辦公環境及員工行為管理要求一、主要職責：1、各部門負責人負責落實本文件的具體要求2、行政部負責檢查落實監督文件的執行情況二、主要內容辦公室環境1.1辦公室環境是企業管理的一面鏡子，辦公室環境布置與精神文明關系密切，優雅整潔的環境，不僅令人心情舒暢，提高辦事效率。同時，良好的環境同整潔的儀容一樣，是對來客尊重和禮貌的表示。1.2保持辦公室環境光線充足、明亮而不刺眼；空氣流通、清新。1.3保持辦公桌整潔，除水杯及當前工作所需資料外，其他物品一律放入抽屜中。1.4長時間離開辦公桌（1小時以上）應對桌面物品理齊后放入抽屜中，桌面僅留銘牌和水杯、電話機，并將坐椅推入桌下放正。1.5除按規定須上墻的制度、條例及牌匾獎旗外，辦公室墻壁、門、窗上不得懸掛張貼其他物品。1.6每天下班前抽出3至5分鐘整理辦公室、抽屜、文件柜，不得雜亂無序。1.7辦公室內不得吸煙，不得堆放雜物，報紙應用報夾夾好，放在規定地點。上班時間，不得翻閱報紙（特殊崗位除外）。廢紙簍應置于不易看見的地方。1.8上班時間不得用辦公電腦聊天或串崗閑聊，不得瀏覽不法網站。工作量不足時，應積極學習業務知識，不可無所事事。精神面貌、儀容風度2.1善于調節、把握情緒，讓上班的每一分鐘都處在良好的工作狀態，不要把個人的煩惱、不愉快帶到工作中來，更不能以不佳情緒對待同事和客人。2.2所有公司員工均須穿制服上班。佩戴工作牌（證），男員工上班，包括在辦公室辦公、會見客人、項目洽談、在外干均須系領帶；女員工穿職業套裝，不得著長襪。2.3保持頭發潔凈整齊、勤洗、勤剪、勤梳理。2.4注意站、坐、行姿，符合公共關系禮儀的要求。養成在洗手間、休息室整理儀容的習慣。工作場所禮儀3.1同事之間每天上班初次見面應相互問候：男性主動向女性打招呼，下級主動向上級打招呼，年輕的主動向年長的打招呼，先見到的主動打招呼，一天之內第二次見面，點頭示意則可。3.2下班離開前，要禮貌與同事道別，問候“再見”或“明天見”。3.3進入其他辦公室溝通或請求、報告，一定要先輕輕敲門，得到允許后方可入內，出入行走及開關門亦要動作輕便。3.4接待來賓應做到禮貌文明、熟悉本職業務、操作快捷規范，自己不能解決的，應向來訪者解釋清楚或說明找哪個部門解決，送客時，應等客人站起來后，親切道別，客人伸手之后再伸手握別。3.5工作中通電話聲音應輕柔、自然、聲量適中，不要影響他人。通話要干脆利索，直奔主題。切忌親談，一般情況下。電話應由主叫方先掛斷。3.6參加公司舉辦的各種會議、集會，應按時到會，不得遲到或早退。會議期間，應將于機關機或調到振動狀態。在部門舉辦集會、儀式等隆重場合，要保持肅靜，等到宣布散會時方可退場。退場時應禮讓公司各階層領導先行，之后井然有序逐一退場，不得搶先擁擠，退場時亦不得大聲喧嘩。各級行為規范4.1下級服從上級：對上級下達的指令（除違反國家法律、法規的部分。下級需無條件服從。如有不同意見可與上級溝通，但在上級未更改指令時仍需按上級指令來做。4.1.1領導布置任務，應準備紙和筆記錄。工作指令中的重點應復述確定，疑惑之處要詢問明白。4.1.2領導下達工作指令后，應付諸行動并迅速完成。4.1.3完成任務情況應適時向領導匯報：領導不熟悉的部分，匯報應詳盡、耐心，陳明利弊得失：領導精通的部分，匯報要簡明扼要。4.2上級尊重下級4.2.1上級尊重下級的個性：每個人都希望得到別人的尊重，下級同樣希望得到上級的尊重：上級不應強求下級完全按自己的風格處事，鼓勵下級發揮自己的特長，有創意地完成任務。