辦公自動化主講：電氣信息工程學院牛瑩1辦公自動化主講：電氣信息工程學院1第1章辦公自動化概述2第1章辦公自動化概述2本章目錄

1.1辦公自動化的發展狀況1

1.2辦公自動化的定義、特點與模式2

1.3辦公自動化系統的要素和目標3

1.4辦公自動化系統的功能41.5辦公自動化系統的層次模型5

1.6辦公自動化系統的安全與保密63本章目錄1.1辦公自動化的發展狀況11.2

辦公自動化是信息化社會的必然產物，也是一門多種科學技術和設備的綜合運用，因此，辦公自動化過程實際上是多學科、多技術、多種設備綜合運用的過程。

1.辦公自動化是多學科的綜合實現辦公自動化的理論支持是一種多學科的綜合運用。其中經常涉及到的主要學科有行為科學、管理科學、系統科學、社會科學和人機工學等等，此外，還有其他一些軟科學理論，如管理心理學、人群素質學、辦公環境學等等。1.1辦公自動化的發展狀況4辦公自動化是信息化社會的必然產物，也是2.辦公自動化是多技術的綜合辦公自動化系統無論是操作層的事務型辦公系統，還是最高層的決策型辦公系統，都是一個多種技術綜合運用的系統。主要技術通常包括：（1）計算機技術：包括多種硬件技術，如各種信息的輸入、轉換、存儲、處理、加工和輸出等；多種軟件技術，如文字處理、圖形圖像處理、數據處理、分布處理技術、數據庫技術、方法庫、模型庫和知識庫技術等。（2）通信技術：包括電信技術和網絡技術。（3）自動化技術：包括復印技術、激光照排和激光打印技術以及輕印刷系統技術等。52.辦公自動化是多技術的綜合5

辦公自動化(OfficeAutomation，OA)，是20世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加的背景下，發展起來的一門綜合性學科。是信息化社會最重要的標志之一，它將人、計算機和信息三者結合為一個辦公體系，構成一個服務于辦公業務的人——機信息處理系統。

1.1辦公自動化的發展狀況1.1.1辦公自動化的6辦公自動化(OfficeAutomati

人類辦公活動是隨著人類的生產活動產生和發展的。隨著生產力和科學技術的發展，人類辦公活動經歷了三次變革，辦公工具也從人類正式辦公活動開始的農業時代使用的“老三件”（紙、筆和算盤），發展到第二次工業革命時代使用的“老三機”（打字機、電話機和電傳機），第三次工業革命時代使用的“新三機”（復印機、傳真機和微縮設備）；再到如今信息時代的以計算機、各種通信設備，以及功能強大的智能化辦公設備。1.1.1人類辦公活動的發展71.1.1人類辦公活動的發展7

第一次變革：“老三件”（紙、筆和算盤）拋棄了原始落后的鐵制、石制的雕刻、繪畫文字的工具，使信息和文字的生成、存儲和輸出發生了具大變化。支持這種具大變化的技術是造紙術和印刷術。

第二次變革：以“老三機”和“新三機”為代表，是人類社會進入工業時代的標志，也是近代人類文明的象征。

第三次變革：以信息社會的“3A”革命——辦公自動化（OfficeAutomation）、工廠自動化（FactoryAutomation）、家庭自動化（HomeAutomation），以三大類辦公自動化設備和四大支持技術為代表。

8第一次變革：“老三件”（紙、筆和算

1.以數據處理為中心的傳統辦公系統階段（1977年以前）

2.以工作流為中心的辦公自動化系統階段（1977年—1982年）3.以知識管理為核心的辦公自動化系統階段（1983年—至今）1.1.2國外辦公自動化的發展概況91.1.2國外辦公自動化的發展概況9

第一階段：1985年以前，是我國辦公自動化發展的準備期。主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如傳真機、打字機、復印機等。

第二階段：1985年—1990年，是我國辦公自動化系統的發展期。主要標志是辦公過程中普遍使用計算機和打印機。

第三階段：1990年至今，是我國辦公自動化系統完善普及期。主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用。1.1.3我國辦公自動化的發展10第一階段：1985年以前，是我國辦公自動化發展的準備1、起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，僅僅使用MSOffice系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。2、已經建立了自己的網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。3、已經建立了自己的網絡，使用經二次開發的通用辦公自動化系統，能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳單位的有關情況，已經對單位的管理產生了明顯的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業不斷發展壯大。目前各個單位辦公自動化程度有所不同，大致分為三種情況：111、起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，僅僅使用MSO1.2辦公自動化的定義、特點與模式1.2.1辦公自動化的定義季斯曼（M.C.Zisman，美國麻省理工學院教授）定義：

辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理的數量龐大且結構又不明確、包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。121.2辦公自動化的定義、特點與模式1.2.1辦公自動我國專家的定義：辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并且這些設備與辦工人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統。一個完整的辦公自動化系統，應當包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個環節，分為三個層次：事務型、信息管理型和決策支持型。13我國專家的定義：131.2.2辦公自動化的特點

集成化：軟硬件及網絡的集成、人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成。

智能化：面向日常事務處理、輔助人們完成工作。

多媒體化：對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

運用電子數據交換：通過計算機網絡，在計算機間進行交換和自動化處理。141.2.2辦公自動化的特點14

辦公自動化的目的：盡可能充分利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，取得更好的經濟效果，以達到既定（即經濟、政治、軍事或其它方面的）目標。辦公自動化的作用：實現辦公活動的高效率、高質量。

實現辦公信息處理的大容量、高速度。實現辦公活動的智能化。15辦公自動化的目的：辦公自動化的作用：實現辦公活動1.個人辦公自動化個人辦公自動化指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數據處理、電子報表處理以及圖像處理技術等內容。2．群體辦公自動化群體辦公自動化用來支持群體間的動態協同辦公，一般是指針對越來越頻繁出現的跨單位、跨專業和超地理界限的信息交流和業務交匯的協同化自動辦公的技術和系統。

辦公自動化的兩種模式：161.個人辦公自動化2．群體辦公自動化辦公自動化的兩種模式：1.2.3辦公信息系統的類型

政府型：其職能主要是保證政令、法令的暢通與實施。事業型：適用于學校、研究所、公共事業單位，其人事、財務、后勤等職能具有很多共性，專門的子系統如教務、醫務、科研管理需單獨開發。企業型：其職能分為生產管理和決策管理，辦公信息處理應圍繞生產管理（如生產計劃、原料供應、生產組織、庫存管理、財務管理等）進行。經營型：以經營管理為主，包括市場需求、商品流通、供銷渠道、客戶服務、市場信息反饋、預測決策等，商業公司、服務業、銀行、保險公司等。專業型:面向各種專業人員，如律師、會計師等使用的辦公信息系統。案例型：以案例為主要業務，如法院的訴訟裁決系統、公安局的案例分析系統等，均需數據庫和決策支持系統的配合。控制型：主要供測試控制中心、計算中心、衛星發射中心等單位使用。事務型：突出以某項業務性處理和文字處理為主的辦公信息系統，如訂單處理系統、訂票系統、進出口商品商檢系統等。171.2.3辦公信息系統的類型政府型：其職能主要是保證政1.3辦公自動化系統的要素、目標及發展趨勢

辦公自動化系統組成要素有：辦公人員、技術工具、辦公機構、辦公制度、辦公信息和辦公環境六要素。181.3辦公自動化系統的要素、目標及發展趨勢辦公自動化系統目標：（1）提供電子郵件功能（2）支持協同工作和移動辦公（3）完整的安全性控制功能（4）滿足公文及會議程序（5）具有完善的檔案管理功能（6）集成Internet（7）系統界面友好，使用方便19辦公自動化系統目標：19辦公自動化的發展趨勢辦公環境網絡化辦公操作無紙化辦公服務無人化辦公業務集成化辦公設備移動化辦公思想協同化辦公信息多媒體化20辦公自動化的發展趨勢辦公環境網絡化20

辦公自動化的發展趨勢可以總結為：辦公自動化設備向高性能、多功能、復合化和系統化發展；辦公系統向數字化、智能化、無紙化、綜合化發展；多媒體技術在辦公自動化領域中將得到進一步發展；網絡通信在辦公自動化系統中的地位進一步加強，全球網絡體系將逐步完善。21辦公自動化的發展趨勢可以總結為：辦公自動辦公自動化對現有辦公體制的影響（1）辦公系統與設備的自動化，促使辦公內容、方式、制度的變化。（2）辦公信息流的網絡化，促使辦公組織結構從層次型向網狀型變化。（3）辦公新技術的使用，促使辦公人員知識結構向更高層次的變化。（4）辦公自動化系統，促使領導決策向更科學化和更民主化的變化。22辦公自動化對現有辦公體制的影響（1）辦公系統與設備的自動化，1.4辦公自動化系統的功能業務信息管理人員權限管理領導日程管理個人辦公管理部門事務處理文檔資料管理會議管理公文管理辦公自動化系統辦公自動化系統的基本功能231.4辦公自動化系統的功能業務信息人員權限領導日程個人辦

