第四章

電子表格軟件在會計(jì)中的應(yīng)用1、建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)工作表

---Excel2003的基本操作返回1.1認(rèn)識Excel1.2工作簿和工作表的操作1.3向工作表輸入數(shù)據(jù)1.4編輯工作表1.5設(shè)置工作表格式1.6管理工作表1.7建立數(shù)據(jù)清單1.1認(rèn)識Excel20031.1.1熟悉Excel2003工作界面Excel2003工作界面

標(biāo)題欄菜單欄工具欄狀態(tài)欄工作表標(biāo)簽滾動條任務(wù)窗格編輯欄1.1.2工作簿、工作表和單元格1．工作簿在Excel2003中，新建文件就是創(chuàng)建一個(gè)工作簿，其擴(kuò)展名為.xls，如下圖。

工作簿

行號列標(biāo)活動單元格填充柄2．工作表工作表是由65536行和256列所構(gòu)成的一個(gè)表格，其作用是存儲和處理數(shù)據(jù)。工作表行號由上到下分別從“1”至“65536”進(jìn)行編號；列號則由左到右采用字母“A”到“IV”進(jìn)行編號。3．單元格組成工作表的若干長方形格子，稱為“單元格”，是Excel2003中存儲數(shù)據(jù)、公式以及進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算的基本單位。在工作表中，單擊鼠標(biāo)左鍵選中任意一個(gè)單元格，其四周會出現(xiàn)一個(gè)黑色方框，表示被選中。該單元格被稱為當(dāng)前單元格或活動單元格。鼠標(biāo)指針放在填充柄上，變?yōu)槭中褪褂锰畛浔畛鋽?shù)據(jù)

在當(dāng)前單元格的右下角有一個(gè)小黑方塊，稱為填充柄，通過拖動此填充柄可以自動填充單元格數(shù)據(jù)（即使拖動范圍內(nèi)的單元格數(shù)據(jù)與當(dāng)前單元格相同，或是按照線性順序排列），如下圖。

返回1.2工作簿和工作表基本操作1.2.1新建工作簿要新建工作簿，可使用下面幾種方法。啟動Excel2003：啟動Excel2003軟件后，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個(gè)新的默認(rèn)工作簿文件，名稱為“Book1”。使用工具按鈕：啟動Excel2003后，單擊工具欄上的新建按鈕，即可建立一個(gè)新的空白工作簿文件。使用菜單：選擇“文件”>“新建”菜單，然后單擊“新建工作簿”任務(wù)窗格中的“空白工作簿”，即可新建一個(gè)工作簿，如下頁圖。使用任務(wù)窗格新建工作簿

1.2.2保存工作簿創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿并輸入數(shù)據(jù)后，必須將其保存，才能在日后繼續(xù)使用。分三種情況：1、如果是新創(chuàng)建的工作簿，單擊工具欄上的“保存”按鈕后會彈出“另存為”對話框進(jìn)行保存；2、如果是已經(jīng)保存過的工作簿，編輯后再次保存，則直接單擊工具欄上的“保存”按鈕或選擇“文件”>“保存”菜單即可；3、如果想將工作簿另存為一個(gè)新的工作簿文件，則選擇“文件”>“另存為”菜單，彈出“另存為”對話框進(jìn)行另存即可。1.2.3打開工作簿若要打開一個(gè)已建立的工作簿進(jìn)行編輯，可以使用在文件夾窗口中直接打開、單擊工具欄上的打開按鈕和選擇“文件”>“打開”菜單三種方法。1.2.4新建工作表啟動Excel2003后，軟件會自動創(chuàng)建一個(gè)工作簿，界面中默認(rèn)含有3張初始工作表，如下圖。新建工作表

如果用戶需要使用更多的工作表，可以插入新工作表。方法是：單擊要在前面插入工作表的工作表標(biāo)簽，如“Sheet1”，然后選擇“插入”>“工作表”菜單，即插入了新的工作表。此時(shí)新插入的工作表成為當(dāng)前工作表，并自動命名為“Sheet4”，如下圖。

插入工作表

1.2.5重命名和刪除工作表1．重命名工作表要重命名工作表，用鼠標(biāo)左鍵雙擊工作表標(biāo)簽，例如“Sheet1”，此時(shí)，工作表標(biāo)簽呈反白顯示，處于編輯狀態(tài)。此時(shí)直接輸入新的工作表名，然后按【Enter】鍵確認(rèn)，即可完成工作表的重命名。重命名工作表

2．刪除工作表方法1

左鍵單擊要刪除的工作表標(biāo)簽，例如“Sheet2”，選擇“編輯”>“刪除工作表”菜單，打開提示對話框，單擊“刪除”按鈕即可將所選工作表刪除。刪除后，被刪除工作表右側(cè)的工作表會自動左移，如下圖。刪除工作表

方法2

右鍵單擊要刪除的工作表標(biāo)簽，例如“Sheet2”，會彈出右鍵快捷菜單，直接選擇“刪除”菜單項(xiàng)即可將目標(biāo)工作表刪除，如下圖。使用右鍵菜單刪除工作表

1.2.5關(guān)閉工作簿關(guān)閉不再需要的工作簿，可以釋放系統(tǒng)內(nèi)存，讓資源充分利用，同時(shí)也能減少用戶在多個(gè)工作簿間切換導(dǎo)致誤操作的幾率。Excel2003提供了兩種關(guān)閉工作簿的方法：一是單擊Excel窗口中的“關(guān)閉”按鈕；另一種是選擇“文件”>“退出”菜單。返回1.3向工作表輸入數(shù)據(jù)1.3.1輸入基本數(shù)據(jù)1．輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)數(shù)值型數(shù)據(jù)由數(shù)字0-9、正號、負(fù)號、小數(shù)點(diǎn)、分?jǐn)?shù)號“/”、百分號“%”、指數(shù)符號“E”或“e”、貨幣符號“￥”或“$”和千位分隔號“，”等組成。單擊工作表中的任意單元格，直接用鍵盤即可輸入基本數(shù)據(jù)。輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)的注意事項(xiàng)如下：如果要輸入負(fù)數(shù)，必須在數(shù)字前加一個(gè)負(fù)號“-”，或給數(shù)字加上圓括號。例如，輸入“-1”或“（1）”都可以在單元格中得到-1。如果要輸入分?jǐn)?shù)，如1/3，應(yīng)先輸入“0”和一個(gè)空格，然后輸入“1/3”。如果要輸入百分?jǐn)?shù)，直接在數(shù)值后輸入百分號“%”即可。如果要輸入日期和時(shí)間，需要按照各自規(guī)定的格式進(jìn)行輸入。日期的格式為“年-月-日”，時(shí)間的格式為“時(shí)：分：秒”。輸入完成后，可以通過“單元格格式”對話框設(shè)置日期和時(shí)間的其他格式。打開“單元格格式”對話框的方法是：在數(shù)據(jù)單元格上單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”菜單項(xiàng)，在彈出的“單元格格式”對話框中切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表框中選擇“日期”或“時(shí)間”項(xiàng)，在右側(cè)的“類型”列表框中選擇要改變的類型即可，如下頁圖。

