第九章機關行政

機關行政又稱機關管理。為了方便大家理解，我們就按機關管理內容來講述。

重點掌握：機關管理的涵義與功能；機關管理的原則；機關管理現代化及其意義；機關環境管理的涵義及意義；機關財物管理；機關文書檔案管理；機關辦公制度和會議管理的內容及意義。第一節機關管理概述

一、機關管理的涵義和特征

在行政管理中，機關泛指政府為實現其職能而組織的固定機構，即行政組織，而在本章中它特指辦公地點，是組織的工作人員處理其日常工作的活動場所，是與外界人事或其他機關接洽公務的地方，并為該機關收發、匯集和典藏文件的所在地。

1、機關管理的涵義

廣義的機關管理是指利用科學方法，有計劃、有效率、有技術地規劃、管理、聯系、協調和運用機關的組織、人員、經費和物材，作適時、適地、適人和適事的處理，以便提高行政效率，發展機關業務，完成機關的使命。

狹義的機關管理是機關本身、即辦公地點的管理，這包括合理地安排機關的辦公處所，配置合適的設備，保持優美的工作環境，以及系統地處理公文和案卷。

二、機關管理的任務

1、協助行政領導者制定和執行政策，當好行政領導者的助手。

2、處理各種例性的日常事務，隨時接受并完成各種臨時性、突發性任務。

3、為行政機關的各項職能活動提供最佳的工作和生活條件。

4、有效地提高機關管理的效能，創造廉價政府、廉潔政府的社會形象。三、機關管理的意義

機關管理不僅僅是從屬于政府進行社會管理的行政活動，它在今天無論是規模上還是在技術上都發展到了很高的程度，支撐、維系著龐大的現代行政系統穩定、連續運行。機關管理是保證行政系統實現其最終目標，行政系統得以高效運營的重要條件；同時，機關管理的正常、有效運營也是測定現代行政官僚制組織確定的重要標志。

第一，加強機關管理，有助于提高行政決策水平。第二，加強機關管理，有助于各項行政職能活動的順利進行。第三，加強機關管理，有助于改進機關作風，克服官僚主義，提高機關工作效率和工作質量。第四，加強機關管理，有助于調動機關工作人員的工作積極性、主動性和創造性。2、會議管理的涵義和內容

會議管理是指為端正行政機關的會風，提高會議效率和質量而采取的一系列控制和組織措施。其核心是確保會議質量，提高會議效率。會議管理有兩方面的內容：一是為防止人為制造“會海”，要嚴格控制會議次數，嚴把會議審批關。二是對批準召開的會議要精心組織。二、機關文書和檔案管理

1、文書管理機關文書的涵義與作用。機關文書即公務文書，就是一般所說的公文，是各類公文的泛稱。機關文書種類繁多，它作為傳達貫徹政府方針和政策，發布法規、請示和答復問題、指示和接洽工作、報告情況和交流經驗的一種重要工具，在行政管理中起著重要的作用。

具體說來，文書有兩種解釋：一是指人們利用公文表達意圖，進行聯系，記述情況和作為根據的一種書面形式，有公務文書和私人文書兩類。二是指機關中從事公文工作的人員。文書的立卷

文書立卷就是要按一定的原則把紛繁零散的文書材料整理成系統有序的分類案卷，以此方便有關人員的查找和使用，同時為有價值的文書資料的存檔做好準備。

2、檔案管理

機關檔案管理的涵義：機關檔案是行政活動的歷史記錄，是由機關文書按照一定規律保存起來的文書資料。它不僅為當前和將來的行政活動提供服務，還是國家的寶貴財富。

檔案在機關管理中具有重要作用

檔案記錄的是機關活動的歷史，可以作為研究和處理問題的依據，具有真憑實據的作用；它作為第一手資料，對行政歷史和現狀的研究都有參考價值；它可以保持行政活動的連續性和穩定性，從而提高機關工作效率和質量。三、機關財務管理

