企業檔案規范管理培訓

第一章企業檔案綜述

第二頁，共72頁。

企業檔案

是直接記述和反映企業生產、經營、管理等各項活動，歸檔保存的企業文件材料。第三頁，共72頁。企業檔案的種類各類企業檔案企業檔案的根本類別第四頁，共72頁。企業檔案的特點綜合性專業性現實性數量大門類多第五頁，共72頁。

企業檔案工作的內容宏觀企業檔案工作微觀企業檔案工作工作范圍工作環節第六頁，共72頁。檔案工作的根本原那么集中統一地管理科技檔案維護科技檔案的完整、準確、系統、平安實現科技檔案有效利用第七頁，共72頁。企業檔案的作用是實現科學管理的紐帶是資產的重要憑證是維護企業、職工合法權益的依據是實現企業穩定、平安生產運行的根本條件是企業合法生產、經營的根本保障第八頁，共72頁。

第二章企業檔案工作管理職能

第九頁，共72頁。檔案工作總那么企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成局部。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的根底性管理工作。企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續開展提供有效效勞。企業應維護檔案的完整、準確、系統與平安。第十頁，共72頁。檔案工作體系企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各工程專兼職檔案人員為根底的企業檔案工作體系。第十一頁，共72頁。企業管理職責企業應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入企業開展規劃和工作方案，為檔案工作持續開展提供保障。企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、工程及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和工程負責人及有關人員職責履行情況進展考核。企業應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統和平安。企業資產與產權變動時應做好檔案的處置工作；國有企業應依照檔發字〔1998〕6號文件的要求進展，其他企業可參照。企業應對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規定造成檔案損失的相關人員給予處分。第十二頁，共72頁。企業部門職責企業各職能或承辦部門及工程負責人，應對本部門或工程歸檔文件的完整和系統負責。企業各職能或承辦部門及工程文件形成者，應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。專兼職檔案人員，應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。企業各職能或承辦部門及工程對文件管理的責任，見ISO15489.1第七章、ISO15489.2和檔發字〔2002〕5號文件要求。第十三頁，共72頁。檔案部門職責統籌規劃企業檔案工作，制定企業文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度。負責企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。指導企業各部門、工程及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。監視、指導、檢查企業所屬單位〔包括派出機構和投資的全資、控股企業〕的檔案工作。依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。第十四頁，共72頁。

第三章企業檔案標準管理與企業文件控制管理第十五頁，共72頁。?企業檔案管理標準?的特點以企業全部檔案為整體，確定了管理框架，和業務工作流程適應企業改革開展，對重點檔案進展了調整和明確根據現代企業治理構造及經營、管理的狀況，對新的類別、歸檔文件范圍進展了增補將電子文件管理及企業信息化放在了突出的位置第十六頁，共72頁。

標準與標準化

標準起源于工業產品生產和交換。現代標準化是近二、三百年來伴隨著工業化進程而開展起來的美國泰勒的科學管理日本的企業管理革命，其核心是質量隨著信息技術而來的以“扁平化〞、“個性化〞為特征的“企業流程再造〞第十七頁，共72頁。

?企業檔案工作標準?與ISO9001?質量管理體系要求?1987年國際標準化組織發布第一版9000系列標準；2021年國際標準化組織發布第四版ISO9001。較為突出一點是，經過八年的實踐，增加了多處對檔案記錄建立和管理維護的要求。第十八頁，共72頁。

國際標準ISO9001?質量管理體系要求?“檔案記錄的控制〞

的規定

“為證明符合質量管理體系要求和有效實施提供證據而建立的檔案記錄，必須要受控管理。〞“機構必須建立有書面文件記錄的程序及執行過程〔DocumentedProcedure〕，以明確對檔案記錄鑒別、存儲、保護、檢索和處置所必要的控制管理。〞“檔案記錄必須保持易于識別、快捷確證和可以檢索。〞第十九頁，共72頁。

?企業檔案工作標準?與國際標準ISO15489.1?檔案管理通那么?

