第14頁共14頁2023年?電子檔案管?理工作經驗?總結隨著?信息技術迅?猛發展，計?算機被廣泛?應用到各個?領域，包括?工程設計領?域。這樣以?來，工程設?計過程中形?成的大量電?子文件也就?成為電子檔?案管理的重?要對象。電?子文件的歸?檔、保存、?管理、輸出?等工作已經?成為工程設?計單位正常?運營的重要?環節。所以?，全方位做?好工程設計?中的電子檔?案管理工作?對相關單位?維持正常是?極為重要的?。鑒于此，?本文主要就?如何做好電?子檔案管理?工作進行了?認真探討。?一、電子?文件歸檔前?的準備工作?分析充分?做好電子文?件歸檔前的?各項準備工?作是實現高?效電子檔案?管理thl?dl.or?的?重要前提。?電子文件的?非直讀性特?征決定了相?關工作人員?應該首先制?定健全的電?子文件歸檔?驗收制度，?并做好制度?的宣傳工作?，進而為電?子文件的歸?檔、驗收工?作提供可靠?的制度保障?。以cad?文件的歸檔?為例，歸檔?人員首先要?按規定填寫?電子文件歸?檔通知單，?通知單上必?須有工程負?責人、經手?人以及審核?人的簽名。?嚴謹的歸檔?程序和詳盡?的規章制度?保證了歸檔?的準確性。?但是，由于?部分工程的?工期較為緊?張，遵從嚴?格的程序需?要花費大量?時間，這將?會與工作時?效產生矛盾?。所以，可?以采用先進?的計算機技?術手段，將?歸檔前的準?備工作也納?入到自動化?管理的進程?中。這樣就?可以在提高?歸檔質量的?基礎上，提?高電子文件?歸檔的效率?。由于一?個工程可能?形成成千上?萬個電子文?件，倘若規?章制度存在?漏洞，執行?不嚴，勢必?會造成反復?歸檔，浪費?人力財力的?現象，甚至?會導致文件?歸檔混亂，?輸出的產品?為次品，造?成工程質量?事故和嚴重?的經濟損失?。因此，做?好電子文件?歸檔前的準?備工作，尤?其是規章制?度的建設、?宣傳以及推?廣應用，為?后續的電子?文件歸檔工?作奠定良好?基礎。二?、電子文件?歸檔過程中?應注意的問?題分析在?電子檔案管?理的電子歸?檔過程中，?歸檔人要注?意將不同種?類、不同格?式的電子文?件梳理整齊?。眾所周知?，在工程設?計中，從工?程投標書、?招標書、可?行性研究報?告、初步設?計、委托書?、計算書到?技術說明書?等形成了不?同種類不同?格式的電子?文件，有e?cel表格?、worl?d文件、掃?描形成的t?if文件等?等。并且，?這些文件大?都在工程設?計正式開始?之前形成，?不僅涉及面?廣，而且內?容繁雜，給?電子歸檔帶?來一定的困?難。為了使?這些電子文?件有條理地?歸檔，文件?蓋章生效要?以電子文件?歸檔通知單?為依據，從?而提高這些?電子文件的?歸檔率。?對于cad?電子文件的?歸檔可以采?用dwg格?式，因為這?種格式可以?在cad中?直接打開，?接受直觀檢?查，尤其是?對檔案標識?的檢查，而?且對歸檔后?期的整理、?編輯、利用?、輸出及圖?紙保管工作?都非常重要?。同時，對?于制作過程?中的錯誤如?文字線形、?擴大紙形等?問題也可以?做到及時的?糾正，極大?提高cad?出圖合格率?。但它也存?在著一定的?問題，如勞?動強度大、?費時費工等?。對于p?lt格式的?文件，恰巧?與dwg格?式的文件優?缺點相反。?plt格式?的文件在歸?檔時圖像不?能直觀顯示?，但是文件?內容保持不?變，不隨閱?讀、輸出平?臺的改變而?改變。對?于pdf格?式的文件，?其一般為只?讀模式，不?能實現對設?計的任何修?改。實質上?就是在計算?機上閱讀紙?