城建檔案信息化與

建設(shè)電子文件管理

主要參考文獻(xiàn)

1.建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范CJJ/T117-2007；2.電子公文歸檔管理暫行辦法.國家檔案局6號(hào)令；3.CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理GB/T17678.14.電子文件歸檔與管理規(guī)范.GB/T18894-2002；5.企業(yè)檔案工作規(guī)范DA/T42—2009；6.劉家真等著：電子文件管理——電子文件與證據(jù)保留；7.教材第7章8.城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范CJJ/T158-2011第一節(jié)城建檔案信息化概述第二節(jié)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要點(diǎn)解讀第三節(jié)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》相關(guān)部分解讀

一、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》關(guān)于檔案信息化的規(guī)定

二、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》相關(guān)部分解讀三、數(shù)字檔案館建設(shè)第一節(jié)城建檔案信息化概述

3.4檔案信息化archivesinformationization

運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。一、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

關(guān)于檔案信息化的規(guī)定8.1檔案信息化目標(biāo)與原則8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。8.1.2企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

城建檔案信息化是指通過計(jì)算機(jī)管理軟件的開發(fā)或商品軟件的選用、硬件設(shè)備的配備、網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)（包括局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、國際互聯(lián)網(wǎng)的利用）、管理方式的轉(zhuǎn)變，以及工作流程的規(guī)范，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理、系統(tǒng)開發(fā)，為社會(huì)提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息利用服務(wù)。二、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》相關(guān)部分解讀

城建檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息，包括文字、字符、數(shù)字、聲音、圖形、圖像等轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)的處理過程。13．1．1城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)應(yīng)以數(shù)字化城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)為方向，以城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字信息資源建設(shè)為核心，以城建檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化、富有特色的檔案信息資源體系和社會(huì)服務(wù)體系。13.1信息化建設(shè)的目標(biāo)與要求13．1．2城建檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)與城鄉(xiāng)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，應(yīng)與本地區(qū)的信息化工作相協(xié)調(diào)。13．1．3城建檔案行業(yè)主管部門應(yīng)制定信息化工作專項(xiàng)規(guī)劃，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定實(shí)施計(jì)劃，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。13．1．4信息化建設(shè)應(yīng)做到應(yīng)用技術(shù)先進(jìn)、成熟，經(jīng)濟(jì)上合理可行，系統(tǒng)安全穩(wěn)定可靠。13.1.5信息化建設(shè)應(yīng)積極采用國際、國家標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和管理規(guī)范。13．1．6城建檔案的形成、保管單位應(yīng)根據(jù)信息化建設(shè)工作的需要配置計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，設(shè)置相應(yīng)的崗位和管理人員，并建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、軟件和數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行管理制度以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、保密制度。13．1．7計(jì)算機(jī)等設(shè)備的配置應(yīng)符合下列要求：

1采用主流技術(shù)產(chǎn)品設(shè)備，性能穩(wěn)定可靠，有良好的市場(chǎng)聲譽(yù)和完善的售后服務(wù)；

2產(chǎn)品具有良好的通用性、兼容性和可擴(kuò)展性，易于系統(tǒng)升級(jí)和擴(kuò)容；3產(chǎn)品易于維護(hù)；

4關(guān)鍵硬件設(shè)備應(yīng)有適當(dāng)備份，主設(shè)備發(fā)生故障應(yīng)不影響正常業(yè)務(wù)工作。13．1．8城建檔案的形成單位應(yīng)建立收集和移交電子檔案的制度，并應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證電子文件的原始、真實(shí)、完整、安全，及時(shí)整理形成電子檔案。13．1．9城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極創(chuàng)造條件接收電子檔案，重視和做好電子檔案的保管和遷移工作，保證電子檔案在保管期限內(nèi)完整、真實(shí)、可用。13.1.10城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部工作人員和城建檔案形成單位的檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。13．1.11城建檔案管理部門應(yīng)建立自己的檔案網(wǎng)站。網(wǎng)站應(yīng)提供政策法規(guī)、辦事指南、開放檔案目錄查詢等基本功能。13．2．1城建檔案的形成、保管單位應(yīng)逐步開發(fā)、引進(jìn)城建檔案管理系統(tǒng)軟件，開展城建檔案工作管理和檔案管理，管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)符合下列要求：

