任務3盤點作業管理

一、盤點作業的步驟1、盤點準備盤點作業的事先準備工作是否充分，關系盤點作業進行的順利程度，為了使盤點在短促的時間內，利用有限的人力達到迅速確實的目標，事先的準備工作內容如下：1)明確建立盤點的程序方法2)配合會計進行盤點3)盤點、復盤、監盤人員必須經過訓練4)經過訓練的人員必須熟悉盤點用的表單下一頁返回項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第1頁!5)盤點用的表格必須事先印制完成6)庫存資料必須確實結清2、盤點時間的決定一般性貨品就貨帳相符的目標而言盤點次數愈多愈好，但因每次實施盤點必須投入人力、物力、財力這些成本耗資不小，因此也很難經常開展。事實上，導致盤點誤差的關鍵主因是在于出入庫的過程，可能是因出入庫作業傳票的輸入，檢查點數的錯誤，或是出入庫搬運造成的損失，因此一旦出入庫作業次數多時，誤差也會隨之增加。所以，以一般生產廠而言，因其貨品流動速度不快，半年至一年實施一次盤點即可。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第2頁!但以物流中心貨品流動速度較快的情況下，我們既要防止過多盤點對公司造成的損失，但又礙于可用資源的限制，因而最好能視物流中心各貨品的性質制定不同的盤點時間，例如，在建立了物品類別ABC管理的公司，我們建議：A類主要貨品：每天或每周盤點一次；B類貨品：每二、三周盤點一次；C類較不重要貨品：每月盤點一次即可。而未實施物品類別ABC管理的公司，至少也應對較容易損耗毀壞及高單價的貨品增加其盤點次數。另外要注意的是，當實施盤點作業時，時程應盡可能縮短，以2～3日內完成較好。至于選擇的日期一般會選擇在：下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第3頁!使每位參與盤點的人員能適切發揮其功能。而人員的培訓必須分為兩部份：(1)針對所有人員進行盤點方法訓練。其中對盤點的原則、程序、表格的填寫必須充份了解，工作才能得心應手。(2)針對復盤與監盤人員進行認識貨品的培訓。因為復盤與監盤人員對貨品大多數并不熟悉，故而應加強貨品的認識，以利盤點工作進行。5、儲存場所之清理1)在盤點前，對供應商交來的物料必須明確其所有數，如已驗收完成屬本中心，應即時整理歸庫，若尚未完成驗收程序屬供應商，應劃分清楚避免混淆。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第4頁!下一頁返回上一頁7、差異原因處理當盤點結束后，發現所得數據與帳簿的資料不符時，應追查差異產生的原因。其著手的方向有：是否因記帳人員素質不足，致使貨品數目無法表達。2)是否因料帳處理制度的缺點，導致貨品數目無法表達。3)是否因盤點制度的缺點導致貨帳不符。4)盤點所得的數據與帳簿的資料，差異是否在容許誤差內。5)盤點人員是否盡責，產生盈虧時應由誰負責，6)是否產生漏盤、重盤、錯盤等狀況。項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第5頁!二、盤點方式1、盤點的種類就像帳面庫存與現貨庫存一樣，盤點也分為帳面盤點及現貨盤點。所謂“帳面盤點”又稱為“永續盤點”，就是把每天入庫及出庫貨品的數量及單價，記錄在電腦或帳簿上，而后不斷地累計加總算出帳面上的庫存量及庫存金額。而“現貨盤點”亦稱為“實地盤點”或“實盤”，也就是實際去點數調查倉庫內的庫存數，再依貨品單價計算出實際庫存金額的方法。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第6頁!2)現貨盤點(實地盤點)法現貨盤點依其盤點時間頻度的不同又分為“期末盤點”及“循環盤點”。期末盤點是指在期末一起清點所有貨品數量的方法，而循環盤點則是在每天、每周即作少種少量的盤點，到了月末或期末則每項貨品至少完成一次盤點的方法。(1)期末盤點法由于期末盤點是將所有品項貨品一次盤完，因而必要全體員工出動,采取分組的方式進行盤點，一般來說，每組盤點人員至少要三人，以便能互相核對減少錯誤，同時也能彼此牽制避免弊端。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第7頁!主要目的在于：①使作業者對出入庫數量及庫存量有具體的數字認知。②可協調進行出入庫的分配管理，并在錯誤發生時能立即調查。③隨時掌握庫存品的流動性及庫存量控制的情況。然而關于現品卡的必要與否是各有觀點，一般如果不采用現品卡，只要以單純點數核對的方式進行循環盤點。而若使用現品卡，除了在每一次貨品出入庫都要予以記載外，對于在盤點時的點數核對工作亦較詳細，雖作法上較麻煩，但對于盤點差異原因的追溯卻較為快速、正確。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第8頁!三、盤點結果評估進行盤點的目的主要就是希望能依靠由盤點來檢查如今貨品的出入庫及保管狀況。1、憑借盤點欲了解的問題在這次盤點中，實際存量與帳面存量的差異是多少？這些差異是發生于那些品項？平均每一差異量對公司損益造成多大影響？每次循環盤點中，有幾次確實存在誤差？平均每品項貨品發生誤差的次數又為何？2、對于這些問題，我們可由以下六項指標來找到答案：下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第9頁!