高校設(shè)備購置工作需要注意的幾個方面王曉華;華菂;姜春蘭;李海燕【摘要】Thearticlediscussestheworkprocessaboutthebudgetworkout,executingprocess,thelatepayment,etc.,andgivessomehintsaboutthepracticaloperatingproceduresandfinallyputsforwardsomesuggestions.%通過對北京市地方高校設(shè)備購置的預(yù)算編制、執(zhí)行過程、后期支付等工作程序進(jìn)行探討，對具體操作中需要注意的有關(guān)方面給予了提示,并提出了一些建議.【期刊名稱】《實驗技術(shù)與管理》【年(卷)，期】2012(029)009【總頁數(shù)】4頁(P11-14)【關(guān)鍵詞】設(shè)備購置;工作實務(wù);采購方式【作者】王曉華;華菂;姜春蘭;李海燕【作者單位】北京工商大學(xué)國有資產(chǎn)管理處，北京100048;北京工商大學(xué)國有資產(chǎn)管理處,北京100048;北京工商大學(xué)國有資產(chǎn)管理處，北京100048;北京工商大學(xué)國有資產(chǎn)管理處,北京100048【正文語種】中文【中圖分類】G482;F253.2Abstract:Thearticlediscussestheworkprocessaboutthebudgetworkout，executingprocess，thelatepayment，etc.，andgivessomehintsaboutthepracticaloperatingproceduresandfinallyputsforwardsomesuggestions.Keywords:equipmentpurchasing;actualwork;purchasemanner隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，各高校近幾年在儀器設(shè)備等方面的投入力度明顯加強，面對大量的招標(biāo)采購任務(wù)，作為代表學(xué)校行使采購職能的部門，如何做好設(shè)備采購的各項組織工作，確保采購工作依法合規(guī)，實現(xiàn)財政專項資金使用效益最大化的目標(biāo)，成為我們共同思考和探索的永恒主題。在此結(jié)合北京市相關(guān)要求，就北京市地方高校設(shè)備購置過程中需要重點把握的幾個方面進(jìn)行探討，并提出相關(guān)建議。北京市地方高校購置設(shè)備一般是以項目申報的形式獲取財政資金。項目申報的基礎(chǔ)是編制項目預(yù)算文本，在編制過程中必須做好以下幾項工作。根據(jù)北京市教育發(fā)展趨勢及經(jīng)濟社會需要，按照學(xué)校發(fā)展規(guī)劃及學(xué)科特色建設(shè)目標(biāo)，優(yōu)先考慮并支持那些符合建設(shè)條件的設(shè)備購置需求。由項目建設(shè)單位對擬購置設(shè)備的市場情況進(jìn)行充分調(diào)研，主要是通過業(yè)內(nèi)技術(shù)交流、相關(guān)設(shè)備展會、前往廠家考察以及廣告宣傳等渠道，既要了解設(shè)備的各項性能與安裝條件、功能的再開發(fā)與應(yīng)用，又要了解相關(guān)零配件的消耗周期、有效備貨量、質(zhì)保時限，還要了解設(shè)備本身可能存在的缺陷以及同類設(shè)備的比對，最好是能夠了解其他單位教師對設(shè)備的使用經(jīng)驗，盡可能做到對購置設(shè)備的所有信息對稱。通過全面細(xì)致的調(diào)研，在本單位對項目實施所涉及的各方面條件進(jìn)行準(zhǔn)備。