序號,物品采購、政府收費等用款申請,維修部,原件,月度,,長期,

重大事故報告,H,WYWX-H-年度、順序號,水、電、設備險情等事故報告文件,維修部,原件,月度,,長期,

圖紙匯總,I,WYWX-I-年度、順序號,經營面積圖、設備設施圖,維修部,原件,月度,,長期,

物品購置領用表,J,WYWX-J-年度、順序號,物品購置、出、入庫單據,維修部,原件,月度,,長期,

工作聯系函,K,WYWX-K-年度、順序號,涉內、外業務函件,維修部,原件,月度,,長期,

節能降耗計劃,L,WYWX-L-年度、順序號,節能降耗計劃,維修部,原件,月度,,長期,

有償服務登記表,M,WYWX-M-年度、順序號,有償服務登記表,維修部,原件,月度,,長期,

外委維修合同,N,WYWX-N-年度、順序號,外委維修合同,維修部,原件,月度,,長期,

商戶投訴處理,O,WYWX-O-年度、順序號,商戶投訴處理意見、處理結果,維修部,原件,月度,,長期,

維修部維修流程,P,WYWX-P-年度、順序號,作業標準、維修流程,維修部,原件,月度,,長期,

維修部管理規定,Q,WYWX-Q-年度、順序號,值班工作職責,維修部,原件,月度,,,

整改記錄,R,WYWX-R-年度、順序號,值班工作職責,維修部,原件,月度,,長期,

"備注：公司檔案文號編排格式：1、（公司）簡稱+（業務部門）簡稱-檔案類別代碼-年度+順序號，字母和數字含義依次是：

1、公司簡稱：置業公司ZY,物業公司WY；

2、業務部門簡稱：行政部XZ，人事部RS,商管部SH（“H”以行業類別替換，行業類別分為陶瓷區“T”、地板區“D”、木門區“M”、櫥柜區“C”、建材“J”）、消防部XF，安保部AB，維修部WX、營銷部YX；

3、檔案類別代碼：按A、B、C、D等字母順序編排；

4、年度：建檔、存檔年份；

5、順序號：001、002等三位數字順序編排。

例如：2011年1月1日置業公司創業、就業推進會活動照片，檔案文號為ZYXZ-A1-2011001。",,,,,,,,,

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