建設項目檔案管理實務

建設項目檔案管理實務內容一、項目建設程序二、相關概念與項目檔案的特點三、項目檔案管理的依據四、項目文件形成的質量監控五、項目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分

六、歸檔項目文件的質量要求七、項目文件的整理歸檔八、項目檔案的匯總整理與移交

九、項目檔案的驗收內容一、項目建設程序一、項目建設基本程序四大環節：決策設計施工竣工驗收六階段：項目建議書階段（擬建項目設想）可行性研究階段（從技術與經濟上進行分析論證）設計文件階段（招標選擇單位進行初步、技術、施工圖設計）建設準備階段（征地拆遷、材料訂貨、招標選擇施工單位等）建設實施階段（建設、施工、監理單位對工程進度、質量、投資

的管理與控制）竣工驗收階段（自查、初驗、專項、總驗）一、項目建設基本程序四大環節：決策設計施二、相關概念和項目檔案的特點

（一）相關概念

項目文件：指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。

項目檔案：指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。

項目文件是項目檔案的前身，項目檔案是項目文件的歸宿

二、相關概念和項目檔案的特點建設項目：指建筑、安裝等形成固定資產的活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實行統一管理的單位。（小區）單位工程：在建設中，根據合同，具有獨立施工條件，可單獨作為成本計算對象的工程。（獨立樓房）分部工程：在單位工程中，按結構部位、路段長度及施工特點或施工任務劃分為若干個分部工程。（建筑、水電、門窗）分項工程：在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等劃分為若干個分項工程。建設項目：指建筑、安裝等形成固定資產的活動中，按照一個總體設二、相關概念和項目檔案的特點

（二）項目檔案的特點1、數量大2、形成時間長3、形成的單位多4、專業性強5、種類和載體的多樣性6、成套性二、相關概念和項目檔案的特點

（二）項目檔案的特點1、數量大三、建設項目檔案的管理依據《檔案法》《建筑法》《海南省檔案管理辦法》《建設工程質量管理條例》《基本建設檔案管理資料管理暫行規定》《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》《重大建設項目檔案驗收辦法》《海南省重點建設項目檔案驗收實施細則》GB/T11811-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求；DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范三、建設項目檔案的管理依據《檔案法》《建筑法》《海南省檔案管四、項目文件形成的質量監控

1、統籌規劃，組織協調

①成立項目檔案領導小組，負責統籌組織開展項目檔案工作；②參照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定本項目檔案的歸檔范圍，印發各參建單位遵照執行，要求各自負責收集；③在與參建各方簽訂項目設計、施工及監理、供貨等合同時，應設立專門條款，明確參建單位的收集、整理、歸檔的范圍、時間、套數和標準等，并預留部分工程款，保證項目檔案的完整、準確、系統歸檔后結算。（一）建設單位文件的質量監控四、項目文件形成的質量監控1、統籌規劃，組織協調①成立項2、建立網絡，明確職責

建設單位在進入項目開始運作的階段后必須加強項目檔案工作，指定一位負責人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機構和人員，加強管理和監督指導。同時，把檔案工作網絡擴展到項目參與建設的每個單位，明確各參建單位檔案工作責任人及分管領導。如某建設項目檔案工作網絡圖2、建立網絡，明確職責建設單位在進入項目開始運作的階段后必業主總工室（辦公室）檔案室計劃部工程部財務部監理單位設計單位施工一隊施工二隊領導：協調工作工作人員：具體工作（總承包）施工一隊施工二隊施工五隊業主總工室（辦公室）檔案室計劃部工程部財務部監理單位設計單位3、統一制度，規范管理

項目建設單位（業主、法人）要制定要項目檔案管理的相關規定、辦法、標準和制度等，并印發到各參建單位貫徹執行（如項目檔案資料管理辦法、竣工文件編制規定、項目檔案分類方案、項目文件歸檔范圍及保管期限表、項目檔案整理操作規程、竣工檔案驗收辦法、檔案庫房管理制度、檔案利用制度、檔案保密制度等）3、統一制度，規范管理項目建設單位（業主、法人）要制定要項4、申報登記，接受監督