主要有:具備符合安裝設(shè)備的各項場地條件，如對面積及承重等條件的需求，以及齊備的水、電、氣、通風(fēng)、光線、消防等相關(guān)設(shè)施；具備使用設(shè)備的師資團隊，主要包括能夠確保設(shè)備使用效益最大化的教學(xué)科研團隊，確保設(shè)備正常運行的技術(shù)管理人員等；確定項目申報負(fù)責(zé)人，也是團隊負(fù)責(zé)人，應(yīng)具有比較豐富的項目實施經(jīng)驗及統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。在上述準(zhǔn)備工作到位的情況下，按照要求編制申報項目預(yù)算［1-2］。首先要對項目申報的理由、內(nèi)容以及項目實施后預(yù)期可能產(chǎn)生的效益進(jìn)行明確、具體表述；其次對購置設(shè)備的明細(xì)、數(shù)量及金額進(jìn)行認(rèn)真填寫，并提供至少3家以上的調(diào)研支撐材料；第三要對本項目實施的可行性和必要性進(jìn)行充分論證，提供能夠保障本項目實施的人、財、物等各項條件；第四要由本單位項目評審小組結(jié)合實際進(jìn)行充分論證，出具評審意見，預(yù)算金額超過200萬元以上，還需校外同行業(yè)專家參與評審論證。預(yù)算文本編制完成后，由各單位報送至學(xué)校項目類別歸口管理單位作進(jìn)一步審核論證，并按照輕重緩急進(jìn)行排序，提交學(xué)校項目管理領(lǐng)導(dǎo)小組終審，終審時要注意各歸口管理單位上報的項目彼此之間沒有重復(fù)購置情況，進(jìn)行整體排序，納入項目庫，待預(yù)算額度下達(dá)后，按照排序先后上報。這是普遍的做法。有的學(xué)校在項目申報完成后還要提交校長辦公會進(jìn)行專門審定和討論，既體現(xiàn)了對項目預(yù)算的重視，又確保提交的項目預(yù)算科學(xué)合理，保證了實施的可行性與必要性。（1） 項目預(yù)算申報必須遵循項目單位負(fù)責(zé)、項目負(fù)責(zé)人具體實施的運行機制，以免出現(xiàn)因項目負(fù)責(zé)人發(fā)生變動導(dǎo)致項目無法實施的情況。（2） 如果根據(jù)設(shè)備的特殊性能需要對場地環(huán)境條件進(jìn)行裝修改造，則需另行配套申報〃基礎(chǔ)設(shè)施改造”項目，編制改造工程的設(shè)計、施工預(yù)算。（3） 所有涉及設(shè)備購置的項目，均需提供項目所在單位的固定資產(chǎn)臺賬，如涉及辦公設(shè)備購置，還需提供本單位人員編制數(shù)量等資料。（4） 如果屬于對原有設(shè)備進(jìn)行更新，則需提供原有設(shè)備的詳細(xì)資料及相關(guān)處置手續(xù)。（5） 如果涉及類似空調(diào)等設(shè)備的安裝，則需提供所安裝樓宇、房間的圖紙資料及面積等數(shù)據(jù)。（6） 編制預(yù)算必須遵循市教委和市財政頒發(fā)的相關(guān)項目管理辦法，按照設(shè)備使用方向進(jìn)行分類申報，如購買的設(shè)備主要用于行政辦公或教學(xué)科研輔助性的，則按〃設(shè)備購置”類進(jìn)行申報，如主要用于科研的，則按“科研平臺”類進(jìn)行申報，用于實驗室的則按〃實驗室建設(shè)”類申報等。每一類申報的預(yù)算要求各不相同，類別之間也不能混報，否則會造成申報屬性無法界定、給予整項目核減的情況。北京市地方高校的設(shè)備采購方式由市教委、市財政組成項目聯(lián)合評審組根據(jù)項目申報內(nèi)容及采購金額確定。主要有兩種：由市財政直接支付的采購項目，即有批復(fù)項目采購形式的項目均需實行公開招標(biāo)［3］，要在規(guī)定時間內(nèi)完成市財政采購專網(wǎng)的立項，由市教委、市財政分別審批通過后，進(jìn)入采購執(zhí)行階段。由市財政授權(quán)支付，批復(fù)為授權(quán)支付形式的項目，如單項或批量采購金額達(dá)到集中采購目錄限額標(biāo)準(zhǔn)，亦需在市財政采購專網(wǎng)上立項，履行審批程序［4］;在集中采購目錄內(nèi)、未達(dá)到限額標(biāo)準(zhǔn)，需在財政網(wǎng)上進(jìn)行協(xié)議采購，由用戶根據(jù)需求向采購部門提交相關(guān)技術(shù)指標(biāo)，亦可提出參考品牌，由采購部門統(tǒng)一進(jìn)行集中采購。