會前準備（一）教學目標知識目標：了解會議的構成要素，會議的主要種類、公司常見會議的種類與作用、會議通知的內容。技能目標：掌握發送會議通知的方法和注意事項。情感目標：激發學生學習興趣，引導學生重視秘書考證。重點：掌握發送會議通知的方法和注意事項。難點：能區分不同的會議種類，掌握發送會議通知時突發問題的處理方法。導入：會議對于行政管理來說，是必不可少的重要手段。但是，會議過多，濫開會議，形成“會海”，則是行政管理的一大弊端。據《人民日報》報道，1985年5月25日至6月5日，某縣接到上級會議通知38個，平均一天3個會議，該縣領導不知參加哪個會好，無奈只好派一副縣長專駐地區開會，人稱為“開會縣長”。另據不完全統計，1983年全國的會議開支達3.3億元；1984年全國企業管理費共280億元，其中直接用于會議的費用達70億元，占整個管理費的1/4，相當于全國人民近一個月創造的財政收入。而且會議質量低下，嚴重影響行政效率。正如一副對聯所說，“今天開會，明天開會，天天開會；你也講話，我也講話，人人講話。”可實際問題卻“無法落實”。所以對此“會山會海”人們深惡痛絕。早在1922年蘇聯詩人馬雅可夫斯基（1893—1930），針對蘇聯“會海”情況，發表一首諷刺詩《開會謎》，向社會發出呼喊：“假使能再召開一次會，來討論杜絕一切會議，那該多好！”此詩受到列寧的高度肯定：“我保證這是完全正確。”會議的定義會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，通過會議解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規劃、有秩序的。會議的基本要素會議目的召開時間會議地點組織者主持者與會者主題議題日程會議選擇要素會議名稱服務機構秘書機構經費文件材料專用設備工具各種消耗性材料公司常見會議的種類和作用經理例會部門員工例會股東會董事會公司年會客戶咨詢會產品展銷訂貨會業務洽談會新產品新聞發布會案例分析討論：初萌的做法存在什么問題呢？會議通知的內容1、會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯絡信息、報道事宜及有關要求。2、會議相關材料。3、回復時需要的信封、郵票等。4、有關票證。5、會議地點、交通工具、線路等。會議通知的分類1、口頭通知和書面通知2、正式通知和非正式通知發送會議通知的程序（1）明確會議通知發送對象和聯系方式→填寫會議通知單并準備好相關附件→選擇會議通知信息傳遞方式→確定會議通知是否送達（或收回和處理回執單）（2）如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發一份。（3）書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。（4）需回復的可夾寄一張明信片。（5）備有標簽，及時更新。（6）重視確認回復的環節。（7）將會中使用的有關票證與會議通知一并發出。（8）標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。（9）會議通知樣本要作為檔案收存。注意事項1、會議通知的確認（1）確認會議通知發放對象（2）確認發送的回復環節（3）確認會議通知內容是否準確2、處理回執（1）會議的回執