選擇數(shù)據(jù)格式

2．輸入字符型數(shù)據(jù)字符型數(shù)據(jù)是由字母、漢字或其他字符開頭的數(shù)據(jù)。默認(rèn)情況下，字符型數(shù)據(jù)沿單元格左邊對齊。如果在輸入數(shù)字時(shí)在前面加上單引號“’”，如“’12345678”，數(shù)據(jù)會自動沿單元格左邊對齊，如左圖。右圖所示為輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)和字符型數(shù)據(jù)的工作表。數(shù)字前加單引號將數(shù)據(jù)左對齊

在工作表中輸入基本數(shù)據(jù)

1.3.2自動填充數(shù)據(jù)輸入有序數(shù)據(jù)：在同一列或同一行相鄰的兩個(gè)單元格中輸入有序數(shù)據(jù)。例如在A2、A3單元格中分別輸入代碼101、102，然后單擊單元格A2，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動到單元格A3，再將鼠標(biāo)指針指向選中單元格區(qū)域右下角的填充柄，這時(shí)鼠標(biāo)指針變成“+”號，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動，到最后一個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)，松開鼠標(biāo)左鍵，便可完成有序數(shù)據(jù)的輸入，如下圖。

輸入有序數(shù)據(jù)

輸入相同數(shù)據(jù)：在某個(gè)單元格中輸入某個(gè)數(shù)值型數(shù)據(jù)或字符型數(shù)據(jù)，然后用鼠標(biāo)向左或向下拖動單元格填充柄到某個(gè)位置，松開鼠標(biāo)即可快速在多個(gè)單元格中輸入相同數(shù)據(jù)，如下圖。使用填充柄復(fù)制數(shù)據(jù)

完成填充后，單元格區(qū)域右下角會出現(xiàn)一個(gè)智能標(biāo)記。單擊該標(biāo)記，會出現(xiàn)快捷菜單，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置，如右圖。復(fù)制單元格：復(fù)制單元格的內(nèi)容和格式。以序列方式填充：填充一系列能符合線性趨勢或指數(shù)遞增趨勢的數(shù)值（編號、工號等）。僅填充格式：只填充復(fù)制單元格的格式，不填充內(nèi)容。不帶格式填充：只填充復(fù)制單元格的內(nèi)容，不填充格式。智能標(biāo)記

1.3.3輸入公式公式在Excel工作表中應(yīng)用廣泛，尤其是在財(cái)會、統(tǒng)計(jì)領(lǐng)域。公式是指使用運(yùn)算符和函數(shù)對工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式，公式必須以“=”（等號）開始，用于表明其后的字符為公式，緊隨等號之后的是需要進(jìn)行計(jì)算的元素，各元素之間用運(yùn)算符分隔。如左下圖所示，在E2單元格中輸入“=B2+C2+D2”，按下【Enter】鍵便計(jì)算出劉貝成績的總分，如右圖。

輸入公式

1.3.4復(fù)制公式對于有規(guī)則的成組數(shù)據(jù)，用戶在其中一組使用公式后，可以用拖動的方式將此公式復(fù)制到其他單元格中，來完成對應(yīng)數(shù)據(jù)的計(jì)算，提高效率。例如，要將下圖中E2單元格中的公式復(fù)制到E3:E5單元格區(qū)域，可先單擊E2單元格，再單擊填充柄并向下拖動到E5單元格，這樣便可計(jì)算出其他人的總分。復(fù)制公式

1.3.5使用函數(shù)函數(shù)是Excel2003內(nèi)置的一種復(fù)雜公式，其功能是完成某些特定計(jì)算。每個(gè)函數(shù)都由等號（=）、函數(shù)名和變量組成。其中等號（=）后面的內(nèi)容為函數(shù)，函數(shù)名表示將執(zhí)行的操作，變量表示函數(shù)將作用的單元格地址，通常是一個(gè)單元格區(qū)域，也可以是更為復(fù)雜的內(nèi)容。在公式中合理地使用函數(shù)，可以大大節(jié)省用戶的輸入時(shí)間，簡化公式的輸入。返回1.4編輯工作表6.4.1選擇工作表區(qū)域1．單元格及單元格區(qū)域的選擇選擇單元格有如下方法：單擊單元格即可選中目標(biāo)單元格。選定某單元格后，用鍵盤上方向鍵進(jìn)行移動，可以選定其他某個(gè)單元格。選定單元格區(qū)域的操作步驟是：單擊要選擇單元格區(qū)域的第一個(gè)單元格。按住左鍵拖動鼠標(biāo)到最后一個(gè)單元格，過程中活動單元格四周的黑框不斷增大，然后釋放鼠標(biāo)左鍵，黑框內(nèi)的所有單元格即被選中。選擇單元格區(qū)域

選中的單元格區(qū)域選擇行

2．行與列的選擇選擇單行（列）：將鼠標(biāo)指針移到所要選擇行（列）的編號處，此時(shí)指針變?yōu)橄蛴遥ㄏ拢┑募^，單擊鼠標(biāo)左鍵，即可選中整行（列），如下圖。選擇多行（列）：同時(shí)選定連續(xù)多行（列）時(shí)，將鼠標(biāo)指針移到行（列）的編號處，單擊左鍵并拖動，到所要選擇的最后一行（列）時(shí)松開鼠標(biāo)左鍵即可；選擇不連續(xù)的多行（列）時(shí)，在選定一部分行（列）后，按下【Ctrl】鍵的同時(shí)選擇另一部分行（列）即可。1.4.2刪除或插入行、列、單元格刪除或插入行：在要刪除行的行號上右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”項(xiàng)，即可將目標(biāo)行刪除；若在快捷菜單中選擇“插入”，即可在目標(biāo)行上方插入一個(gè)新行。刪除或插入列：插入或刪除列與插入或刪除行的操作相同，只是將操作的行號改為列號。需要注意的是，選擇“插入”項(xiàng)，將會在目標(biāo)列左側(cè)插入新列。刪除或插入行

