物業管理檔案制度一、檔案資料管理1、檔案的建立我們將按工程技術、設備管理檔案和日常管理檔案三部分進行檔案的建立和集中管理。1）收集：從承接開始的所有工種技術、維修、改造資料，業主資料、證件、裝修申報表。2）整理分類①產權資料A項目批準文件B用地批準文件C建筑執照D拆遷安置資料②技術資料A規劃圖B竣工總平面圖C單位建筑、結構、設備竣工圖D地下管網竣工圖E地質勘查報告FH程合同及開、竣工報告GH程預、決算H圖紙會審記錄I工程設備變更通知及技術核定單J隱蔽工程驗收憑證K沉降觀察記錄L竣工驗收說明書M鋼材、水泥等主要材料的質量保證書N新材料、構配件的鑒定、合格證書O水泥、采暖、空調、消防、衛生器具、電梯等檢驗合同證書P砂漿、混凝土試塊試壓報告Q供水、供暖的試壓報告R綠化工程竣工圖日常管理檔案，包括：公司大型活動檔案、重大事件記錄、顧客意見征詢調查表、服務質量回訪表、顧客投訴記錄及處理情況、員工檔案、員工調入/調出記錄、用戶特殊要求記錄、裝修及維修檔案、財務檔案等等。2、檔案的管理原則：安全、完整、保密、方便1）配備專業的檔案管理用具：電腦、光盤刻錄機、檔案柜等；2）專人兼管，由管理處辦公室文秘專人管理；3）借閱檔案資料時，必須經專職管理人員同意后，方可借閱，并辦妥借閱手續。借閱完畢，及時歸還，并辦理還檔手續；4）檔案原則上不允許外借（上級房管部門調閱除外），因特殊需要，經管理處項目主任同意后方可外借;5）將檔案的收集和管理工作納入部門考核范圍。二、工作檔案建立1、目的規范公司項目承接工作程序，確保項目承接工作得到有效控制，保證各項物業管理工作順利進行。2、職責1）公司簽訂項目委托管理合同后，公司總經理負責指定公司主管領導、各職能部門負責人及專業的工程技術人員組成項目承接驗收小組。2）驗收小組負責對本公司所承接的物業進行各項驗收并向公司各部門辦理移交工作。3）物業管理部為項目承接過程的歸管理部門，編制樓宇驗收計劃，組織實施驗收，負責保存各種資料和記錄。4）新成立管理處組織物業管理工作的開展。三、記錄控制程序1、目的本程序規定了記錄的標識、收集、編目、借閱、歸檔、保管和處理的職責和方法，以證明服務質量符合規定的要求并為確認質量管理體系的有效運行提供可追溯性依據。2、職責1）物業管理部負責記錄的歸管理。2）各部門文件管理員負責本部門記錄的收集、整理和歸檔、存貯、保管及處理。3、工作程序1）記錄的分類本公司所有與質量管理體系有關的記錄分為質量管理體系實施方面的記錄和質量管理體系驗證方面的記錄兩大類。A、《員工培訓記錄》、各種提供服務的記錄（包括有償、無償維修服務及其它項目服務等）、《不合格/糾正預防措施報告》等屬質量管理體系實施方面的記錄。B、、《回訪記錄》、《內部質量管理體系審核報告》、檢查評定記錄等屬服務質量驗證方面的記錄。2）記錄表格的編碼見《質量管理體系文件編碼規則》。3）記錄的填寫記錄應填寫清晰、及時、正確、內容完整，填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續。4）記錄的收集、整理和歸檔A、物業管理部負責制訂《記錄總覽表》，內容包括表格編號、名稱、填報部門、保管部門、保留期限等。B、各部門負責制定本部門管理的《記錄一覽表》。C、記錄的收集保管由各部門文件管理員負責，并依據《記錄總覽表》相關的內容要求進行歸檔。D、各項記錄要求清晰、及時、完整，簽字手續齊全，在保存的有效期內不得有破損殘缺。5）記錄的貯存A、各部門的記錄由各部門文件管理員或指定人員負責貯存，期限按《記錄一覽表》的要求進行，貯存地應保持干燥通風，并采取適當的防護措施。B、每年一月各部門應將一年的記錄裝訂成冊上交管理督查部予以保存。C、記錄還可以用磁盤方式貯存。6）記錄的查閱A、如因工作需要，需查閱存檔的記錄時，應先填寫《記錄查閱審批表》，經主管領導批準，可以查閱存檔的記錄。B、在合同規定或用戶要求情況下，經部門負責人批準后可以查閱記錄。C、各部門文件保管人員負責辦理查閱