文件管理

市檔案局業務指導處

仇偉國

871869561第一節文件材料的概念

第一章文件材料概述一、文件定義：

中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。“文書”一詞歷史上使用較長，三國時期就出現，而“文件”一詞出現于清末。二、文書定義：是組織或個人以文字方式直接記錄信息的材料，是交流情況，處理和解決問題的工具，是一種書面方式的文件。文書包括公務文書和私人文書。2戰國時代的《尚書》，即“上古之書”，是上古時期的文書檔案。西周時期，我國就設有專門管理文書和起草文書的官吏。文字材料文字書寫從事文書工作的人

第一章文件材料概述3

第一章文件材料概述三、公文（即公務文書）的定義：一般是指法定機關、團體、企事業單位等形成的具有完整形式和處理程序的文件。對公文的概念可以從以下方面理解:四、個人文書（或叫私人文書）：是個人或家庭在各種私人事務活動中形成和使用的各種文件。五、文件與文書兩者關系4第一章文件材料概述1、公文是由法定作者制成的(p2)法定作者：（1）依法成立（2）行使權利（3）承擔義務2、公文具有法定的權威和特定的效用3、公文具有法定的規范體式4、公文具有規定的處理程序現行效用（公文）歷史效用（？）51、兩者的聯系：都是一定的作者為了達到一定的目的制成和發布的，使用范圍十分廣泛。

2、兩者的區別：從邏輯上講，兩者屬于從屬關系。“文書”概念的外延包含“文件”概念的外延之中。(圖1)

第一章文件材料概述文件文書6第一章文件概述

第二節文書的產生和發展

第三節文件材料的性質特點一、歷史文書的起源1、實物可考----甲骨文書2、史書記載----三墳五典時的文書3、傳說----記事繩刻契7第一章文件概述殷墟遺址殷墟出土的甲骨文8第一章文件概述

周家寨出土的骨契圖形

秘魯印加人結繩記事圖形

9第一章文件概述一、從文件的功用和適用范圍從文書的功用和適用范圍上可以分為以下九類：

1.黨政文書類2.規章文書類

3.機關日常事務類4.司法文書類

5.經濟文書類6.科技文書類

7.外事文書類8.禮儀公文類

9.書信文書類以上九類文書又可以按照使用范圍歸納為四種類型；一是通用文書；二是專用文書；三是常用文書；四是雜體類文書。一、綜合性完整反映、系統記載二、本源性第一手材料三、運動性文件的價值在于運動第四節公文的種類10第一章文件概述二、從文件的來源分可分為對外文件、收來文件和內部文件。11第一章文件概述三、行文關系上劃分可分為上行文、平行文和下行文12第一章文件概述四、從文書的制發機關和作用來分13第一章文件概述五、從機密、緩急程度分從機密程度分：有絕密、機密、秘密等，通常稱“三密”文件。14第一章文件概述

第五節公文的作用1、公文具有各種法規約束作用2、公文具有領導指導與監督作用3、公文具有聯系和知照作用4、公文具有宣傳教育作用5、公文具有憑證依據和工作參考作用15第一章文件概述

憑證作用包括三種情況：第一、一些協議；第二、一些介紹信、證明信；第三、除以上兩類文件外，其他絕大多數文件在傳達意圖、聯系公務的同時，從一定的意義上說，也是具有憑證作用。注意：機關文件與圖書資料的最大區別就是：憑證作用16第二章文件材料的形成

第一節通用文件材料的名稱和用途新的：中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知中辦發〔2012〕14號決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

17發文機關署名：現在署發文機關全稱或者規范化簡稱。公文用紙：A4型18一、決議適用于會議討論通過的重大決策事項。19第二章文件材料的形成二、決定適用于對重要事項作出決策和部署，獎懲有關單位和人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項。（決定形成程序p5）

。20第二章文件材料的形成三、命令（令）適用于公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位及人員。21四、公報適用于公布重要決定或者重大事項。22第二章文件材料的形成五、公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。23第二章文件材料的形成六、通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。24第二章文件材料的形成注意：公告與通告的區別公告和通告都是公布周知性事項的文種，但二者具有很大區別，不能混淆亂用。（1）發布性質不同；（2）發布機關級別不同；（3）發布事項的范圍不同。

