第五章文書檔案資料管理

處理企業內外文書、信件、資料是行政辦公工作的主要內容之一，這一處理包括起草、分發、保管、存檔等。可以說，對文書資料的有效管理直接影響了企業經營活動的進度。因此，如何對文書資料進行有效地管理是一個行政人員必須思考的問題，這也是一個合格的行政人員必須具備的能力。第五章文書檔案資料管理處理企業1第一節工作目標及工作事項描述管理各種文書檔案資料，提高行政辦公工作效率文書管理檔案管理信件管理資料管理第一節工作目標及工作事項描述管理各種文書檔案資料，提高行2第二節文書管理工作事項細化執行一、知識準備

（一）企業文書概述1、文書、企業文書概念

文書：是指傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況的具有特殊格式的文字資料。

企業文書：企業在生產經營管理過程中，發揮各種職能、處理各種公務所形成的所有文件資料的總稱。第二節文書管理工作事項細化執行一、知識準備32、文書分類（P100表5-1）

（1）文書來源：收文和發文

（2）文書內容：

經營基本文件——章程、股東會議、董事會、經營業務文件；

經營組織文件——組織機構、業務分工、報告、業務管理等；

業務經營文件2、文書分類（P100表5-1）4（二）公文格式1、標題：公文內容+發文單位+文種；2、主送單位/部門：一般只寫一個，若需要上報另一個上級單位，可以用抄報形式；3、正文4、附件：附件名稱+件數5、單位印章6、發文時間：以領導簽發日期為準；聯合行文，以最后單位簽發日期為準；（二）公文格式57、抄送（抄報）單位/部門8、公文字號：代號+年號+順序號；聯發時只標主辦單位的公文編號9、主題詞10、收文、發文單位/部門應寫明全程或規范化簡稱，聯合發文應將主辦單位/部門排列在前。7、抄送（抄報）單位/部門6二、文書管理工作流程（一）發文工作流程草擬審核簽發復核繕印、用印登記、分發二、文書管理工作流程草審簽復繕印、登記、分發71、草擬公文

第一步：填寫發文稿紙；

第二步：撰寫公文

領會意圖——準備材料——擬定提綱——起草正文——認真修改1、草擬公文8行政助理培訓---第五章92、審核

即全面檢查、修改活動。一般而言，審核經歷初審、復審和會審三個階段。審核時，行政人員應當注意一下幾方面內容：第一、是否有發文必要；第二、行文方式是否妥當；第三、是否符合規定要求；第四、公文格式是否符合規定。

2、審核10

3、簽發

是指機關或部門領導人對擬以本機關或本部門名義發出的文件送審稿簽署表示核準的意見

公文簽發的五個原則：按職權劃分原則；集體負責原則；授權代簽原則；加簽；會簽

3、簽發11

4、復核

在公文正式印制錢的全面系統的檢查。

在進行復核時，重點關注審批簽發手續是否完備；公文管理信息是否準確；附件材料是否齊全；格式是否統一、規范。4、復核125、繕印、用印

繕印是固定公文從草擬到復核的成果，從而形成具有法定效用的公文正本，并根據需要擴充其數量，承前啟后，自通過以及其后用印登記、分發，達到行文目的。

繕印的三種形式分別為：手工譽寫、機械譽寫、印刷。5、繕印、用印13

用印，即蓋章。在公文中，公章在使用時也有位置的要求。印章位置上距正文2-4cm，端正居中，下壓成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文時間上。

聯合行文時，主辦單位印章在前，兩印均壓成文時間，互不相交或相切，相距不超過3cm。用印，即蓋章。在公文中，公章在146、登記、分發

將擬以發出公文正本中的信息和發送對象、范圍等情況登錄在案，以備查案。

分發，即將已經登記封裝完畢的公文以適宜的方式分別發送給受文者6、登記、分發15（二）收文工作流程外部發出公文接收外部公文公文處理資料存檔（二）收文工作流程外部發出公文接收外部公文公文處理資料存檔161、接收外部公文簽收的目的是明確交接雙方責任，保證文件運行的安全可靠。接收文件工作分為簽收和登記兩個環節。