刪除單元格

插入單元格

刪除或插入單元格：選擇要刪除的單元格，選擇“編輯”>“刪除”菜單，在彈出的對話框中選擇一種刪除該單元格后周邊單元格的對齊方式，單擊“確定”按鈕即可刪除單元格，如左下圖。要插入單元格，可先選中要插入位置的單元格，再選擇“插入”>“單元格”菜單，然后在彈出的對話框中選擇插入新單元格后選中單元格的位置，單擊“確定”按鈕即可插入新單元格，如右下圖。1.4.3清除單元格清除格式：選擇要清除格式的單元格區(qū)域，選擇“編輯”>“清除”>“格式”菜單，可清除單元格格式，效果如左下圖。清除數(shù)據(jù)：選擇要清除內(nèi)容的單元格區(qū)域，選擇“編輯”>“清除”>“內(nèi)容”菜單，可清除單元格中的數(shù)據(jù)，效果如右下圖。

清除單元格格式

清除單元格數(shù)據(jù)

1.4.4移動或復(fù)制單元格1．移動單元格區(qū)域移動單元格區(qū)域，是指將選中單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)從一個(gè)位置移動到另一個(gè)位置，共有兩種方法可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)操作。使用鼠標(biāo)拖動：選定要移動的單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)指針移動到選定區(qū)域的邊框上，當(dāng)指針變?yōu)橐粋€(gè)帶移動標(biāo)志的小箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動，到指定位置后松開鼠標(biāo)左鍵即可將所選區(qū)域移動到新位置，如下頁圖。

使用“剪切”命令：選定要移動的單元格區(qū)域，選擇“編輯”>“剪切”菜單，然后單擊移動到區(qū)域的單元格，再選擇“編輯”>“粘貼”按鈕，即可將所選區(qū)域移動到新位置。利用鼠標(biāo)拖動移動單元格區(qū)域

2.復(fù)制單元格區(qū)域共有兩種方法實(shí)現(xiàn)復(fù)制單元格的操作：使用鼠標(biāo)拖動：選定要移動的單元格區(qū)域，按下鼠標(biāo)右鍵并拖動到指定位置后松開鼠標(biāo)，在彈出菜單中選擇“復(fù)制到此位置”項(xiàng)即可，如右圖。利用“復(fù)制”命令：選定要移動的單元格區(qū)域，選擇“編輯”>“復(fù)制”菜單，然后單擊移動到區(qū)域的單元格，再選擇“編輯”>“粘貼”按鈕，即可將所選區(qū)域復(fù)制到新位置。

選擇“復(fù)制到此位置”項(xiàng)1.4.5撤銷與恢復(fù)操作在編輯過程中，如果不小心產(chǎn)生了誤操作，或是對修改后的結(jié)果不滿意，可以通過Excel2003提供的“撤銷”操作進(jìn)行還原。方法是：選擇“編輯”>“撤銷”菜單，或單擊“常用”工具欄上的“撤銷”按鈕，即可撤銷最后一次操作。如果一次要撤銷多步操作，可以單擊“撤銷”按鈕旁的箭頭，在打開的下拉列表中選擇要撤銷的多步操作即可。恢復(fù)操作是撤銷操作的逆操作，該命令只有在執(zhí)行撤銷操作后才起作用。如要恢復(fù)上一步被撤銷的操作，只需選擇“編輯”>“恢復(fù)”菜單，或單擊“常用”工具欄上的“恢復(fù)”按鈕即可。如果一次要恢復(fù)多步撤銷的操作，可單擊“恢復(fù)”按鈕旁邊的箭頭，在顯示的下拉列表框中選擇要恢復(fù)的多步操作即可。

返回1.5設(shè)置工作表格式1.5.1合并單元格當(dāng)輸入公司名、地址等長度較長的文本時(shí)，默認(rèn)的單元格長度不夠長，可以通過合并單元格的方法解決問題。步驟是：鼠標(biāo)左鍵選中要合并的單元格區(qū)域，單擊工具欄上的“合并及居中”按鈕即可，數(shù)據(jù)將居中顯示，如右圖。合并單元格

1.5.2設(shè)置數(shù)據(jù)格式Excel2003提供了多種數(shù)據(jù)格式設(shè)置，例如小數(shù)點(diǎn)后的位數(shù)有多長，是否使用時(shí)間、日期、貨幣格式等，下面介紹設(shè)置方法。步驟1

選定要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域，選擇“格式”>“單元格”菜單。步驟2

打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中的“分類”列表中，選擇使用何種數(shù)據(jù)類型，然后在右側(cè)設(shè)置選擇相關(guān)格式，如右圖所示。最后單擊“確定”按鈕即可完成設(shè)置。設(shè)置數(shù)據(jù)格式

1.5.3設(shè)置字體與Word2003相同，Excel2003也可以對選中文字的字體、字形、字號、樣式及顏色等進(jìn)行美化修飾。步驟1

選定要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域，選擇“格式”>“單元格”菜單，打開“單元格格式”對話框。設(shè)置字體

步驟2

切換到“字體”選項(xiàng)卡，在此設(shè)置所選單元格區(qū)域的字體、字號、字體顏色等。最后單擊“確定”按鈕即可完成設(shè)置，如下圖。

1.5.4設(shè)置數(shù)據(jù)對齊方式新建一個(gè)Excel2003工作簿，默認(rèn)情況下單元格內(nèi)輸入的文本會靠左對齊，數(shù)字靠右對齊，邏輯值和錯(cuò)誤值居中對齊。當(dāng)我們需要對對齊格式進(jìn)行修改時(shí)，可以利用“單元格格式”對話框中的“對齊”選項(xiàng)卡進(jìn)行相關(guān)操作，如下圖。設(shè)置數(shù)據(jù)對齊方式

1.5.5調(diào)整行高和列寬1．使用鼠標(biāo)拖動調(diào)整使用鼠標(biāo)拖動調(diào)整行高，可以將鼠標(biāo)光標(biāo)放在要調(diào)整行行號的下方，當(dāng)其變?yōu)樾螘r(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵并向下或向上拖動即可，如下圖。調(diào)整列寬的方式與此相同，只是光標(biāo)放置位置是要調(diào)整列列號的右側(cè)。調(diào)整行高

2．使用菜單命令調(diào)整使用菜單命令調(diào)整行高和列寬，可以實(shí)現(xiàn)對尺寸的精確設(shè)定，操作步驟如下。步驟1

左鍵選定要調(diào)整高度的行（列），然后選擇“格式”>“行（列）”>“行高（列寬）”菜單。步驟2

打開“行高（列寬）”對話框，輸入行高（列寬）值，單擊“確定”按鈕即可，如下圖所示。調(diào)整行高、列寬

添加邊框

1.5.6添加邊框

步驟1

選定要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域，選擇“格式”>“單元格”菜單，打開“單元格格式”對話框。步驟2

