營銷中心會務部項目執行流程標準項目全案運作流程1、初期溝通同合作方溝通；理解合作意圖及想法；理解活動調性；2、場地勘測（場地勘測標準見附件）查看場地有效使用面積及場地特性以確認基本物料；拍攝場地環境；做出場地平面圖；場地確認后，需連同設計部共同對場地進行實地細致測量；3、會務部提出的創意亮點

把握主方向進行方案構思.并圍繞活動調性提出主視覺.4、合作方初次提案就現方案同合作方進行有效溝通并提出修改意見；進行第一輪合作方篩選；5、合作方二次提案會務部聽取合作方二次提案；確定所有項目設計、創意表現設計等環節細節展現；6、選定合作方確認報價并依據最終版策劃方案選定合作方；項目全案運作流程7、物料確認按照活動流程項目召集合作方開現場會；精確確認物料尺寸；材質及數量（并形成物料單-合作方物料單以及內部物料單；確認簽章）；8、人員分工對接

內部分工明細表制定（包含具體工作內容并形成表格確認簽字），并召開會議通報；合作方執行人員對接、并進行分工對接執行會：明確雙方合作分工對接內容（并形成項目執行人員分工對接表確認簽字）；9、項目推進制定項目（物料清單、執行腳本、音樂清單、演繹清單、視覺設計清單等）推進計劃階段跟進表（并形成表格，依據分階段進度簽章確認）；以最終執行進行時間倒推，定期召開項目碰頭會（項目推進期內合作方有至少一名項目對接專員進駐我方實時同步對接）；項目全案運作流程9、進場搭建依照“推進計劃階段跟進表"排列的進場時間開始活動前的搭建工作、并掌握搭建進度；10、技術彩排活動前24小時（具體時間依據項目情況）：搭建布展全部結束.于合作方依照策劃方案確認呈現完畢.召集演藝/音控/燈控等人員開現場會；完成硬件設備調試（音視頻舞美）11、流程彩排活動前12小時（需提前一周制定彩排流程，以確保不浪費現場彩排時間）；演繹、人員、道具、流程彩排；12、完整彩排活動前6小時：完整彩排13、現場執行掌握好現場活動節奏.及時有效的處理突發事件.14、結束.項目全案運作流程前期準備工作執行標準1-場地有效使用面積丈量以有效使用面積來確定物料搭建尺寸2-場地可供給電量與AV設備用電量是否符合.以場地方確認供電量來確定最終AV設備數量；3-場地AV設備電源點距離測算.確定場地方可提供的電源點并量出距控臺位置；4-平面圖繪制要求合作方精確做出平面布局圖、平面施工圖；5-時間預判場地方許可進場搭建時間及撤展時間；6-進度掌控計算搭建時間.掌握搭建進度；前期對接工作要素---場地選擇1、確定布展時間2、確定貨車通行時間3、確定電源位置和用電量4、確定客梯及電梯位置5、確定VIP室面積、座位人數6、簽到臺、展示區位置、面積7、確定座椅數量、擺放位置（首排離舞臺4m）形式（課桌或劇院）8、確定地臺數量、水臺、茶歇位置9、確定網絡接口位置10、確定場燈位置和調試方法11、確定空調溫度、講臺位置和高度12、確定酒店方布展負責人13、確定指示牌、條幅、停車位位置前期對接工作要素---場地細則前期對接工作要素---合作方篩選標準一、舉辦過相關或同類別的活動（直銷公司合作經驗優先考慮）；二、公司成立時間須在兩年以上；三、五場案值超過50萬RMB活動經驗（非演唱會類型）；四、雙方第一次見面會需求；1、展示過去三個完整的不同案例（需不同行業）；2、講述過往經典案例思路；3、相關案例執行流程、分工流程；4、活動總結通報展示（包括自我總結）；五、確保合作方高質量的人員水平1、合作方策劃人員需有至少兩年以上專業公關活動策劃經驗；2、合作方導演需有至少3年以上大型公關活動、演出導演經驗；3、現場執行人員需有至少1年以上公關活動、演出經驗；六、合作公司考察參照標準1、在編工作人員數量；2、辦公環境；3、合作前項目參觀學習；前期對接工作要素---內部協作執行標準1-明確項目規模依據項目規模、調性判定需求配合部門；2-制定分工表依據活動執行流程倒推制作分工明細表；3-明確內部分工對接依據會務部項目分工制定、分配內部對接/通報人員聯絡表；4-信息同步會務部人員以工作日為單位每天向協作部門同步最新項目流程、進度；5-召開分工會依據項目執行進度節點，每個項目彩排前不得少于兩次項目流程分工講解會議；6-協助部門管理設定協作部門統一負責人（2人），由會務部統一管理；項目策劃工作執行標準活動方案策劃工作執行標準1-明確主題根據項目特性、活動目的確定活動主題；2-流程編撰根據活動進程，依據政治目的、活動目的等因素合理編排活動流程順序；3-流程銜接每個環節流程確定過度、銜接方式；4-亮點創意根據活動流程的編排在相應的環節設定創意方式（注意創意的落地實施難度）；5-細節策劃活動方案中凡涉及人員（主持人、禮儀、演員、模特、工作人員等），需依據活動進程合理預先進行走位編排并形成單獨執行細節表格；5-活動效果

