秘書起草撰寫公文與撰寫其他文章不同，公文撰寫有嚴格的規范要求，這是秘書在“辦文”中，尤其是在撰文中必須遵守的。知識回顧：公文的結構公文的結構可以包括以下11部分（見圖4-4）。公文的結構發文機關標識

發文字號公文標題成文日期主送機關公文生效標識發文機關標識“寫文”產生的作用，靠“走文”才能發揮。因此文書的收發傳遞處理工作必須規范化。第二節文書的收發傳遞處理本節要點一、《辦法》中規定的

收發文處理程序二、文書處理工作中應

注意的事項一、《辦法》中規定的收發文

處理程序文書的收發傳遞處理工作是秘書部門的重要任務之一，為了使機關各部門能夠協調運轉，秘書要一絲不茍地做好文書管理工作，實現優質服務，以保證各項工作的順利進行。（一）發文的處理程序

機關撰制并向外發出的一切文件，統稱發文。在日常生活中，主要按以下程序進行。發文的處理程序草擬審核簽發復核繕印用印登記注辦分發發文的處理程序草擬亦稱擬稿，是秘書接受領導的發文意圖之后，嚴格按照領導意圖進行草擬公文的過程。

草擬1

審核亦稱核稿，是指機關秘書部門或負責擬稿的業務部門的負責人對所擬文稿的審核過程。

審核2

審核的重點內容包括以下五種（見圖4-6）。審核的內容審核的內容看文件內容是否符合黨的方針、政策和國家的法律、法令規定，是否符合“一文一事”的規定看文字是否通順準確簡明看提出的要求措施是否可行看用什么名義和格式行文，是否符合規范要求看有無發文的必要

簽發簽發是文書經有權簽發的領導上司核準簽字，準予發出。3

簽發的關鍵是時間問題，及時簽發對文書極為重要，但是簽發的核心工作并不是秘書的事。對于秘書來說應做好一下三點。秘書在簽發中的任務秘書在簽發中的任務準確理解簽發中的修改意見或批示，在進一步修改公文時，以最準確的文字，體現領導簽發的意見秘書要選準呈上簽發的時間準確地確定要簽發的文書，因為有的文書并不需要簽發復核

《辦法》第五章“發文辦理”第二十九條規定：“公文正式印刷前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。4繕印

繕印是對經復核沒有問題的定稿進行技術加工，制作文書的正式的過程。5

用印

用印是指在有必要加蓋印章的文書正本上加蓋機關或領導人印章的過程。國家行政機關的公文，在制發中一般都要經過蓋章這一環節。6

文書印章蓋在正文落款處，疊印在發文機關和日期上。要注意：印章名稱要與發文機關名稱一致，否則要加以說明。印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準確。一般落款印要“騎年蓋月”。印章只蓋在公文正本上。1234

登記

登記是指根據本機關文書處理的具體要求與發取簿式或卡片式、聯單式、活頁式的登記方式。7發文登記表發文日期發文字號密級文件標題發文單位共印份數發出份數擬稿單位簽發人備注

分發

分發亦稱封發，是指對撰制登記好的文書封裝、發出的過程。分發是一項細致的工作，是將向外發出的文書信函進行封裝、發出的過程。8注辦

注辦是對發出的文書的辦理情況做出必要的說明，注明辦理結果的環節。“注辦”一般是發文登記內容的一項，是對文書已經發出情況的注明。其作用是便于今后查考。9案例分析：

XX省文物局為配合國家文物局的文物普查工作，需向全省各地市發一份《XX省文物局關于認真做好文物普查工作的通知》。局領導責成局秘書小陳起草該文件。小陳寫完初稿后，本想找領導過目。但領導外出開會，需五天后才能回來。小陳覺得這份文件內容簡單，不會出什么差錯。就自作主張，將草稿交打字員小李打印。小李與小陳關系不錯，不好意思拒絕。文件打印好后，小陳找辦公室齊主任蓋公章。請指出錯誤所在。二、來文的立卷歸檔工作

來文處理后的立卷歸檔工作是整個辦文工作很重要的一環。

（一）公文辦理的要求公文辦理階段是公文發生實際效力的時期，也是行文的目的所在。其效率和質量如何，直接影響著辦文的效果，甚至影響著機關工作的效果。

據此，公文處理的要求包括以下四點：

圖4-25公文處理的要求1.準確無誤2.講究時效

3.安全保密

4.統一管理（二）立卷立卷

立卷：是指秘書部門將辦理完畢的、具有保存價值的一個個零散文件，按照它們內在的聯系，分門別類地組成一個或數個案卷。其中每一個案卷都是若干具有共同特征、互為聯系、經過系統整理的文件的集合體。

1（二）立卷

主要包括三方面的含義（見圖4-26）。

圖4-26立卷的含義立卷的含義

文件立卷必須依照科學的方法與原則進行必須是具有保存價值的文件才需要立卷只有辦理完畢的文件才能立卷文件立卷的范圍

要保證把有查考價值的文件完全完整地保存下來，就要弄清楚哪些文件需要立卷，哪些文件不需要立卷，以確定文件立卷的范圍。

2（三）歸檔

歸檔：是指各類社會組織在其工作活動中形成的文件材料，待處理完畢后，將其中有一定保存價值者，由文書處理部門和承辦部門按照立卷的原則和方法整理立卷，定期向機關檔案室轉交，并由檔案室集中統一保管。

建立健全歸檔制度，對于文書工作和檔案工作均具有十分重要的意義（見圖4-28）。圖4-28建立健全歸檔制度的重要意義

通過歸檔，將文件轉化成檔案，由機關檔案部門集中統一地科學管理，以便于機關各個部門使用

歸檔是文件轉化為檔案的重要標志。沒有歸檔工作，文件積