根據1997年8月19日國家檔案局頒布施行《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》的規定，國家重點建設項目要做好申報登記。4、申報登記，接受監督（二）設計單位文件的質量監控1、設計單位明確設計任務后，應明確形成文件的質量要求，保證每張施工圖應有圖號、圖名、設計人、校對人、審核人簽名。2、規范設計變更文件的編制和傳送。3、設計文件要按專業、文號順序進行積累。4、設計任務完成后，需向建設單位移交經規范整理的全套檔案（含電子件），并詳列項目全部的技術文件、變更文件、圖紙勘誤表目錄。（二）設計單位文件的質量監控1、設計單位明確設計任務后，應明（三）監理單位文件的質量監控1、明確職責，根據《建設法》和監理制度的規定，負責“三控制、兩管理、一協調”即對工程質量、工期和投資控制；合同和信息管理；協調各方關系。檢查、審核參建各方項目檔案的完整、準確和系統。2、向法人提交工程監理檔案材料。一是參與招標時，協助法人明確文件歸檔條款；二是在設計階段監理時，對設計文件、圖紙進行檢查、歸檔驗收；三是施工階段監理時，對施工單位項目文件形成積累監控；對來自法人、設計和施工單位的文件進行完整、準確和系統進行審核。（三）監理單位文件的質量監控1、明確職責，根據《建設法》和監（四）施工單位文件的質量監控施工單位形成的施工文件和負責編制的竣工圖是反映項目真實貌和質量的主要依據，數量比重最大，是項目檔案的主要組成部分?？刂剖侄危阂皇且怨男问降奈募?，要注意統一文號；二是施工記錄，必須真實、準確、耐久、有序、規范和完備的簽署手續；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。（四）施工單位文件的質量監控施工單位形成的施工文件和負責編制五、項目文件的歸檔范圍和

保管期限的劃分

1、歸檔范圍

對于具體的某個建設項目的歸檔范圍，項目法人可參照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》或《企業檔案工作規范》表A．7項目建設類或相關主管部門所列的歸檔范圍結合建設項目的實際情況予以適當拓寬或縮減。（主要歸檔范圍是反映與項目有關的重要職能活動且具有查考利用價值的各種載體的文件）

五、項目文件的歸檔范圍和

保管期限的劃分對于2、收集職責⑴項目準備階段：建設單位各機構負責收集積累項目立項及前期準備文件及設備、工藝和涉外文件；勘察設計單位負責收集積累勘察、設計文件。⑵項目施工階段：由各承包單位或分包單位負責收集各自承包項目形成的全部文件；項目監理單位負責收集積累項目監理文件，并受建設單位委托監督檢查項目建設中的文件收集積累任務，而且向建設單位提交有關專項報告、驗證材料等文件。⑶項目試運行階段：試運行單位負責收集、積累在生產技術準備和試運行中形成的文件；項目器材供應、財務管理單位負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件。2、收集職責3、項目檔案保管期限的劃分⑴項目檔案的保管期限主要有永久、長期（50年）和短期（15年）三種保管期限；⑵編制項目檔案保管期限表主要參照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》來制定⑶影響項目檔案保管期限劃分的因素有：技術因素；功能因素；時間因素；典型因素；作者因素；名稱因素3、項目檔案保管期限的劃分⑴項目檔案的保管期限主要有永久、長五、歸檔項目文件的質量要求1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續完備。2、需永久．長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制，凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙即傳真紙）形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件。五、歸檔項目文件的質量要求1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定的質量要求。4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。6、歸檔的項目文件應為原件。7、圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。8、歸檔文件要齊全、完整。

3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度9、竣工文件的編制要求

①竣工文件由施工單位負責編制，監理單位負責審核，由設計單位編制的竣工圖應明確施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任②竣工圖應真實反映項目竣工驗收時的實際情況，如施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變或變更超過35%的，應重新繪制竣工圖；9、竣工文件的編制要求①竣工文件由施工單位負責編制，監理單③建設單位應負責或委托有資質的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖；④如施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章，可做竣工圖歸檔；⑤不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一又疊成A4幅面，圖標欄露在外面，圖面折在里面，利于保護圖跡永久保存，不易褪化；③建設單位應負責或委托有資質的單位編制項目總平面圖和綜合管線⑥監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，以便發現問題后能夠及時修改及補齊；⑦項目竣工圖一般為兩套，另有要求除外。如在城市規劃區范圍內的重點建設項目，應按有關規定編制一份主要建筑物及綜合管線竣工圖給城建檔案館⑧所有竣工圖應加蓋竣工圖章⑥監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm）編制單位