質文件的電?子版，有一?定的保護知?識產權的作?用。三、?電子文件歸?檔后的檢查?驗收工作分?析電子文?件是形成紙?質文件的源?頭，而對歸?檔電子文件?的檢驗是產?品設計的最?后一個重要?的環節。檢?查力求全面?，兼顧電子?圖中的檔案?標識和電子?圖信息處理?過程中的物?理結構、邏?輯結構的變?化問題。主?要工作包括?：一是檢查?圖紙目錄及?其格式、目?錄列表、會?簽欄、案卷?名稱、標識?名稱、圖號?、日期、施?工階段、序?號、復用圖?的排列、圖?框的格式等?；二是檢查?本卷的其他?電子圖，包?括文件是否?存在垃圾、?字符大小、?文本位置、?符號標識、?對角號、圖?號、名稱以?及圖框的格?式等。但是?，需要注意?的一點是，?電子文件對?設備及其標?準有較強的?依賴性，加?之數據類型?、文件格式?的多樣化，?文件很可能?在經過制作?、保存、載?體轉換等信?息處理之后?，在歸檔檢?查時出現問?題，例如使?用的字形存?在差異；同?種字形但是?版本有所區?別；電子圖?正常，但是?歸檔后部分?文字發生串?位、變形，?甚至出現亂?碼。以鋼?結構的電子?圖為例，如?果使用日本?的制圖軟件?，而不加專?有字形，那?么二級鋼筋?符號就會全?部丟失。此?外，許多軟?件經過研發?出現了由低?級到高級的?很多版本，?這樣也會為?電子檔案管?理工作帶來?一些問題。?例如，由c?ad14到?cad，各?種版本的軟?件都在使用?。但是，如?果利用低版?本的電子圖?在高版本中?作圖，則會?導致電子圖?保存后會出?現實線、點?畫線、標注?線以及線寬?的差異。尤?其是在機械?制圖中，如?果部件實體?的外圍輪廓?線粗細不均?，混同于標?注線，那么?設備制造的?現場審圖的?難度將極大?增加。因此?，采用不同?軟件、同一?軟件的不同?版本都會導?致文件在格?式、編碼、?讀取方式和?編輯方式的?眾多區別，?進而直接影?響到文件跨?平臺的閱讀?和輸出工作?。總之，?實現一個單?位內部操作?系統、應用?軟件及版本?的規范統一?，成為電子?文件歸檔最?后關口的重?要任務。?四、電子文?件修改后的?歸檔工作分?析在工程?設計單位內?部，各個專?業部門之間?必定會進行?大量的信息?交換和圖紙?會審工作，?以適應各種?變化，例如?施工現場出?現的新情況?、客戶方提?出的新要求?等。這其中?必然會涉及?到電子文件?的不斷修改?和完善。當?前，大多數?單位采用的?是保留最終?版本的方式?，即以第二?次修改的版?本覆蓋起初?版本，以第?三次修改的?版本覆蓋第?二次的版本?，這樣的方?式極易產生?最終版本電?子圖與實際?變更過程記?載的丟失。?國外的一些?工程，如土?耳其工程中?，每次電子?圖的修改版?本都加以歸?檔保存，編?號為abc?等，借此對?工程修改的?全過程有一?個完整的記?錄。但是，?由于兩次修?改之間的時?間間隔難以?確定，之前?修改的圖紙?已達到施工?現場，紙質?文件與變更?通知單一旦?收集不完整?，就會導致?電子文件和?紙質文件的?不一致。由?此可見，如?果直接采用?覆蓋的最終?版本歸檔形?式反映不出?整個的變更?過程，可能?會為將來電?子文件、紙?質文件的利?用帶來了極?大地不便。?綜上所述?，電子文件?歸檔管理工?作已經成為?工程設計單?位不可或缺?的重要組成?部分。在此?之前，過去?設計一項工?程可能需要?一年甚至一?年半的時間?，現在則只?需要半年甚?至更短的時?間，而人力?資源卻只占?了以前的三?分之一左右?。有些類似?工藝流程及?設備只需在?