集中采購目錄以外的設(shè)備，各學(xué)校均有相關(guān)政策要求，對單價或批量在一定額度以上的項目也會委托招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行公開招標(biāo)［5］。小額度的設(shè)備則會由用戶提交3家以上詢價清單備案后，自行采購。北京市地方高校原則上不自行組織招標(biāo)采購［6］。凡在市財政采購專網(wǎng)立項的項目均采用公開招標(biāo)的方式，原則上不得隨意變更采購方式，如有特殊情況，可向市財政申請獲批后方可變更。凡在市財政采購專網(wǎng)立項的項目，如涉及進(jìn)口設(shè)備的采購，還需經(jīng)市財政審批通過后，方可進(jìn)入執(zhí)行階段。招標(biāo)文件主要由商務(wù)條款及技術(shù)需求指標(biāo)兩部分組成。(1)商務(wù)條款。由學(xué)校采購部門與招標(biāo)代理機構(gòu)就供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件進(jìn)行洽商，除了確認(rèn)必備條件外，還需注意對相關(guān)供應(yīng)商資質(zhì)、付款條件、業(yè)績要求、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行明確說明。(2)技術(shù)需求指標(biāo)。是由項目負(fù)責(zé)人在前期進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合本項目實施應(yīng)達(dá)到的預(yù)期效果，歸納而形成的。有時也會由供應(yīng)商直接提交技術(shù)指標(biāo)，最好是多咨詢幾家供應(yīng)商。由于技術(shù)需求指標(biāo)完全根據(jù)其項目具體需求撰寫，個性化因素較多，很難歸納整理出統(tǒng)一模板。以下做法可以在實際工作中予以借鑒：對辦公設(shè)備來講，指標(biāo)上要力求配置全面，方案周詳；對專用設(shè)備來講，要能從外行角度解讀專業(yè)需求指標(biāo)，避免忽略業(yè)內(nèi)周知但又最基本的指標(biāo)；對家具來講，要明確材質(zhì)及設(shè)計思路，最好提出樣品要求，以便現(xiàn)場直觀對比；對軟件來講，要明確開發(fā)還是購置成品等。根據(jù)《政府采購法》相關(guān)規(guī)定［7］,評標(biāo)專家的選取必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序和時間進(jìn)行。評標(biāo)專家組一般由5人構(gòu)成，4人是在開標(biāo)前一天從專家?guī)熘须S機抽取，1人是由學(xué)校有關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任。北京市的做法是：由學(xué)校采購部門派人與招標(biāo)代理機構(gòu)專人前往市財政采購辦公室，在專家?guī)熘袑⑴c項目有關(guān)聯(lián)的潛在專家進(jìn)行回避后，隨機抽取項目領(lǐng)域內(nèi)的其他專家4名。如果未能滿足，則抽取財政部同領(lǐng)域內(nèi)專家，如仍不能滿足，則啟用招標(biāo)代理機構(gòu)專家?guī)欤敝帘ＷC項目開標(biāo)的專家齊全。目前，大部分高校為強化〃陽光采購”意識，均由學(xué)校監(jiān)察部門派員全程參與招投標(biāo)過程，對招標(biāo)過程進(jìn)行現(xiàn)場記錄，存檔備查。有的學(xué)校還對招標(biāo)現(xiàn)場全程進(jìn)行錄像備案，以提示招標(biāo)現(xiàn)場各方遵守招標(biāo)采購工作紀(jì)律。確定招標(biāo)代理機構(gòu)。