25七、意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。26第二章文件材料的形成八、通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

27第二章文件材料的形成九、通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。28第二章文件材料的形成寫報告時應注意的事項：1、報告中不要帶請示事項；2、報告要形成制度；3、報告都是事后或者工作進行當中使用的；4、專題報告應一事一報，體現出“專”字。十、報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。29第二章文件材料的形成

十一、請示適用于向上級機關請求指示、批準。寫請示應注意的幾點：1、請示要求一文一事，專文報請，以便上級對所請事項進行處理；2、不能寫成“請示報告”；3、請示應事先行文，在未得上級批復之前，不可以按所請內容行事。30第二章文件材料的形成

機密★一年特急 寧波市人民政府文件甬政[2003]5號簽發人:XXX

關于XXXX的請示XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．.附件:1、XXXXXXXX2、XXXXXXXXX(此頁無正文)（寧波市人民政府章）

XXXX年XX月XX日

(聯系人：XXX，聯系電話：XXX)主題詞：XXXX

XX抄送：XXX，XXX，XXX。寧波市人民政府辦公廳XXXX年X月X日印發共印XX份3132第二章文件材料的形成注意:1、發文字號年份應標全稱，用六角括號括入。序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。2、“請示”、“意見”還應在附注處注明聯系人的姓名和聯系電話。3、“此頁無正文”----盡量不要出現。解決的辦法：調整行距、字距。33第二章文件材料的形成十二、批復適用于答復下級機關的請示事項。十三、議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

34第二章文件材料的形成十四、函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。35第二章文件材料的形成十五、紀要適用于記載會議主要情況和議定事項。36第二章文件材料的形成第二節通用公文格式一、公文格式標準化的含義公文格式標準化具有廣義和狹義兩個方面的含義：廣義是指按照一定的公文格式規范標準，制作和印發公文。狹義是指國家行政機關的公文，采取法定性的規范格式標準，并嚴格貫徹執行。二、公文格式標準化的作用1.公文格式標準化體現了公文的權威性、有效性，有利于公文的貫徹執。2.公文格式標準化方便了公文的處理，有利于提高工作效率。可以說，公文格式的每一項內容，都有其存在的必要性，都是為保證公文處理所設立的，如下頁表3-2所示。3.公文格式的標準化順應了社會的發展，有利于實現辦公自動化。

37公文內容存在必要性

內容名稱存在必要性公文的份數序號防止和及時發現公文的丟失緊急程度告知公文的辦理時限秘密等級警示公文的閱讀范圍和保管等級公文標題提示公文的主要內容和行文方向等38第二章文件材料的形成三、國家行政機關公文標準化格式及其要求現行國家行政機關公文格式，就是指公文的書面格式，即公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。我們將組成公文的各要素劃分為眉首（亦稱文頭部分）、主體（亦稱行文部分）、版記（亦稱文尾部分）三部分。對這樣的劃分，有一個形象的比喻，把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分。

39國家行政機關公文格式－式樣A4型公文用紙頁邊及版心尺寸公文首頁版式上報公文首頁版式40公文末頁版式聯合行文公文末頁版式1聯合行文公文末頁版式241眉首的特點是位置相對固定42第二章文件材料的形成第二節通用公文格式四、通用公文結構（一）、公文的基本組成部分1、標題

（1）基本組成：發文機關名稱+事由+文種如：《國務院關于加強檔案工作的決定》（2）、在特殊情況下，標題的結構有時不一定完整43第二章文件材料的形成第二節通用公文格式通用公文格式的定義：一、通用公文結構（一）、公文的基本組成部分1、標題

（1）基本組成：發文機關（作者）+事由（問題）+公文名稱（文種）如：《國務院關于加強檔案工作的決定》（2）、在特殊情況下，標題的結構有時不一定完整44第二章文件材料的形成A、有文件版頭時，標題往往不標發文機關名稱。B、有些公布性的文件，可只寫公文名稱，作者、事由省略。如：《布告》、《通告》、《公告》