切換到“邊框”選項(xiàng)卡，在“樣式”列表框中選擇線條樣式，在“顏色”下拉列表框中選擇線條顏色，然后單擊“外邊框”按鈕，為表格添加外邊框，單擊“內(nèi)部”按鈕，為表格添加內(nèi)邊框，如右圖。1.5.7添加底紋步驟1

選定要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域，選擇“格式”>“單元格”菜單，打開“單元格格式”對話框，切換到“圖案”選項(xiàng)卡。步驟2

選擇需要添加底紋的顏色，在“圖案”下拉列表框中選擇要填充的圖案，右側(cè)示例區(qū)域可以進(jìn)行預(yù)覽，設(shè)置好后單擊“確定”按鈕即可，如右圖。添加底紋

此處進(jìn)行效果預(yù)覽返回1.6管理工作表6.6.1選擇工作表選取相鄰工作表：單擊第一張工作表標(biāo)簽，然后按住【Shift】鍵并單擊最后一張工作表標(biāo)簽，選中的工作表標(biāo)簽都會變?yōu)榘咨缬疑蠄D。選取不相鄰的工作表：單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽，然后按住【Ctrl】鍵再單擊不相鄰的工作表標(biāo)簽即可。選取全部工作表：右擊任意一個(gè)工作表標(biāo)簽，然后在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”項(xiàng)即可，如右下圖。選擇連續(xù)多個(gè)工作表

選擇全部工作表

按住【Shift】鍵，同時(shí)單擊左鍵1.6.2移動和復(fù)制工作表1．在同一個(gè)工作簿中移動和復(fù)制工作表步驟1

單擊選中要移動的工作表，此時(shí)不要松開鼠標(biāo)，將指針向旁邊拖動。拖動過程中鼠標(biāo)指針會變?yōu)樾螤睿瑫r(shí)工作表標(biāo)簽上會顯示一個(gè)小黑三角符號，標(biāo)示移動工作表的目標(biāo)位置，如上圖。步驟2

到達(dá)目標(biāo)位置后松開鼠標(biāo)，即可將所選工作表移動到新位置，如下圖。在同一工作簿中移動工作表

2．在不同的工作簿之間移動和復(fù)制工作表步驟1

選定要移動或復(fù)制的工作表，然后選擇“編輯”>“移動或復(fù)制工作表”菜單，打開“移動或復(fù)制工作表”對話框。步驟2

單擊“工作簿”下拉列表框，在列表框中選擇要移至的工作簿，例如“個(gè)人簡歷表”。步驟3

在“下列選定工作表之前”列表框中選擇工作表在新工作簿中的位置，例如選擇“移至最后”。步驟4

如果要復(fù)制而非移動工作表，需要選中“建立副本”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕即可。操作步驟圖見下頁在不同工作簿間移動和復(fù)制工作表

1.6.3隱藏或取消隱藏工作表隱藏選定要隱藏的工作表，選擇“格式”>“工作表”>“隱藏”菜單，此時(shí)選定的工作表便從當(dāng)前工作簿中消失。取消隱藏要取消工作表隱藏，選擇“格式”>“工作表”>“取消隱藏”菜單。打開“取消隱藏”對話框，在列表框中選擇要取消隱藏的工作表，如右圖，單擊“確定”按鈕，隱藏的工作表便會重新顯示出來。取消隱藏工作表

返回第二節(jié)結(jié)束1.7建立數(shù)據(jù)清單1.7.1建立數(shù)據(jù)清單首先在工作表的首行依次輸入數(shù)據(jù)清單的各個(gè)主要字段，：姓名、城市、電話、地址、郵政編碼、購買產(chǎn)品、購買數(shù)量和購買日期，并設(shè)置為水平居中格式，如下圖。建立數(shù)據(jù)清單

1.7.1建立數(shù)據(jù)清單步驟1

在要加入記錄的數(shù)據(jù)清單中單擊任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”>“記錄單”菜單項(xiàng)，如左圖；如果是第1次使用該功能，會彈出一個(gè)對話框，單擊“確定”按鈕，如右圖。

選擇“數(shù)據(jù)”>“記錄單”菜單

步驟2

打開記錄單對話框，依次輸入記錄數(shù)據(jù)，然后單擊“新建”按鈕，繼續(xù)輸入下一條記錄；重復(fù)操作，輸入所有記錄，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，如左圖，結(jié)果如右圖。使用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)

最后效果

1.7.2管理數(shù)據(jù)清單管理數(shù)據(jù)清單包括查看、修改、添加、刪除和瀏覽記錄等操作。當(dāng)記錄內(nèi)容較多時(shí)，為了快速進(jìn)行編輯，可以輸入條件進(jìn)行查找。方法是在記錄單對話框中單擊“條件”按鈕，此時(shí)對話框中的內(nèi)容被全部清空，然后在任意編輯框內(nèi)輸入查詢條件，然后按【Enter】鍵，即可快速找到目標(biāo)記錄，如右圖。搜索記錄

1.7.3數(shù)據(jù)清單建立原則建立數(shù)據(jù)清單時(shí)，為了能夠充分利用數(shù)據(jù)清單特性，需要按照下列原則進(jìn)行建立。清單惟一：每張工作表只使用一個(gè)數(shù)據(jù)清單，避免在一張工作表中建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單，造成數(shù)據(jù)混亂。同類數(shù)據(jù)置于同一列：在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)使同一列具有相似的數(shù)據(jù)項(xiàng)，便于統(tǒng)計(jì)。清單獨(dú)立：在數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個(gè)空白列和一個(gè)空白行，這樣在執(zhí)行排序、篩選和自動匯總等操作時(shí)，便于Excel2003檢測和選定數(shù)據(jù)清單。關(guān)鍵數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部：不要將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會被隱藏。顯示行和列：在更改數(shù)據(jù)清單之前，請確保隱藏的行或列也被顯示。如果清單中的行和列未被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會被刪除。使用單元格邊框：如果要將標(biāo)志和其他數(shù)據(jù)分開，應(yīng)使用單元邊框（而不是空格或短劃線）在標(biāo)志行下插入一行直線。避免空行和空列：在數(shù)據(jù)清單中可以有少量的空白單元格，但不可有空行或空列。不要在前面或后面鍵入空格：單元格中，各數(shù)據(jù)項(xiàng)前不要加多余的空格，以免影響數(shù)據(jù)搜索和處理。返回2、定義財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算公式