4.2.2認真聽取下級的意見：下級處在第一線，熟悉實際情況，資料豐富，下級的意見應受到尊重。4.2.3尊重下級的職權：下級職權范圍的，不可隨意、插手處理：不侵權，不隨意越職指揮。4.2.4下級工作發生失誤時，要體諒、多幫助，不在背后非議下屬。4.2.5尊重下級勞動成果：當下級取得成績與進步時，要鼓勵與支持。4.2.6敢作敢為，敢負責任，出了問題主動承擔，不推卸責任。4.3協調4.3.1任何工作人員均不得隨意超越自己的職權范圍，干預其他成員的行政權。4.3.2做錯事敢于承擔，不推卸責任，領導批評時不要找借口自我開脫。4.3.3主動、互助、合作；在別人需要時，自覺地伸出幫助之手。公司資產管理規定一、公司資產主要是指：房產、家用電器、辦公設備（電腦、打印機、復印機、傳真機等）、辦公設施（辦公桌、椅、屏風、沙發、茶幾、文件柜、保險柜等）和價值在200元以上或合理使用年限在兩年以上的用品、工機具。二、管理需要1、資產的采購、領用分別按《采購管理程序》和《公司物料管理制度》執行。2、資產在使用過程中，使用人應按相關要求合理使用，避免使用不當造成損壞。3、資產的指定保管責任人應不定期檢查所保管資產的完好情況，當發現不能正常使用或損毀、丟失等情況時，要及時填寫《資產處置單》報部門領導，部門領導應視實際情況區別處理：如屬一般故障在保修期內的可聯系保修單位；如果故障能夠自行維修可自行處理；如需要委外維修、支付維修費的，應報請主管領導審批：如發生損毀、滅失的，應主管領導、行政部處置。4、公共區域、辦公區域內的物品均要明確保管責任人，無人保管的物品要及時入庫；公司資產未經部門負責人許可不得帶離辦公區域或和管理區域。5、公司財務部負責依據資產購置單據和行政部物品領用記錄，分部門、分類別編制《資產清冊》（如++項目辦公類、設備類、工具類等）。報公司領導簽字并存檔、按財務有關規定進行財務處理。6、當資產在部門間發生轉移時，財務部應結合行政部的報備資料及時調整資產清冊內容；財務部應每季度一次資產清查，核查資產的完好性和使用情況，并編制《資料現狀報告》將資產是否閑置浪費、是否有損、毀、滅失等情況報公司領導。三、工作表格1、《資產處置單》2、《資產現狀報告》員工考勤、值班管理制度一、考勤管理要求1、公司（包括職能部門）及各管理處均在前臺或執勤門崗處設置《考勤簽到記錄表》，所有員工上下班均要簽到。2、前臺或門崗執勤人員負責監督考勤簽到的執行，超過規定的上班時間即在表上劃出記錄；未到下班時間記錄表不予簽字使用。不允許任何人代他人簽到。3、在考勤簽到處應考慮設置參與人員名錄、部門有值班排班表、時鐘，以便于監督人員進行監督。4、公司行政及部門負責人要不定期抽查考勤情況，對違紀人員及時處理并記錄在工作日志中，每月的考勤情況匯總計入月考核。二、值班要求1、公司執行經理值班制度，指定公司相關人員作為值班經理，負責節假日的工作值班。行政部負責編制每月的《經理值班表》，經公司領導審批后下發執行：值班經理在值班中要檢查各崗位服務質量、處理突發事件（值班經理的聯系電話要保證值班期間24小時能夠聯系）。并在值班日志中記錄發現的問題和事項；月底考核時，行政部應將值班日志事項納入月考核范圍。2、各項目服務中心根據各自的作息時間，合理安排人員上班、值班。各項目均要設立24小時服務熱線，保證客戶有需求能夠及時得到響應。客服中心客戶主管負責編制各班組周工作排班表，經部門負責人審批后公布執行。3、所有的值班工作安排，如需要調整必須經過主管領導同意方可調換。