文書檔案整理方法

銀川市檔案局

黃、需要明確的概念1、歸檔文件全市各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織在其職能活動中形成的、辦理完畢的，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料的整理。

(1)職能活動中直接形成的；

(2)辦理完畢；指完成了文書處理程序的。

(3)文書檔案；

(4)紙質文件；

(5)歸檔文件的整理，指裝訂、分類、排序、編號、編目、裝盒六個步驟。

2、件

歸檔文件的整理以“件”為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；

轉發文與被轉發文為—件；報表、名冊、圖冊等一冊(本)為—件；來文與復文為一件，也可各為一件；重要文件(如法律法規等)須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件。二、歸檔文件整理方法的優點1、簡化整理環節，提高工作效率。2、便于管理，方便利用。3、便于實現計算機文檔一體化。4、有利于檔案的編研開發工作。與文書立卷方法的不同1、取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程。2、界定“件”的概念時，從檢索的實際需要及減輕整理工作量出發，規定“正本與定稿為一件，來文與復文可為一件”。3、分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題）3種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。4、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不做統一規定，只要符合檔案保護要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。5、排列方法強調按事由排列，時間、重要程度等作為參考因素，可根據實際情況選用。6、歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處皆可；同時對章上項目加以調整，只保留檢索必備項目。7、取消案卷、卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。8、無需編頁號，目錄改設“頁數”項。9、歸檔文件直接裝盒保管。10、無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊。11、檔案盒的項目設置有個較大變化。封面只設“全宗名稱”項，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數量、全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項目；盒脊取消了“目錄號、案卷號”項，保留了“全宗號、年度”項，增設“保管期限、機構（問題）、起止件號，盒號項。三、收集工作1、要求：齊全完整。保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿于檔案收集工作始終的要求。（涉及某一項工作的文件材料要完整歸檔，有請示就要有批復，有過程就要有結果。）如何做到齊全完整：

1）熟悉本單位的主要職能

2）熟悉本單位機構、職能變化情況

3）熟悉國家檔案局8號令2、收集工作內容在明確歸檔范圍的基礎上，將具有保存和查考價值的常規文件和臨時性文件材料及紅頭文件和非正式文件材料收集齊全，避免遺漏。常規文件：收、發文。注意如開會帶回或上級直接下發給職能部門的文件。臨時性文件：比如科學發展觀活動、精神文明建設等。非正式文件，如會議記錄、調研報告、統計報表、職工花名冊、介紹信、領導視察的匯報材料等等。檔案員注意平時立卷，一項工作結束后，及時向負責人索取文件材料，以免遺漏。3、機關檔案室收集要求（1）檔案收集工作必須注意檔案的形成特點。（2)收集檔案必須注意系統性、完整性，能反映本單位的歷史面貌和工作特色。要做到帳內文件與帳外文件相結合，紅頭文件與圖紙、報表相結合，紙質文件與非紙質文件相結合，在收集中要以“我”為主，要著重收集反映本單位職能和歷史發展情況的檔案。（3）加強與各部門聯系，掌握機關活動情況。檔案室應注意加強與各個處室的聯系，了解各處室的工作計劃、各項制度及其活動情況，檔案室掌握了情況，對于歸檔的文件材料胸中有數，如歸檔不全，也可進行跟蹤，及時收集。（4）注意收集各種載體的檔案。軟盤、光盤、照片、有價值的實物檔案。（5）注意收集特色檔案。（民族特色、歷史特色、地方特色、風土人情、風俗等）（6）收集有價值的資料。（7）歸檔文件的質量要求。對于紙質文件的管理，一定要注意文件處理單和發文稿紙應與正文一起歸檔。對于電子文件的管理，區檔案局2008年印發了《電子文件歸檔與管理辦法（試行）》，2009年中央辦公廳印發了《電子文件管理暫行辦法》，電子文件的元數據和背景信息在歸檔的時候都要收集。四、鑒定工作（一）文書檔案的鑒定工作，就是檔案室（館）按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并加以銷毀，將具有保存價值的檔案加以保存的工作。包括兩個方面內容：1、歸檔文件的價值鑒定第一階段：在機關文件歸檔時，對文件能否轉化為檔案進行”資格審定“，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時剔除沒有保存價值的文件材料。（“以我為主”原則）第二階段：對進入歸檔范圍的文件材料，根據其在日后保存過程中可能產生的不同作用來確定檔案的“生存期”，剔除應保存的年限。2、檔案期滿鑒定（二）鑒定原則

要以單位職能活動為依據,從維護單位的歷史真實面貌和現實利用需求出發,通過分析文件材料的內容和文件材料之間的有機聯系來鑒別、判定文件材料的價值和使用狀況。凡涉及公民權益的文件材料，歸檔和劃分保管期限時要體現“從寬”原則。（三）對已到保管期限檔案鑒定的方法與步驟

1、填寫準備銷毀檔案的清單經過鑒定凡是無需保存的檔案，都必須以全宗為單位，編制銷毀檔案清單。格式如下：檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年代目錄號卷號或文號原期限銷毀原因備注在銷毀清冊的基礎上，還應撰寫一份銷毀檔案的書面報告，內容包括：（1）立檔單位和全宗的簡短歷史情況。其中包括內部機構的名稱、全宗內檔案的類型和完整程度、鑒定后留下來檔案的數量和基本內容。（2）銷毀檔案所屬年度及保管期限。（3）銷毀檔案的數量和基本內容。（4）鑒定的情況和銷毀理由，并列舉實例予以說明。2、銷毀檔案的實施銷毀檔案應在指定的地點實行監銷。所謂指定的地點，即應將被銷毀的檔案送往造紙廠的專門車間進行銷毀，嚴防變賣或做它用。所謂監銷，是指銷毀檔案時，必須有兩個以上監銷人員在場，待銷毀檔案被打成紙漿后方可離去。監銷者應在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀方式和日期，以示負責。五、整理工作（一）整理原則(1)遵循文件的形成規律，保持有關聯系；(2)區分不同價值；(3)便于保管利用。（二）歸檔文件整理工作的質量要求(1)齊全完整，故應先盡可能收集齊全；(2)書寫材料的耐久性要求；(3)對破損文件的修復問題；（三）歸檔文件材料的整理方法分為六個步驟：1、裝訂2、分類3、排列4、編號5、編目6、裝盒1、裝訂