----Excel公式和函數(shù)的使用返回2.1公式的使用2.2函數(shù)的使用2.1公式的使用一個(gè)或多個(gè)運(yùn)算符連接運(yùn)算量而形成的式子叫公式。運(yùn)算符：運(yùn)算所用到的符號叫運(yùn)算符，常用的運(yùn)算符有算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符和字符串運(yùn)算符。運(yùn)算量：常量、單元格地址、單元格區(qū)域、函數(shù)等都可以作為運(yùn)算量。公式中可以使用圓括號，并允許圓括號嵌套，計(jì)算順序是先內(nèi)層后外層。2.1.1常用運(yùn)算符(1)算術(shù)運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符包括：+加、-減、*乘、/除、∧乘冪、%百分比。其運(yùn)算結(jié)果為數(shù)值型。如A1單元格中輸入=48+7*3-36/2+4∧2，確認(rèn)后，在A1單元格中只顯示67。(2)字符串運(yùn)算符字符串運(yùn)算符也稱字符串連接符，用&表示。它用于將2個(gè)及2個(gè)以上的字符型數(shù)據(jù)按順序連接在一起組成一個(gè)字符串?dāng)?shù)據(jù)。如A1單元格輸入的是“計(jì)算機(jī)”，A2單元格是“應(yīng)用”，A3單元格是“基礎(chǔ)”，若在A4單元格輸入=A1&A2&A3，A4單元格中的結(jié)果就是“計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)”，其結(jié)果仍是字符型數(shù)據(jù)。(3)比較運(yùn)算符比較運(yùn)算符包括：<小于、<=小于或等于、=等于、>=大于或等于、>大于、<>不等于。如=24<32、=45>87，其結(jié)果是邏輯值，TRUE或FALSE。(4)引用運(yùn)算符引用運(yùn)算符也稱區(qū)域運(yùn)算符，用冒號表示。它實(shí)際是兩個(gè)地址之間的分隔符，表示地址的引用范圍。如A1：B3，它表示以A1為左上角，B3為右下角所圍城的矩形的單元格區(qū)域。

2.1.2公式的復(fù)制(1)相對地址相對地址是用列號和行號直接表示的地址。如A1、B6、H30等。如果把某個(gè)單元格中的公式移到另一個(gè)單元格時(shí)，在原單元格內(nèi)公式中的地址在新單元格中保持不變。如果復(fù)制單元格中的公式，在復(fù)制的新單元格中，公式中的地址將作相應(yīng)的變化。如C1單元格的公式是=A1+B2，如果把C1單元格公式移到C2，C2單元格公式仍是=A1+B2。若把C1單元格公式復(fù)制到C2，C2單元格中的公式會變成=A2+B3。這是由于把C1單元格公式復(fù)制到C2單元格的過程中，行號加了1，由此引起公式中的行號也自動加1。若將C1單元格公式復(fù)制到E5單元格，E5單元格中的公式就是=C5+D6，列號與行號分別在原來的基礎(chǔ)上加了C1至E5的差值。(2)絕對地址在列號或行號前加$符號的地址稱絕對地址它的最大特點(diǎn)是在操作過程中公式中的地址始終保持不變(3)混合引用：如$A3，$A3:B$3。(4)跨工作表的地址表示被引用的工作表名和一個(gè)驚嘆號，工作表的單元格地址。如當(dāng)前工作表A3單元格輸入公式=A1+Sheet2!A22.1.3輸入公式公式可直接在單元格中或在編輯欄中輸入在公式中如需使用函數(shù)，可單擊編輯欄左端框旁的向下箭頭，從彈出的常用函數(shù)列表中選定所需要的函數(shù)。如果常用函數(shù)列表中沒有所需要的函數(shù)，可單擊“其他函數(shù)”項(xiàng)，屏幕彈出“插入函數(shù)”對話框，再從中選擇所需要的函數(shù)。輸入數(shù)組公式與輸入單值公式方法基本相同。首先單擊待輸入公式的單元格，如要求給出多個(gè)結(jié)果需單擊待輸入公式的單元格區(qū)域；然后輸入公式，系統(tǒng)將自動為公式加上大括號{}；最后按Ctrl+Shift+Enter組合鍵結(jié)束操作，計(jì)算結(jié)果即顯示在選定的單元格內(nèi)。2.1.4公式插入時(shí)的出錯(cuò)提示錯(cuò)誤值的涵義#####！ 輸入或計(jì)算結(jié)果的數(shù)值太長，單元格容納不下。#VALUE！ 使用了錯(cuò)誤的參數(shù)，或運(yùn)算對象的類型不對。#DIV/0！ 公式中除數(shù)為0，或引用了空單元格，或引用了包含0值的單元格。#NAME? 公式中使用了不能識別的單元格名稱。#N/A 公式或函數(shù)中沒有可用的數(shù)值。#REF！ 單元格引用無效。#NUM！ 公式或函數(shù)中某一數(shù)字有問題。#NULL！ 對兩個(gè)不相交的單元格區(qū)域引用使用了交叉引用運(yùn)算符（空格）。常見的錯(cuò)誤圓括號（）未成對出現(xiàn)，二者缺一。引用單元格區(qū)域使用了不正確的運(yùn)算符，應(yīng)使用冒號（：）。缺少必選的參數(shù)，或輸入了多余的參數(shù)。在函數(shù)中使用嵌套函數(shù)不符合要求。引用工作簿或工作表的名稱中含有非字母字符，但未加單引號。外部引用缺少工作簿名稱和路徑。公式中輸入數(shù)字不應(yīng)加格式，如$1,000，應(yīng)輸入1000，不應(yīng)帶貨幣符號和千分位點(diǎn)。2.2函數(shù)的使用2.6.1Excel的定義