北京市地方高校以公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購的項目，需要委托具有招標(biāo)資質(zhì)的代理機構(gòu)承辦采購業(yè)務(wù)，這部分業(yè)務(wù)主要是涉及集中采購目錄外的設(shè)備［8-9］。一般的做法是，各學(xué)校根據(jù)情況公開遴選確定招標(biāo)代理機構(gòu)，由其承辦本校一定年度的招標(biāo)采購任務(wù)；同時，按照《政府采購法》相關(guān)規(guī)定及要求，需公開招標(biāo)集中采購目錄內(nèi)的設(shè)備時，則必須在指定的北京市政府采購中心采購，而不得委托其他任何招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行采購［10］。技術(shù)要求指標(biāo)審核。采購部門要對招標(biāo)的技術(shù)要求指標(biāo)進(jìn)行認(rèn)真審核，把握好幾方面：指標(biāo)內(nèi)容切忌出現(xiàn)品牌、廠家名稱，對〃廢標(biāo)”條款要重點關(guān)注；同時要向一些業(yè)內(nèi)人士咨詢各項指標(biāo)表述是否恰當(dāng)?shù)龋蛔詈笠獙⒓夹g(shù)要求指標(biāo)提交招標(biāo)代理機構(gòu)委托相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)行糾偏審核，盡可能避免傾向性和排他性，杜絕暗箱操作等行為發(fā)生。（3）減少結(jié)余資金。北京市地方高校專項結(jié)余資金過多會影響學(xué)校的績效評價，從而影響下一年度預(yù)算額度的撥付。因此，需要在容易產(chǎn)生結(jié)余的電子產(chǎn)品類及家具類項目中提升招標(biāo)文件各項指標(biāo)要求，如提高電子產(chǎn)品類項目的配置要求，將售后服務(wù)期限盡可能延長；對配置中涉及的高價易耗品（如投影儀燈泡）提出2~3年的免費更換要求；對家具類項目應(yīng)根據(jù)實際情況提升材料品質(zhì)等，確保不會出現(xiàn)低于成本的過低報價。招標(biāo)結(jié)果公示期滿后，學(xué)校采購部門、項目負(fù)責(zé)人要與中標(biāo)供應(yīng)商就如何履行招標(biāo)文件及中標(biāo)文件簽訂合同。要特別注意評標(biāo)專家給出的建設(shè)性意見，明確支付方式及比例、履約保證金、供貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容，以確保學(xué)校利益。（1） 財政直接支付。學(xué)校將合同錄入市財政局采購專網(wǎng)，并將簽訂好的合同送交市財政局審批通過后，按合同規(guī)定執(zhí)行，雙方確認(rèn)驗收結(jié)算書及相關(guān)發(fā)票，申請支付資金，并履行財務(wù)付款程序。由市財政按照合同執(zhí)行情況直接將款項支付給中標(biāo)供應(yīng)商。（2） 財政授權(quán)支付。委托招標(biāo)的項目，按照合同要求由學(xué)校財務(wù)處直接向中標(biāo)供應(yīng)商支付資金；自采項目由項目負(fù)責(zé)人提交至少3家的詢價清單至采購部門備案，并根據(jù)簽訂的合同，至財務(wù)處申請支付資金。由項目負(fù)責(zé)人牽頭，學(xué)校采購人員及相關(guān)管理人員（如項目負(fù)責(zé)人所在單位資產(chǎn)管理員、實驗室管理人員，大型儀器設(shè)備還需檔案館人員、監(jiān)察部門人員）共同現(xiàn)場參與驗收，資產(chǎn)管理及實驗室管理人員負(fù)責(zé)接收、檢驗、建檔；采購人員負(fù)責(zé)核對到貨設(shè)備是否與招標(biāo)內(nèi)容及合同簽訂內(nèi)容相符，并對該設(shè)備建賬入庫，以便在今后對其使用、維護(hù)、管理及產(chǎn)生相應(yīng)績效進(jìn)行監(jiān)管等；檔案館人員負(fù)責(zé)對大型儀器設(shè)備相關(guān)資料的收集、歸檔；監(jiān)察人員負(fù)責(zé)對設(shè)備及驗收程序是否規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)進(jìn)行監(jiān)控。