2、發文字號（文號）（1）、組成：機關代字—年份—發文順序號如：中發﹝2003﹞5號45第二章文件材料的形成3、主送機關又叫受文機關、送達機關，是指發文要送達的對方機關。

4、正文是公文的主體和中心。5、發文機關全稱或者規范化簡稱。46第二章文件材料的形成6、發文日期一律寫在文件的末尾。年月日應寫全，不得有任何省略。公文的日期的標明，有其特定的標準。

7、印章印章是一種信物，在公文上蓋印是表示制發文件機關對文件生效和確認無誤的一種憑證。印章必須由專人負責保管，非經領導批準，不能擅自委托他人代管。47第二章文件材料的形成8、附件是附屬于正文的文件材料，也是某些文件的重要組成部分。

（二）、公文的附加標記1、密級等級---絕密、機密、秘密2、公文編號3、緩急時限4、簽發人5、附注6、公文主題（具體參見《通知》）4800001中億（集團）公司文件中億〔2008〕3號機密★一年特急49機密特急中億房地產公司美家房地產公司文件萬化房地產公司□中億房〔2009〕1號簽發人：×××□×××□50中億（集團）公司關于加強文書檔案工作的通知中億房地產公司、賽大置業、································、富寶公司：

為貫徹xx市人民政府《關于進一步加強本市檔案工作若干意見》（x府[2003]2號）文件精神，加強本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見

2、···············的通知二OO九年一月二日（附注）51附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××。□中億房地產公司辦公室2009年1月印發·························。52第二章文件材料的形成

第三節文書稿本與書寫材料（一）、文稿1、草稿（草案）2、定稿（歸檔）

一、文書稿本指公文的文稿和文本是供修改、討論和審批的原始稿件。是經過對該公文負責的領導人審閱，修改并最后簽發或會議正式討論通過的最后完成稿53第二章文件材料的形成

1、正本（歸檔）是根據定稿印制，供發出和貫徹執行用的正式公文。2、副本又叫抄本。是根據正本另行復制。3、存本指發文機關留存的印刷本，是作為對外發出的正本的樣本留作查考使用的4、施行本和草案本（二）、文本54第二章文件材料的形成5、各種文字文本注意：1、同一份公文，有時可能有兩種以上文字的文本，如少數民族文字文本；外事工作中使用的文件等。排列位置應漢字文字文本在前，其它文本文字在后。

二、重視文書書寫材料的使用注意：現在公文用紙：黨務、政府—A4公文的書寫材料包括筆和紙。55第二章文件材料的形成1、筆

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應該用鋼筆—碳素墨水、藍黑墨水鉛筆、圓珠筆等不能用；還有不能用紅墨水、純藍墨水等2、紙傳真紙等感光材料不好的紙應復印和原件一起歸檔。第四節專用文件材料的形成56第三章文書的組織與任務第一節文書工作的組織一、文書工作的組織領導1

（一）、文書工作機構與組織領導1、在大機關，這些機構歸機關的中心機構負責領導。2、在一些比較小的或基層機關，設置1~2個專職或兼職文書工作人員。（二）、機關內文書工作的組織形式1、集中形式2、分散形式57第三章文書的組織與任務3、集中與分散相結合的形式第二節文書工作的任務和重要性一、文書工作的性質（一）、政治性（二）、機密性（三）、技術性二、文書工作的作用（意義）第一、它是機關工作的紐帶；第二、它是機關領導工作的助手；1

58第三章文書的組織與任務第三、它是保守黨和國家機密的一個重要環節；第四、它可為檔案工作打好基礎。準確、及時、安全加內容：保密守則十條

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第三節、文書工作的基本要求59

案例：2002年，原華為公司傳輸部技術人員王志駿、劉寧、秦學軍因與華為公司發生法律糾紛，被國家

公安機關羈押。華為稱這幾名員工以自主創業為名“盜竊”了公司的核心技術。離開華為后，他們在上海成立了上海滬科科技有限公司，并將“竊取”的核心技術資料賣給了華為公司的直接競爭對手。2002年8月，深圳市檢察機關批準逮捕王志駿等人，并正式立案。