函數(shù)即是預(yù)先定義，執(zhí)行計(jì)算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)的特殊公式數(shù)據(jù)庫函數(shù)：用于對存儲在列表或數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。日期與時(shí)間函數(shù)：在公式中分析和處理日期值和時(shí)間值。工程函數(shù)：對數(shù)值進(jìn)行各種工程上的運(yùn)算和分析。財(cái)務(wù)函數(shù)：對數(shù)值進(jìn)行各種財(cái)物的運(yùn)算。信息函數(shù)：用于確定保存在單元格的輸入類型。邏輯函數(shù)：用于進(jìn)行真假值判斷或者進(jìn)行復(fù)核檢查。查找和引用函數(shù)：對指定的單元格、單元格區(qū)域返回各項(xiàng)信息或運(yùn)算結(jié)果。數(shù)學(xué)和三角函數(shù)：處理各種數(shù)學(xué)運(yùn)算。統(tǒng)計(jì)函數(shù)：對數(shù)值進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。文本和數(shù)據(jù)函數(shù)：對文字串和數(shù)字進(jìn)行各種運(yùn)算和操作。外部函數(shù)：使用加載項(xiàng)提供自定義命令或自定義功能的補(bǔ)充程序2.6.2函數(shù)參數(shù)常量邏輯值數(shù)組錯(cuò)誤值單元格引用嵌套函數(shù)名稱和標(biāo)志2.6.3函數(shù)的輸入（1）手工輸入函數(shù)（2）使用“插入函數(shù)”輸入（3）在公式中輸入函數(shù) 公式“=B2-B5/(SUM(C4:D6)*24)+86”1）在編輯欄中鍵入“=B2-B5/(”。2）單擊編輯欄中“插入函數(shù)”按鈕，在彈出的對話框中選擇函數(shù)SUM，然后在number1框中輸入C4:D6或在工作表中選取該區(qū)域，最后單擊“確定”按鈕。這是我們會發(fā)現(xiàn)編輯欄中的公式已變成“=B2-B5/(SUM(C4:D6)”。3）在該公式后鍵入“*24)+86”,最后按下回車鍵即可。2.6.4常用函數(shù)求和函數(shù)SUM（）平均值函數(shù)AVERAGE（）最大值函數(shù)MAX（）、最小值函數(shù)MIN（）條件函數(shù)IF（）例如：IF（A1>A3，10%，20%）如果A1>A3，得到的是10%，如果A1<A3得到的是20%。邏輯與函數(shù)AND（）邏輯或函數(shù)OR（）計(jì)數(shù)值函數(shù)COUNT（）在Excel中有300多個(gè)函數(shù)，這些函數(shù)的使用大家可以參閱Excel的幫助信息。利用幫助信息了解函數(shù)的詳細(xì)用法。返回

本章課程結(jié)束3、輸入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

---編輯單元格數(shù)據(jù)

返回3.1數(shù)據(jù)的清除

所謂數(shù)據(jù)的清除，只是刪除了單元格中的內(nèi)容、格式或批注，而空白單元格仍然存在。如果要清除數(shù)據(jù)的內(nèi)容和格式，可參考如下操作步驟。

1選中要清除內(nèi)容的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“編輯”組中的“清除”按鈕，在展開的列表中選擇“清除內(nèi)容”，所選內(nèi)容被清除，如下圖所示。

數(shù)據(jù)的基本編輯

2選擇要清除格式的單元格或單元格區(qū)域，然后在“清除”列表中選擇“清除格式”項(xiàng)，單元格區(qū)域的貨幣格式被取消，只顯示數(shù)字，如下圖所示。“清除”列表中其余選項(xiàng)的意義如下：選擇“全部清除”：將單元格的格式、內(nèi)容、批注全部清除。選擇“清除格式”：僅將單元格的格式取消。選擇“清除內(nèi)容”：僅將單元格的內(nèi)容取消。選擇“清除批注”：僅將單元格的批注取消。3.2數(shù)據(jù)的移動與復(fù)制

1．移動數(shù)據(jù)

移動數(shù)據(jù)，是指將輸入到某些單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)移至其他單元格中，原單元格中的數(shù)據(jù)將被清除。下面利用剪切、粘貼功能，將單元格A1至A5中的內(nèi)容移動到單元格C1至C5中，操作步驟如下。

1選中要移動數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“剪切”按鈕，如下圖所示。

2選中要存放數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域左上角的單元格，如C1，然后單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“粘貼”按鈕，所選數(shù)據(jù)被移動到新位置，原單元格中數(shù)據(jù)不存在，如下圖所示。若要利用拖動方法來移動數(shù)據(jù)，可參考如下操作步驟。將鼠標(biāo)指針移到要移動數(shù)據(jù)的單元格的邊框線上，此時(shí)鼠標(biāo)指針變成十字箭頭形狀，按住鼠標(biāo)左鍵不放，將其拖到目標(biāo)位置，在移動過程中會顯示目標(biāo)單元格地址。釋放鼠標(biāo)，完成數(shù)據(jù)移動操作，如下圖所示。

2．復(fù)制數(shù)據(jù)

復(fù)制數(shù)據(jù)是指將所選單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)復(fù)制到指定位置，原位置的內(nèi)容仍然存在。要復(fù)制單元格或單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)，可參考如下操作步驟進(jìn)行。

1選中要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格，按下【Ctrl+C】組合鍵或單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“復(fù)制”按鈕，將數(shù)據(jù)復(fù)制到Windows剪貼板中，如下圖所示。

2單擊目標(biāo)單元格，按下【Ctrl+V】組合鍵或單擊“開始”選項(xiàng)卡上“剪貼板”組中的“粘貼”按鈕，所選單元格內(nèi)容被復(fù)制到新位置如下圖所示。

復(fù)制單元格區(qū)域的操作與此類似，即首先選中要復(fù)制的單元格區(qū)域，按下【Ctrl+C】組合鍵，再單擊目標(biāo)單元格區(qū)域左上角的單元格，按下【Ctrl+V】組合鍵即可。3.3數(shù)據(jù)的查找與替換

1．?dāng)?shù)據(jù)的查找

1打開要進(jìn)行查找操作的文件，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“編輯”組中的“查找和替換”按鈕，在展開的列表中選擇“查找”項(xiàng)，如下圖所示。若已知要查找的數(shù)據(jù)，希望查找該數(shù)據(jù)所在單元格，例如，我們要查找工作表中含“江西”字樣的單元格，方法如下：

2

在“查找內(nèi)容”編輯框中輸入查找內(nèi)容，然后單擊“查找下一個(gè)”按鈕，光標(biāo)定位到第一個(gè)符合條件的單元格中，如下圖所示。

3繼續(xù)單擊“查找下一個(gè)”按鈕，光標(biāo)定位到下一個(gè)符合條件的單元格。查找完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對話框。“范圍”下拉列表：設(shè)置僅在當(dāng)前工作表中或整個(gè)工作簿中查找數(shù)據(jù)。“搜索”下拉列表：設(shè)置搜索順序（逐行或逐列）。“查找范圍”下拉列表：設(shè)置在全部單元格（選擇“值”，默認(rèn)）、包含公式的單元格（選擇“公式”）、或單元格批注中查找數(shù)據(jù)。區(qū)分大小寫：設(shè)置搜索數(shù)據(jù)時(shí)是否區(qū)分英文大小寫。例如，如果不選中該復(fù)選框（默認(rèn)），則搜索“a”時(shí)，將查找所有內(nèi)容包含“a”和“A”的單元格。如果選中該復(fù)選框，則只查找內(nèi)容僅包含“a”的單元格。單元格匹配：設(shè)置進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索時(shí)是否嚴(yán)格匹配單元格內(nèi)容。例如，如果不選中該復(fù)選框（默認(rèn)），則查找“a”時(shí)，將查找所有內(nèi)容包含“a”的單元格（如ab，cac等）。如果選中該復(fù)選框，則僅查找內(nèi)容為“a”的單元格，此時(shí)將無法查找內(nèi)容為ab，cac的單元格。區(qū)分全/半角：設(shè)置搜索時(shí)是否區(qū)分全/半角。對于字母、數(shù)字或標(biāo)點(diǎn)符號而言，占一個(gè)字符位置的是半角，占兩個(gè)字符位置的是全角。若單擊“查找全部”按鈕，對話框的下方會顯示所有符合條件的記錄，如下圖所示，查找完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉對話框。若只知道要查找的部分內(nèi)容，還可以使用通配符來進(jìn)行查找。通配符包括星號“*”和問號“？”。?：用于查找任意單個(gè)字符（“?”必須在英文狀態(tài)下鍵入）。*：用于查找任意多個(gè)字符。下面介紹這兩種通配符的使用方法，操作步驟如下。打開要進(jìn)行查找操作的文件，打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”編輯框中輸入查找內(nèi)容“上宮?敏”，然后單擊“查找全部”按鈕，則只查找到“上宮小敏”，如下左圖所示。若在“查找內(nèi)容”編輯框中輸入“上宮*敏”，然后單擊“查找全部”按鈕，則查找結(jié)果如下右圖所示。