電子文件上?更改編號就?可轉化為設?計產品，勞?動效率和產?品質量也將?得到成倍的?提高。所有?這些成效的?取得都離不?開電子檔案?管理帶來的?便利。在充?分認識到電?子檔案管理?成效的基礎?上，我們要?切實___?電子檔案管?理過程中的?各個細節，?包括歸檔前?的準備工作?、不同格式?、不同類型?文件歸檔時?應注意的問?題，電子文?件歸檔后的?驗收檢查工?作以及電子?文件修改后?的歸檔工作?等等，將工?程設計過程?的電子文件?歸檔管理納?入到一個完?整的系統之?中。第二?篇：__年?稅務局電子?檔案管理工?作經驗交流?材料近年?來，隨著我?國電子信息?技術產生快?速發展，稅?務部門的辦?公自動化、?標準化、網?絡化漸趨完?善，辦公自?動化管理系?統代替以往?手續繁雜的?辦公行文、?來往函件，?稅務部門許?多日常工作?和管理業務?可以直接在?計算機和網?絡上辦結，?文件從產生?到處理結案?幾乎可以不?使用紙和筆?。于是隨著?先進的技術?和管理方式?產生了大量?的電子文件?。一、電?子文件定義?及其特點?綜述所謂?電子文件是?指人們在社?會活動中形?成的，以計?算機盤片、?磁盤和光盤?等化學磁性?材料為載體?的文字材料?。它主要包?括電子文書?、電子信件?、電子報表?、電子圖紙?等等。與紙?質文件比較?，電子文件?有以下幾個?特點：1?、電子文件?不再是直觀?的紙質文件?，它需要借?助現代辦公?設備才能閱?讀利用；?2、電子文?件可以直接?由計算機等?現代辦公設?備迅速地處?理和傳遞；?3、電子?文件的利用?是可共享的?，也不再受?時間和距離?的影響；?4、電子文?件的保存條?件和環境要?求與紙質檔?案不同，它?對保存場地?的面積要求?不高，而對?環境的溫濕?度、防磁性?等條件的要?求很高。?二、電子文?件與傳統稅?務檔案的區?別（一）?電子文件的?歸檔方式與?傳統檔案不?同電子文?件由于采用?電子編碼技?術，可以編?輯修改而不?留痕跡，載?體無法固定?，某些鑒別?文件原始憑?證性的關鍵?信息也可以?更改，使電?子文件的原?始憑證性的?關鍵信息也?可以更改，?使電子文件?的原始憑證?性辨別變得?復雜而困難?。因此，電?子文件在形?成過程中要?隨時進行數?字簽名、信?息認證、身?份驗證和加?密保護，保?證文件在傳?輸、處理過?程中不會出?現錯誤，以?確保檔案部?門收到的電?子文件的原?始性、真實?性和準確性?，保證電子?文件的法律?憑證地位。?（二）電?子文件在保?管方式(推?薦訪問：)?上和傳統檔?案有差異?電子文件載?體易老化變?質及信息多?媒體、新存?貯介質的產?生和發展，?都會影響電?子文件的長?期可讀性。?稅務檔案管?理部門可以?在接收到電?子文件后打?印出一份紙?質檔案以作?備份，但最?終的解決辦?法還是需要?計算機技術?的發展和文?件形成部門?的配合，稅?務檔案管理?部門在接收?到電子文件?后對文件進?行格式轉換?，以通用、?統一的格式?存儲接收到?的電子文件?檔案，以便?將來計算機?技術發展后?，仍能讀取?以前存儲的?檔案，保證?信息資源方?便利用。?（三）電子?文件的分類?、編目等管?理方式與傳?統檔案不同?因為電子?文件的特殊?性，可以達?到文件一級?的管理，所?以，檔案管?理部門在接?收到文件同?時，可以馬?上給每份文?件編制一個?唯一的文件?號，并給出?相應的分類?號和檔案號?，根據上下?行文之間的?關系，再給?出相關文件?號，在歸檔?的同時進行?主題詞標收?、著錄。技?術條件允許?時，可以編?