竣工圖編制人技術負責人編制日期

監理單位名稱監理人

竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm）編制單位

竣六、項目文件的整理歸檔項目文件整理的原則項目文件組卷的方法項目文件組卷的流程案卷的分類排列項目檔案的編號項目檔案案卷目錄的編制六、項目文件的整理歸檔項目文件整理的原則整理原則根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）規定：遵循科技文件的形成規律保持案卷內科技文件的有機聯系和案卷的成套、系統便于檔案的保管和利用整理原則根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1尊重形成規律科技檔案的形成有其自身規律，反映科技活動各階段、環節的特殊要求，不得輕易破壞。日常形成積累有一定基礎，有的已處于預立卷狀態。因此利用原基礎可起到事半功倍的效果。尊重形成規律科技檔案的形成有其自身規律，反映科技活動各階段、保持文件間的有機聯系和案卷的成套、系統項目檔案的特點之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯系性。有機聯系是文件內容內在的、本質的、自然的聯系，而不是人為的聯系。保持文件間的有機聯系和案卷的成套、系統項目檔案的特點之一就是文件有機聯系的幾種狀態某一項目或單位工程、分部分項工程的文件。某一問題、事故處理形成的一組文件。請示與批復一組會議材料就某一變更事項產生的報告、批復、洽商材料、會議紀要等系統編號的變更令、變更通知單、工程聯系單、材料報驗、實驗報告等有時間或文號聯系。設備選購、開箱、試運行三階段形成的文件，既自成體系、又互為聯系。文件有機聯系的幾種狀態某一項目或單位工程、分部分項工程的文件便于檔案保管利用是檔案整理工作目的和要求與前兩個整理原則矛盾時，應以第三個原則為重便于檔案保管利用組卷方法管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；勘察設計材料和項目設計文件按項目或專業組卷；項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；檢查驗收記錄、質量評定及原材料試驗文件按單項工程、單位工程組卷；項目竣工圖按建筑、結構，水電、暖通、電梯、消防，環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；監理文件按文種組卷。組卷方法管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收若干組卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。階段、專業、結構組卷法問題組卷法時間組卷法文件名稱組卷法來源組卷法若干組卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。項目或單位、分項工程組卷法將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。如：案卷1：海口電廠地基處理文件；案卷2：東方電廠一號機鍋爐焊接及熱處理檢驗記錄；項目或單位、分項工程組卷法將一個項目或單位工程、分部、分項工以一個發電機組為例：汽機間上部結構工程主廠房地下結構工程除氧煤倉上部結構工程主廠房建筑工程地基處理文件施工記錄樁基處理的效果分析、結論與評價、樁基檢測報告變更文件及工作聯系單重大問題及缺陷處理記錄隱蔽工程驗收記錄（以上各組成一個案卷）樁基以一個發電機組為例：地基處理文件樁基階段或專業、結構組卷法即按工程、設備的結構、工程進行的不同階段組卷。使用于施工文件。例：

XX電廠土地征用文件（階段）

XX局機關辦公樓排水結構竣工圖

XX公司主廠房管道水壓檢驗記錄階段或專業、結構組卷法即按工程、設備的結構、工程進行的不同問題組卷法

將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。例如：（1）省市計經委、省能源集團關于項目建議書的請示、批復（2）省能源集團、省市計經委、市人民政府等關于工程預可行性、可行性研究報告的請示、批復、通知。（3）**加工廠水文地質勘察報告問題組卷法將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件時間組卷法內容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特征明顯的文件可采用此方法。例如：海南東線高速公路工程1標段1993年8月份計量支付報表；海口環城高速公路工程3標段2006年1—3月份施工日記；時間組卷法內容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特名稱組卷法就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。例如：海島建設公司董事會2010年1-6月份會議紀要

東方火電廠2標段設計變更技術聯系單臨高思源學校一期工程房屋拆遷協議書大隆水庫工程監理部2006年1-50號工作聯系單名稱組卷法就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。來源組卷法將來自同一地區、作者或內容針對同一地區的文件組成一卷。例如：