文字處理（錄入、編輯文字；文檔版式編排；表格制作；文檔的智能檢查、使用模板文檔）

數據處理（快捷數據錄入、根據數據快速生成圖形圖表；數據統計）

語音處理（聲音輸入、語音合成、語音識別）

圖形和圖像處理（輸入、存儲和編輯、輸出及傳送、圖形識別）

文件處理（收發文件管理、文件輸入和存儲、郵件處理）

通信功能

電子日程管理

電子行文辦理

視頻會議2424

在網絡辦公環境下，一個完整的辦公自動化系統應具有七個方面的集成化功能：建立內部通信平臺、建立信息發布平臺、工作流程自動化、文檔管理自動化、輔助辦公自動化、業務信息集成、實現分布式辦公。

辦公自動化系統的集成功能25辦公自動化系統的集成功能25辦公自動化人員的技能要求信息檢索文稿處理表格繪制數據處理圖表創建幻燈片制作文件共享網絡發布辦公設備應用26辦公自動化人員的技能要求信息檢索26

小張是我國某外資公司人力資源部人才科的一名辦公室人員，其工作職責是協助科長做好企業在各個階段、各種形式的人才招聘、錄用與崗前培訓工作。27小張是我國某外資公司人力資源部人才科的一日期/星期工作內容工作成果形式所需技能3月2日/星期一為2月底中層干部培訓制作活動紀要文檔，并將其發布到公司內網一個附培訓活動照片的文檔圖片處理、文檔制作、網上信息發布3月3日/星期二為公司3月中旬即將召開的“2010年全國高校校園招聘會”制作相關文檔招聘簡章、公司情況簡介、求職人員申請表圖文處理、表格制作、幻燈片制作3月4日/星期三向部長呈交目前公司人力資源狀況表制作并打印2月份人力資源月報表表格設計、報表制作3月5日/星期四收集下半年各部門人員培訓需求信息10年下半年公司人員培訓計劃匯總表文件共享、數據匯總3月6日/星期五根據科長要求，分析員工的結構比例相關的餅圖、數據透視表、分析報告數據分析、圖表制作28日期/星期工作內容工作成果形式1.5辦公自動化系統的層次模型

辦公管理信息系統的層次可分為三級結構，即事務型OA系統、管理型OA系統、決策型OA系統。事務型OA系統包括基本的辦公事務處理系統和機關行政事務處理系統兩大部分。管理型OA系統除了具有事務型OA系統的全部功能外，主要增加了管理信息系統(MIS)的功能。決策型OA系統(DSS)除了應具有前兩種模式的功能外，還具備決策或輔助決策功能。

291.5辦公自動化系統的層次模型辦公管理信息

事務型辦公自動化系統通常以文字對象為主的（例如文字處理、公文管理、檔案管理、編輯排版和印刷等）統稱為文字處理工作。一般由計算機的軟硬件系統、基本辦公設備、簡單通信設備和事物處理數據庫組成。

管理型辦公自動化系統除具備事務型辦公的全部功能以外，主要是增加了對信息的管理功能，側重于完成本部門的信息管理，不僅具備事務型辦公自動化的全部設備外，通常還廣泛地使用計算機網絡系統和管理信息數據庫。

決策型辦公自動化系統決策支持功能即對辦公部門在諸如計劃平衡、發展規劃、效益預測、結構分析等有關國民經濟和企業發展方面，起到決策支持作用。30事務型辦公自動化系統通常以文字對象為

一個完整的辦公自動化系統除了具有操作層的事物處理、管理層的信息管理以外，原則上還應具有最高層的決策支持，而且決策能力的大小也反映了自動化水平的高低。狹義的辦公自動化多指事務型和管理型辦公系統，這種系統以基礎數據庫和專業數據庫為主，雖然也是決策分析的基礎，但作為提供真正的決策支持還是遠遠不夠的。因此，只有在此基礎上加上模型庫、方法庫、歷史資料庫，使得決策的類型由結構化上升到非結構化，并進一步發展成為知識庫系統和專家系統以后，才能實現真正意義上的辦公自動化。31一個完整的辦公自動化系統除了具有操作層辦公自動化系統組成

辦公自動化系統，應當包括辦公自動化硬件系統和辦公自動化軟件系統兩部分。辦公自動化軟件可以分為兩大類：基礎軟件、應用軟件。32辦公自動化系統組成辦公自動化系統，應當包辦公自動化硬件系統劃分（1）按應用特性可分為行政辦公、秘書辦公、電子郵件、遠程通信。（2）按信息在辦公業務活動中的信息采集、信息加工、信息存儲、信息傳遞等不同環節可分為信息處理設備、信息復制設備、信息演示設備、信息傳輸設備。（3）按設備本身的性能可分為：圖文數據處理設備和圖文數據傳送設備。其中圖文數據處理設備包括計算機設備、打印機、復印機、掃描儀等。圖文數據傳送設備包括圖文傳真機、電傳機、程控交換機以及各種新型的通信設備。33辦公自動化硬件系統劃分（1）按應用特性可分為行政辦公、秘書辦數碼照相機刻錄機34數碼照相機刻錄機34數碼攝像機移動硬盤U盤35數碼攝像機移動硬盤U盤35復印機碎紙機36復印機碎紙機361.6.1加強系統安全與保密工作的必要性和重要性