2．?dāng)?shù)據(jù)的替換

要替換單元格中的數(shù)據(jù)，可按如下操作步驟進(jìn)行。

1打開要進(jìn)行替換操作的文件，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“編輯”組中的“查找和選擇”按鈕，在展開的列表中選擇“替換”。

2打開“查找與替換”對話框，在“查找內(nèi)容”編輯框中輸入要查找的內(nèi)容，在“替換為”編輯框中輸入要替換的內(nèi)容，然后單擊“查找下一個(gè)”按鈕，如下左圖所示，系統(tǒng)將定位到第一個(gè)符合條件的單元格，如下右圖所示。

3單擊“替換”按鈕或按【Alt+R】組合鍵，將替換掉第一個(gè)符合條件的內(nèi)容，如下圖所示。單擊“替換”按鈕，將逐個(gè)替換找到的內(nèi)容；若單擊“全部替換”按鈕，將替換所有符合條件的內(nèi)容在建立工作表的過程中，有時(shí)為了保證輸入的數(shù)據(jù)都在其有效范圍內(nèi)，我們可以使用Excel提供的“有效性”命令為單元格設(shè)置條件，以便在出錯(cuò)時(shí)得到提醒，從而快速、準(zhǔn)確地輸入數(shù)據(jù)。下面以為員工花名冊中的“聯(lián)系方式”（假設(shè)聯(lián)系方式都為手機(jī)號碼）列設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，操作步驟如下：

1打開文件，選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上“數(shù)據(jù)工具”組中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，如右圖所示。3.4為單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

2打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，分別在各選項(xiàng)卡中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，如下圖所示，然后確定即可。

3單擊設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格，會顯示輸入信息提示，如下左圖所示，然后就可以輸入數(shù)據(jù)了。當(dāng)在設(shè)置了數(shù)據(jù)有效性的單元格中輸入了不符合條件的數(shù)據(jù)時(shí)，會出現(xiàn)出錯(cuò)警告，如下右圖所示。

4

單擊“重試”按鈕，重新輸入；若單擊“取消”按鈕，則取消用戶當(dāng)前的操作。如果某些單元格中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，如性別（男、女）、學(xué)歷（中專、大專、本科）、婚姻狀況（是，否）等，希望減少手工錄入的工作量，這時(shí)我們就可以為單元格創(chuàng)建下拉列表。下面以為“性別”創(chuàng)建下拉列表為例進(jìn)行介紹，最終效果如下圖所示。3.5為單元格創(chuàng)建下拉列表

1選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或單元格區(qū)域，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡上“數(shù)據(jù)工具”組中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕。

2對“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置，如下左圖所示。單擊“確定”按鈕，此時(shí)在所選區(qū)域右側(cè)出現(xiàn)下拉按鈕，單擊該按鈕出現(xiàn)下拉列表，如下右圖所示。

數(shù)據(jù)間用英文逗號隔開3.6.1保護(hù)工作簿

為防止他人添加或刪除工作簿中的工作表，或者查看其中的隱藏工作表及改變工作簿窗口的大小和位置等，可以為工作簿設(shè)置保護(hù)措施，操作步驟如下。3.6數(shù)據(jù)的保護(hù)

1

打開要進(jìn)行保護(hù)的工作簿，單擊“審閱”選項(xiàng)卡上“更改”組中的“保護(hù)工作簿”按鈕，在展開的列表中選擇“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”。

2選中“窗口”復(fù)選框，在“密碼”編輯框中輸入密碼，如下左圖所示，然后單擊“確定”按鈕。打開“確認(rèn)密碼”對話框，再次輸入剛才的密碼，如下右圖所示，然后單擊“確定”按鈕。操作步驟見視頻2-5結(jié)構(gòu)：選中此復(fù)選框可使工作簿的結(jié)構(gòu)保持不變。刪除、移動、復(fù)制、重命名、隱藏工作表或插入新的工作表等操作均無效。窗口：選中此復(fù)選框可使工作簿的窗口保持當(dāng)前的形式。窗口不能被移動、調(diào)整大小、隱藏或關(guān)閉。密碼：在此編輯框中輸入密碼可防止未授權(quán)的用戶取消工作簿的保護(hù)。密碼區(qū)分大小寫，它可以由字母、數(shù)字、符號和空格組成。保護(hù)工作簿后，就不能對工作簿進(jìn)行結(jié)構(gòu)和窗口的編輯和修改操作了。下圖所示是工作簿保護(hù)前、后右擊工作簿中工作表標(biāo)簽的效果。從下右圖可以看到許多對工作表的操作菜單變?yōu)榛疑豢捎谩１Ｗo(hù)工作簿后不可用的菜單項(xiàng)要撤銷工作簿的保護(hù)，可單擊“審閱”選項(xiàng)卡上“更改”組中的“保護(hù)工作簿”按鈕，在展開的列表中取消“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”前的對鉤，如下圖所示。若設(shè)置了密碼保護(hù)，會打開如下圖所示的對話框，輸入保護(hù)時(shí)的密碼，方可撤銷工作簿的保護(hù)。輸入正確的密碼3.6.2保護(hù)工作表

保護(hù)工作簿，只能防止工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口不被編輯修改，要使工作表中的數(shù)據(jù)不被外人修改，還需將該工作表進(jìn)行保護(hù)，具體操作步驟如下。