簽收分為外收發和內收發。外收發主要點收信封或文件包數量，不涉及文件內容；內收發要求逐份清點接收文件。

1、接收外部公文172、公文處理

公文處理程序如下：

審核擬辦批辦

承辦催辦

查辦

辦復2、公文處理18

（1）審核

審核先由行政部進行，隨后由上級領導審核。

審核的內容主要包括：內容是否由本機關辦理、行文規則（越級或者夾帶請示）、是否符合國家規定、涉及其他部門的事項是否已協商、文種使用和格式是否規范。

（2）擬辦：根據來問內容提出擬辦意見（1）審核19

（3）批辦

在批辦之前行政部要將領導批示與相關部門辦理的文件交與該承辦部門，這一行為稱為分送。

所謂批辦就是將公文批交承辦部門辦理，例如上級頒發的重要指示、決定工作部署；針對本機關的批示、批復、通報等；協調性公文；下級機關重要請示、報告。（3）批辦20

（4）承辦

通過對公文的閱讀，貫徹執行與辦理/回復，而使公文內容所針對的事務問題得以處理和解決的活動。

首先，認真研究文件內容和批辦意見，弄清是否屬于自己的承辦范圍；

其次，將不屬于的及時退回；將屬于的文件則提出具體的處理意見，報本部門領導審批后立即處理，將結果報告領導

最后，協商會簽，若有分歧，領導裁決。（4）承辦21

（5）催辦

承辦落實過程中的查詢、督促工作，避免積壓，加速文件運行，及時了解承辦進展情況，提高工作效率。

催辦分為內催辦和外催辦兩種形式。內催辦是由本企業專職或兼職催辦部門或有關人員實施；外催辦是發文企業內承辦文件的部門或有關人員實施。（5）催辦22

（6）查辦

對重要公文的實際內容全面落實、辦理的核查、督促控制活動。

查辦大概經歷一下幾個階段：立案——確定查辦對象；交辦——落實查辦人和查辦要求；向承辦部門催訊辦理情況、核查結果；反饋；采取措施；結辦——將查辦結果上報；銷辦——注銷已獲結果的承辦事項，對辦畢公文做出處置。（6）查辦23催辦與查辦的區別：

催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在于使公文按“時”辦畢，查辦則不僅要監控承辦過程，還要管公文產生實效的全部過程，按時、按質、按量地將有關事務辦畢；催辦一般是以一份具體公文為單位展開，查辦則是以一件“事情”為單位進行，在若干份公文反映同一“事情”的情況下，查辦往往就圍繞這樣一組公文而展開。催辦與查辦的區別：24

（7）辦復

即需要辦理的文件在辦理完畢后，對來問機構所作出的答復。一般而言，包括函復、口頭答復、復印領導指示、就地處理、統籌安排這幾種形式。

辦復通常由行政部門承擔，但有些承辦文件，承辦部門也可依據領導的指示或經行政部門同意后直接辦復。（7）辦復253、資料存檔

即將有利用價值的公文及時立卷、歸檔、定期移交檔案部門。3、資料存檔26第三節檔案管理工作事項細化執行一、知識準備

（一）文件與檔案的關系第三節檔案管理工作事項細化執行一、知識準備27

（二）檔案管理

就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

企業中重要的文件資料都有一定的時效性和價值，需要我們妥善管理，這就要求我們行政人員進行檔案管理。簡單說，就是對檔案進行科學管理，以便在需要的時候方便查閱。（二）檔案管理28二、檔案管理內容

（一）檔案的收集

一般的存檔資料大致包括：商業往來文書、財務存檔、銷售單據、重要文件及圖表、電腦資料、記錄要件、會議資料、參考資料及報刊雜志等

收集時要注意保持歷史性，對其分類別，注意確定歸檔范圍、時間、要求、完善交接手續。聲像資料因其本身具有的特性，收集時特別注意時效。

二、檔案管理內容29

（二）檔案的整理1、全宗：企業在一定時期內形成的全部檔案。是一個獨立的機關、組織或著名人物在社會活動中形成的檔案有機整體。

區分全宗

區分全宗是檔案整理工作的第i一步，也是一個重要的環節。一般的檔案室通常管理一個全宗，較大的檔案室也管理若干全宗，檔案館往往保存著很多全宗。

一個機構在活動中形成的全部檔案，要作為一個全宗整體進行系統化編目和保管。（二）檔案的整理302、案卷分類

簡單說，案卷分類是由互有聯系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內檔案系統排列、編目和統計的基本單位，是根據文件的來源、時間、內容和外形的異同點和聯系組成的，包括案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件、卷內備考表等。2、案卷分類31（1）案卷分類的方法：