辦公自動化系統中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。因此，加強其安全性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在現在開放式的網絡辦公環境下，系統很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸的數據也可能被截取、篡改、刪除。加強系統安全與保密就顯得非常重要。1.6辦公自動化系統的安全與保密371.6.1加強系統安全與保密工作的必要性和重要性1.6.2辦公自動化信息的安全威脅伴隨著辦公自動化產品的應用和發展，其脆弱性也日益凸顯，主要體現在以下幾個方面：（1）電子產品，對抗環境能力弱（2）數據密集，分布少（3）共享與封閉的矛盾（4）任何新技術都產生新的安全隱患（5）軟件不可能完美無瑕（6）信息處理過程中的脆弱性381.6.2辦公自動化信息的安全威脅伴隨著辦公自在辦公自動化系統中，安全是指為防止有意或無意的破壞系統軟硬件及信息資源行為的發生，避免企業遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、數據安全和運行安全；保密是指為防止有意竊取信息資源行為的發生，使企業免受損失而采取的措施。

1.6.3辦公自動化系統安全與保密的含義39在辦公自動化系統中，安全是指為防止有意1.6.4系統安全的標志1、能防止對信息的非法竊取；2、預防泄露和毀壞事件的發生；3、在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短。4、安全保密系統符合經濟要求。401.6.4系統安全的標志1、能防止對信息的非法竊取；401.6.5數據保密基本要求1、數據隱蔽：避免數據被非授權人截取或竊取。2、數據完整：根據通信期間數據的完整與否，檢驗數據是否被偽造和篡改。3、發送方鑒別：證明發送方的身份以防冒名頂替。4、防發送方否認：在保證數據完整性有發送方身份的前提下，防止發送方事后不承認發送過此文件。411.6.5數據保密基本要求1、數據隱蔽：避免數據被非授權人1．人為因素

人為因素是指系統運行中由人的行為造成的不利因素。2．自然因素

自然因素是指自然界、環境等影響造成的對系統的不利因素，如水災、火災、雷電、地震、電磁波等。這一類因素的危害主要是針對系統設備、存儲介質、通信線路等的。3．技術因素

物理方面軟件方面數據方面

物理方面軟件方面數據方面1.6.6辦公自動化系統安全與保密的影響因素

421．人為因素物理方面物理方面1.6.6辦公自動化系統1.6.7加強系統安全和保密的對策行政措施行政法規、規章制度社會允許的各種方式法律措施針對計算機犯罪的打擊、制裁手段軟件保護措施采用軟件技術辨別、控制用戶和對信息加密物理保護措施對場地環境和軟硬件設備及存儲介質等保護431.6.7加強系統安全和保密的對策行政措施43

為確保辦公自動化系統的安全，在系統安全和保密控制方面應采取以下具體管理制度。(1)建立計算機管理和監察機構，制定系統安全目標和具體的管理制度。(2)對計算機系統的關鍵場所，如主機房、網絡控制室、數據介質庫房和終端室，應視不同情況進行安全保護，重要部位應安裝電視監視設備，有的區域應設置報警系統。(3)計算機系統啟用前進行安全性檢查，重要部門的計算機在啟用前要報請有關部門進行安全保密檢查，如有否計算機病毒或邏輯炸彈等非法程序侵入等。(4)執行主要任務的機構應該做到專機、專盤、專用；重要數據應定時、及時備份。

辦公自動化系統安全與保密的制度管理

44為確保辦公自動化系統的安全，在系

(5)采用口令識別、分級授權、存取控制等成熟的安全技術。(6)進行安全審計，掌握非法用戶訪問或合法用戶的非法操作，以便發現潛在的問題，及時制止非法活動或者對剛出現的問題采取補救措施。(7)禁止使用來歷不明的磁盤，嚴禁玩游戲；慎重使用共享軟件，盡量不從網上下載軟件，來歷不明的電子郵件不要隨便查閱。(8)完整地制作系統軟件和應用軟件的備份，并結合系統的日常運行管理與系統維護，做好數據的備份及備份的保管工作。(9)敏感數據盡可能以隔離方式存放，由專人保管。