華能?？诠娟P于文昌風電廠機構調整、人事任免問題的批復文昌風電廠工程指揮部關于XX村房屋拆遷協議書來源組卷法將來自同一地區、作者或內容針對同一地區的文件組成合理分卷檢查補充卷內文件整理卷內目錄與備考表填寫案卷封面填寫案卷裝訂項目文件組卷的流程合理分卷檢查補充卷內文件整理卷內目錄與備考表填寫案卷封面案卷1、檢查補充對照歸檔范圍，將接收進來的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準確等要求。區分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普發性文件、重份文件、事務性文件等1、檢查補充對照歸檔范圍，將接收進來的材料再檢查一遍，確保符2、合理分卷案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過某種方法形成一個個案卷。卷和卷之間相對獨立，卷內文件保持有機聯系。卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜；不超過６公分。卷盒內可以存放用軟卷皮裝訂的一個或多個卷夾；也可以采用件保管的方法。2、合理分卷案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構成的基本3、卷內文件整理查漏補缺對破損文件進行修校對字跡模糊或易褪變的文件進行復制去除金屬物超出卷盒幅面的科技文件應疊裝，按照A4大小粘貼折疊（圖紙折疊方法見GB/T10609.3）3、卷內文件整理查漏補缺卷內文件排列：按文件間的聯系、重要程度、時間順序、工程部位排列?？萍迹椖浚┪募话阄淖植牧显谇皥D樣在后；譯文在前原文在后。管理性文件一般正本在前底稿在后，批復在前請示在后，結果在前過程在后，建設項目檔案管理實務課件幾種卷內文件的排列方法圖樣文件：按隸屬關系；按總體和局部的關系；按圖號順序；按地區特征；按時間順序文字型文件：按重要程度；按時間；按地區；按內在聯系（復文在前，來文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后）圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補充說明作用的，圖樣在前，文字在后。幾種卷內文件的排列方法圖樣文件：按隸屬關系；按總體和局部的關卷內文件頁號的編寫：案卷內項目文件以件為單位裝訂的，逐件蓋檔號章，并以件為單位編寫頁號；整卷裝訂的，從001起編頁號。以有效內容的頁面為一頁。（根據2008年版國標:科技案卷構成一般要求，整卷裝訂也可以件為單位編寫頁號）。已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。卷內文件頁號的編寫：4、卷內文件目錄與備考表的填寫最好激光打印字段格式符合要求字體大小適當。

4、卷內文件目錄與備考表的填寫最好激光打印填寫卷內目錄序號：文件在卷內的順序號文件編號：完整的代字代號責任者：文件的形成者，單位全稱或規范化簡稱。文件材料題名：文件名稱。注意無名稱、或名稱不能揭示內容的應自擬并加【】。日期：文件形成時間，用8位數字表示20010226表示。頁數：填寫每件文件的總頁數。備注：需說明的情況。填寫卷內目錄序號：文件在卷內的順序號卷內目錄檔號：序號文件編號責任者文件題名日期頁數備注1瓊投資[2008]729號海南省發改委海南省發改委關于海南省檔案館建設項目可行性研究報告批復2008091022海南省設計院

海南省檔案館建設項目可行性研究報告（報告篇）200806011193海南省設計院海海南省檔案館建設項目可行性研究報告補充資料2008080314424—J.1—001—1（文件級檔號，08年版科檔案卷要求，第四部分應為序號）24—J.1—001卷內目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁數備注1瓊投資[20卷內目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁號備注1中天集團公司溫州大橋下部結構1號承臺8-9號樁基檢測報告199902240012浙江地球物理研究所溫州大橋下部結構1號承臺8-9號3類樁基超聲波檢測報告199903060053中天集團公司溫州大橋下部結構1號承臺11-20號樁檢驗申請批復單19990510010-022檔號:24—J.1—001（案卷級檔號）檔號:24—J.1—001—010（文件級檔號，第四部分為所在卷大流水編號的第10頁）卷內目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁號備注1中天集團公司

卷內備考表的編制建設項目檔案管理實務課件建設項目檔案管理實務課件5、案卷封面填寫案卷封面內容填寫：案卷題名：揭示卷內科技文件的內容立卷單位：案卷的形成單位。起止日期：卷內文件的起止時間保管期限：對照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長期、短期。密級：卷內科技文件的最高密級。檔號：檔案的編號5、案卷封面填寫案卷封面內容填寫：

檔號：D?3.1－1

瓊東高速公路工程監理招投文件及合同

立卷單位海南高速股份公司起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密級建設項目檔案管理實務課件

案卷封面的編制建設項目檔案管理實務課件案卷題名的擬寫方法1：案卷題名=項目名稱+單位工程名+分部（分項）+路段（專業、階段、結構）+文件內容+文件名方法2:案卷題名=責任者+問題（時間、地區等）+文種案卷題名的擬寫例：（1）海文高速公路工程

K50+20~K110+15

項目名稱單位工程

路基壓實度評定

表

文件內容文件名（2）美蘭機場

候機樓

電氣線路竣工

圖

項目名稱單位工程專業階段文件名例：（3）海南廣場1號樓

供水排水

施工

圖

項目名稱專業名階段文件名（4）瓊州大橋

橋面沉降觀測

記錄

項目名稱內容文件名（5）海南東線高速公路

K100＋10~K150＋15路基

中間檢驗報驗單

項目名稱分項工程

文件名（3）海南廣場1號樓供水排水施工圖（6）世紀大橋基礎及下部結構

單位工程名稱

1號墩鉆孔樁、立柱、蓋梁

質量評定

表

分部工程名稱

內容文件名稱

（7）海南省地震局

關于省檔案館庫房地震安全性評價的

作者問題

通知、評價報告、評價結果、審批意見書

文件名（6）世紀大橋基礎及下部結構保管期限檔號案卷題名（案卷脊背式樣）保管期限檔號案卷題名（案卷脊背式樣）建設項目檔案管理實務課件

1)整卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂

2)以件單位裝訂組卷的，在左側用不銹鋼釘裝訂或縫紉機踏線。并在每件文件首頁空白處加蓋檔號章。6、案卷的裝訂或裝盒檔號序號1)整卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂6、案卷案卷的分類排列項目內分類項目前期文件項目施工文件項目竣工文件項目設備文件項目驗收文件排列:按照類別、階段、時間等要素排列案卷的分類排列項目內分類