三、工作表格1、《考勤簽到記錄表》2、《經理值班表》考勤簽到記錄表日期上午簽名時間簽名時間下午備注簽名時間簽名時間公司行文、合約、印章管理制度一、公司行文1、公司級行文由公司指定人員撰寫。填寫《文件審批表》后附稿件報分管領導審核，經總經理批準后由行政部統一按規定樣式、編號進行打印、加蓋行政印章發出：對外行文加蓋公司印鑒。2、公司內部門間行文按內部溝通程序執行；3、公司職能部門不能對外行文：各項目管理處對外行文區分幾種情況：1）對不涉及公司財務費用的客戶服務通知、溫馨提示、告知性文件、外部機關職能部門需要張貼的文件等，經部門負責人審批后執行；2）涉及財務費用、影響公司收入的以及對外部門單位的行文，部門審核后還要報分管領導審批。4、經審批的文稿原件及文件審批表由主辦部門負責分類歸檔保管。二、合約簽批要求1、公司對外承接業務，合約文本由公司主管領導組織編制，評審除按《客戶需求評審程序》執行外，還要考慮法規方面、財務方面的要求，必要時請律師審定，最后由總經理簽批后執行簽約。2、公司委外業務，業務主辦部門工編制明確的委外服務范圍、服務要求等，由業務承接單位提供合約文本，在自行修改、審定，必要時報請公司組織評審，評審除按《采購管理程序》中對供方評價的要求外，還要考慮法規方面、財務方面的要求，必要時請律師審定，最后由總經理簽批后執行簽約。3、經審批的合約文稿原件信文件審批表由主辦部門負責分類歸檔保管，需要安排簽約儀式的，行政部負責具體安排；簽約后合同文本原件在財務部存檔，業務部門留復印件使用、存檔管理。三、印章的使用管理1、行政部負責編制《公司印章使用說明一覽表》。經分管領導、總經理審批后下發各部門執行；2、使用印章前，使用印章的文件都要經過相應的審批，同時應在《印章使用登記本》上進行登記，否則印章保管人不予加蓋印鑒。3、印章保管人不得給空白信箋、紙張加蓋印鑒。4、當印章保管人外出時（二天以上），應授權印章臨時保管人。四、印章的制作、發放管理1、當需要增刻印章或更換印章時，由行政部填寫《采購申請單》注明印章的個數、印章字樣、印章的形狀以及刻制印章的理由，經部門負責人、分管領導審核，總經理批準后行政部安排制作。2、印章發放前，行政部應在印章登記本上加蓋該印章以保留印章的樣本，并要求印章領用部門保管人在《印章領用登記表》上簽字確認。更換下來的舊印章應同時交回行政部登記作廢。3、當印章保管人變動時，行政部應收回印章按上面要求重新發放并記錄。4、作廢的印章由行政部保存半年后，公司安排統一處理。五、印章遺失處理印章保管人如遺失印章，應立即向行政部報告，行政部在公司內部聲明、備案作廢，如遺失以下印章應另做如下處理：a、公司印章、公司合同印章遺失，應立即通過媒體發表遺失作廢聲明。b、財務印章如有遺失，應立即通過媒體刊登遺失啟事，同時向稅務機關、開戶行等相關單位發函聲明遺失。六、工作表格1、《文件審批表》2、《公司印章使用說明一覽表》3、《印章領用登記表》4、《印章使用登記表》印章領用登記表編號：印章名稱印早樣板印章保管印章啟用時間印章交回時間印章廢止時間行政主管印章使用登記表文件名稱使用印章名稱使用部門審批人/日期使用人/日期備注公司物料管理制度一、主要職責1、公司行政部負責一級庫存物品管理。2、管理處倉庫人員負責二級庫存物品的防護、管理。3、財務部負責資產清查、物品消耗統計、庫存盤點工作。4、領、借用部門使用人負責領、借用物品的防護管理工作。二、主要工作要求1、物品入庫管理要求1）公司行政部負責識別并制定《一級庫存物品名錄》，經批準采購回的該類物品送至公司倉庫，由公司指定倉庫會同專業驗收人員一同驗收，質量合格辦理入庫手續，在物品賬薄中記錄登記入庫。