聲像和實物檔案治理方法聲像檔案、照片檔案、實物檔案治理方法依據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務標準》、《磁性載體檔案治理與保護范圍》、《照片檔案治理標準》等文件的有關規定，制定本治理方法。本治理方法是對xx的補充。此方法僅適用于廳機關各處室。一、聲像檔案(磁性載體檔案)(一)記錄和反映我廳及所屬部門主要職能活動，并在活動中直接形成的，有保存價值的，以錄音、錄像(軟磁盤)等磁性材料為載體，以聲音、影像為主要反映方式的歷史記錄。聲像檔案是對文書檔案的補充，是我廳檔案資源的重要組成局部。(二)歸檔范圍1．黨和國家領導人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協主要負責人在本廳或廣電系統內視察、檢查工作時形成的聲像材料。2．以本廳名義召開的各種重要工作會議、表彰大會等形成的聲像材料。反映各處室主要職能活動的聲像材料。本廳重要的外事接待工作中形成的聲像材料。以本廳名義舉辦的干部培訓和業務培訓形成的聲像材料。反映本廳廳容和廳貌的有保存價值的聲像材料。其它有保存價值的聲像材料。(三)不歸檔范圍為豐富職工文化生活而購置的與本廳工作無參考利用價值的錄音、錄像。本廳攝制或購置的與本廳工作無長期參考利用價值的聲像材料。單位互贈的無參考利用價值的聲像材料。(四)歸檔要求由形成單位負責，對需要歸檔的聲像材料進展整理、編輯，準時向廳檔案科移交。一組具有有機聯系的，反映同一工作或大事的聲像材料應為一個保管單位。歸檔的磁性載體文件必需是可讀文件。必需在有關設置上演示或檢測運轉正常，無病毒、清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內容的準確性。歸檔使用的錄音(像)帶、軟磁盤的性能質量，應分別符合國家有關規定，制止使用劣質磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶為載體。歸檔的磁聲載體文件應由文件形成部門編制歸檔說明。磁帶(軟磁盤)需簡要說明帶(盤)中存貯文件的內容，運行的軟、硬件環境、版本號、文件的完整性和準確性等。錄像帶需簡要說明該片的內容、制式、語別、密級、規格和放映時間。錄音帶需要簡要說明講話內容，講話人姓名、職務、錄制日期、密級等。(五)歸檔方法1．按年度——問題法分類項。歸檔材料按保存價值分為永久、長期。按單一問題逐年排列，分別制成一個或幾個保管單位(一個保管單位指一本錄像帶或一盒錄像帶)。(六)歸檔時間聲像檔案的歸檔一般狀況是隨當年形成的文書檔案一起于次年6月份以前移交廳檔案科保存，特別狀況或單項工作完畢可隨時移交廳檔案科保存。(七)治理與保護1．為了確保聲像檔案的完整和齊全，任何部門或個人不得私自保存，銷毀和帶走應歸檔的聲像材料。2．遵循集中統一、確保安全、便于利用的原則，廳機關各處室形成的聲像檔案由廳檔案科集中統一治理。歸檔的磁帶(軟磁盤)必需貼上標簽。標明編號、檔號、密級、保管期限、攝制日期等。在貯存聲像檔案的同時，應保存有關聲像檔案的文字材料。4．保存聲像檔案庫房要求：溫濕度的變化范圍應在溫度 15—27℃、相對濕度變化不得超過40—60%范圍內選定一組值，一旦確定，在24小時內溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5%，18℃40%。做好庫房聲像檔案的防磁、防水、防塵、防火、防紫外線工作。放置要求、磁帶(軟磁盤)應放入磁帶(軟磁盤)盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置，嚴禁疊放擠壓。并依據載體不同使用不同的裝具分別排列保存。為保證聲像檔案、資料的質量，貯存的錄音帶、錄像帶，每隔一年應重纏繞一次如覺察磁帶變形、斷裂、磁粉脫落等現象應準時進展技術處理。(八)利用1．聲像檔案嚴格執行借閱審批手續，一般狀況下不得外借，只能在檔案室中查閱。2．借閱和歸還聲像檔案時，按規定進展質量檢查、驗收。