1城建檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)應(yīng)符合國家有關(guān)城建檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)；

2城建檔案管理系統(tǒng)的研制、安裝和使用，必須符合國家有關(guān)安全、保密法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)；

3城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有良好的實(shí)用性、通用性及可擴(kuò)展性，井做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡(jiǎn)單，使用方便，功能齊全；13．2城建檔案管理系統(tǒng)4城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)考慮檔案管理電子化。遠(yuǎn)程化、協(xié)同化、圖文一體化的發(fā)展要求，加強(qiáng)系統(tǒng)開發(fā)集成，強(qiáng)化電子檔案管理、遠(yuǎn)程管理、在線歸檔、與地理信息系統(tǒng)相結(jié)合等功能或預(yù)留相應(yīng)接口；5.城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用；6.城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具有完備的安裝與使用技術(shù)資料；7.城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)信息化工作的發(fā)展變化，其功能應(yīng)逐步由單一的檔案管理向本單位辦公自動(dòng)化、信息管理系統(tǒng)集成化發(fā)展；8.城建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)電子文件管理和數(shù)字城建檔案館建設(shè)的總體要求。1.具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)六大環(huán)節(jié)；2.具有對(duì)紙質(zhì)、縮微、聲像等實(shí)體檔案輔助管理功能，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程控制和計(jì)算機(jī)輔助作業(yè)；3.具有接收電子文件和管理電子檔案的能力，并具有保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性和安全性的措施；13.2.2城建檔案管理系統(tǒng)軟件應(yīng)具有以下基本功能：4.應(yīng)能管理現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》CJJ/T117所列格式的數(shù)據(jù)；5.應(yīng)能支持不同載體檔案的數(shù)字化，可通過數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入數(shù)據(jù)，可對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯處理，支持拷貝、打印、繪圖等方式的數(shù)據(jù)輸出；6.城市地下綜合管線數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)能管理城市基本比例尺地形圖數(shù)據(jù)、地下綜合管線圖形與屬性數(shù)據(jù)、規(guī)劃路的紅線數(shù)據(jù)、符號(hào)數(shù)據(jù)。其功能應(yīng)以滿足用戶需要為標(biāo)準(zhǔn)，能實(shí)現(xiàn)地下管線數(shù)據(jù)更新，保證地下管線資料動(dòng)態(tài)管理。13.3.3城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)以數(shù)字信息資源建設(shè)為基礎(chǔ)，通過接收電子檔案、檔案著錄、信息摘錄、館藏檔案數(shù)字化等多種手段，逐步建立下列專題數(shù)據(jù)庫：

1城市基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫；

2地下綜合管線信息數(shù)據(jù)庫；

3建設(shè)用地規(guī)劃審批檔案數(shù)據(jù)庫；

4建設(shè)工程規(guī)劃審批檔案數(shù)據(jù)庫；

5房屋建筑工程檔案信息數(shù)據(jù)庫；

6市政工程檔案信息數(shù)據(jù)庫；

7城市規(guī)劃成果數(shù)據(jù)庫；

8城市應(yīng)急（民生）信息數(shù)據(jù)庫；

9聲像資料數(shù)據(jù)庫。13.3信息資源建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、城建檔案目錄中心、專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)

13．4．1城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)制定館藏?cái)?shù)字化計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)能力，采取重點(diǎn)選擇某類檔案數(shù)字化、珍貴檔案數(shù)字化等方式，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。13．4．5檔案數(shù)字化應(yīng)包括下列基本程序：