企業泄密案件舉例無線竊聽器60第三章文書的組織與任務1、不該說的機密，絕對不說；2、不該問的機密，絕對不問；61第三章文書的組織與任務

3、不該看的機密，絕對不看；難為了清潔工

62第三章文書的組織與任務4、不該記錄的機密，絕對不記錄；5、不在非保密本上記錄機密；63第三章文書的組織與任務6、不在私人通訊中涉及機密；7、不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論機密；64第三章文書的組織與任務8、不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；65第三章文書的組織與任務9、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項；10、不攜帶機密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。66第三章文書的組織與任務

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案例：小陳在一軍工企業當秘書。一天他到省國防工辦參加會議后帶回一份機密文件，返回途中，其妻打來呼，告之，剛出生幾個月的孩子，因發高燒現正在某醫院檢查。小陳一著急，讓司機改道去了醫院。不一會兒單位打來傳呼，詢問其去向。小陳急忙跑到醫院門口一公用電話亭給單位回了一個電話，在電話中他告之單位會議已經結束，上面發了一個機密文件，主要內容是關于XXX方面的，自己因為孩子生病現在醫院，等孩子檢查完畢后即回單位。試問用“保密守則”分析小陳違法了哪些規定，應如何妥善處理此事件。67第三章文書的組織與任務第四節行文制度一、行文條件(一)、行文機關必須是負責的機關（二）、行文的內容必須符合法律法規（三）、行文的內容必須客觀真實

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二、行文方式（一）、下行文是指上級領導機關對所屬下級機關的行文。根據發文的目的和要求，可以采取逐級、多級行文和直達基層、群眾等不同方式。68第三章文書的組織與任務

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1、逐級行文：采取逐級下達的方式或只對直屬下一級機關的行文。2、多級行文：黨政領導機關對下面行時，根據需要采取同時發到所屬幾級下屬機關的方式。3、直達基層組織或群眾的行文：黨政領導機關，采用直接發到最基層的黨政組織或傳達到人民群眾的形式。69第三章文書的組織與任務（二）、上行文下級機關向所屬上級領導機關的行文。

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1、逐級行文：下級機關直接向所屬上一級機關。2、多級行文：下級機關同時向自己的直接上級機關和更高的上級領導機關行文。3、越級行文：下級機關在非常必要時，可以越過自己的直接上級領導機關向更上級機關直至中央行文。70第三章文書的組織與任務（三）、平行文凡是沒有隸屬關系、業務指導關系，同級或不屬同一系統的機關、部門之間的行文，都屬于平行文性質。

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1、《國務院關于進一步加強檔案工作的決定》2、《關于要求增加經費的請示》3、《勞動局與紡織局關于商洽職工XXX同志工作調動問題的來往文書》71第三章文書的組織與任務三、行文規則（或）（一）、不多發文與不重復發文（二）、行文要注意隸屬關系（三）、行文應體現黨政分開（四）、經批準在報刊上發表的公文

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72第四章文件材料的運轉第一節文書處理程序概述文書從制發、傳遞、辦理到最后歸檔是一個連續的過程，這個過程中的全部工作就是文書處理工作。公文處理程序包括收文辦理和發文辦理、整理歸檔等部分。（具體見《通知》）第二節收文處理一、簽收清點、檢查，然后簽字。

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73第四章文件材料的運轉二、啟封：文書人員特有的職責注意點：1、拆信的方法2、標明“XXX”領導親啟3、檢查三、登記四、擬辦：五、批辦：六、分發：

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文書人員辦公廳（室）主任或秘書處長文書人員74第四章文件材料的運轉七、傳閱要求—快注意：1、要根據確定的傳閱范圍組織傳閱。2、傳閱文件不要“橫傳”。局長副局長一文書人員副局長二業務處財務處

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75第四章文件材料的運轉3、對各傳閱對象，要分清主次先后。4、在組織傳閱工作中，要經常提醒有關人員，不要積壓文件，盡量設法加快傳閱速度。5、傳閱文件，要建立簡便易行的手續。八、承辦九、催辦方法：第一、電話催辦；第二、文字催辦；第三、上門催辦。十、注辦

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76第四章文件材料的運轉第三節、發文處理一、擬稿二、核稿三、簽發四、編號與注發