二、照片檔案(一)照片檔案是本廳及所屬部門在主要職能活動中直接形成的，有保存價值的，以感觀材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史記錄、它具有紀錄性、形象性、科學技術性、廣泛溝通性及客觀實在性。是文書檔案無法代替的檔案材料，是我廳檔案資源重要的補充。(二)歸檔范圍1．黨和國家領導人、廣電總局和省委、省政府、省人大、省政協主要負責人參與本廳及本系統有關的重大公務活動、視察、考察本廳工作形成的照片檔案。反映本廳主要職能活動和工作成果的照片檔案。本廳組織或參與的重要外事活動的照片檔案。本廳召開的各種重要會議的照片檔案。反映本廳重大大事、重要人物的照片檔案。本廳及各處室組織的各種活動及獲獎作品的照片檔案。反映本廳廳容和廳貌的照片檔案。廳領導和各處室深入基層檢查、指導工作的重要照片檔案。與其他載體有親熱聯系的照片檔案。其他有保存價值的照片。(三)歸檔時間照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并編寫說明，準時向廳檔案科歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。廳檔案科應隨時收集、征集零散的有保存價值的歷史照片。(四)收集、歸檔要求1．對反映同一畫面的假設干張照片，應選擇其主要照片歸檔。2．底片、照片、說明齊全；底片與照片影像相符；無底片的照片應翻拍底片。(五)歸檔的方法1．依據片反映的年度——問題立項分類。照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝制者六個要素。通過六個要素概括提示照片影像所反映的全部信息。文字簡潔、語言通順，一般不超過200字、一般應以照片的自然張為單元編寫說明，一組(假設干張)聯系親熱的照片應加總說明。但凡加總說明的照片分別編寫簡要的分說明。2．3照片檔案的日期承受八位數表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：19962919960209。(六)整理與治理1．依據照片的分類狀況，將照片、底片與說明一起固定在芯頁上，并組成案卷。依據照片的規格畫面和說明的字數確定照片的固定位置。抄寫卷內名目。以照片的自然張或有總說明的假設干張為單元填寫卷內名目。照片號：案卷內照片的挨次號。照片題名：應簡明標準，準確地反映照片的根本內容。參考號：與本張(組)照片有親熱聯系的其他檔案的檔號。大張照片、反轉片應與其他照片一同組卷，單獨存放，并在卷內名目的備考表內注明“大張”、“反轉片”。檔號要求標準、準確、清楚、不得消滅重編、漏編及空號現象。整理完畢的照片檔案依據全宗號、名目號、案卷號的挨次排列案卷，上架保存。．保存底片的適宜溫濕度為：溫度 13—15℃、相對濕度：35%—45%。保存照片的適宜溫濕度為：溫度 14—24℃，相對濕度40%—60%，庫房晝夜溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不能大于±5%。照片入庫前要進展檢查，對受污染的照片、底片要進展必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫。三、實物檔案(一)實物檔案指本廳在行使主要職能活動時，有參考利用價值的實在物品，如獎狀、獎牌、錦旗、題詞等。(二)歸檔范圍1．上級主管部門頒發給本廳的反映本廳主要職能活動的獎狀、獎品(或獎狀、獎品照片)。2．黨和國家領導人、廣電總局、省委、省政府、省人大、省政協主要負責人給本廳的題詞、題字。3．重大活動中，有影響的人士或集團捐贈的題詞、題字、畫及其他不易保存物品的照片。4．平級單位給本廳獎給的獎狀、獎牌、錦旗或下級單位及個人給本廳贈送的錦旗拍攝成照片交廳檔案科保存。5．其他有保存價值的實物(三)不歸檔范圍凡與上述無關的實物不需歸檔(四)歸檔要求收到實物的單位和個人，在收到實物的1個月內，應將實物移交廳檔案科保