此時應檢討負責此些品項的人員有無盡責？以及這些貨品的置放區域是否得當？有無必要加強管理？相反的，若當“盤點數量誤差率”低，但“盤點品項誤差率”高時，表示雖然整個盤點誤差量有下降趨勢，但發生誤差的貨品種類卻增多。誤差品項太多將使后續的更新修改工作更為麻煩，且可能影響出貨速度，因此亦需對此現象加強管理。2）若（4）高，說明什么問題？若一旦此指標高，表示高價位產品的誤差發生率較大，可能是公司未實施物品重點管理的結果，對公司營運將造成很不利影響。因此最好的改善方式是確實施行商品別ABC分類管理。3）若（6）高，說明什么問題？若此比率高，表示盤點發生誤差的情況大多集中在相同的品項，此時對這些品項必要提高警覺，且確實深入尋找導致原因。返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第10頁!表3-2貨品盤點盈虧及庫存更正表返回項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第11頁!(1)財務決算前夕──因便利決算損益以及表達財務狀況。(2)淡季進行──因淡季儲貨量少盤點容易，人力的損失相對降低，且調動人力較為便利。3、決定盤點方法因盤點場合、需求的不同，盤點的方法也有差異，為符合不同狀況的產生，盤點方法的決定必須明確以利盤點時不致混淆。4、盤點人員的培訓為使盤點工作得以順利進行，盤點時必須增派人員協助進行，至于由各部門增援的人員必須組織化并且施以短期訓練，下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第12頁!2)儲存場所在關閉前應通知各需求部門預先所需的物品。3)儲存場所整理整頓完成，以便計數盤點。4)預先鑒定呆料、廢品、不良品，以便盤點時之鑒定。5)帳卡、單據、資料均應整理后加以結清。6)儲存場所的管理人員在盤點前應自行預盤，以便提早發現問題并加以預防。6、盤點工作盤點時，因工作單調瑣碎，人員較難以持之以恒，為確保盤點的正確性，除人員培訓時加強宣傳外，工作進行期間應加強領導與監督。盤點表如表3-1所示。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第13頁!7)盤點的差異是否可事先預防，是否可以降低料帳差異的程度。8、盤盈、盤虧之處理差異原因追查后，應針對主因適切的調整與處理，至于呆廢品、不良品減價的部份與盤虧一并處理。物品除了盤點時產生數量的盈虧外，有些貨品在價格上會產生增減，這些變化在經主管審核后必須利用貨品盤點盈虧及價目增減更正表修改，如表3-2所示。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第14頁!因而如要得到最正確的庫存情況并確保盤點無誤，最直接的方法就是確定帳面盤點與現貨盤點的結果要完全一致。如一旦存在差異，即產生“料帳不符”的現象，究竟是帳面盤點記錯或是現貨盤點點錯，則須尋找錯誤原因，才能得出正確結果及確定責任歸屬。2、盤點的方法1)帳面盤點法帳面盤點的方法系將每一種貨品分別設帳，然后將每一種貨品之入庫與出庫情況詳加記載，不必實地盤點即能隨時從電腦或帳冊上查悉貨品的存量，通常量少而單價高的貨品較適合采用此方法。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第15頁!(2)循環盤點法循環盤點既是將每天或每周當作一周期來盤點，其目的除了減少過多的損失外，對于不同貨品進行不同管理也是主要原因，就如同前述ABC管理的作法，價格愈高或愈重要的貨品，盤點次數愈多，價格愈低愈不重要的貨品，就盡量減少盤點次數。循環盤點因為一次只進行少量盤點，因而只需專門人員負責即可，不需動用全體人員。循環盤點法最常用的單據為“現品卡”，其使用方式為：每次出入庫一面查看出入庫傳票，一面把出入庫年月、出入庫數量、傳票編號、庫存量登記在現品卡上，下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第16頁!（3）我們將期末盤點及循環盤點的差異整理于表3-3，企業應該以本身情況選擇較適用的盤點方式,但大體而言，循環盤點較能針對各貨品須要作適時管理，且易收盤點成效。事實上，有些企業是將兩種盤點同時并用，平時針對重要貨品作循環盤點，而至期末再將所有貨品作一期末大盤點，如此不僅循環盤點的誤差能漸漸減少，就算是期末的大盤點，其誤差率也因循環盤點的配合進行而有所大幅降低，同時期末盤點的所時間也會因平時循環盤點的整理與管理改善而縮短許多。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第17頁!1.盤點數量誤差=實際庫存-帳面庫存…（1）2.盤點數量誤差率=盤點數量誤差/實際庫存數………（2）3.盤點品項誤差率=盤點品項誤差數/盤點實際品項數（3）4.平均每件盤差品金額=盤差誤差金額/盤差總件數…（4）5.盤差次數比率=盤點誤差次數/盤點執行次數………（5）6.平均每品項盤差次數率=盤差次數/盤差品項數……（6）3、思考：1）若（2）高，（3）低時說明什么？反之又如何？當“盤點數量誤差率”高，但“盤點品項誤差率”低時，表示雖發生誤差的貨品品項減少，但每一發生誤差品項的數量卻有提高的趨勢。下一頁返回上一頁項目三任務3盤點作業共20頁，您現在瀏覽的是第18頁!表3-1盤點表返回項目三任務3盤點