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文件起草工作的具體承辦者：1、機關領導人代表機關親自起草；2、文書、秘書部門的工作人員起草；3、機關所屬業務部門代為起草。77第四章文件材料的運轉五、善印六、校對七、蓋印八、登記九、裝封

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78第五章立卷第一節傳統整理方法立卷分類立卷組合立卷類目擬制

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立卷：把辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根據其固有的特征和內部聯系，分門別類地有序地組合成案卷。案卷：是具有密切聯系的若干文件的組合體。79第五章立卷一、我國實行文書部門立卷制度（一）、概述（二）、實行文書處理部門立卷的特點

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1、利于提高案卷質量和立卷效率；2、利于對文件的利用、歸檔和保密；3、利于檔案室開展各項業務工作。二、做好立卷工作的重要性立卷工作的意義：80第五章立卷1、它保持了文件之間的歷史聯系，便于查找利用。

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2、保護文件之間的完整與安全，便于文件的保管。3、為檔案工作奠定基礎。三、立卷的要求與方法（一）、立卷的基本要求1、把應歸檔的文件收集齊全，按照文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，正確分類立卷。81第五章立卷2、區分文件價值，正確劃定案卷的保管期限。

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3、立成的案卷要便于保管和利用。（二）、立卷的基本方法1、作者特征就是將同一作者的一些文件組成案卷。（1）、XX市工業局關于整頓企業的工作計劃（2）、XX市工業局關于整頓企業的工作報告（3）、XX市工業局關于加強物資管理的通知案卷標題：XX市工業局關于整頓企業和加強物資管理的計劃、報告、通知82第五章立卷2、問題特征就是將內容反映同一問題的文件組成案卷。

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（1）、周浦縣人民政府批轉縣防汛指揮部《關于做好一九八三年度防汛工作的意見》的通知（2）、周浦縣防汛指揮部關于一九八三年防汛工作情況的報告（3）、周浦縣人民政府關于再接再厲、繼續做好防汛防臺工作的通知案卷標題：周浦縣人民政府、縣防汛指揮部關于做好防汛防臺工作的通知、報告83第五章立卷3、名稱特征就是將同一名稱的文件組成案卷。

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（1）、第一紡織機械廠新產品、新型材料試制計劃（2）、第二紡織機械廠新產品、新型材料試制計劃（3）、第三紡織機械廠新產品、新型材料試制計劃案卷標題：第一、二、三紡織機械廠新產品、新型材料試制計劃84第五章立卷4、時間特征指文件內容針對的時間或文件形成的時間。

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注意：（1）、一般文件放在寫成年度。（2）、總結和計劃寫在一起的文件，應視文件的中心內容來確定。（3）、紀念性或回顧性的文件，放在寫成年度。（4）、有些工作由于本身特點，使用專門年度歸檔。文件標題：（1）、上海市自行車一廠一九八三年生產計劃（2）、上海市自行車一廠一九八三年生產情況報告（3）、上海市自行車二廠一九八三年生產計劃（4）、上海市自行車二廠一九八三年生產情況報告85第五章立卷案卷標題：上海市自行車一、二廠一九八三年生產計劃、報告

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5、地區特征把來自同一地區或內容針對同一地區的文件組成案卷。（1）、XX市一九八三年工業生產計劃（2）、XX市一九八三年農業生產計劃（3）、XX市一九八三年商業發展計劃（4）、XX市文化、教育、衛生事業發展計劃86第五章立卷案卷標題：XX市工農業生產、商業、文教衛生事業發展計劃

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6、通訊者特征把本機關與某一機關關于某一問題或幾個問題的往復文件組成案卷。（1）、寧波市化工局關于要求將金星化工廠職工XXX調回上海的函（2）、寧波市勞動局關于金星化工廠職工XXX調回上海問題的復函87第五章立卷案卷標題：寧波市化工局、寧波市勞動局關于要求將金星化工廠職工XXX調回上海的函四、靈活運用立卷特征組合案卷五、確定立卷文件的保管期限