2）除一級庫存接收物品外，其他各類物資按審批的部門申購單采購回來后，直接送部門二級庫，由部門指定庫管會同專業人員一同驗收，質量合格辦理入庫手續，在物品賬簿中記錄登記入庫。3）凡驗收不合格、不符合規定要求的，一律交采購人員處理，不得辦理入庫。4）采購人員憑采購申請單、采購費用票據、入庫手續資料要財務辦理費用報銷手續，具體按財務制度執行。2、庫存物品的標識、貯存、搬運1）倉庫人員要將倉庫分合格品存放區、不合格品存放區和待檢區三部分，每區物品按保潔、機電、維修、勞保、辦公、其它等分類存放，并明確加以標識。2）通過物品外包裝或物品標簽足以區分物品類別、規格時，可不做標識，對不能區分的物品應按品種、規格、型號制作《物品標識卡》加以標識。3）對具有有效期要求的物品應在該類物品中設專點存放，并標識清楚失效時間，當出現過期物品時要及時放入待檢區，通知有關專業人員進行檢驗，如不能使用，按報廢進行處理。4）當物品貯存有包裝要求時，在檢驗后倉庫人員應盡可能志在恢復其包裝，以保證物品的質量、功能不受影響。5）貯存的物品要做好防腐、防潮、防火等工作，對有特殊貯存要求（如濕度）的物品，應保存在適宜的環境中。6）公司相關人員在進行物資搬運時，要按物品說明書中相關要求（注意事項）進行搬運，以防止損壞；7）如在搬運過程中物品被損壞，相關人員要作好標識，存入待檢區內，根據檢驗結果進行處理。3、物品的領用管理1）公司行政部根據工作需要編制各部門耗材的《物料領用定額》，經公司領導審批后按定額控制領用。如出現特殊情況，領用超過定額時，應有明確理由、領用部門負責人的簽字，經公司分管領導同意后方可領取。2）在領用物品時，領用部門要填寫《出庫單》經所在部門經理簽字后在倉庫領取，工器具領用應以舊換新，損壞、報廢的物品要驗明后方可領取新的。3）對辦公設施、設備、工機具等資產類物品進行領用時，領用部門填寫的《出庫單》還要經過行政部負責人、公司領導審批，行政部在《物品領用登記表》上登記領用人、保管責任人以及物品完好狀況，同時報財務部備案；物品領出前，對不能隨意打開的如電腦機箱、設備維修口等處行政部應加貼封條，以免人為打開破壞。需要對使用人進行培訓的（如設備、工機具的操作和保養等），行政部應安排進行培訓，確保使用人能夠正確使用和維修。4）需要借用物品時，借用人須填寫《物品借用申請》經物品保管部門負責人書面同意、在部門辦理借用手續，在《物品借用登記表》上登記并負責保管。在歸還時，接收人員要檢查物品是否有損壞并記錄，如有損壞及時上報處理。4、物品的盤存1）公司財務部會同庫管人員每季度對庫存進行一次盤點，將盤點情況記錄在《庫存盤點表》中，報公司領導審閱。2）當盤點或使用部門發現物品有損壞、變質或過期時，管理人員應報告公司安排專業人員進行評價處理，如可修復或讓步接收使用時即進行修復使用，如不可使用，則填寫《報廢單》，經部門負責人確認，分管領導、總經理批準后，作廢品處理。三、工作表格1、《入庫單》2、《出庫單》3、《物品領用登記表》

4、《物品借用登記表》5、《物料領導用定額》6、《報廢單》7、《物品標識卡》8、《庫存盤點表》庫存盤點表物品名稱上季結存本季結存備注實際數可用數實際數可用數物料領用定額序號物品名稱使用部門定額數量序號物品名稱使用部門定額數量