45(5)采用口令識別、分級授權、存取控制等成熟的1．用戶認證技術利用用戶專有信息：口令、密碼、通行字利用用戶專有用品：鑰匙、IC卡、磁卡利用保密算法：加密函數、動態口令利用用戶的生理特征：指紋、聲音、視網膜2．數據加密技術明文通過算法變為密文，密文到達對方通過解密算法再度變為明文3．數字簽名技術利用數字簽名技術能夠實現在網上傳輸的文件具有以下身份保證，接收者能夠核實發送者對報文的簽名，發送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名。

辦公自動化系統安全與保密的技術方法

461．用戶認證技術辦公自動化系統安全與保密的4．安全監視技術5．“防火墻”技術6．終端識別技術7．安全加權技術8．反病毒技術9．用戶的自我保護

474．安全監視技術47辦公自動化系統安全與保密的對策方案

為保證網絡系統的安全，一般安全要求不太高的單位采用的辦公信息系統安全措施主要有：（1）加強系統安全的制度建設，制定嚴格的信息系統安全和保密管理制度；對有關涉秘人員，要簽訂保密協議；對全部系統應用人員進行安全知識的宣傳和培訓；加強系統使用人員的安全意識，培養他們數據備份、信息保護、安全防范的基本能力。（2）直接利用操作系統、數據庫、電子郵件以及應用系統提供的安全控制機制，對用戶權限進行控制和管理（例如對Windows系統設計開機密碼，為應用程序設計用戶權限和48辦公自動化系統安全與保密的對策方案為保證網用戶密碼、對涉秘核心人員的郵箱進行安全設置、對數據表格等重要文件設置密碼等）。（3）在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒的防范。（4）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備。（5）對重要信息的傳輸采用加密技術和數字簽名技術。

49用戶密碼、對涉秘核心人員的郵箱進辦公自動化主講：電氣信息工程學院牛瑩50辦公自動化主講：電氣信息工程學院1第1章辦公自動化概述51第1章辦公自動化概述2本章目錄

1.1辦公自動化的發展狀況1

1.2辦公自動化的定義、特點與模式2

1.3辦公自動化系統的要素和目標3

1.4辦公自動化系統的功能41.5辦公自動化系統的層次模型5

1.6辦公自動化系統的安全與保密652本章目錄1.1辦公自動化的發展狀況11.2

辦公自動化是信息化社會的必然產物，也是一門多種科學技術和設備的綜合運用，因此，辦公自動化過程實際上是多學科、多技術、多種設備綜合運用的過程。

1.辦公自動化是多學科的綜合實現辦公自動化的理論支持是一種多學科的綜合運用。其中經常涉及到的主要學科有行為科學、管理科學、系統科學、社會科學和人機工學等等，此外，還有其他一些軟科學理論，如管理心理學、人群素質學、辦公環境學等等。1.1辦公自動化的發展狀況53辦公自動化是信息化社會的必然產物，也是2.辦公自動化是多技術的綜合辦公自動化系統無論是操作層的事務型辦公系統，還是最高層的決策型辦公系統，都是一個多種技術綜合運用的系統。主要技術通常包括：（1）計算機技術：包括多種硬件技術，如各種信息的輸入、轉換、存儲、處理、加工和輸出等；多種軟件技術，如文字處理、圖形圖像處理、數據處理、分布處理技術、數據庫技術、方法庫、模型庫和知識庫技術等。（2）通信技術：包括電信技術和網絡技術。（3）自動化技術：包括復印技術、激光照排和激光打印技術以及輕印刷系統技術等。542.辦公自動化是多技術的綜合5

辦公自動化(OfficeAutomation，OA)，是20世紀70年代中期發達國家為解決辦公業務量急劇增加的背景下，發展起來的一門綜合性學科。是信息化社會最重要的標志之一，它將人、計算機和信息三者結合為一個辦公體系，構成一個服務于辦公業務的人——機信息處理系統。

1.1辦公自動化的發展狀況1.1.1辦公自動化的55辦公自動化(OfficeAutomati

人類辦公活動是隨著人類的生產活動產生和發展的。隨著生產力和科學技術的發展，人類辦公活動經歷了三次變革，辦公工具也從人類正式辦公活動開始的農業時代使用的“老三件”（紙、筆和算盤），發展到第二次工業革命時代使用的“老三機”（打字機、電話機和電傳機），第三次工業革命時代使用的“新三機”（復印機、傳真機和微縮設備）；再到如今信息時代的以計算機、各種通信設備，以及功能強大的智能化辦公設備。1.1.1人類辦公活動的發展561.1.1人類辦公活動的發展7