1前期準(zhǔn)備；

2轉(zhuǎn)換處理；

3后期數(shù)據(jù)整理；

4數(shù)據(jù)質(zhì)檢；

5數(shù)據(jù)驗(yàn)收。13．4城建檔案數(shù)字化

13．5．1采用計(jì)算機(jī)管理城建檔案的單位和部門，必須從組織制度、技術(shù)手段、管理手段上采取措施，保障城建檔案的信息安全。13．5．2各單位和部門應(yīng)采取下列措施，從組織和制度上保障信息安全:1設(shè)立計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保密領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保密工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、檢查和監(jiān)督；

2建立、健全計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行與安全保密管理制度，有應(yīng)突發(fā)事件的預(yù)案，對(duì)關(guān)鍵崗位和人員建立相應(yīng)的管理辦法。

檔案工作突發(fā)事件處置辦法.doc13．5信息安全13．5．3各單位和部門應(yīng)采取下列技術(shù)和管理手段確保信息安全：

1計(jì)算機(jī)機(jī)房建設(shè)應(yīng)按國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)、施工、安裝，經(jīng)有關(guān)部門驗(yàn)收合格后投入使用；計(jì)算機(jī)房應(yīng)具備防盜、防火、防水、防雷，防磁、防鼠害等措施；

2計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)有出入管理制度，非機(jī)房管理人員進(jìn)出應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)；

3應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備定期維護(hù)檢修，有設(shè)備檢修、維護(hù)記錄，保證設(shè)備處于最佳運(yùn)行狀態(tài)；

4內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝殺毒軟件；

5軟件使用前應(yīng)進(jìn)行全面的測(cè)試，軟件應(yīng)具備良好的容錯(cuò)能力，以確保發(fā)生誤操作時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不被破壞和數(shù)據(jù)不發(fā)生丟失。

6主要業(yè)務(wù)服務(wù)器宜雙機(jī)熱備份；數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行多重備份和異地存放，保證在發(fā)生不可預(yù)見故障后能及時(shí)、完整地恢復(fù)；7系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)提供利用過程跟蹤監(jiān)控，自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄；

8對(duì)數(shù)據(jù)庫的用戶應(yīng)實(shí)行權(quán)限等級(jí)管理，嚴(yán)禁越權(quán)操作；密碼應(yīng)定期更換，對(duì)數(shù)據(jù)庫的所有操作應(yīng)有記錄；機(jī)密數(shù)據(jù)應(yīng)加密后傳輸；

9數(shù)據(jù)提供利用時(shí)不宜向利用者提供全部利用方式；制作拷貝時(shí)必須在有效的監(jiān)控丁進(jìn)行，不完全開放的檔案數(shù)據(jù)不宜以拷貝方式提供利用。數(shù)字檔案館是以數(shù)字化的實(shí)體檔案館為基礎(chǔ)資源,以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)設(shè)施,面向社會(huì)提供數(shù)字化檔案信息和其他相關(guān)信息的開放系統(tǒng)。（1）數(shù)字檔案館是以數(shù)字化的實(shí)體檔案館為基礎(chǔ)資源而建立的開放系統(tǒng)。（2）數(shù)字檔案館是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)設(shè)施，面向社會(huì)提供數(shù)字化檔案信息和其他相關(guān)信息的開放系統(tǒng)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館（續(xù)）

（1）數(shù)字檔案館是以數(shù)字化的實(shí)體檔案館為基礎(chǔ)資源而建立的開放系統(tǒng)。其一，數(shù)字檔案館既是一個(gè)總體上呈分布式的開放系統(tǒng)，又是建立在眾多的單個(gè)數(shù)字化實(shí)體檔案館基礎(chǔ)之上的，是多點(diǎn)分布與相對(duì)集中相結(jié)合的。換言之，建設(shè)數(shù)字檔案館的第一步，應(yīng)該是實(shí)體檔案館的數(shù)字化。其二，數(shù)字化檔案資源主要有兩個(gè)來源，一是新接收進(jìn)館的作為檔案保存的電子文件；二是傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換而來。兩個(gè)方面都不可偏廢。（2）數(shù)字檔案館是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)設(shè)施，面向社會(huì)提供數(shù)字化檔案信息和其他相關(guān)信息的開放系統(tǒng)。其一，數(shù)字檔案館是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行的。