1

打開要進(jìn)行保護(hù)的工作表，然后單擊“審閱”選項(xiàng)卡上“更改”組中的“保護(hù)工作表”按鈕，如下圖所示。

2

保持默認(rèn)的復(fù)選框選中狀態(tài)，輸入密碼，然后單擊“確定”按鈕。在打開的對話框中再次輸入剛才的密碼，然后單擊“確定”按鈕，如下圖所示。

這時(shí)，工作表中的所有單元格都被保護(hù)起來，不能進(jìn)行任何操作。如果試圖進(jìn)行編輯、修改操作，系統(tǒng)會彈出如下圖所示的提示對話框，提示用戶該工作表是受保護(hù)且只讀的。要撤銷工作表的保護(hù)，只需單擊“審閱”選項(xiàng)卡上“更改”組中的“撤銷工作表保護(hù)”按鈕。若設(shè)置了密碼保護(hù)，會打開“撤銷工作表保護(hù)”對話框，輸入保護(hù)時(shí)的密碼，方可撤銷工作表的保護(hù)。3.6.3保護(hù)單元格

對工作表設(shè)置保護(hù)后，工作表的所有單元格都不能修改。這樣，用戶自己如果想隨時(shí)對該工作表的單元格進(jìn)行修改，操作起來就顯得不方便。其實(shí)，在實(shí)際應(yīng)用中，Excel允許用戶只對工作表中的部分單元格實(shí)施保護(hù)，而另一些部分內(nèi)容則可以隨時(shí)改動。若只想保護(hù)工作表中的部分?jǐn)?shù)據(jù)，此時(shí)可按如下步驟進(jìn)行設(shè)置。

1選中不需要進(jìn)行保護(hù)的單元格區(qū)域，如下左圖所示。然后“設(shè)置單元格格式”對話框的“保護(hù)”選項(xiàng)卡中清除“鎖定”復(fù)選框的選中，最后單擊“確定”按鈕，如下右圖所示。

2單擊“審閱”選項(xiàng)卡上“更改”組中的“保護(hù)工作表”按鈕，在打開的對話框中設(shè)置保護(hù)密碼，然后只選中“選定未鎖定的單元格”復(fù)選框，如下圖所示，最后單擊“確定”按鈕。這一步的選擇是關(guān)鍵此密碼是可選的。如果不提供密碼，則任何用戶都可以取消對工作表的保護(hù)并更改受保護(hù)的數(shù)據(jù)

3確認(rèn)密碼后單擊“確定”按鈕，未選中的單元格受到保護(hù)。對工作表中的部分單元格進(jìn)行保護(hù)后，只能對選定區(qū)域進(jìn)行編輯，而其他單元格則受到保護(hù)，如下右圖所示。

被保護(hù)的單元格只能查看，無法編輯4、輸出財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

--數(shù)據(jù)的排序、篩選、匯總、透視表返回1、數(shù)據(jù)的排序、篩選與分類匯2、數(shù)據(jù)透視表及打印工作表4.1數(shù)據(jù)的排序、篩選與分類匯總4.1.1數(shù)據(jù)的排序1．單列排序要快速對某一列的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，可以先用左鍵單擊目標(biāo)數(shù)據(jù)列中的任意一個(gè)單元格，然后單擊工具欄上的兩個(gè)排序按鈕：“升序排序”按鈕：按字母表順序、數(shù)據(jù)由小到大、日期由前到后排序。“降序排序”按鈕：按反向字母表順序、數(shù)據(jù)由大到小、日期由后到前排序。下頁圖所示為根據(jù)“購買數(shù)量”列的數(shù)據(jù)為依據(jù)，進(jìn)行從大到小的排序。按列對行進(jìn)行排序

2．多列排序步驟1

單擊數(shù)據(jù)表單中任意一個(gè)單元格，選擇“數(shù)據(jù)”>“排序”菜單，打開“排序”對話框，如下圖。

多列排序

步驟2

分別在“主要關(guān)鍵字”、“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”框中選擇需要的字段名和排序次序，單擊“確定”按鈕。本例排序后的數(shù)據(jù)表單如下圖。多列排序

4.1.2數(shù)據(jù)的篩選1．自動篩選步驟1

左鍵單擊工作表中任意一個(gè)單元格，選擇“數(shù)據(jù)”>“篩選”>“自動篩選”菜單。步驟2

此時(shí)，標(biāo)題右側(cè)出現(xiàn)自動篩選箭頭，單擊某個(gè)標(biāo)題右側(cè)的箭頭按鈕，從列表中選擇要顯示的選項(xiàng)如上圖，便會自動篩選出結(jié)果，如下圖。選擇自動篩選條件

自動篩選

2．高級篩選步驟1

輸入列標(biāo)志與篩選條件，如下圖；然后單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，選擇“數(shù)據(jù)”>“篩選”>“高級篩選”菜單。

條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少要有一個(gè)空列或空行輸入列標(biāo)志與篩選條件

步驟2

打開“高級篩選”對話框，單擊“條件區(qū)域”后的折疊按鈕，如下圖。“高級篩選”對話框

步驟3

用鼠標(biāo)拖動的方式，在工作表中選擇第1步設(shè)置的條件區(qū)域，本例為J1:K2，然后單擊“條件區(qū)域”折疊按鈕，如左圖。回到“高級篩選”對話框后，單擊“確定”按鈕，便會顯示出篩選結(jié)果，如右圖。選擇條件區(qū)域

篩選結(jié)果

3．取消篩選若要在數(shù)據(jù)清單中取消對某一列進(jìn)行的篩選，用戶可以單擊該列首單元格右端的下拉箭頭，再選擇“全部”選項(xiàng)。若要在數(shù)據(jù)清單中取消對所有列進(jìn)行的篩選，可以選擇“數(shù)據(jù)”>“篩選”>“全部顯示”菜單。若要刪除數(shù)據(jù)清單中的篩選箭頭，選擇“數(shù)據(jù)”>“篩選”>“自動篩選”菜單即可，此時(shí)“自動篩選”項(xiàng)前面的選擇圖標(biāo)會消失。4.1.3數(shù)據(jù)的匯總1．分類匯總步驟1

在工作表中將需要進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行升序或降序排列。步驟2

選擇該列中的任意一個(gè)單元格，選擇“數(shù)據(jù)”>“分類匯總”菜單，如下圖，打開“分類匯總”對話框。選擇“分類匯總”菜單

步驟3

在“分類字段”列表中要分類的字段，在“匯總方式”列表中選擇匯總方式，在“選定匯總項(xiàng)”列表中選擇要匯總的項(xiàng)目，如左圖，單擊“確定”按鈕，結(jié)果如右圖。分類匯總

2．刪除分類匯總對于不需要的或錯(cuò)誤的分類匯總，可以將其刪除，操作步驟如下：步驟1

在分類匯總數(shù)據(jù)清單中選擇任一單元格。步驟2