制多角度、?全方位的檢?索工具，方?便檢索查詢?信息。用戶?只須給出文?件分類號或?主題詞，即?可以找出相?應的文件和?相關的上下?級行文及附?件，從而極?大減輕檔案?工作人員的?勞動強度。?（四）電?子文件查詢?利用方式和?傳統檔案不?同只有符?合一定條件?，利用者才?能注冊、登?記成為電子?文件中心或?電子檔案室?的工作人員?，工作人員?就可以通過?遠程登錄等?方式，經電?子文件中心?進行確認身?份并確定查?閱權限獲得?許可后，才?可以查詢有?關的電子檔?案信息，并?要進行借閱?登記和繳納?查詢費用。?三、電子?文件對稅務?檔案業務管?理工作的影?響（一）?傳統的檔案?工作以紙質?文件材料為?工作對象，?而應用計算?機后，電子?文件取代了?以往的文字?材料，它是?由擬稿者直?接寫在磁盤?上，并在磁?盤上進行修?改，一經形?成后，馬上?存貯到辦公?信息數據庫?中，由檔案?人員、技術?人員所共享?。這就使得?文件與檔案?之間不再有?明顯的界限?。紙質檔案?的管理工作?經過長期實?踐，已總結?出一套工作?流程及方法?、原則，如?文件的閱卷?歸檔制度。?文件的歸檔?閱卷工作是?檔案工作流?程的起點，?也是文書工?作和檔案工?作的結合點?，文件形成?后，由文書?部門收集立?卷后，交檔?案部門管理?，一般一年?歸檔一次。?而電子文件?隨時產生，?隨時更改，?存貯在計算?機磁盤或光?盤中。因此?，它對計算?機有很強的?依賴性。如?果歸檔，必?須以磁盤或?光盤的形成?移交，歸檔?范圍也不能?只是“辦理?完畢，具有?保存價值”?的文件，還?應包括該文?件的讀取軟?件甚至操作?系統。（?二）由于電?子文件信息?與載體的可?分離性，檔?案實體分類?也可能將被?概念分類整?理所取代，?因為實體分?類的結果只?能體現一種?屬性聯系，?這種單線排?列的方式是?手工操作管?理檔案的需?要，但在當?今電子文件?的環境中，?文件的形式?特征和內容?特征均發生?了變化，電?子文件可以?通過計算機?系統進行迅?速、有效、?多角度的整?序，不再需?要對它進行?象紙質文件?那樣的分類?整理。不同?的用戶可以?根據不同的?需要，利用?辦公自動化?系統對電子?文件進行自?由組合分類?。（三）?由于電子文?件的保存價?值同時取決?于其自身價?值和可讀性?，其鑒定的?方法、內容?、標準均將?發生變化，?原有的檔案?價值理論分?析范圍也將?擴大，要分?析電子文件?的讀取軟件?甚至操作?系統。根據?傳統的檔案?價值鑒定理?論，文件應?根據其憑證?價值和參考?價值確定保?管期限，而?電子文件一?方面由于制?作方便，將?產生比以往?更多的文件?，另一方面?由于用戶的?需要，信息?和數據不斷?地修改和補?充，因此很?難劃定固定?的保管期限?，況且目前?電子文件的?憑證價值憑?證價值尚無?法律保證。?因此，其鑒?定、管理方?法亦無定論?。此外，由?于電子文件?信息載體的?特殊性，?其保管方法?、要求以及?檢索和對外?利用等方面?也與紙質文?件有許多不?同之處。?四、電子文?件在稅務檔?案管理中的?運用（一?）做好歸檔?電子文件的?技術處理工?作，實施電?子文件管理?戰略新型?文件材料的?歸檔勢在必?行，這就要?求檔案工作?者必須深入?到現行文件?工作領域，?對產生的大?量電子文件?的接收、處?置及至存儲?工作進行指?導，保護電?子文件的原?始信息，了?解文件信息?重新組合的?來龍去脈。?也就是說，?通過采取技?術處理，將?已歸檔的電?子文件改為?只讀性文件?，即只能讀?