以項目為單位，按照《北京市政府采購項目檔案管理暫行辦法》［11］的要求，對項目所涉及的所有資料，如招標(biāo)文件、中標(biāo)文件、評標(biāo)資料、合同、驗收單等進(jìn)行歸類，并裝訂成冊存檔，同時報市財政局備案。(1)嚴(yán)格執(zhí)行采購合同。合同要嚴(yán)格圍繞招標(biāo)文件及中標(biāo)文件內(nèi)容及金額簽訂，嚴(yán)禁因隨意增加內(nèi)容導(dǎo)致金額追加或后續(xù)合作方面的承諾，嚴(yán)禁隨意調(diào)整項目執(zhí)行內(nèi)容，導(dǎo)致招標(biāo)物與實際供貨物嚴(yán)重不符，違背預(yù)算初衷。如確因廠家生產(chǎn)原因?qū)е聝x器設(shè)備型號需要調(diào)整，則需由廠家出具相關(guān)變更調(diào)整說明，交至學(xué)校采購部門備案。(2)明確履約保證金。由于北京市教委和市財政對每年專項的執(zhí)行有明確的進(jìn)度要求，6月份要完成50%,9月份要完成70%,12月要完成90%~100%。因此高校一般都會在合同中約定100%資金支付，但為了保證支付資金的安全，同時約定回押30%~50%的履約保證金。待貨到驗收通過后，再將回押的履約保證金返回給中標(biāo)供應(yīng)商。(1)與項目負(fù)責(zé)人的關(guān)系——較好地把握政策與需求。及時與項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通與交流，跟進(jìn)了解項目調(diào)研、開展以及需求的情況，有效協(xié)調(diào)政策與需求之間的—致性。如要積極引導(dǎo)項目負(fù)責(zé)人對購置設(shè)備的性能等進(jìn)行全面多方對比，在滿足需求的基礎(chǔ)上首選政策性主導(dǎo)的產(chǎn)品，把握政策有利于更好地實現(xiàn)需求。(2)與供應(yīng)商的關(guān)系——較好地把握引進(jìn)競爭與保持平衡［12］。廣泛調(diào)研項目涉及的市場份額分布及占有量，結(jié)合供應(yīng)商規(guī)模、實力、業(yè)績、服務(wù)、經(jīng)營理念、信譽等諸多情況，建立相應(yīng)產(chǎn)品供應(yīng)商檔案資料，在學(xué)校有關(guān)領(lǐng)域引進(jìn)競爭機制，減少壟斷現(xiàn)象，既便于學(xué)校能夠有針對性地進(jìn)行比較，優(yōu)中選優(yōu)，也有利于激發(fā)供應(yīng)商積極性，更好地為學(xué)校服務(wù)，同時也有助于廉政建設(shè)。與招標(biāo)代理機構(gòu)的關(guān)系——較好地把握合作與交流。通過遴選方式與資質(zhì)較深、信譽較好、服務(wù)到位的招標(biāo)代理機構(gòu)建立友好的合作關(guān)系，就項目招標(biāo)相關(guān)事項充分及時交流，保持信息對稱，以便全面把握項目招標(biāo)工作的進(jìn)展情況，更好地實現(xiàn)工作目標(biāo)。與評標(biāo)專家的關(guān)系——較好地把握溝通與理解。各項目評標(biāo)專家在相關(guān)領(lǐng)域均有較強的專業(yè)知識背景，對項目評審已基本形成自身看法，需要學(xué)校方面與各專家能夠在現(xiàn)場實現(xiàn)較好的溝通，有助于專家充分了解招標(biāo)項目的情況，切實為學(xué)校采購到符合需求的儀器設(shè)備。【相關(guān)文獻(xiàn)】[1]張瑞琰.國有資本經(jīng)營預(yù)算性質(zhì)與管理研究[D].成都：西南財經(jīng)大學(xué)，2008.[2