活動方案中每個環節的設置、細節策劃中要充分考慮舞臺效果及正常活動的氛圍效果；在不違背活動目的的前提下需提升參會者的參與感；平面視覺設計工作執行標準1-設計清單項目立項，場地確認后根據場地等因素列出設計清單交由設計部進行稿件設計（分為內部平面視覺設計清單與合作方平面視覺設計清單）；2-明確色調根據項目特性、活動目的與設計部確定平面視覺設計的主色調；3-多稿設計為了保證每個項目的現場氛圍，設計定稿時需至少兩個色系版本的設計稿件（舞臺表現部分）；4-設計多版本比例根據舞臺設計呈現，設計定稿后每一稿主視覺畫面尺寸至少導出兩個常規比例（16:94:3）；5-落地效果跟進搭建布場過程中第一時間跟進含設計物料、搭建效果、文字內容審定；6-場地實測會務部經后勤部確認場地后，設計部需連同會務部進行場地實測；視頻視覺呈現工作執行標準1-視頻制作清單項目立項，環節流程確認后根據活動主題等因素列出視頻制作（剪輯）清單交由企宣部；2-固定視頻列表每場活動固定需制作的視頻：暖場視頻、開場視頻、主KV（2套）、環節（節目）視頻素材等；3-腳本撰寫根據項目特性、活動目的與企宣部影視策劃對接相應視頻腳本撰寫；4-視頻制作視頻剪輯制作（至少活動彩排前三天完成）；5-設計多版本比例根據舞臺設計呈現，視頻導出兩個常規比例（16:94:3）；6-場地實測視頻音效、字幕審定音頻（音樂）呈現工作執行標準1-音頻制作、采集清單項目立項，環節確認后根據活動主題等因素列出音頻采集（制作）清單；2-固定音頻、音樂文件每場活動固定需制作、采集的音頻：暖場背景音樂、主持人上場背景音樂、領導嘉賓上場背景音樂、領導嘉賓回座背景音樂、節目演繹背景音樂、互動游戲環節背景音樂等（項目立項確認合作方后三個工作日內完成）3-音樂制作根據活動環節需求制作對應音樂、活動開始前一周完成；4-場地實測所有的音樂文件在彩排時需完全播放試聽一次；5-淡入淡出效果所有音頻文件必須進行淡入淡出效果處理；禮儀接待人員（外）管理執行標準1-人員篩選項目立項、環節確認后進行禮儀人員現場篩選，篩選原則為2:1；篩選基準：凈身高≥168cm、體重45KG~55KG、長相甜美、黑發、無紋身、靈活、具備至少一年以上公關活動禮儀經驗（有合作基礎的優先）；2-禮儀站位、動線圖