分類編號例1：綜合檔案室（010）C人事教育B黨務活動G特種載體A行政管理D基本建設E會計檔案F設備檔案2宿舍3廠房4海文高速公路1辦公樓綜合（前期）類1監理3施工4設備5聲像類61卷2卷3卷4卷122卷設計2分類編號例1：綜合檔案室（010）CB建設項目檔案管理實務課件建設項目檔案管理實務課件一級類目名稱及代號二級類目名稱及代號

基本范圍

辦公樓1

宿舍2

食堂3

俱樂部4

同一工程項目內，包含從工程立項、勘探測繪、設計、施工、監理、竣工驗收和工程創優的全過程。基本建設類JJ檔號：JJ.1—001一級類目名稱及代號二級類目名稱及代號基項目檔案檔號的編制檔號構成：全宗號-分類號（或項目代號或目錄號）-案卷號如：010-D-1分類編號:適用于大中型項目項目代號+項目內分類號+案卷順序號如：D.4.1-122大流水編號:適用中小型項目項目代號+案卷順序號

如：DAG-50檔案館建設項目代號項目檔案檔號的編制檔號構成：全宗號-分類號（或項目代號或檔案檔號的編制說明

如：010-D?4?1-122案卷號三級類目號二級類目號一級類目號全宗號檔號的編制說明編制項目檔案案卷目錄項目文件整理成果的反映項目檔案保管和查詢的工具編制項目檔案案卷目錄項目文件整理成果的反映案卷目錄序號檔號案卷題名總頁數保管期限備注1D.4.1-1海文高速公路工程可行性研究報告批復、可行性研究報告（報告篇）、補充資料125永久2D.4.1-2海文高速公路改建工程可行性研究報告圖表篇133永久3D.4.1-3海文高速公路工程可行性研究報告評審意見、可行性研究報告（中間匯報）、可行性研究報告簡本、預評估意見86永久4D.4.2-1海文高速公路工程可行性研究調整報告批復、可行性研究調整報告138永久案卷目錄序號檔號案卷題名總頁數保管期限備注1D.4.1-1海七、項目文件的歸檔1、建設單位各機構、各施工單位、監理單位應在建設項目完成后。將經整理、編目后所形成的項目文件按合同協議規定的要求．向建設單位檔案管理機構移交歸檔；工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后建設單位移交，項目各參建單位在完成項目檔案編制后，用鉛筆編寫臨時檔案號。

七、項目文件的歸檔1、建設單位各機構、各施工單位、監理單位應2、根據基本建設程序和項目特點．歸檔可按階段分期進行．也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。3、歸檔文件應完整、成套、系統．應記述和反映建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況,圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備;文件質量應符合規定．2、根據基本建設程序和項目特點．歸檔可按階段分期進行．也可在4、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文,經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔．

5、項目文件的歸檔審查

施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后．應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審,經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構．4、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文,經翻譯人、審校人6、項目文件的歸檔時間除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔．6、項目文件的歸檔時間除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工八、項目檔案的匯總整理與移交（一）項目檔案的匯總整理（全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：）八、項目檔案的匯總整理與移交（一）項目檔案的匯總整理a)根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系．小型項目直接按項目、結構或專業分類;大中型項目按工程或專業分類．下設屬類b)依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號;生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的,建設單位(并責成設計、施工及監理單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號．a)根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目實際情c)對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。d)負責貫徹執行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格c)對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔項目檔案編制說明包括兩個方面的內容：

1．項目簡介。（1）項目的構成，項目的用途，項目的批準單位和文號、批準日期；（2）項目的總投資、占地面積和走向；（3）項目的籌建、動工、試生產日期和正式竣工投產、交付使用日期；（4）項目的工藝、設備產品情況；（5）項目的設計、施工、安裝、監理單位；（6）項目的單位工程總數；（7）其他。項目檔案編制說明包括兩個方面的內容：2．項目檔案簡介。（1）項目檔案整理的依據性文件；（2）項目檔案包括的主要文件材料內容；（3）檔案的數量；（4）其他需要說明的問題。2．項目檔案簡介。（1）項目檔案整理的依據性文件；（2）項目（二）項目檔案的移交