分年度、分組織機構、區分問題、區分文件名、區分作者和區分地區。現實中，企業將上述若干方法加以組合運用。（1）案卷分類的方法：32（2）立卷類目的編制立卷類目是文書部門將新的一年將要形成的案卷類別和條目，事先擬定的立卷方案。立卷類目由類（包括屬類）、目、號三部分組成。

a、類即案卷的類別。有兩種方法：按文件內容分類；按組織機構分類（2）立卷類目的編制33b、目即條目、條款。是在類之下，概括一組文件材料的總標題，也是預定的案卷題目。標題結構一般由作者、內容和文種組成。如：市教委、XX學院2001年邀請、聘請外籍人士的計劃、批復、報告b、目34C、號即類和條目的編號。給一類、一個條目編一個號。條目排列的規則：方針政策性的、領導指示性的文件排在前面，其次是綜合類條目，再次是反映具體內容和業務的條目。編號的兩種方法：大流水編號；分類流水編號C、號35例：辦公室類（一）秘書工作屬類1-1辦公室例會記錄1-10本局關于秘書工作的通知（二）信訪工作屬類1-11市政府、市經委關于信訪工作規定例：36（3）組卷：將辦理完畢的文件歸入所屬類目。

（4）定卷、確定案卷保管期限

（5）擬寫案卷標題：作者+事由+文種（3）組卷：將辦理完畢的文件歸入所屬類目。37例：一、黨群工作類1、本廳黨組會議記錄、廳長辦公會議記錄永久2、本廳黨組對科級干部成員的任免文件材料長期二、行政管理類1、本廳有關林地、林權、森林法規等文件材料永久2、本廳編制的機構沿革、大事記、基礎數字匯編永久例：38（6）編目定卷a、編制目錄：卷內文件目錄附于案卷卷首，介紹卷內文件和成分b、案卷編號：對卷內文件編號。要求：以“頁”為單位，用阿拉伯數字標注；左編號，反頁在左上角編號側裝訂案卷在正頁右上角標號；編寫歸檔號；編檔號（全宗號、目錄號、案卷號）。（6）編目定卷39c、填寫封面和備考表

封面：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、保管日期、歸檔號、檔號、起止日期和件/頁數量

備考表置于卷末（如下圖）c、填寫封面和備考表40行政助理培訓---第五章41行政助理培訓---第五章42行政助理培訓---第五章43行政助理培訓---第五章44d、案卷裝訂

去除金屬物；整理文件：對破損文件修補；理順和對齊紙張；將小簽條、小便條等不規則材料粘帖在符合規格要求的白紙上；使用硬卷皮或軟卷皮。采用三孔一線式裝訂。d、案卷裝訂45行政助理培訓---第五章46行政助理培訓---第五章47行政助理培訓---第五章48行政助理培訓---第五章49行政助理培訓---第五章50行政助理培訓---第五章51行政助理培訓---第五章52行政助理培訓---第五章53e、文件歸檔