其二，數(shù)字檔案館與公共檔案館建設(shè)密不可分。1106城建檔案信息化與電子文件管理打印稿.doc

數(shù)字檔案館（續(xù)2）1.0.1

為加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的建設(shè)電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用，制定本規(guī)范。

1.0.2

本規(guī)范適用于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。1.0.3

建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。第二節(jié)

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要點(diǎn)解讀電子文件（ElectronicRecords）指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）3.1]

一、電子文件的概念

歸檔電子文件（ArchivalElectronicRecords）：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。

歸檔電子文件的概念

在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。2.0.4

建設(shè)電子檔案electronicconstructionarchives

具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。2.0.1

建設(shè)電子文件electronicconstructionrecords二、電子文件的特點(diǎn)海量存儲(chǔ)；便于共享；簡(jiǎn)化管理。系統(tǒng)依賴性；不安全性；不穩(wěn)定性。一、信息的非人工識(shí)讀性二、系統(tǒng)依賴性三、信息與特定載體之間的可分離性四、信息的易變性五、信息存儲(chǔ)的高密度性六、多種信息媒體的集成性七、信息的可操作性1、全程管理原則2、前端控制原則3、真實(shí)性保障原則4、完整性保障原則5、有效性保障原則6、安全性保障原則

三、電子文件管理的原則

4.2應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

1.全程管理原則

4.1：電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。4.3：應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。

電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

2.前端控制原則

2.0.5

真實(shí)性authenticity

電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時(shí)的原始狀況一致。3.0.7

建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定：1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。2應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性。

3.真實(shí)性保障原則

2.0.6

完整性integrity電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。3.0.7

3

應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。

4.完整性保障原則

3.3背景信息

context：指描述生成電子文件(3.1)的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。

3.4元數(shù)據(jù)metadata：：指描述電子文件(3.1)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。2.0.8

元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。2.0.7

有效性u(píng)tility電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。3.0.7

4應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

5.有效性保障原則

3.0.7

5建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策。6.安全性保障原則

四、建設(shè)電子文件管理的規(guī)定3基本規(guī)定

3.0.1

建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位和建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責(zé)任崗位，指定專人管理。3.0.2

建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集、整理和歸檔，并定期向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。3.0.3

在建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗(yàn)收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)：1在建設(shè)工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，對(duì)工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求；2

收集和積累工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的電子文件，并進(jìn)行整理歸檔；3

組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；4收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；5

在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)提請(qǐng)對(duì)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；6對(duì)列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，按規(guī)定向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交工程電子檔案。3.0.4

勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及測(cè)量等單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移交。建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗(yàn)收。3.0.5

對(duì)具有永久保存價(jià)值的可輸出打印型電子文件，建設(shè)電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。3.0.6

建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。

2.0.13

建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)filingandmanagementsystemofelectronicconstructionrecords對(duì)建設(shè)電子文件進(jìn)行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)，具有確定歸檔范圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。該系統(tǒng)包括兩個(gè)類型，即建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。3.0.7

建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定：1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。2

應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性。3

應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。4應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。5

建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策。

5.1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不問斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。電子文件歸檔與管理規(guī)范.htm

電子文件的真實(shí)性、完整性和

有效性保證

5.1.1登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者(如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等)。

5.1.2登記處理過程中的各類操作者(打字者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)管理者等)。

5.1.3登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

5.1.4登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識(shí)。

5.2應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。

5.2.1建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。

5.2.2設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。

5.2.3對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。

5.2.4對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。

5.3應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。

5.4應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

5.5電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識(shí)別方法等。

3.0.8

建設(shè)電子文件形成單位與建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)建設(shè)電子文件加強(qiáng)前端控制，實(shí)行全過程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。3.0.9

建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時(shí)提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見。建設(shè)電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質(zhì)量。4電子文件的代碼標(biāo)識(shí)、格式與載體4.0.1

電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼。1稿本代碼應(yīng)按表4.0.1-1標(biāo)識(shí)。表4.0.1-1