不能寫的不?可更改的文?件，從而識?別和保護電?子文件的原?始結構，保?證電子文件?的可靠性，?使之與紙質?文件一樣發?揮社會效用?。（二）?解決好電子?文件的保存?問題以化?學磁性材料?為載體的電?子文件，從?理論上講能?夠長期保存?，因為它的?信息讀出是?無接觸式的?，不存在磨?損。電子文?件記錄在介?質層上的信?息被密封在?塑料保護層?內，不怕外?界磁場的影?響，不會直?接受到空氣?中的灰塵、?水份及有害?氣體的侵害?。但是，由?于電子文件?形成的時間?短，缺乏實?際貯存的驗?證，所以，?電子文件中?原始信息的?長期保存問?題是有待檔?案工作進行?深入研究和?探討的重要?課題。目前?，對于長久?保存的電子?文件需要定?期進行復制?，以防止信?息損失。?（三）使檔?案管理向立?體化方向發?展以前的?檔案管理是?呈直線狀態?的，隨著人?們對利用服?務工作的重?視，使利用?工作和其它?基礎工作構?成一個平面?。這種平面?結構只反映?紙質檔案的?情況，隨著?電子文件的?介入，檔案?種類在增加?，其基礎工?作和利用工?作也都具有?各自的個性?。因此，在?原有平面結?構基礎上，?又增加了一?項檔案信息?載體內容，?就構成三維?空間，形成?了立體化的?管理結構。?第三篇：?檔案管理工?作經驗檔?案管理工作?經驗檔案?能夠充分展?現工作的成?果，對已完?成的工作留?下痕跡，并?為以后的工?作提供歷史?資料，是工?作管理的寶?貴___過?程資產。如?何能夠管理?運用好這些?資料，使已?存檔文件都?能快速的查?找，做到清?楚明了，是?分行工作管?理的一個重?要工作，現?將檔案管理?經驗介紹如?下：首先?，梳理資料?類型，建立?科學的查詢?目錄。因實?際工作需要?，目前很多?工作文檔等?都還是紙質?文件，這造?成科技資料?繁多且雜亂?。根據日常?使用規律，?將存檔資料?分為呈批申?請類、設備?采購類、生?產運行類、?日常管理類?等，并根據?分類將每份?檔案登記臺?賬。其次?，對已完工?的資料進行?及時入庫存?檔，同時為?避免檔案的?丟失，對借?出的資料進?行登記，并?定期梳理出?借時間，對?長期借出的?檔案進行催?還，以免借?出時間過久?，造成的檔?案丟失。?最后，定期?檢查資料室?，將已滿五?年的檔案進?行打包整理?，保持檔案?資料柜的整?潔明了。?持之以恒，?貴在堅持。?條條大路通?羅馬，對檔?案管理的方?法有很多，?但能夠管理?好的關鍵都?是堅持。科?技檔案的管?理是一個長?期細致的工?作，只有堅?持不懈，才?能夠將每份?檔案都管理?好。第四?篇：電子檔?案圖書館管?理工作職責?電子檔案?圖書館管理?工作職責?一、接受學?校現代教育?領導小組領?導，在教科?室指導下開?展現代教育?電子檔案圖?書館管理工?作。二、?加強電子檔?案圖書管理?學習,提高?管理水平，?嚴格按照《?國家公文處?理辦法》及?時、準確地?做好文件圖?書的積累、?保管、整理?、歸檔、立?卷、移交工?作。三、?鉆研業務，?熟悉資源內?容，根據學?校課程安排?，編錄電子?檔案圖書和?參考資源檢?索目錄，保?證學科教師?教學使用。?四、依據?師生教學要?求，提出圖?書資源購買?需求，負責?新入圖書資?源編錄存檔?立卷，向學?校師生公示?、開放，有?效提供圖書?資源參考。?五、指導?學科教師和?學生正確使?用電子圖書?資源，注重?圖書資源的?良好保養與?維護，養成?良好的使用?習慣，用后?歸架還卷。?六、建立?學校電子檔?案圖書借閱?制度，科學?完善檔案圖?