1、項目檔案驗收合格后,建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向生產使用單位及其他有關單位辦理檔案移交．凡分期或分機組的項目，應在每期或每機組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。（二）項目檔案的移交1、項目檔案驗收合格后,建設單位應按合2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清點、簽字等交按手續：建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目九、項目檔案的驗收（一）《重大建設項目檔案驗收辦法》適用于各級政府投資主管部門組織或委托組織進行竣工驗收的固定資產投資項目。（二）項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目驗收九、項目檔案的驗收（一）《重大建設項目檔案驗收辦法》適用于各（三）項目檔案驗收前，項目建設單位應先按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》完成項目形成的所有文件歸檔與整理工作，并嚴格按照《辦法》的附件2《重大建設項目檔案驗收內容及要求》進行自檢。自檢合格后向按規定向組織的驗收的檔案主管部門遞交《重大建設項目檔案申請表》及報告，申請檔案專項驗收。（三）項目檔案驗收前，項目建設單位應先按照《國家重大建設項目貫徹ISO9000標準，樹企業新形象。11月-2211月-22Monday,November7,2022安全第一，貴在行動，預防為主，從我做起。01:54:1901:54:1901:5411/7/20221:54:19AM質量是提高企業效益的保證。11月-2201:54:1901:54Nov-2207-Nov-22安全與效益連在一地，效益與利益連在一起。01:54:1901:54:1901:54Monday,November7,2022爭創第一流，不搞"豆腐渣"。11月-2211月-2201:54:1901:54:19November7,2022節約應從點滴做起。2022年11月7日1:54上午11月-2211月-22加強安全生產規范化管理，推動安全生產標準化建設。07十一月20221:54:19上午01:54:1911月-22安全生產掛嘴上，不如現場跑幾趟。十一月221:54上午11月-2201:54November7,2022作業標準記得牢，架輕就熟除煩惱。2022/11/71:54:2001:54:2007November2022保安全千日不足，出事故一日有余。1:54:20上午1:54上午01:54:2011月-22人車分離，各行其道，一人安全，全家幸福。11月-2211月-2201:5401:54:2001:54:20Nov-22安全不離口，規章不離手。2022/11/71:54:20Monday,November7,2022減少浪費，降低成本，氣氛融洽，工作規范，提升品質，安全保證。11月-222022/11/71:54:2011月-22謝謝大家！貫徹ISO9000標準，樹企業新形象。11月-2211月-2建設項目檔案管理實務

建設項目檔案管理實務內容一、項目建設程序二、相關概念與項目檔案的特點三、項目檔案管理的依據四、項目文件形成的質量監控五、項目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分

六、歸檔項目文件的質量要求七、項目文件的整理歸檔八、項目檔案的匯總整理與移交

九、項目檔案的驗收內容一、項目建設程序一、項目建設基本程序四大環節：決策設計施工竣工驗收六階段：項目建議書階段（擬建項目設想）可行性研究階段（從技術與經濟上進行分析論證）設計文件階段（招標選擇單位進行初步、技術、施工圖設計）建設準備階段（征地拆遷、材料訂貨、招標選擇施工單位等）建設實施階段（建設、施工、監理單位對工程進度、質量、投資

的管理與控制）竣工驗收階段（自查、初驗、專項、總驗）一、項目建設基本程序四大環節：決策設計施二、相關概念和項目檔案的特點

（一）相關概念

項目文件：指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。

項目檔案：指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。

項目文件是項目檔案的前身，項目檔案是項目文件的歸宿

二、相關概念和項目檔案的特點建設項目：指建筑、安裝等形成固定資產的活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實行統一管理的單位。（小區）單位工程：在建設中，根據合同，具有獨立施工條件，可單獨作為成本計算對象的工程。（獨立樓房）分部工程：在單位工程中，按結構部位、路段長度及施工特點或施工任務劃分為若干個分部工程。（建筑、水電、門窗）分項工程：在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等劃分為若干個分項工程。建設項目：指建筑、安裝等形成固定資產的活動中，按照一個總體設二、相關概念和項目檔案的特點

（二）項目檔案的特點1、數量大2、形成時間長3、形成的單位多4、專業性強5、種類和載體的多樣性6、成套性二、相關概念和項目檔案的特點

（二）項目檔案的特點1、數量大三、建設項目檔案的管理依據《檔案法》《建筑法》《海南省檔案管理辦法》《建設工程質量管理條例》《基本建設檔案管理資料管理暫行規定》《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》《重大建設項目檔案驗收辦法》《海南省重點建設項目檔案驗收實施細則》GB/T11811-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求；DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范三、建設項目檔案的管理依據《檔案法》《建筑法》《海南省檔案管四、項目文件形成的質量監控

