關于樣機管理辦法的通知公司各部:現階段公司對樣機的需求存在著品種多樣、部門間循環使用以及外單位借用等情況，為避免樣機遺失，規范樣機管理，公司結合目前實際情況，特制定《樣機管理辦法》。現將本辦法下發，請各部門按管理辦法的規定貫徹執行。2011年9月1日樣機管理制度第一章總則第一條為完善樣機管理，提高樣機使用效率，規范樣機申請、入庫、領用、借用以及歸還手續特制定本規定。第二條本規定所指的樣機包括購買、借入、借出的所有樣機。第二章樣機的管理及使用第三條樣機管理涉及的相關部門包括市場部、商務部、綜合部以及其他使用部門。第四條商務部、市場部負責與供應商或借用方簽訂樣機合同，同時負責或督促公司執行合同條款，并及時將合同交綜合部存檔。第五條與供應商簽訂的樣機購買協議條款中須寫明樣機單價、協議金額、支付方式、發貨時間、收貨地址等；向供應商或合作伙伴借入或借出樣機時須簽訂樣機借用協議，并在協議條款中寫明借用押金、支付方式、發貨時間、收貨地址、借用周期、到期后的處理方法等并附收貨回執；借出樣機的借用周期不得超過1個月，若到期后仍需繼續借用的，經辦人應辦理續借手續并報總經理或副總經理審批。第六條借入或購買的樣機，需在綜合部辦理入庫手續后由使用部門辦理領用手續。第七條借出樣機的，經辦人應在確定收到樣機押金時，將借出的樣機、配件交綜合部統一安排郵寄并辦理登記手續。樣機借出后，經辦人應要求對方于收到樣機當日回寄或回傳收貨回執，并跟蹤借用樣機使用和回收情況。第八條若樣機為我公司向供應方采購或借用的，經辦人在簽訂合同后辦理費用申請手續，報主管領導批準后，由財務部進行打款，同時，經辦人應配合綜合部跟蹤樣機收貨、入庫、以及到期歸還事宜。第九條樣機的日常維護由領用人負責，若因人為因素造成樣機損壞或丟失的，由領用人全額賠償；若借出的樣機由于借用方人為造成的損失，由借用方按合同約定的進行賠償，若因逾期未收回樣機造成樣機損壞或丟失的，經辦人負連帶責任。第十條領用人在工作項目完成后無需占用樣機的，應立即將樣機及配件如數歸還綜合部，由綜合部驗收合格后辦理入庫登記。第十一條凡屬樣機轉用情況的，相關人員應先將樣機交還綜合部后再辦理領用簽字手續；未經綜合部安排，私自轉用樣機造成遺失的，其責任由領用人承擔。第十二條綜合部應于每月月底核實樣機使用情況，并統計當月樣機的借入、借出、領用情況。對即將到期或超過借用周期的樣機，綜合部應及時通知經辦人，并由經辦人負責追回樣機。對公司借入的樣機，由綜合部督促經辦人按時辦理歸還手續收回押金。第三章附則第十三條本制度自公布之日起執行。第十四條本管理辦法最終解釋權歸公司所有。附件：1、樣機日常管理表格2、樣機借入、借出使用流程附件1:樣機日常管理表格（1）樣機臺賬，由綜合部負責對樣機日常管理，并做好樣機臺賬登記工作。樣機臺賬序品名型號資產編號數量金額入庫時間供貨單位經辦配件清況費用報銷情況備注12345（2）樣機使用情況表，用于綜合部每月盤點購置、借入的樣機使用情況。樣機使用情況表序號品名樣機編號配件情況領用人—月使用情況/確認人—月使用情況/確認人—月使用情況/確認人—月使用情況/確認人—月使用情況/確認人—月使用情況/確認人12345（3）樣機借出情況表，綜合部用于登記公司向外單位借出、收回的樣機情況，經辦人應配合做好收回樣機退還押金的聯系工作。樣機借出情況表序號品名/型號樣機編號配件情況借用單位借用期限收取押金情況經辦人寄件收貨情況收回樣機情況退還押金情況12345

樣機借入情況表，綜合部用于登記公司向外單位借入、歸還的樣機情況，經辦人應配合做好退還樣機收回押金的聯系工作。樣機借入情況表序號一品名/型:號樣機編號配件情況借入單位借入期限支付押金情況經辦人退還樣機情況收回押金情況12345樣機送修、更換情況登記表，綜合部用于登記公司樣機維修、更換情況表，經辦人應配合做好收回維修、更換樣機的聯系工作。樣機送修、更換情況登記表附件2：樣機借入、借出使用流程借入或采購樣機流程圖市場部與供應商是否簽訂樣機合〔同 J旦市場部經辦人報主管領導審批市場部經辦人須與供應商確定押金情況、周期等，并報主管領導審批財務部根據協議上的規定或領導批準、打款給供應方X. 『領用各部門根據需要向綜合部領用歸還、借用周期到換貨或維修綜合部辦理出庫，并郵寄回供應商借入的新樣機寄到時，經辦人配合綜合部要辦理收（貨、入庫等手續/財務部根據協議上的規定確認是否到否財務部根據協議上的規定確認是否到否借出樣機流程圖市場部與借用方］ %市場部經辦人