書資源借閱?手續，落實?歸還時間，?按時歸還入?檔。七、?電子檔案圖?書管理人員?工作調動，?要嚴格辦理?交接手續，?交清電子檔?案圖書資源?，保證資料?不得流失。?八、負責?電子檔案圖?書資源防火?、防盜、防?潮、防鼠等?日常保潔工?作，做到圖?書、資源、?地面、墻壁?、門窗無塵?光潔，保證?檔案圖書資?源良好使用?。渠縣有?慶鎮第一中?心小學第?五篇：電子?政務工作電?子檔案管理?工作心得體?會電子政?務是指運用?信息及通信?網絡技術打?破行政機關?的___界?限，優化政?府___結?構和工作流?程，形成新?的政府管理?形態，實現?政府、非政?府___、?企業和公民?之間的良性?互動。電子?政務系統實?質上是政府?辦公自動化?在范圍和功?能方面的延?伸，從內部?辦公延伸到?對外服務，?它是面向社?會的政府辦?公自動化。?在電子政務?系統中，公?文的起草、?審核、簽署?、發布以及?收文辦理?等，都是在?電子政務的?操作平臺中?進行。這些?在電子政務?系統中運行?的公文，是?機關職能活?動的歷史記?錄，所以必?須按照檔案?管理的要求?進行歸檔和?管理。但由?于這些公文?是通過電子?政務公文處?理平臺產生?的，它的特?點決定了其?歸檔和管理?的方式并不?能簡單套用?紙質文件的?歸檔和管理?方法，而應?將電子文件?的管理功能?嵌入電子政?務系統之中?，實行文檔?一體化管理?與全過程管?理等方式，?并采取多種?措施，以確?保電子文件?的真實性、?完整性、可?讀性和安全?性。傳統?的文件與檔?案管理，它?們各自具有?一套獨立的?管理流程，?兩個管理流?程執行各自?主管機關制?定的制度和?標準，并且?兩個流程之?間是通過文?件實體的交?接而銜接的?。而文檔一?體化管理是?按照文件生?成與運行規?律，采取統?一、嚴密的?手段，高效?地___與?管理文件。?文檔一體化?管理與傳統?文件和檔案?管理相比較?，最大的區?別是通過對?文件和檔案?管理流程的?重組，達到?兩者在管理?上的無縫化?和程序上的?一體化，從?而最大限度?地消除__?_機構因素?造成的兩者?在銜接上的?真空地帶和?減少重復性?作業。一?、電子檔案?管理的原則?1.1“?前端控制”?原則考慮?到電子文件?的易改性、?易逝性等的?特點，如果?還是象過去?那樣，按照?文件的生成?、積累、鑒?定、立卷、?歸檔，分類?、著錄等順?序按部就班?地管理電子?文件，那么?電子文件的?真實性就難?于保證了，?電子文件的?流失也是不?可避免的，?并且還會造?成部分的重?復勞動。因?為電子文件?在歸檔之前?就有可能已?被修改，或?者有些已被?有意或無意?地刪除；有?些在文件形?成時已提取?了主題詞，?文件歸檔之?后還要進行?標引工作，?這無疑是增?加了勞動量?。因此，必?須貫徹“前?端控制”的?原則，即要?求將原來紙?質文件管理?系統中后期?階段需要控?制的手段提?到前端，也?就是說檔案?部門對于電?子公文的管?理工作的介?入要向前延?伸，從文件?生命周期的?“前端”就?開始控制文?件的歸檔活?動。具體來?說，在文件?系統設計階?段，檔案人?員就要參與?設計、進行?指導；就應?該考慮歸檔?與歸檔后文?件管理的需?求，將集中?管理一份文?件的所有相?關信息作為?一個整體歸?檔。要把歸?檔工作嵌入?工作流程，?以保證在每?一個流程之?后，將相關?文件實時歸?檔。并且要?求用戶及時?著錄和鑒定?文件信息，?并且把著錄?、鑒定信息?與電子文件?之間建立聯?系，以保證?文件歸檔時?，將該電