在第二年上半年向檔案室移交上一年的歸檔文件e、文件歸檔54行政助理培訓---第五章55行政助理培訓---第五章56行政助理培訓---第五章573、檔案鑒定和保管4、檔案利用3、檔案鑒定和保管58三、檔案管理工作流程（一）資料歸檔管理收集資料行政部收集企業相關檔案所需的資料匯總整理匯總收集的資料（合格則對資料分類）不合格，需相關部門重新整理分類歸檔分類歸檔管理三、檔案管理工作流程收集資料行政部收集企業相關檔案所需的資料59（二）檔案借閱工作流程申請填寫“檔案借閱申請單”相關部門負責人審核申請單辦理審核通過，則行政部根據檔案密級程度，審核申請書；若通過，則辦理借閱手續檔案使用借閱人員按規定使用檔案使用完畢歸還手續歸還檔案行政部檢查檔案完整性，辦理歸還手續（二）檔案借閱工作流程申請填寫“檔案借閱申請單”相關部門負責60第四節信件管理工作事項細化執行工作流程一、發信工作流程接收信件：登記日期等內容信件分類：親啟問題拆信分發或回復：擬稿；核對裝封；寄出；登記第四節信件管理工作事項細化執行工作流程接收信件：登記日期等61二、回信工作流程接收信件回復發信存檔管理二、回信工作流程接收信件回復發信存檔管理62第五節資料管理工作事項細化執行工作流程一、圖書報刊管理購買與收集購買前的預算、審批審批后購買分類、編碼借閱管理辦理借閱手續按期歸還更新管理定期檢查新信息發布便于借閱第五節資料管理工作事項細化執行工作流程購買與收集購買前的預63二、聲像資料管理收集收集所有與企業有關的聲像資料分類、編碼、立卷根據年份、內容編號符合立卷要求的，對公司而言有重要作用的整理，立卷保存保管日常管理、保存定期檢查、撤銷、銷毀開發利用確定重要程度對資料進行借閱管理，為其申請專利等二、聲像資料管理收集收集所有與企業有關的聲像資料分類、編碼、64作業：

簡述文件與檔案的關系作業：65演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！66第五章文書檔案資料管理

處理企業內外文書、信件、資料是行政辦公工作的主要內容之一，這一處理包括起草、分發、保管、存檔等。可以說，對文書資料的有效管理直接影響了企業經營活動的進度。因此，如何對文書資料進行有效地管理是一個行政人員必須思考的問題，這也是一個合格的行政人員必須具備的能力。第五章文書檔案資料管理處理企業67第一節工作目標及工作事項描述管理各種文書檔案資料，提高行政辦公工作效率文書管理檔案管理信件管理資料管理第一節工作目標及工作事項描述管理各種文書檔案資料，提高行68第二節文書管理工作事項細化執行一、知識準備

（一）企業文書概述1、文書、企業文書概念

文書：是指傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況的具有特殊格式的文字資料。

企業文書：企業在生產經營管理過程中，發揮各種職能、處理各種公務所形成的所有文件資料的總稱。第二節文書管理工作事項細化執行一、知識準備692、文書分類（P100表5-1）

（1）文書來源：收文和發文

（2）文書內容：

經營基本文件——章程、股東會議、董事會、經營業務文件；

經營組織文件——組織機構、業務分工、報告、業務管理等；

業務經營文件2、文書分類（P100表5-1）70（二）公文格式1、標題：公文內容+發文單位+文種；2、主送單位/部門：一般只寫一個，若需要上報另一個上級單位，可以用抄報形式；3、正文4、附件：附件名稱+件數5、單位印章6、發文時間：以領導簽發日期為準；聯合行文，以最后單位簽發日期為準；（二）公文格式717、抄送（抄報）單位/部門8、公文字號：代號+年號+順序號；聯發時只標主辦單位的公文編號9、主題詞10、收文、發文單位/部門應寫明全程或規范化簡稱，聯合發文應將主辦單位/部門排列在前。7、抄送（抄報）單位/部門72二、文書管理工作流程（一）發文工作流程草擬審核簽發復核繕印、用印登記、分發二、文書管理工作流程草審簽復繕印、登記、分發731、草擬公文

第一步：填寫發文稿紙；

第二步：撰寫公文

領會意圖——準備材料——擬定提綱——起草正文——認真修改1、草擬公文74行政助理培訓---第五章752、審核

即全面檢查、修改活動。一般而言，審核經歷初審、復審和會審三個階段。審核時，行政人員應當注意一下幾方面內容：第一、是否有發文必要；第二、行文方式是否妥當；第三、是否符合規定要求；第四、公文格式是否符合規定。