第一次變革：“老三件”（紙、筆和算盤）拋棄了原始落后的鐵制、石制的雕刻、繪畫文字的工具，使信息和文字的生成、存儲和輸出發生了具大變化。支持這種具大變化的技術是造紙術和印刷術。

第二次變革：以“老三機”和“新三機”為代表，是人類社會進入工業時代的標志，也是近代人類文明的象征。

第三次變革：以信息社會的“3A”革命——辦公自動化（OfficeAutomation）、工廠自動化（FactoryAutomation）、家庭自動化（HomeAutomation），以三大類辦公自動化設備和四大支持技術為代表。

57第一次變革：“老三件”（紙、筆和算

1.以數據處理為中心的傳統辦公系統階段（1977年以前）

2.以工作流為中心的辦公自動化系統階段（1977年—1982年）3.以知識管理為核心的辦公自動化系統階段（1983年—至今）1.1.2國外辦公自動化的發展概況581.1.2國外辦公自動化的發展概況9

第一階段：1985年以前，是我國辦公自動化發展的準備期。主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如傳真機、打字機、復印機等。

第二階段：1985年—1990年，是我國辦公自動化系統的發展期。主要標志是辦公過程中普遍使用計算機和打印機。

第三階段：1990年至今，是我國辦公自動化系統完善普及期。主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用。1.1.3我國辦公自動化的發展59第一階段：1985年以前，是我國辦公自動化發展的準備1、起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，僅僅使用MSOffice系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。2、已經建立了自己的網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，單位內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。3、已經建立了自己的網絡，使用經二次開發的通用辦公自動化系統，能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過Internet發布、宣傳單位的有關情況，已經對單位的管理產生了明顯的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業不斷發展壯大。目前各個單位辦公自動化程度有所不同，大致分為三種情況：601、起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，僅僅使用MSO1.2辦公自動化的定義、特點與模式1.2.1辦公自動化的定義季斯曼（M.C.Zisman，美國麻省理工學院教授）定義：

辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學應用于傳統的數據處理技術難以處理的數量龐大且結構又不明確、包括非數值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。611.2辦公自動化的定義、特點與模式1.2.1辦公自動我國專家的定義：辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并且這些設備與辦工人員構成服務于某種目標的人——機信息處理系統。一個完整的辦公自動化系統，應當包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個環節，分為三個層次：事務型、信息管理型和決策支持型。62我國專家的定義：131.2.2辦公自動化的特點

集成化：軟硬件及網絡的集成、人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成。

智能化：面向日常事務處理、輔助人們完成工作。

多媒體化：對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

運用電子數據交換：通過計算機網絡，在計算機間進行交換和自動化處理。631.2.2辦公自動化的特點14

辦公自動化的目的：盡可能充分利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，取得更好的經濟效果，以達到既定（即經濟、政治、軍事或其它方面的）目標。辦公自動化的作用：實現辦公活動的高效率、高質量。

實現辦公信息處理的大容量、高速度。實現辦公活動的智能化。64辦公自動化的目的：辦公自動化的作用：實現辦公活動1.個人辦公自動化個人辦公自動化指支持個人辦公的計算機應用技術，這些技術包括文字處理、數據處理、電子報表處理以及圖像處理技術等內容。2．群體辦公自動化群體辦公自動化用來支持群體間的動態協同辦公，一般是指針對越來越頻繁出現的跨單位、跨專業和超地理界限的信息交流和業務交匯的協同化自動辦公的技術和系統。

辦公自動化的兩種模式：651.個人辦公自動化2．群體辦公自動化辦公自動化的兩種模式：1.2.3辦公信息系統的類型

政府型：其職能主要是保證政令、法令的暢通與實施。事業型：適用于學校、研究所、公共事業單位，其人事、財務、后勤等職能具有很多共性，專門的子系統如教務、醫務、科研管理需單獨開發。企業型：其職能分為生產管理和決策管理，辦公信息處理應圍繞生產管理（如生產計劃、原料供應、生產組織、庫存管理、財務管理等）進行。經營型：以經營管理為主，包括市場需求、商品流通、供銷渠道、客戶服務、市場信息反饋、預測決策等，商業公司、服務業、銀行、保險公司等。專業型:面向各種專業人員，如律師、會計師等使用的辦公信息系統。案例型：以案例為主要業務，如法院的訴訟裁決系統、公安局的案例分析系統等，均需數據庫和決策支持系統的配合。控制型：主要供測試控制中心、計算中心、衛星發射中心等單位使用。事務型：突出以某項業務性處理和文字處理為主的辦公信息系統，如訂單處理系統、訂票系統、進出口商品商檢系統等。661.2.3辦公信息系統的類型政府型：其職能主要是保證政1.3辦公自動化系統的要素、目標及發展趨勢