1、機關財務管理的涵義、特點涵義：機關財務管理，就是國家行政機關為實現其對機關活動的科學管理，對行政經費的領撥、運用等實施有效的管理、監督。

特點：管理方式預算化；經費使用的非生產性；經費支出的單一性、確定性。2、機關財務管理的任務

一是建立和完善機關財務管理制度；二是編制行政經費預算；三是加強財務活動分析，提高預算資金的使用效率。3、機關財務管理的基本原則

服務原則節約原則規范性原則2、環境管理

涵義：機關的自然因素和四周的影響因素，統稱為機關的環境，前者主要包括人的五官所感知的光線、顏色、溫度、空氣和聲音等自然環境因素，后者主要是指辦公室的設計和布置與機關內各部門之間的工作流程的配合等空間環境因素。一般來說，辦好公務，需要有適當的環境。

空間環境管理

機關的空間環境分外部空間環境和內部空間環境。機關的外部空間管理原則主要是指機關在選擇地點時所應考慮的一些標準因素，其中包括：

(1)地方宜清靜；(2)有足夠的面積；(3)位置適中；(4)考慮機關的特殊需要等。

機關的內部空間管理主要是指機關的總體面積布局問題，即如何在提供充分空間或現有空間的前提下作最佳利用。這需要遵循以下三項原則：

(1)發展有效而成本低的工作流程；

(2)允許彈性布置，以利于重新安排和未來擴展；

(3)定期檢查各方面的空間管理效果。3、物材管理

機關物材主要包括辦公用具、辦公設備、辦公圖籍等，是滿足辦公需要不可缺少的工具。

物材采購。機關物材采購是政府采購的一部分，政府采購是一國政府部門及政府機構或其他直接或間接受政府控制的企事業單位，為實現其政府職能和公共利益，使用公共資金獲得貨物、工程和服務的行為。

物材保管。機關物材的保管，主要是指物材的登記、收藏、使用費用的簽認以及物材的盤點、交換和養護等，目的是保持物材的效能。

物材使用。機關物材的使用，一般應遵循經濟化、有效化、標準化和制度化的原則。五、機關信息管理

1、信息的收集

2、信息的選擇

3、信息的分析與加工

4、信息的存儲

5、信息的傳遞

6、信息的反饋第三節機關管理現代化

一、機關管理現代化的涵義、特點及意義

1、機關管理現代化的涵義機關管理現代化是以科學管理為基礎，運用現代科學技術的先進理論、方法和技術來研究和處理機關行政工作，從而提高機關管理效率。2、機關管理現代化的特點

第一，機關管理現代化表現為一個持續的過程。第二，機關管理現代化是一個全方位的發展過程。第三，機關管理現代化擁有最先進的技術支持。3、機關管理現代化的意義

第一，機關管理現代化是技術發展的必然趨勢，是社會進步的體現。第二，機關管理現代化大大提高了行政決策的科學性。第三，機關管理現代化大大促進了行政人員素質的提高。第四，機關管理現代化推動了管理方式的變革，并由此而推進了民主化的進程。二、機關管理現代化的內容

1、機關管理觀念的現代化

2、機關管理人員素質的現代化

3、機關管理制度的科學化

4、管理方法與手段的科學化、現代化第四節電子政務與辦公自動化

一、電子政務

1、電子政務的涵義電子政務是政府政務工作和現代信息技術充分結合的產物。

2、電子政務的作用

一是有助于推動政府管理的透明度。二是有助于推動公民的參政程度。三是有助于政府工作人員素質的提高。四是有助于簡化政府工作流程，優化組織結構。二、辦公自動化

1、辦公自動化的涵義及特點

辦公自動化，英文全稱OfficeAutomation,簡稱OA。它是運用計算機技術、通信技術、系統工程學、行為科學等學科的先進科學技術，將有關的事務活動交由辦公設備來完成，并由這些設備與辦公室工作人員構成人機信息處理系統。2、辦公自動化發展概況

辦公自動化起源于美國，至今大約經歷了四個發展階段：一是單機系統時期；二是局部網絡時期；三是辦公自動化的成熟時期