2、審核76

3、簽發

是指機關或部門領導人對擬以本機關或本部門名義發出的文件送審稿簽署表示核準的意見

公文簽發的五個原則：按職權劃分原則；集體負責原則；授權代簽原則；加簽；會簽

3、簽發77

4、復核

在公文正式印制錢的全面系統的檢查。

在進行復核時，重點關注審批簽發手續是否完備；公文管理信息是否準確；附件材料是否齊全；格式是否統一、規范。4、復核785、繕印、用印

繕印是固定公文從草擬到復核的成果，從而形成具有法定效用的公文正本，并根據需要擴充其數量，承前啟后，自通過以及其后用印登記、分發，達到行文目的。

繕印的三種形式分別為：手工譽寫、機械譽寫、印刷。5、繕印、用印79

用印，即蓋章。在公文中，公章在使用時也有位置的要求。印章位置上距正文2-4cm，端正居中，下壓成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文時間上。

聯合行文時，主辦單位印章在前，兩印均壓成文時間，互不相交或相切，相距不超過3cm。用印，即蓋章。在公文中，公章在806、登記、分發

將擬以發出公文正本中的信息和發送對象、范圍等情況登錄在案，以備查案。

分發，即將已經登記封裝完畢的公文以適宜的方式分別發送給受文者6、登記、分發81（二）收文工作流程外部發出公文接收外部公文公文處理資料存檔（二）收文工作流程外部發出公文接收外部公文公文處理資料存檔821、接收外部公文簽收的目的是明確交接雙方責任，保證文件運行的安全可靠。接收文件工作分為簽收和登記兩個環節。

簽收分為外收發和內收發。外收發主要點收信封或文件包數量，不涉及文件內容；內收發要求逐份清點接收文件。

1、接收外部公文832、公文處理

公文處理程序如下：

審核擬辦批辦

承辦催辦

查辦

辦復2、公文處理84

（1）審核

審核先由行政部進行，隨后由上級領導審核。

審核的內容主要包括：內容是否由本機關辦理、行文規則（越級或者夾帶請示）、是否符合國家規定、涉及其他部門的事項是否已協商、文種使用和格式是否規范。

（2）擬辦：根據來問內容提出擬辦意見（1）審核85

（3）批辦

在批辦之前行政部要將領導批示與相關部門辦理的文件交與該承辦部門，這一行為稱為分送。

所謂批辦就是將公文批交承辦部門辦理，例如上級頒發的重要指示、決定工作部署；針對本機關的批示、批復、通報等；協調性公文；下級機關重要請示、報告。（3）批辦86

（4）承辦

通過對公文的閱讀，貫徹執行與辦理/回復，而使公文內容所針對的事務問題得以處理和解決的活動。

首先，認真研究文件內容和批辦意見，弄清是否屬于自己的承辦范圍；

其次，將不屬于的及時退回；將屬于的文件則提出具體的處理意見，報本部門領導審批后立即處理，將結果報告領導

最后，協商會簽，若有分歧，領導裁決。（4）承辦87

（5）催辦

承辦落實過程中的查詢、督促工作，避免積壓，加速文件運行，及時了解承辦進展情況，提高工作效率。

催辦分為內催辦和外催辦兩種形式。內催辦是由本企業專職或兼職催辦部門或有關人員實施；外催辦是發文企業內承辦文件的部門或有關人員實施。（5）催辦88

（6）查辦

對重要公文的實際內容全面落實、辦理的核查、督促控制活動。

查辦大概經歷一下幾個階段：立案——確定查辦對象；交辦——落實查辦人和查辦要求；向承辦部門催訊辦理情況、核查結果；反饋；采取措施；結辦——將查辦結果上報；銷辦——注銷已獲結果的承辦事項，對辦畢公文做出處置。（6）查辦89催辦與查辦的區別：

催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在于使公文按“時”辦畢，查辦則不僅要監控承辦過程，還要管公文產生實效的全部過程，按時、按質、按量地將有關事務辦畢；催辦一般是以一份具體公文為單位展開，查辦則是以一件“事情”為單位進行，在若干份公文反映同一“事情”的情況下，查辦往往就圍繞這樣一組公文而展開。催辦與查辦的區別：90