辦公自動化系統組成要素有：辦公人員、技術工具、辦公機構、辦公制度、辦公信息和辦公環境六要素。671.3辦公自動化系統的要素、目標及發展趨勢辦公自動化系統目標：（1）提供電子郵件功能（2）支持協同工作和移動辦公（3）完整的安全性控制功能（4）滿足公文及會議程序（5）具有完善的檔案管理功能（6）集成Internet（7）系統界面友好，使用方便68辦公自動化系統目標：19辦公自動化的發展趨勢辦公環境網絡化辦公操作無紙化辦公服務無人化辦公業務集成化辦公設備移動化辦公思想協同化辦公信息多媒體化69辦公自動化的發展趨勢辦公環境網絡化20

辦公自動化的發展趨勢可以總結為：辦公自動化設備向高性能、多功能、復合化和系統化發展；辦公系統向數字化、智能化、無紙化、綜合化發展；多媒體技術在辦公自動化領域中將得到進一步發展；網絡通信在辦公自動化系統中的地位進一步加強，全球網絡體系將逐步完善。70辦公自動化的發展趨勢可以總結為：辦公自動辦公自動化對現有辦公體制的影響（1）辦公系統與設備的自動化，促使辦公內容、方式、制度的變化。（2）辦公信息流的網絡化，促使辦公組織結構從層次型向網狀型變化。（3）辦公新技術的使用，促使辦公人員知識結構向更高層次的變化。（4）辦公自動化系統，促使領導決策向更科學化和更民主化的變化。71辦公自動化對現有辦公體制的影響（1）辦公系統與設備的自動化，1.4辦公自動化系統的功能業務信息管理人員權限管理領導日程管理個人辦公管理部門事務處理文檔資料管理會議管理公文管理辦公自動化系統辦公自動化系統的基本功能721.4辦公自動化系統的功能業務信息人員權限領導日程個人辦

文字處理（錄入、編輯文字；文檔版式編排；表格制作；文檔的智能檢查、使用模板文檔）

數據處理（快捷數據錄入、根據數據快速生成圖形圖表；數據統計）

語音處理（聲音輸入、語音合成、語音識別）

圖形和圖像處理（輸入、存儲和編輯、輸出及傳送、圖形識別）

文件處理（收發文件管理、文件輸入和存儲、郵件處理）

通信功能

電子日程管理

電子行文辦理

視頻會議7324

在網絡辦公環境下，一個完整的辦公自動化系統應具有七個方面的集成化功能：建立內部通信平臺、建立信息發布平臺、工作流程自動化、文檔管理自動化、輔助辦公自動化、業務信息集成、實現分布式辦公。

辦公自動化系統的集成功能74辦公自動化系統的集成功能25辦公自動化人員的技能要求信息檢索文稿處理表格繪制數據處理圖表創建幻燈片制作文件共享網絡發布辦公設備應用75辦公自動化人員的技能要求信息檢索26

小張是我國某外資公司人力資源部人才科的一名辦公室人員，其工作職責是協助科長做好企業在各個階段、各種形式的人才招聘、錄用與崗前培訓工作。76小張是我國某外資公司人力資源部人才科的一日期/星期工作內容工作成果形式所需技能3月2日/星期一為2月底中層干部培訓制作活動紀要文檔，并將其發布到公司內網一個附培訓活動照片的文檔圖片處理、文檔制作、網上信息發布3月3日/星期二為公司3月中旬即將召開的“2010年全國高校校園招聘會”制作相關文檔招聘簡章、公司情況簡介、求職人員申請表圖文處理、表格制作、幻燈片制作3月4日/星期三向部長呈交目前公司人力資源狀況表制作并打印2月份人力資源月報表表格設計、報表制作3月5日/星期四收集下半年各部門人員培訓需求信息10年下半年公司人員培訓計劃匯總表文件共享、數據匯總3月6日/星期五根據科長要求，分析員工的結構比例相關的餅圖、數據透視表、分析報告數據分析、圖表制作77日期/星期工作內容工作成果形式1.5辦公自動化系統的層次模型

辦公管理信息系統的層次可分為三級結構，即事務型OA系統、管理型OA系統、決策型OA系統。事務型OA系統包括基本的辦公事務處理系統和機關行政事務處理系統兩大部分。管理型OA系統除了具有事務型OA系統的全部功能外，主要增加了管理信息系統(MIS)的功能。決策型OA系統(DSS)除了應具有前兩種模式的功能外，還具備決策或輔助決策功能。