制表：年月日審核：年月日報廢單品名采購日期現有數量保質期/使用壽命物品現狀描述：報廢理由：申請人部門負責人公司領導審批：物品標識卡物品類別品名規格型號生產日期*有效期*注：帶*號的項目在物品有時效要求時填寫。物品借用登記表品名規格/型號數量借用部門借用人/日期歸還情況經辦人

物品領用登記表品名規格/型號數量領用部門領用人/日期備注員工請銷假制度一、員工請、銷假要求1、事假1）員工因私人事情需要請假的，須填寫《請假條》，請假1天內的經主管、部門負責人批準方可離崗，超過1天的須經過公司分管領導審批，事假結束后應及時到管理處銷假，否則視為曠工。經批準的事假條，管理處每月應附在《月度考勤表》后一并交公司行政部備案。2）、不允許員工有事不請假，或不經審批、請假備案，部門就私自放行。如確有急事不能即時辦理請假手續的，應在請示領導同意后事后補辦。2、病假員工生病請休病假，審批同事假手續相同。三天以上的病假，銷假時需要有正規醫院的診斷病歷或醫生休息建議，否則按曠工處理。3、婚喪假1）、申請休婚假需要有結婚登記證明且結婚登記時間在半年內方有效，婚假為7天；2）、喪假僅限于員工直系親屬的亡故，假期為3?5天；3）申請休婚喪假須經部門負責人、行政部批準備案；假期結束在行政部銷假。4、生育假1）男員工或以申請5天的陪產假，女員工的生育假按《勞動法》查關規定執行;2）申請人須提供準生證等生育證明，經部門負責人、行政部審批并備案后執行；假期結束在行政部銷假。5帶薪調休假1）節假日加班在崗位且沒有享受加班祉助的員工，可以申請帶薪調休假；2）申請帶薪調休假須經主管、部門負責人審批，在公司行政部備案后方可執行；假期結束在行政部銷假。二、部門負責人、分管領導請、銷假要求1）請假審批由總經理負責、行政部備案，結束應及時到行政部銷假，否則視為曠工。2）其他要求與員工相同。三、工作表格《請假條》請假條案目標管理制度一、主要職責1、總經理負責組織管理目標的測評、修訂和簽發工作；2、財務部、行政部負責對目標執行情況的監督考評工作；3、相關部門負責配合目標測評和落實管理目標。二、工作內容1、目標的制定1.1在年終考評的基礎上，，由總經理組織各部門相關人員成立目標測評小組，針對各部門的工作制訂量化的管理目標，量化目標包括但不限于：1）經營指標，包括多種經營收入、部門/專業班組費用開支指標等；2）管理指標，包括房屋及設備設施完好率、維修及時率、合格率、客戶有效投訴率、客戶滿意度、小區治安案件發生次數、火災發生次數、管理費收繳率等。1.2目標制訂后，各相關部門負責人應對本部門的管理目標評審并向測評小組反饋意見。1.3經測評小組最終審定的管理目標制訂成《目標責任書》，由總經理簽發作為部門月度和年度工作考核的依據，各部門負責人應將責任書內的目標量化分解到本部門相關班組、人員。2、目標的管理2.1目標責任書簽訂后，部門負責人要把目標分解到每個崗位員工，并以《責任目標分解報告》形式報行政部審批、備案。2.2行政部、品質部、財務部負責每月對責任部門目標完成情況進行考核，考核結果計入月度績效。2.3對未完成的管理目標，公司行政部應組織進行原因分析、制定糾正、預防措施，并跟進實施的結果。2.4要管理目標執行過程中，如遇到特殊情況（如不可抗力）導致責任書內部分或全部目標無法執行，責任部門應及時填寫《目標更改申請》報公司總經理審批，并按批準的文件執行。三、工作表格1、《目標責任書》2、《責任目標分解報告》3、《目標更改申請》目標更改申請表格編號：SL-XZ-6.3.8-03記錄編號:目標更改申請簽名：年月通訊、文印管理規定一、辦公設備主要指：電腦、打印機、復印機：通訊設備主要指：電話機、傳真機、對講機、公司給員工配備的其他通訊設備二、管理要求1、行政部負責不定期檢查辦公、通訊設備的完好性。