稿本代碼稿本代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F2類別代碼應(yīng)按表4.0.1-2標(biāo)識(shí)。表4.0.1-2

類別代碼文件類別代碼文本文件（Text）T圖像文件（Image）I圖形文件（Graphics）G影像文件（Video）V聲音文件（Audio）A程序文件（Program）P數(shù)據(jù)文件（Data）D

4.0.2

各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)采用通用格式。通用格式應(yīng)符合表4.0.2的規(guī)定。

表4.0.2

各類電子文件的通用格式文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP3

4.0.3

各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)亦可采用國務(wù)院建設(shè)行政主管部門和信息化主管部門認(rèn)可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。4.0.4

脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。

5建設(shè)電子文件的收集與積累

5.1收集積累的范圍5.1.1

凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理等活動(dòng)中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集范圍。5.1.2

凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集范圍。各類建設(shè)工程電子文件的具體收集范圍應(yīng)按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）規(guī)定的收集范圍進(jìn)行。5.2收集積累的要求5.2.1

建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。5.2.2

建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實(shí)際相符合，且內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。5.2.3

記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有參考價(jià)值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。5.2.4

凡是屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件，收集積累時(shí)均應(yīng)進(jìn)行登記。登記時(shí)必須按照本規(guī)范附錄A、附錄B的要求，填寫建設(shè)電子文件（檔案）的案卷級(jí)和文件級(jí)登記表。5.2.5

應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動(dòng)。積累過程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按本規(guī)范附錄C的要求，填寫《建設(shè)電子文件更改記錄表》。5.2.6

應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。對(duì)于多年才能完成的項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行分段積累，宜一年拷貝一次。

5.2.7

對(duì)通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。5.2.8

對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確還原；當(dāng)難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時(shí)，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式。

2.0.11

固化fixing為避免電子文件因動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式的過程。2.0.12

遷移migration將源系統(tǒng)中的電子文件向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。

5.2.9

與建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。5.2.10

對(duì)采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲(chǔ)。5.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集。5.3收集積累的程序5.3.1

收集積累建設(shè)電子文件，均需進(jìn)行登記，并應(yīng)符合以下規(guī)定。1工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對(duì)需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)行標(biāo)記。2應(yīng)運(yùn)用建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)對(duì)每份建設(shè)電子文件進(jìn)行登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。5.3.2

對(duì)已登記的建設(shè)電子文件必須進(jìn)行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.3

對(duì)經(jīng)過初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄，并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.4

對(duì)已收集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項(xiàng)目來組織存儲(chǔ)。5.3.5

對(duì)存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉伯?dāng)?shù)字或三位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號(hào)，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號(hào)。建設(shè)電子文件保管單元的命名規(guī)則可按照建設(shè)電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行。5.3.6

建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。6.1.4

同一個(gè)保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行。6.1.5

建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按照《城建檔案分類大綱》進(jìn)行。6.1.6

建設(shè)電子文件的著錄應(yīng)按照《城建檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)按照保證其真實(shí)性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充建設(shè)電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)信息與數(shù)據(jù)。

6.2

鑒定6.2.1

鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。6.2.2

歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項(xiàng)目，對(duì)建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。6.2.3

建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)按照國家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。6.3

歸檔6.3.1

建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。6.3.2

歸檔的建設(shè)電子文件應(yīng)符合下列要求：1

已按電子檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。2

必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過程。

3.5邏輯歸檔logicalfiling

指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件(3.1)的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

3.6物理歸檔physicalfiling

指把電子文件(3.1)集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

2.0.9

在線式歸檔on-linefiling通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過程。2.0.10

離線式歸檔off-linefiling將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體上向檔案部門移交的過程。

6.3.3

建設(shè)電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔。可根據(jù)實(shí)際情況選擇其中的一種或兩種方式進(jìn)行電子文件的歸檔。6.3.4

建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行；離線式歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時(shí)進(jìn)行。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。6.3.4

建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施在線式歸檔時(shí)，應(yīng)將建設(shè)電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至本單位檔案部門，并將建設(shè)電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過網(wǎng)絡(luò)提交給檔案部門。6.3.5

