辦公自動化系統第9章情景導入OAS廠商走了之后，張總把李主任留了下來。張總問：“剛才這位老兄把OAS吹了個天花亂墜，你認為OAS真有這樣強大的功能嗎？”李主任想了想，說：“一個企業往往有許多不同的業務領域，不同的業務領域往往有不同的信息系統，不同業務領域中的信息系統有集成的趨勢。”“怎樣理解你的話呢？我越聽越糊涂了。”張總不解地問道。“在咱們卡爾巴氏公司，有庫存業務，有采購業務，有設備管理業務，有銷售業務，有財務業務等等，這些都是不同的業務領域。‘李主任解釋道。“不錯，繼續說。”情景導入“最初，信息系統應用在庫存業務領域，應用在采購業務領域，應用在銷售業務領域，等等，這樣就出現了庫存管理信息系統、采購管理信息系統、銷售管理信息系統，是這樣吧。”李主任不緊不慢地說。“繼續說。”“當這些業務領域的信息系統集成在一起時，便成了一個成為ERP系統的集成系統。但是，仍然有一些業務沒有集成進來。”“哪些業務呢？”張總關切地問。“例如，企業中有許多公文，如何有效地管理這些公文呢？企業中有許多會議，如何有效地管理這些會議呢？企業中有許多文檔，這些文檔可能需要歸檔，也可能不需要歸檔，如何有效地管理這些文檔和有效地利用這些文檔呢？這些業務沒有包括在ERP系統中，只能包括在稱為OAS的系統中。”“OAS和ERP以后會集成起來嗎？”張總問道。“這是一個難題。現在許多專家都正在思考這個問題。我也不知道如何回答這個問題。”李主任一臉無奈地說。第一節辦公自動化概述（一）辦公自動化定義辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA

）是指將計算機技術、通訊技術、信息技術和軟科學等先進技術及設備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而實現辦公活動的科學化、自動化，最大限度提高工作質量、工作效率和改善工作環境。

（二）辦公自動化特點辦公自動化是當前國際上飛速發展的一門綜合多種技術的新型學科辦公自動化是一個人機信息系統辦公自動化將辦公信息實現了一體化處理辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質量5第一節辦公自動化概述第一節辦公自動化概述（三）辦公自動化系統定義辦公自動化系統（OfficeAutomationsystem,簡稱OAS

）是在OA基礎上發展形成的可以對日常行政工作的各種數據、音頻、視頻、圖形圖像、文檔等各種媒體數據進行處理的信息系統，該系統可以對組織中各層次的管理人員的日常溝通、工作協同、行為控制、信息和知識共享提供支持。

OAS的目標是提高組織的管理效率和水平。第一節辦公自動化概述（四）辦公自動化系統的演變過程

OAS經歷了3個顯著的階段，即文檔型OAS階段，流程型OAS階段、知識型OAS階段。

文檔型OAS階段。20世紀90年代初之前的OAS基本上都屬于這種階段的類型。從技術上看，這個階段是由傳統的計算機、傳真機、復印機等單機應用通過局域網絡連接起來進入到辦公設備綜合運用的階段，也是計算機技術進入日常辦公領域的開始，這時大量的業務工作開始通過計算機完成。從管理上看，管理人員的思維模式和工作方式開始發生了變化，通過局域網連接的計算機開始成為了管理人員的工作手段。這時，許多人認為辦公自動化的目的是實現無紙化辦公。第一節辦公自動化概述（四）辦公自動化系統的演變過程流程型OAS階段。一般地，流程型OAS階段的時間范圍是20世紀90年代初至21世紀初。從技術方面來看，工作流引擎是整個OAS的基礎，Internet、多媒體技術、大型協同平臺在OAS領域中得到廣泛的一個月。從傳遞信息方面來看，OAS處理的信息已從單純的業務數據、文檔數據向音頻、視頻、圖形、圖像等多媒體數據發展。從管理層面來看，OAS關注的目標已經從個體向組織轉變，OAS提供的功能已從簡單的文檔電子化、文檔共享向公文流轉、流程審批、文檔管理、會議管理、制度管理、新聞發布等功能轉變。從信息系統角度來看，許多管理領域中的信息系統已經成熟，領域信息系統與OAS之間的分離和集成成為了一個關注熱點。第一節辦公自動化概述（四）辦公自動化系統的演變過程知識型OAS階段。在這一階段，OAS以知識管理為指導思想，以協同工作為工作方式，以門戶為技術手段，整合組織內的信息和資源，支持員工的創造性工作。從技術層次來看，該階段重視以信息技術、Internet網絡技術為基礎的門戶技術、協同技術、知識管理技術和數據挖掘技術管理領域的深入應用。從管理層次來看，該階段更加注重組織的學習功能，更加關注解決諸如如何向專家學習、如何積累獲取更多的知識等問題。從本質上來看，只有到了知識型OAS階段，組織中管理人員的日程溝通、工作協同、行為控制、信息和知識共享等工作才能得到真正的實現，組織中員工也才可以從工作中不斷學習和提高，組織的整體素質、創新能力和競爭能力才能有效地實現。第二節OAS的基本功能（一）OAS基本功能架構OAS的功能日常業務功能信息知識功能輔助功能個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉會議管理信息系統門戶文檔管理目錄管理信息發布和管理電子刊物知識中心電子論壇學習園地下載中心常用語管理個性化設置熱點鏈接其他功能第二節OAS的基本功能（二）日常業務功能日常業務功能是指組織中非主導的輔助業務，但是也是組織中每天不可缺少的業務。可把日常業務功能分為6大類：個人辦公電郵管理辦公助手公文流轉會議管理信息門戶第二節OAS的基本功能（三）信息知識功能OAS中的信息知識功能體現出組織的學習特征、知識特征和文化特征，是組織中的信息和知識資源進行全面管理的手段，也是體現組織核心能力的一個重要因素。文檔管理信息發布和管理電子刊物知識中心電子論壇學習園地下載中心服務管理第二節OAS的基本功能（四）輔助功能輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括：常用語管理個性化設置熱點鏈接其他功能第二節OAS的基本功能（五）辦公自動化系統的層次輔助功能主要是指輔助組織中的工作人員更好地使用OAS和更好地工作的功能，這些功能主要包括：常用語管理個性化設置熱點鏈接其他功能第二節OAS的基本功能（五）辦公自動化系統的層次按照辦公自動化系統的功能將其劃分為三個層次：一、事務型辦公自動化系統二、管理型辦公自動化系統三、決策型辦公自動化系統第二節OAS的基本功能一、事務型辦公自動化系統