1、統籌規劃，組織協調

①成立項目檔案領導小組，負責統籌組織開展項目檔案工作；②參照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》制定本項目檔案的歸檔范圍，印發各參建單位遵照執行，要求各自負責收集；③在與參建各方簽訂項目設計、施工及監理、供貨等合同時，應設立專門條款，明確參建單位的收集、整理、歸檔的范圍、時間、套數和標準等，并預留部分工程款，保證項目檔案的完整、準確、系統歸檔后結算。（一）建設單位文件的質量監控四、項目文件形成的質量監控1、統籌規劃，組織協調①成立項2、建立網絡，明確職責

建設單位在進入項目開始運作的階段后必須加強項目檔案工作，指定一位負責人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機構和人員，加強管理和監督指導。同時，把檔案工作網絡擴展到項目參與建設的每個單位，明確各參建單位檔案工作責任人及分管領導。如某建設項目檔案工作網絡圖2、建立網絡，明確職責建設單位在進入項目開始運作的階段后必業主總工室（辦公室）檔案室計劃部工程部財務部監理單位設計單位施工一隊施工二隊領導：協調工作工作人員：具體工作（總承包）施工一隊施工二隊施工五隊業主總工室（辦公室）檔案室計劃部工程部財務部監理單位設計單位3、統一制度，規范管理

項目建設單位（業主、法人）要制定要項目檔案管理的相關規定、辦法、標準和制度等，并印發到各參建單位貫徹執行（如項目檔案資料管理辦法、竣工文件編制規定、項目檔案分類方案、項目文件歸檔范圍及保管期限表、項目檔案整理操作規程、竣工檔案驗收辦法、檔案庫房管理制度、檔案利用制度、檔案保密制度等）3、統一制度，規范管理項目建設單位（業主、法人）要制定要項4、申報登記，接受監督

根據1997年8月19日國家檔案局頒布施行《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》的規定，國家重點建設項目要做好申報登記。4、申報登記，接受監督（二）設計單位文件的質量監控1、設計單位明確設計任務后，應明確形成文件的質量要求，保證每張施工圖應有圖號、圖名、設計人、校對人、審核人簽名。2、規范設計變更文件的編制和傳送。3、設計文件要按專業、文號順序進行積累。4、設計任務完成后，需向建設單位移交經規范整理的全套檔案（含電子件），并詳列項目全部的技術文件、變更文件、圖紙勘誤表目錄。（二）設計單位文件的質量監控1、設計單位明確設計任務后，應明（三）監理單位文件的質量監控1、明確職責，根據《建設法》和監理制度的規定，負責“三控制、兩管理、一協調”即對工程質量、工期和投資控制；合同和信息管理；協調各方關系。檢查、審核參建各方項目檔案的完整、準確和系統。2、向法人提交工程監理檔案材料。一是參與招標時，協助法人明確文件歸檔條款；二是在設計階段監理時，對設計文件、圖紙進行檢查、歸檔驗收；三是施工階段監理時，對施工單位項目文件形成積累監控；對來自法人、設計和施工單位的文件進行完整、準確和系統進行審核。（三）監理單位文件的質量監控1、明確職責，根據《建設法》和監（四）施工單位文件的質量監控施工單位形成的施工文件和負責編制的竣工圖是反映項目真實貌和質量的主要依據，數量比重最大，是項目檔案的主要組成部分?？刂剖侄危阂皇且怨男问降奈募?，要注意統一文號；二是施工記錄，必須真實、準確、耐久、有序、規范和完備的簽署手續；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。（四）施工單位文件的質量監控施工單位形成的施工文件和負責編制五、項目文件的歸檔范圍和

保管期限的劃分

1、歸檔范圍

對于具體的某個建設項目的歸檔范圍，項目法人可參照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》或《企業檔案工作規范》表A．7項目建設類或相關主管部門所列的歸檔范圍結合建設項目的實際情況予以適當拓寬或縮減。（主要歸檔范圍是反映與項目有關的重要職能活動且具有查考利用價值的各種載體的文件）