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2006年9月19日國家檔案局令第8號《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。88補充內容《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》發布施行2006年12月18日，國家檔案局局長楊冬權簽署國家檔案局第8號令，正式發布施行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。《規定》的發布施行，對機關正確界定文件材料歸檔范圍，開展檔案價值鑒定工作具有重要意義，標志著我國檔案法制化建設取得了又一新的成果。這次發布的《規定》是對1987年《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個業務文件的修訂。修訂的主要內容包括：一是將1987年《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個業務文件合成一個文件，并上升為行政規章。二是改革文書檔案保管期限的劃分方法。將原有的“永久”、“長期”、“短期”的保管期限劃分方法修改為“永久”、“定期”，定期中再實行標時制，分為30年、10年。三是突出立檔單位的主體地位。機關文件材料歸檔時體現“以我為主”的思想。盡量解決文件材料重復歸檔問題。四是條款細化，充實了一些新領域的文件材料，如行政執法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料。五是加大行政管理力度。將1987年規定中的“備案制”改為“審批制”，建立機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審批制度，即“各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行”。89補充內容

1987年國家檔案局制發了有關機關檔案保管期限、機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍兩個業務文件，對規范機關檔案工作，正確界定機關文件材料歸檔范圍，準確判定檔案價值起到了積極的引導和促進作用。但隨著我國經濟社會建設的不斷發展，兩個業務文件難以完全適應新形勢下機關檔案工作和檔案館工作的實際需要，尤其是對檔案的鑒定銷毀工作和檔案移交進館工作帶來了一系列影響。早在1999年底，國家檔案局成立相關課題組，對機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限進行專門研究。2000年底形成了《關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》征求意見稿，國家檔案局分別于2001年、2005年兩次在全國檔案系統、中央和國家機關檔案部門征求意見，多次到基層機關進行實地調研并專門召開了有地方檔案行政管理部門、部分中央和國家機關、部分基層機關檔案人員參加的專題研討會，其間易稿近50次，最終形成了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。

90補充內容

《規定》的發布施行，代表了機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限改革的發展方向，是向建立科學合理的檔案價值鑒定體系、系統完善的檔案保管期限體系邁出了重要一步。

（來源：中國檔案報）91補充內容一、主要變化（相對1987年頒布的兩個業務文件）

（1）以往業務文件存在的幾個不足方面對反映維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料重視不夠；某些文件材料歸檔范圍界定過寬，導致重復歸檔；某些條文表述可操作性不強，造成對一些文件價值判斷不準確；檔案行政管理部門對機關文件材料歸檔工作缺乏實質性的監督和管理手段。

92補充內容（2）新《規定》的主要變化和特點？A.文件合二為一B.內容涵蓋廣C.改時段制為標時制D.堅持“以我為主”的原則E.充實新內容F.期限調整體現“以人為本”（如涉及公民權益的期限從長，針對外來文件期限從短；以前“兩頭小、中間大”的模式改變了）

G.改“備案制”為“審批制”93補充內容二、機關文件材料歸檔范圍包括哪些內容?1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；3、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

94三、機關文件材料不歸檔范圍包括哪些內容?

1、上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

2、本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料;

3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料95補充內容5、文書檔案保管期限的劃分

A.哪些劃為永久保管本機關制定的法規政策性文件材料；本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；本機關機構演變、人事任免等文件材料；本機關房產基建，土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；

同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

96補充內容B.哪些劃為定期保管

本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關一般性事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

97第五章立卷六、立卷的準備工作（一）、立卷文件的收集文書立卷的重點：

1

1、本機關在進行主要職能活動中制成的重要文件；2、與本機關主要職能活動有密切聯系的上下級和有關機關的來文書。98三、案卷的規范化整理與編目調整定卷卷內文件排列擬寫案卷題名卷內文件編號填寫文件目錄填卷內備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄99第五章立卷七、立卷的操作過程（一）、檢查調整定卷

1

（二）、擬寫案卷題名1、內容概況、確切2、政治上正確3、結構要完整基本格式：作者—問題—名稱（三）、卷內文件的排列與編號1、卷內文件的排列100第五章立卷

1

（1）、密不可分的文件，應當依次序排列。（2）、一般文件可按重要程度或時間順序等排列。2、卷內文件的編號（1）、件號（2）、頁號(四）、填寫卷內文件目錄及備考表1、填寫卷內文件目錄2、填寫備考表（五）、裝訂與套盒（袋）101卷內文件目錄102《案卷封面》樣式103卷內備考表式樣104105上夾106上卷皮107作三孔標記108打孔109打孔110打孔111穿線繩112穿線繩113穿線繩114穿線繩115穿線繩116系線繩117118119第五章立卷120第五章立卷（六）、填寫案卷封面（七）、案卷排列與填寫案卷移交目錄（八）、案卷的移交