①裝訂前文件的排序；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；不同文字的正本，無特殊規定的，中文本在前，其他文本在后。

②裝訂方式及材料。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。小于B5應該托裱，大于A4的要折疊（不可對折），仍然作為一頁編號。目前常見的裝訂方法有：不銹鋼訂書釘、線裝、鋼夾、熱壓膠管等等，裝訂方式和材料的選擇可由各單位檔案部門自行決定，但必須得到同級檔案行政管理部門的認可，以確保檔案的安全。2、分類（1）分類的概念：是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體系的過程。（2）通用的分類方法：①年度分類法需注意的問題：●文件有多個時間特征●幾分文件為一件時，“件”的日期

②保管期限分類法能夠將不同價值的歸檔文件從實體上區分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護措施，為庫房排架管理、檔案移交進館、鑒定提供便利。③機構或問題分類法。●按機構分類：以公安局檔案室為例，分類方法為：2008：辦公室——永久、30年、10年治安科——永久、30年、10年政保科——永久、30年、10年●按問題分類：以某單位為例：按綜合類、法規類、宣傳教育類等進行分類。如：

2008：綜合類——永久、30年、10年法規類——永久、30年、10年宣傳教育類——永久、30年、10年3、復試分類法一般采用年度——保管期限分類法。即：在同一年內按照保管期限分類，在同一保管期限內再按文件形成的時間順序排列。

●跨年度形成的文件不同年度的文件一般不放在一起立卷.

跨年度的請示與批復，放在批復年立卷；跨年度規劃放在針對的第一年立卷；總結放在針對的最后一年立卷;

會議文件放在開幕年立卷。●二級分類法如：2008年：永久——1、2、3……30年——1、2、3……10年——1、2、3……

2009年：永久——1、2、3……30年——1、2、3……●三級分類法如：2008年：辦公室——永久——1、2、3….30年——1、2、3……10年——1、2、3……Xxx科——永久——1、2、3….30年——1、2、3……

3、排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。事由是一個比較原則性的概念，可以指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等等。

●同一事由的歸檔文件材料可按文件材料形成時間的先后順序或文件材料的重要程度排列。●不同事由的歸檔文件材料排列：按不同事由形成時間的先后順序排列；按承辦部門分別集中排列；按事由的重要程度排列；按綜合類、政工人事類、業務類、計財類等排列。注：排列時黨群文件在前，行政文件在后。★常見問題是否可將同一事由的若干文件作為其中某一份主要文件的附件來處理？

答：不能。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用設置了障礙。例如：將某單位申請某項專業經費的請示、上級的批復和局內承辦部門的經辦過程文件作為一件裝訂在一起，如果將來利用者只想查看關于這項經費申請工作的經辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的，所以這種做法應該避免。4、編號①歸檔文件編號的概念是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以加蓋歸檔章的形式在文件上注明。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續的編目工作提供條件。②歸檔章的項目。歸檔章內容：全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號、機構問題、盒號頁數。見圖：歸檔章全宗號年度室編件號頁數

機構（問題）期限館編件號盒號

③項目的概念▲全宗號：是檔案館給各立檔單位的一個代號。整理時知道的填，不知道的可以詢問同級檔案館的有關部門。暫不向檔案館移交檔案的單位此項可不填。▲年度：即文件形成的年度。應填寫4位數公元紀年。如：2010▲保管期限：是指在整理過程中給歸檔文件劃定的保管期限。即為永久、30年、10年。▲件號：即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列順序的重要標識，此號非常重要。件號分為室編件號和館編件號兩種。

——室編件號：它是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。

——館編件號：由綜合檔案館填寫，各機關檔案室不必填寫。館編件號的設置主要是為同級檔案館接收工作銜接的需要。▲盒號：即檔案盒的排列順序號，在歸檔文件裝盒后編制。▲頁數：文件實有頁數（包括底稿）。▲機構問題（選填項目）：填寫作為分類方案類目名的機構或問題名稱。絕不允許為了圖一時省事，將同一事由的多個文件只編一個件號。5、編目：是指編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、期限、盒號。（見圖）歸檔文件目錄件號責任者文號題名日期頁數盒號備注▲件號：以室編件號為主。▲責任者：指制發文件的組織或個人，即文件發文機關或署名者。▲文號：文號即發文字號。▲題名：題名即文件的標題。▲日期：日期即文件的形成時間。▲頁數：填寫每一件文件材料各自的總頁數。▲盒號：是指檔案盒的排列順序號。▲備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。▲歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄需單獨裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面設有全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目。統一使用國際標準A4型（297mm×210mm）公文用紙。如圖：▲目錄的裝訂。各單位根據實際情況，按“期限”或按“機構”訂成一冊或若干冊均可。一年一冊。類目名稱要填寫全。6、裝盒（1）、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不再是檔案保管單位。應用檔案局監制的正規檔案盒。（2）、裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。

（3）、裝盒必須按件號順序裝入相應的檔案盒中。即將相同保管期限、相同年度和相同機構（問題）的歸檔文件裝入相應的檔案盒中。禁止將不同保管期限、不同年度、不同機構（問題）的歸檔文件混裝在一起。

（4）、裝盒時，小號在上、大號在下