781.5辦公自動化系統的層次模型辦公管理信息

事務型辦公自動化系統通常以文字對象為主的（例如文字處理、公文管理、檔案管理、編輯排版和印刷等）統稱為文字處理工作。一般由計算機的軟硬件系統、基本辦公設備、簡單通信設備和事物處理數據庫組成。

管理型辦公自動化系統除具備事務型辦公的全部功能以外，主要是增加了對信息的管理功能，側重于完成本部門的信息管理，不僅具備事務型辦公自動化的全部設備外，通常還廣泛地使用計算機網絡系統和管理信息數據庫。

決策型辦公自動化系統決策支持功能即對辦公部門在諸如計劃平衡、發展規劃、效益預測、結構分析等有關國民經濟和企業發展方面，起到決策支持作用。79事務型辦公自動化系統通常以文字對象為

一個完整的辦公自動化系統除了具有操作層的事物處理、管理層的信息管理以外，原則上還應具有最高層的決策支持，而且決策能力的大小也反映了自動化水平的高低。狹義的辦公自動化多指事務型和管理型辦公系統，這種系統以基礎數據庫和專業數據庫為主，雖然也是決策分析的基礎，但作為提供真正的決策支持還是遠遠不夠的。因此，只有在此基礎上加上模型庫、方法庫、歷史資料庫，使得決策的類型由結構化上升到非結構化，并進一步發展成為知識庫系統和專家系統以后，才能實現真正意義上的辦公自動化。80一個完整的辦公自動化系統除了具有操作層辦公自動化系統組成

辦公自動化系統，應當包括辦公自動化硬件系統和辦公自動化軟件系統兩部分。辦公自動化軟件可以分為兩大類：基礎軟件、應用軟件。81辦公自動化系統組成辦公自動化系統，應當包辦公自動化硬件系統劃分（1）按應用特性可分為行政辦公、秘書辦公、電子郵件、遠程通信。（2）按信息在辦公業務活動中的信息采集、信息加工、信息存儲、信息傳遞等不同環節可分為信息處理設備、信息復制設備、信息演示設備、信息傳輸設備。（3）按設備本身的性能可分為：圖文數據處理設備和圖文數據傳送設備。其中圖文數據處理設備包括計算機設備、打印機、復印機、掃描儀等。圖文數據傳送設備包括圖文傳真機、電傳機、程控交換機以及各種新型的通信設備。82辦公自動化硬件系統劃分（1）按應用特性可分為行政辦公、秘書辦數碼照相機刻錄機83數碼照相機刻錄機34數碼攝像機移動硬盤U盤84數碼攝像機移動硬盤U盤35復印機碎紙機85復印機碎紙機361.6.1加強系統安全與保密工作的必要性和重要性

辦公自動化系統中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業單位的有用信息，都有非常重要的經濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。因此，加強其安全性，保證其內容的保密性就顯得非常重要。特別是在現在開放式的網絡辦公環境下，系統很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸的數據也可能被截取、篡改、刪除。加強系統安全與保密就顯得非常重要。1.6辦公自動化系統的安全與保密861.6.1加強系統安全與保密工作的必要性和重要性1.6.2辦公自動化信息的安全威脅伴隨著辦公自動化產品的應用和發展，其脆弱性也日益凸顯，主要體現在以下幾個方面：（1）電子產品，對抗環境能力弱（2）數據密集，分布少（3）共享與封閉的矛盾（4）任何新技術都產生新的安全隱患（5）軟件不可能完美無瑕（6）信息處理過程中的脆弱性871.6.2辦公自動化信息的安全威脅伴隨著辦公自在辦公自動化系統中，安全是指為防止有意或無意的破壞系統軟硬件及信息資源行為的發生，避免企業遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、數據安全和運行安全；保密是指為防止有意竊取信息資源行為的發生，使企業免受損失而采取的措施。

1.6.3辦公自動化系統安全與保密的含義88在辦公自動化系統中，安全是指為防止有意1.6.4系統安全的標志1、能防止對信息的非法竊取；2、預防泄露和毀壞事件的發生；3、在毀壞后的更正以及恢復正常工作的能力較強，所需時間較短。4、安全保密系統符合經濟要求。891.6.4系統安全的標志1、能防止對信息的非法竊取；401.6.5數據保密基本要求1、數據隱蔽：避免數據被非授權人截取或竊取。2、數據完整：根據通信期間數據的完整與否，檢驗數據是否被偽造和篡改。3、發送方鑒別：證明發送方的身份以防冒名頂替。4、防發送方否認：在保證數據完整性有發送方身份的前提下，防止發送方事后不承認發送過此文件。901.6.5數據保密基本要求1、數據隱蔽：避免數據被非授權人1．人為因素

人為因素是指系統運行中由人的行為