1

第二節專門文件材料的形成及整理方法1、P942、P1313、歸檔照片整理規程121第三節新的整理方法

2000年12月，國家檔案局發布了中華人民共和國行業標準DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）。《規則》采用與傳統立卷方法完全不同的思路，從“簡化整理，深化探索”出發，對歸檔文件整理工作的許多環節作了調整和簡化，既減輕了檔案工作人員的工作量，又可以提高檔案管理工作的質量。

第五章立卷122第五章立卷《規則》規定的整理方法與傳統的立卷比較，主要有以下不同：

1、取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。

2、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不做統一規定，只要符合檔案保護要求即可。

3、分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題）3種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。123

4、取消案卷、卷內文件兩級目錄，只編以件為單位的歸檔文件目錄。

5、無須編頁號，目錄改設頁數項。

6、歸檔文件直接裝盒保管

7、無須擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只須填寫檔案盒盒脊。※

第五章立卷124

圍繞歸檔文件材料的整理，今天主要講六個問題：一、歸檔文件材料整理的基本要求二、歸檔文件的整理單位與裝訂三、歸檔文件的分類和排列四、歸檔文件的編號五、歸檔文件的編目六、歸檔文件的裝盒125

在講這個題目之前，先說明幾個概念：

第一，什么是文件材料？文件材料是指反映機關、社會組織、企事業單位在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。第二，什么是歸檔文件材料的整理？將歸檔文件材料以件為單位進行裝訂、分類、排列、編目、裝盒，使之有序化的過程，叫做歸檔文件整理。126

歸檔文件材料整理的基本要求是：

（一）整理歸檔的文件材料必須齊全、完整。文件和傳真電報按其內容的聯系，合并整理。（二）必須遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料的系統聯系，區分不同價值，便于檔案保管和利用。127二、歸檔文件的整理單位與裝訂

（一）整理單位

《規則》規定，

“件”即“歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。”128

（二）文件裝訂

歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂，以從實體上最終確定“件”的形態。裝訂前首先必須對它們進行排序。一般來說順序如下：

·正本在前，定稿在后；

·正文在前，附件在后；

·批示在前，請求在后；

·原件在前，復制件在后；129

·決定、結論性文件在前，依據性材料在后※

；

·復文在前，來文在后；

·中文件在前，外文件在后。有文件處理單的，可以放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護正本的原始面貌。裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左下側對齊。裝訂方式和用品的選擇，應符合檔案保護要求。※

。130三、歸檔文件的分類和排列

（一）分類方法和分類方案

機關歸檔文件分類一般選擇年度、組織機構（問題）和保管期限作為通用的分類方法。這是因為這三種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高，并且反映了檔案管理的基本規律和要求。131

1、年度分類法——根據形成文件和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。文件往往有多個時間特征，分年度時，一般以文件簽發日期（即落款日期）為準，據以判定文件所屬年度。

2、機構（問題）分類法——機構分類法與問題分類法不能同時采用，而應根據歸檔文件的實際情況選擇其中一種。機構分類法就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件分類。問題分類法就是按照文件內容所說明的問題對歸檔文件分類。132

3、保管期限分類法——保管期限分類法就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。保管期限劃分為永久、長期、短期3種。

按照上述3種分類方法，又可以組合成多種復式分類方法。如年度—機構（問題）—保管期限分類法、保管期限—年度—機構（問題）分類法、機構（問題）—年度—保管期限分類法……133四、歸檔文件的編號

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作創造條件。

134

（一）編號項目

編號的目的之一是固定歸檔文件在全宗中的位置。歸檔文件的位置是由前期系統化工作所決定的，因此，編號中的“號”并不是一個簡單的數字，而往往包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號等分類、排列要素在內的一組數字和字符的集合，統稱為編號項目。