對不能隨意打開的如電腦機箱、設備維修口等處應加貼封條，以免人為打開破壞。2、公司各部門電話費用實行限額制，行政部負責根據實際需要確定各電話的通話費用限額，經公司審批后發放執行。如有超出限額，超支部分部門自行分攤，財務不予支付。3、各部門在打印機、復印機、傳真機和電話機旁均應放置《打印/復印記錄薄》和《長話/傳真使用記錄薄》。使用人在使用時均要登記使用情況，經備事后追溯。4、對講機的使用管理1）使用人不能隨意改變對講機規定的使用頻道。2）中轉臺各類設施與相應開關不能隨意改動。3）無線對講系統僅用于物業管理服務運行，不得外借及攜帶出物業區管轄范圍。4）使用人應妥善保管、與此正確使用對講機（含附件。切勿將手持機長時間置于直射陽光下或放要加熱裝置附近。5）使用人應正確對手持機進行充電，切勿過量充電及長時間將電池插在充電器上。6）各使用部門應編制《通訊編號對應表》，保證每個值勤崗位或人員配對相應有通訊編號，報公司行政部備案。7）使用人應按通訊編號進行呼叫，說明問題時應盡量簡明扼要，避免長時間占用頻道。任何人不得利用無線對講系統進行非工作事情的聯系。8）當值保安班長/隊長是各使用人呼叫、應答的主講人，當各使用人呼叫不通（三次呼叫無應答），對方無人應答以及各種無法正常對講的情況下，當值保班長應做為應答方回答呼叫方和呼叫，主動聯絡應答方，并將情況轉達呼叫方。9）使用對講機必須使用規范語言。例：呼叫：“211、211，201呼叫，請回答。”回答：“我是211，請講。”5、無線對講系統的檢查保養：使用部門應每月對無線對講系統進行檢查維護。類別項目檢查內容無中轉臺天線連接及電源是滯完好正常線車載機與中轉臺連接狀況，監聽效果是否正常對按/收開線與總臺連接是否完好講電源是否正常系機柜有無破損松動及進水統管線有無受損，連接狀況是否正常手天線天線與主機連接及完損狀況持電池電池電量及是否正確安裝

機頻率使用頻點是否一致面板及按鈕有無受損機身主體器件有無損壞發射、接收發射與接聽效果良好三、工作表格1、《打印/復印記錄薄》2、《長話/傳真使用記錄薄》3、《通訊編號對應表》打印/復印記錄薄文件名稱紙張規格打/復頁數使用人日期備注

長話/傳真使用記錄薄通訊編號對應表

表格編號：SL-XZ-6.3.2-03記錄編號：通訊編號對應表表格編號：SL-XZ-6.3.2-03記錄編號：通訊編號對應表部門：岡位手機編號確定頻道岡位手機編號確定頻道

印章使用說明一覽表印章名稱印早樣板保管人保管地點印章適用范圍公司合同專用章總經理以公司名義簽訂的經濟公司公章、財務專用章財務部負責人財務部1、以公司的名義發出的通:報告、公函等。2、貸款申請、銀行開戶、申辦電話、委托收款、辦理等需要出示公司證明辦理3、其他需使用公司印章4、各種收費出具的收據、發管理體系文件控受控文件質量體系文件管理品質部適用于公司質量管理體系文制章員作廢文件非受控文件外來文件行政管理程序。適用于公司質量管理體系文行政管理程序。適用于外部向本公司索取白體系文件和公司行政管理適用于本公司采用或引用制章員作廢文件非受控文件外來文件行政管理程序。適用于公司質量管理體系文行政管理程序。適用于外部向本公司索取白體系文件和公司行政管理適用于本公司采用或引用B法律法規等外來文件公司品質部章品質部負責人品質部2、其他需要使用印章的t公司安全部章安全部負責人安全部公司工程部工程部負責人工程部管理處印