建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施離線式歸檔時(shí)，應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：1

將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件（或項(xiàng)目）按要求從原系統(tǒng)中導(dǎo)出；2

將導(dǎo)出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲(chǔ)到耐久性好的載體上，同一案件（或項(xiàng)目）的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲(chǔ)在同一載體上。3

對(duì)存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)。4

在存儲(chǔ)建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。封面內(nèi)容的填寫應(yīng)符合本規(guī)范附錄D的要求，同時(shí)存儲(chǔ)載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。5

將存儲(chǔ)建設(shè)電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門。6

歸檔移交時(shí)，交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門必須對(duì)歸檔的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)，并按照本規(guī)范附錄E的要求，填寫《建設(shè)電子檔案移交、接收登記表》。交接雙方負(fù)責(zé)人必須簽署審核意見。當(dāng)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性時(shí)，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。6.4

檢驗(yàn)6.4.1

建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可進(jìn)行交接。

6.4.2

勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)審查合格后向建設(shè)單位移交。

6.4.3

在對(duì)建設(shè)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：1

建設(shè)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性；2

建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關(guān)聯(lián)；3

載體有無病毒、有無劃痕；4

登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全；

7.4檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等

9.2.2檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：

--載體有無劃痕，是否清潔；

--有無病毒；

--核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；

--核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

--對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。

（文件形成部門與檔案保管部門交接前均應(yīng)檢驗(yàn)）

6.5

匯總6.5.1

建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗(yàn)收電子檔案一起按項(xiàng)目進(jìn)行匯總，并對(duì)匯總后的工程電子檔案按本規(guī)范6.4.3條的要求進(jìn)行檢驗(yàn)。

7

建設(shè)電子檔案的驗(yàn)收與移交7.1

建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交7.1.1

建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。7.1.2

凡已向城建檔案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的單位，如工作中確實(shí)需要繼續(xù)保存紙質(zhì)檔案的，可適當(dāng)延緩向城建檔案館（室）移交紙質(zhì)檔案的時(shí)間。

7.2

建設(shè)工程電子檔案的驗(yàn)收與移交7.2.1

建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)提請(qǐng)對(duì)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。7.2.2

列入城建檔案館（室）接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。7.2.3

停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案，暫由建設(shè)單位保管。7.2.4

對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充、完善原工程電子檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程電子檔案，并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館（室）移交。

8

建設(shè)電子檔案的管理8.1

脫機(jī)保管8.1.1

建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案，以保障建設(shè)電子檔案的安全保存。8.1.2

脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式3套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。

8.1.3

脫機(jī)建設(shè)電子檔案的保管，應(yīng)符合下列條件：1歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；2環(huán)境溫度應(yīng)保持在17～20℃之間；相對(duì)濕度應(yīng)保持在35～45％之間；3存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離；4存放地點(diǎn)必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；5單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。8.1.4

建設(shè)電子檔案在形成單位的保管，應(yīng)按照本規(guī)范8.1.3條的要求執(zhí)行。9.4保管要求

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

a)歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

b)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

c)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

d)環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35％～45％。

8.2

有效存儲(chǔ)8.2.1

建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對(duì)電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。8.2.2

對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)及抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。8.2.3

應(yīng)根據(jù)載體的壽命，定期對(duì)磁性載體、光盤載體等載體的建設(shè)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時(shí)必須進(jìn)行登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄F的要求填寫。8.2.4

在采取各種有效存儲(chǔ)措施后，原載體必須保留三個(gè)月以上。

8.3

遷移8.3.1

建設(shè)電子檔案保管單位必須在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前，將建設(shè)電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其在新環(huán)境中完全兼容。8.3.2

建設(shè)電子檔案遷移時(shí)必須進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，保證遷移前后數(shù)據(jù)的完全一致。8.3.3

建設(shè)電子檔案遷移時(shí)必須進(jìn)行遷移登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄G的要求填寫。8.3.4

建設(shè)電子檔案遷