2001年，國際標準化組織公布了國際標準ISO15489.1?檔案管理通那么?。規定了檔案管理的頂層架構，提出了實現有效檔案管理所能產生的作用，并明確規定了檔案管理的法規環境、檔案管理的政策與職責、檔案管理、檔案管理系統的設計與開發以及檔案管理過程與控制等方面的要求。目前在國際標準中，屬于系統檔案管理的只有國際標準ISO15489?檔案管理通那么?。而ISO15489?檔案管理通那么?中明確說明，該標準是適應除檔案館外的所有機構。第二十頁，共72頁。

ISO15489.1?檔案管理通那么?的特點檔案的價值及資產屬性領導的作用系統管理過程控制第二十一頁，共72頁。企業檔案工作標準?構造與ISO9001ISO15489構造比照

ISO9001DA/T42ISO15489第4章質量體系工作總那么檔案管理收益第5章管理責任組織建立規章制度環境第6章資源管理制度建立方針與職責第7章產品實現業務建立檔案管理要求第8章措施分析與改進信息化建立檔案系統設計與實施第二十二頁，共72頁。文件材料

是記錄和反映生產、經營、管理及專業業務活動文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。第二十三頁，共72頁。文件材料的種類從內容分：公文、科技文件材料、會計核算材料、人事文件材料從形式分：文字材料、圖樣、表格、及非紙質科技文件材料膠片、磁性載文件材料“模擬〞電子科技文件材料“數字〞第二十四頁，共72頁。標準文件管理的效用1.保證業務質量和效率以有序、高效、負責的方式開展業務活動；以一致和公平的方式提供效勞；支持并記錄政策的形成和管理決策的過程；保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率；方便業務活動在整個機構內的有效開展。2.在受災的情況下，提供持續運作的可能第二十五頁，共72頁。3.滿足法律的要求及支持滿足有關檔案、審計和監視方面的法律法規的要求；為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構活動證據存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持。4.維護法人及員工的權益保護機構的利益，保護員工、客戶和當前及未來相關利益方的權利。第二十六頁，共72頁。5.是法人建立開展的重要歷史記錄支持并記錄當前和未來的研究活動、進展狀況、取得的成績以及歷史研究活動；提供事務活動、個人活動和文化活動的證據。建立事務標識、個人標識和文化標識；維護機構記憶、個人記憶或集體記憶。第二十七頁，共72頁。

文件材料的形成與積累第二十八頁，共72頁。

技術文件材料的控制管理

第二十九頁，共72頁。產品文件的形成及成套性產品開發技術調查和決策階段前期開發階段后期開發階段產品制造樣〔機〕品試制階段小批量試制階段正式生產階段第三十頁，共72頁。根本建立文件材料的形成

和成套性

工程立項準備階段設計階段施工階段竣工階段第三十一頁，共72頁。外購設備文件材料的形成

及成套性設備采購及開箱設備安裝調試設備使用第三十二頁，共72頁。科研文件材料的形成和成套性科研前期科研實施科研鑒定推廣第三十三頁，共72頁。管理性文件的控制管理?黨政機關公文處理工作條例?(中辦發〔2021〕14號)公文種類公文格式行文規那么公文擬制公文辦理1996年5月3日中共中央辦公廳發布的?中國共產黨機關公文處理條例?和2000年8月24日國務院發布的?國家行政機關公文處理方法?停頓執行。第三十四頁，共72頁。收文辦理主要程序簽收登記初審承辦(閱知性公文批辦性公文)傳閱催辦答復第三十五頁，共72頁。發文辦理主要程序復核登記印制核發第三十六頁，共72頁。文件材料積累

就是按照一定的要求和方式，將科技文件及時集中和妥善保管起來。第三十七頁，共72頁。企業文件材料積累要求明確科技文件材料積累的職責科技文件材料積累范圍確保積累的質量完善積累的條件第三十八頁，共72頁。文件材料積累的方式個人積累專兼職檔案員積累檔案人員代為積累第三十九頁，共72頁。

文件材料的整理與歸檔第四十頁，共72頁。文件整理的要求文件整理應當以企業納入企業歸檔范圍的文件為對象整理工作應當在企業分類的總體框架下，依據文件不同的類別，以相對應的標準和規定作為整理的依據。第四十一頁，共72頁。文件材料完整性鑒別科技文件材料的完整性鑒別科技文件材料完整性的方法：確定科技活動的范圍分析科技活動的具體程序分析本單位在科技活動中地位第四十二頁，共72頁。科技文件材料準確性

的標準科技文件材料應當同它所反映的對象相一致同一科技工程之間在內容上應當一致第四十三頁，共72頁。管理性文件的整理依據DA/T22—2000

?歸檔文件整理規那么?