135

編號項目分為必備項和選擇項。必備項是根據歸檔文件整理和管理工作的需要設置的，各級機關檔案部門在編號時都必須編制；選擇項則可在同級檔案行政管理部門的指導下，由各級檔案部門根據本單位實際需要選擇使用。這里只講必備項目。必備項目包括全宗號、年度、保管期限和件號。136

全宗號——全宗號是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編制的代號。實際工作中，全宗號往往由各級檔案館按照進館計劃給定。有些新建單位或暫未列入檔案館接收計劃的單位，可將此項空置，留待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。年度——指歸檔文件形成的年度，即形成和處理文件的年度。填寫此項時，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數字表示。如二○○二年表示為“2002”，不能簡化為“02”。137

保管期限——是指在整理歸檔文件時，按照制訂的機關文件材料歸檔范圍分類與檔案保管期限的有關規定,給歸檔文件劃定相應的保管期限。138

件號——件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。件號分為室編件號和館編件號兩種。歸檔文件在分類、排列后，其位置得以確定，此時編制的排列順序號稱為室編件號；移交進檔案館時，按新的排列順序重新編制的件號，稱為館編件號。這里只講室編件號。139

室編件號即歸檔文件在分類方案的最低一級類目內的排列順序號。室編件號應在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注。以采用“年度—機構（問題）—保管期限”進行分類為例，室編件號應在同一年度內、同一機構（問題）的一個保管期限內從“1”開始逐件流水編號。例如，××市海域勘界辦2002年形成的永久、長期2個保管期限的歸檔文件，編號后形成2個流水號，即永久的從“1”開始編一個流水件號，長期的也從“1”開始編一個流水件號。140

（二）加蓋歸檔章

編號項目確定后，要以歸檔章的形式逐件標識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標”。

1、歸檔章的格式。歸檔章的一般格式如圖1所示。歸檔章設置的項目主要為編號項目中的必備項。同時也為選擇項中使用頻率較高的機構（問題）項預留了位置。141（全宗號）（年度）（室編件號）（機構或問題）（保管年限）（館編件號）3×15816

單位：mm圖1

圖中括號內的的提示文字，實際制作時無須刻出。圖1中的“機構（問題）”項為選擇項，不采用此分類方法的機關單位，可不刻此項。歸檔章編號完畢后的格式如圖2域勘界管理永久

圖2

2、歸檔章的填寫。填寫歸檔章時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，也可使用打號機打號。加蓋歸檔章，一般須在歸檔文件編號后進行。

143

3、蓋章位置。歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置；如因領導批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其它空白處，但以上端為宜。如果機關發文有文件簽發單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章。文件首頁，確無蓋章位置的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。144五、歸檔文件的編目

歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內容之一。

（一）歸檔文件目錄的項目歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項目。各項目的具體填寫要求如下：件號：填寫室編件號。145

責任者：責任者是指制發文件的組織和個人，即文件的發文機關或署名者。責任者可以是一個機關或機關內部的一個機構，也可以是幾個機關，或者是一個人或幾個人。填寫責任者項時一般應使用全稱或通用簡稱，不能用“本辦”、“本局”等簡稱。聯合發文時一般應將所在責任者照實抄錄。機關內部的“白頭文件”，常會出現未署責任者的情況，編目時應加以考證并填寫。146

文號：文號即發文的字號，是由發文機關按發文序次序編制的順序號，一般由機關代字、年度、順序號組成。如“浙海勘辦〔2002〕1號”，即浙江省海域勘界辦公室2002年第1號文件。題名：即文件標題。完整的題名由責任者、問題、文種3個部分組成。147

一般情況下，文件只有一個題名。有的文件還有副題名。副題名即文件標題中破折號或冒號后的部分。如《認清形勢，加強領導，努力推進海域勘界工作——××同志在全市海域勘界工作會議上的講話》。在正題名能反映文件內容時，副題名一般無須抄錄。日期：即文件形成的時間。文件的形成時間即發文的時間。具體填寫時應以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2002年6月10日，標注為20020610。148

頁數：頁數項填寫一件文件的總頁數。計算頁數時以文件中有圖文的頁面為準，