這個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用。它包括基本辦公事務處理和機關行政事務處理，主要從事文字處理、個人日程安排、個人文庫管理、行文辦理、郵件辦理、文檔資料管理、快速印刷、編輯排版、電子報表等事務。辦公事務處理級上我們可以使用多種OA子系統，電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。

事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。第二節OAS的基本功能二、管理型辦公自動化系統隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。第二節OAS的基本功能

三、決策型辦公自動化系統它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。案例分析

例如:瑯琊區政府報來文件要求某地區蓋一座公共建筑，申請批準，文件傳遞到市政府有關機構，市有關領導看到文件后，要去尋找市里有關規劃蓋樓的文件法規，又需要研究全市的經費預算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給區政府。

在以上例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領導查閱、參照的有關法規也是信息，這是數據信息。研究決定過程，主要是領導者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數據，這是更進一步的自動化。如果由計算機自動分析有關本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。

再進一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統和市政府法規信息數據庫系統、市政府財務管理系統是一個集成化的統一系統，計算機自動從有關系統中尋取機關資料，這種系統就是辦公自動化更高層次的集成化。

另外，如果市政府辦公系統和區政府辦公系統是一個集成的計算機網絡系統，可以通過網絡傳遞信息，可以遠程處理業務，那這就是一個更進一步的網絡化的辦公室自動化系統。

所以，辦公室自動化系統本身是一個多層次的系統，在各種層面上，可以說實現了辦公自動化的一部分業務，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術不同而逐步構成一個更高級的自動化系統網絡協同辦公的初始界面系統初始界面,列出今天所有相關的通知、郵件、任務、工作流.即時通訊面板顯示所有機構用戶，同時顯示用戶的考勤情況。網絡協同辦公的內部郵件郵件收件箱，類似Outlook的操作方式。網絡協同辦公的郵件狀態跟蹤郵件系統包含狀態跟蹤功能，收到的郵件可以編寫自己的回復信息，修改郵件的狀態，同時也可以轉發郵件，可以實現簡單的郵件工作流。發出的郵件在發件箱中也可以查看到別人的查閱和回復信息。網絡協同辦公的群發功能郵件/內部消息都支持群發功能，你可以把一封郵件或一條信息一次性快速地發給一個部門或幾個部門，甚至是整個集團,消息會自動在計算機右下腳彈出。網絡協同辦公的消息平臺底層擁有強大的消息平臺，新郵件/新短信/新通知/新工作流/新工作任務/請假申請等都會在第一時間以消息的形式發送到您的電腦。網絡協同辦公的多級部門模式支持任意多級的部門，可以滿足大集團/分公司模式需要，也支持系統初始化時人員帳號的Excel文件導入。網絡協同辦公的組織結構圖內置的組織結構圖,便于領導快速的查詢部門和員工的實時狀態。網絡協同辦公的考勤/工作日志記錄考勤，工作日志，工時，請假記錄等信息。網絡協同辦公的考勤/工作日志考勤的圖表統計網絡協同辦公的工時統計工時統計模塊可以以圖形的模式統計一個時間段內各個項目花費的工時情況網絡協同辦公的工作任務工作任務管理，可以管理和監控員工的工作任務情況和進度。網絡協同辦公的工作動態工作動態把員工的登錄日志，工作日志，工作任務，工作流集中到一個模塊查詢，方便領導對下屬的工作監控。網絡協同辦公的個人資料庫獨創網絡版本的個人資料管理,可以管理個人的任何資料/文檔,有強大的全文搜索功能,同時設置共享區，方便員工之間的資料交流。網絡協同辦公的網絡硬盤網絡硬盤，可以上傳和下載文件，也可以共享給同事。網絡協同辦公的文檔中心文檔中心可以支持任意多級目錄，可以設置目錄的查看和管理權限。網絡協同辦公的項目管理項目管理和工作任務緊密結合，高效的管理和監督項目的進展情況。網絡協同辦公的人事檔案管理管理員工的人事檔案。網絡協同辦公的車輛管理車輛管理記錄車輛的基本信息、用車申請和審批。網絡協同辦公的客戶管理客戶管理支持多級分組，支持Excel導入，支持群發手機短信和郵件功能。網絡協同辦公的物品管理可以管理辦公用品、各種設備、工器具等。網絡協同辦公工作流圖形監控每個工作流內置圖形監控功能，可以快速查看到各個流程環節的單據處理情況。網絡協同辦公工作流的待辦工作系統會列出所有要處理的待辦工作,雙擊就可以進行處理工作流的工作處理(Word模式)處理工作流時簡單快捷，只要填寫工作流定義好的數據項，再提交到下一員工處理。網絡協同辦公工作流的表單打印工作流的打印所見即所得，無需再開發報表打印模塊。網絡協同辦公工作流的流程定義工作流的流程的定義靈活方便,可以定義固