分類及整理的方法第四十四頁，共72頁。科技文件材料的整理依據GB/T11822—2021

?科學技術檔案案卷構成的一般要求?

分類整理的方法第四十五頁，共72頁。會計核算材料的整理依據?會計檔案管理方法?〔財會字[1998]32號〕分類及整理的方法第四十六頁，共72頁。職工文件材料的整理依據?企業職工檔案管理工作規定?〔勞力字[1992]33號〕企業職工文件材料的分類整理第四十七頁，共72頁。企業事業單位檔案的分類?工業企業檔案分類暫行規那么?檔案分類方案第四十八頁，共72頁。檔號的構成全宗號〔工程代號〕＋分類號＋案卷〔歸檔文件〕排列順序號例：XD12—6.3.5—0350002—3.2021.1—025第四十九頁，共72頁。檔案編目歸檔文件的編目科技檔案的編目企業檔案分類目錄第五十頁，共72頁。

第四章電子文件管理與檔案信息化第五十一頁，共72頁。檔案信息化archivalinformationisation

運用現代信息技術為主對歸檔文件、數據檔案信息及檔案進展采集、整合、維護、處置、管理和提供利用效勞的檔案管理提升和工作方式。第五十二頁，共72頁。企業事業單位檔案信息化

的目標和原那么應以促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平為總目標檔案信息化原那么是堅持技術與管理并重，與企業信息化協調同步企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案的要求第五十三頁，共72頁。電子文件的一般定義國家標準?電子文件歸檔與管理標準?〔GB／T18894—2002〕〔以下簡稱?標準?〕將電子文件定義為：“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。〞第五十四頁，共72頁。電子文件概念的理解：1、電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個人在各項活動中形成的歷史記錄。2、電子文件與傳統文件的根本區別在于，其信息以數碼構成。3、電子文件是存放在計算機存儲器中所有數據的根本組織形式。第五十五頁，共72頁。電子文件的特點信息存儲的密集性信息載體的不確定性信息構造的二重性對信息技術的依賴性信息內容的易改性載體材料和信息的不穩定性背景及相關信息的不完整性信息處理的快捷性信息利用的共享性文件類型的復雜性第五十六頁，共72頁。電子文件管理的意義有利于提高業務效率和質量有利于提高檔案管理水平有利于信息資源的開發和利用有利于社會信息平安第五十七頁，共72頁。電子文件的分類〔一〕按文件存在形式分1、文本文件〔Text〕2、圖像文件〔Image〕3、圖形文件〔Graphic〕4、影像文件〔Video〕5、聲音文件〔Audio〕6、數據庫文件7、命令文件〔二〕按與一樣內容的紙質文件的關系分1、草稿類電子文件2、輔助類電子文件3、正式電子文件〔三〕按文件的內容分可分為黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、根本建立、設備儀器、會計、企業職工等十大類。第五十八頁，共72頁。電子文件的管理要求保障真實性保障完整性保障有效性保障平安性第五十九頁，共72頁。電子文件的歸檔范圍和要求1、明確電子文件的歸檔范圍2、明確電子文件的積累要求〔1〕確定電子文件是通過簽發或審批的“最終版本〞，并對電子文件進展標準命名。〔2〕對電子文件進展收集積累，將非通用格式的電子文件轉換為通用格式，即進展“遷移〞。〔3〕編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應的目錄條目中去。〔4〕對應歸檔的電子文件按其內容上的自然聯系進展組合，即進展“預立卷〞。〔5〕按標準要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。〔6〕對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權限控制等措施進展平安保護。第六十頁，共72頁。