（7）辦復

即需要辦理的文件在辦理完畢后，對來問機構所作出的答復。一般而言，包括函復、口頭答復、復印領導指示、就地處理、統籌安排這幾種形式。

辦復通常由行政部門承擔，但有些承辦文件，承辦部門也可依據領導的指示或經行政部門同意后直接辦復。（7）辦復913、資料存檔

即將有利用價值的公文及時立卷、歸檔、定期移交檔案部門。3、資料存檔92第三節檔案管理工作事項細化執行一、知識準備

（一）文件與檔案的關系第三節檔案管理工作事項細化執行一、知識準備93

（二）檔案管理

就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。

企業中重要的文件資料都有一定的時效性和價值，需要我們妥善管理，這就要求我們行政人員進行檔案管理。簡單說，就是對檔案進行科學管理，以便在需要的時候方便查閱。（二）檔案管理94二、檔案管理內容

（一）檔案的收集

一般的存檔資料大致包括：商業往來文書、財務存檔、銷售單據、重要文件及圖表、電腦資料、記錄要件、會議資料、參考資料及報刊雜志等

收集時要注意保持歷史性，對其分類別，注意確定歸檔范圍、時間、要求、完善交接手續。聲像資料因其本身具有的特性，收集時特別注意時效。

二、檔案管理內容95

（二）檔案的整理1、全宗：企業在一定時期內形成的全部檔案。是一個獨立的機關、組織或著名人物在社會活動中形成的檔案有機整體。

區分全宗

區分全宗是檔案整理工作的第i一步，也是一個重要的環節。一般的檔案室通常管理一個全宗，較大的檔案室也管理若干全宗，檔案館往往保存著很多全宗。

一個機構在活動中形成的全部檔案，要作為一個全宗整體進行系統化編目和保管。（二）檔案的整理962、案卷分類

簡單說，案卷分類是由互有聯系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內檔案系統排列、編目和統計的基本單位，是根據文件的來源、時間、內容和外形的異同點和聯系組成的，包括案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件、卷內備考表等。2、案卷分類97（1）案卷分類的方法：

分年度、分組織機構、區分問題、區分文件名、區分作者和區分地區。現實中，企業將上述若干方法加以組合運用。（1）案卷分類的方法：98（2）立卷類目的編制立卷類目是文書部門將新的一年將要形成的案卷類別和條目，事先擬定的立卷方案。立卷類目由類（包括屬類）、目、號三部分組成。

a、類即案卷的類別。有兩種方法：按文件內容分類；按組織機構分類（2）立卷類目的編制99b、目即條目、條款。是在類之下，概括一組文件材料的總標題，也是預定的案卷題目。標題結構一般由作者、內容和文種組成。如：市教委、XX學院2001年邀請、聘請外籍人士的計劃、批復、報告b、目100C、號即類和條目的編號。給一類、一個條目編一個號。條目排列的規則：方針政策性的、領導指示性的文件排在前面，其次是綜合類條目，再次是反映具體內容和業務的條目。編號的兩種方法：大流水編號；分類流水編號C、號101例：辦公室類（一）秘書工作屬類1-1辦公室例會記錄1-10本局關于秘書工作的通知（二）信訪工作屬類1-11市政府、市經委關于信訪工作規定例：102（3）組卷：將辦理完畢的文件歸入所屬類目。

（4）定卷、確定案卷保管期限

（5）擬寫案卷標題：作者+事由+文種（3）組卷：將辦理完畢的文件歸入所屬類目。103例：一、黨群工作類1、本廳黨組會議記錄、廳長辦公會議記錄永久2、本廳黨組對科級干部成員的任免文件材料長期二、行政管理類1、本廳有關林地、林權、森林法規等文件材料永久2、本廳編制的機構沿革、大事記、基礎數字匯編永久例：104（6）編目定卷a、編制目錄：卷內文件目錄附于案卷卷首，介紹卷內文件和成分b、案卷編號：對卷內文件編號。要求：以“頁”為單位，用阿拉伯數字標注；左編號，反頁在左上角編號側裝訂案卷在正頁右上角標號；編寫歸