電子文件的歸檔的要求

企業各信息系統生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數據、數據庫的歸檔范圍可根據需要確定。企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件必須經鑒定、整理、審核后才可以歸檔。加密的電子文件歸檔時應解密，必須加密歸檔的電子文件應與其解密軟件和說明文件一并歸檔。電子文件的真實性、完整性、平安性和可識別性，歸檔前由形成部門負責，歸檔后由檔案部門負責。

第六十一頁，共72頁。電子文件類型

推薦數據格式

文本

PDF、XML、TXT、RTF、CEB

圖像、照片

TIFF、JPEG、PDF、DWG

音頻

MP3、WAV

視頻

MPEG-2、MPEG-4、AVI

數據庫與光盤數據表

DBF、XML

圖形

DXF、SVG、DWF

網頁

HTML、XML

第六十二頁，共72頁。電子文件歸檔方式物理歸檔是把計算機及其網絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上后，向檔案部門移交。有網絡傳輸和介質傳遞兩種方式。網絡傳輸既可實時進展，也可定期完成。介質傳遞宜定期完成。邏輯歸檔是在計算機網絡上進展，不改變原存儲方式和位置而實現電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應實時進展，并定期進展物理歸檔。

第六十三頁，共72頁。電子文件的組盤組盤根本規那么：一是將同一保管期限的文件組合；二是將同一密級的文件組合；三是將同一部門的文件組合；四是將同一檔案類別、同一工程工程、同一設備工程的文件盡量存儲在同一光盤上，以方便利用；五是按標準著錄規那么建立盤內文件目錄，并將電子文件與相關條目建立鏈接關系，以便查找目錄時立即能調閱相應的電子文件；六是如果盤內有非通用格式的電子文件，應當將相應的運行軟件一并存入該盤內，以便電子文件的翻開和閱讀。第六十四頁，共72頁。

1、從工程類電子文件的特點出發將存儲標準規定為以下三種格式：A類：原設計存儲文件格式，滿足檔案原始性要求，保存所有設計信息，主要用于今后技術改造中修改圖紙時再利用，規定為DWG、RTF、XLS格式；B類：經轉換，用于歸檔瀏覽、復原打印的文件格式，從而保證在檔案部門計算機環境下能被準確地復原成紙質文件，并用于在線檢索。規定為PDF、TIFFgroup4格式；C類：非常用軟硬件環境下的文件轉換成為的中間文件格式，當需要時可轉換成設計可用的文件格式。規定為DXF、TXT格式，設計單位在提供紙質資料的同時，必須同時提供兩種格式的電子文件即B類文件＋A類文件或B類文件＋C類文件。2、每張光盤內的文件夾按以下方法設置：〔1〕根目錄下存儲說明文件README.TXT：用于說明該光盤的整體信息，如光盤編號、工程名稱、設計單位、光盤制作單位、光盤制作時間等；〔2〕根目錄下存儲輔讀信息文件ASSIST.TXT：用于列出讀取光盤內各種格式電子文件的環境信息,如：光盤使用的硬件型號、軟件名稱、版本等；〔3〕根目錄下存儲目錄文件CDDOC.XLS：用于存放光盤內電子文件詳細目錄清單，描述每個盤內電子文件的特征信息，即著錄信息；〔4〕設置子目錄DATA：用于存放PDF、TIFF等B類文件；〔5〕設置子目錄DATAB：用于存放DWG、DXF、RTF、XLS、TXT等A類和C類文件；〔6〕設置子目錄OTHER:用于存放相關字庫、符號庫、數據字典、外部參考等保證文件準確復原的環境文件及其他說明文件等。3、制定電子文件平安管理措施。第六十五頁，共72頁。傳統載體檔案數字化企業可以根據保管和利用的實際，有選擇地對傳統檔案實施數字化掃描后的圖像文件應與紙質或照片檔案檔號對應。

第六十六頁，共72頁。紙質檔案和照片檔案數字化的

要求

掃描分