五、項目文件的歸檔范圍和

保管期限的劃分對于2、收集職責⑴項目準備階段：建設單位各機構負責收集積累項目立項及前期準備文件及設備、工藝和涉外文件；勘察設計單位負責收集積累勘察、設計文件。⑵項目施工階段：由各承包單位或分包單位負責收集各自承包項目形成的全部文件；項目監理單位負責收集積累項目監理文件，并受建設單位委托監督檢查項目建設中的文件收集積累任務，而且向建設單位提交有關專項報告、驗證材料等文件。⑶項目試運行階段：試運行單位負責收集、積累在生產技術準備和試運行中形成的文件；項目器材供應、財務管理單位負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件。2、收集職責3、項目檔案保管期限的劃分⑴項目檔案的保管期限主要有永久、長期（50年）和短期（15年）三種保管期限；⑵編制項目檔案保管期限表主要參照《國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》來制定⑶影響項目檔案保管期限劃分的因素有：技術因素；功能因素；時間因素；典型因素；作者因素；名稱因素3、項目檔案保管期限的劃分⑴項目檔案的保管期限主要有永久、長五、歸檔項目文件的質量要求1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續完備。2、需永久．長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制，凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙即傳真紙）形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件。五、歸檔項目文件的質量要求1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定的質量要求。4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。6、歸檔的項目文件應為原件。7、圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。8、歸檔文件要齊全、完整。

3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度9、竣工文件的編制要求

①竣工文件由施工單位負責編制，監理單位負責審核，由設計單位編制的竣工圖應明確施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任②竣工圖應真實反映項目竣工驗收時的實際情況，如施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變或變更超過35%的，應重新繪制竣工圖；9、竣工文件的編制要求①竣工文件由施工單位負責編制，監理單③建設單位應負責或委托有資質的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖；④如施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章，可做竣工圖歸檔；⑤不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一又疊成A4幅面，圖標欄露在外面，圖面折在里面，利于保護圖跡永久保存，不易褪化；③建設單位應負責或委托有資質的單位編制項目總平面圖和綜合管線⑥監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，以便發現問題后能夠及時修改及補齊；⑦項目竣工圖一般為兩套，另有要求除外。如在城市規劃區范圍內的重點建設項目，應按有關規定編制一份主要建筑物及綜合管線竣工圖給城建檔案館⑧所有竣工圖應加蓋竣工圖章⑥監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm）編制單位

竣工圖編制人技術負責人編制日期

監理單位名稱監理人

竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm）編制單位

竣六、項目文件的整理歸檔項目文件整理的原則項目文件組卷的方法項目文件組卷的流程案卷的分類排列項目檔案的編號項目檔案案卷目錄的編制六、項目文件的整理歸檔項目文件整理的原則整理原則根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）規定：遵循科技文件的形成規律保持案卷內科技文件的有機聯系和案卷的成套、系統便于檔案的保管和利用整理原則根據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1尊重形成規律科技檔案的形成有其自身規律，反映科技活動各階段、環節的特殊要求，不得輕易破壞。日常形成積累有一定基礎，有的已處于預立卷狀態。因此利用原基礎可起到事半功倍的效果。尊重形成規律科技檔案的形成有其自身規律，反映科技活動各階段、保持文件間的有機聯系和案卷的成套、系統項目檔案的特點之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯系性。有機聯系是文件內容內在的、本質的、自然的聯系，而不是人為的聯系。保持文件間的有機聯系和案卷的成套、系統項目檔案的特點之一就是文件有機聯系的幾種狀態某一項目或單位工程、分部分項工程的文件。某一問題、事故處理形成的一組文件。請示與批復一組會議材料就某一變更事項產生的報告、批復、洽商材料、會議紀要等系統編號的變更令、變更通知單、工程聯系單、材料報驗、實驗報告等有時間或文號聯系。設備選購、開箱、試運行三階段形成的文件，既自成體系、又互為聯系。文件有機聯系的幾種狀態某一項目或單位工程、分部分項工程的文件便于檔案保管利用是檔案整理工作目的和要求與前兩個整理原則矛盾時，應以第三個原則為重便于檔案保管利用組卷方法管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；勘察設計材料和項目設計文件按項目或專業組卷；項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷；檢查驗收記錄、質量評定及原材料試驗文件按單項工程、單位工程組卷；項目竣工圖按建筑、結構，水電、暖通、電梯、消防，環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；監理文件按文種組卷。組卷方法管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收若干組卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。階段、專業、結構組卷法問題組卷法時間組卷法文件名稱組卷法來源組卷法若干組卷方法介紹項目組卷法或單位、分項工程組卷法。項目或單位、分項工程組卷法將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。如：案卷1：海口電廠地基處理文件；案卷2：東方電廠一號機鍋爐焊接及熱處理檢驗記錄；項目或單位、分項工程組卷法將一個項目或單位工程、分部、分項工以一個發電機組為例：汽機間上部結構工程主廠房地下結構工程除氧煤倉上部結構工程主廠房建筑工程地基處理文件施工記錄樁基處理的效果分析、結論與評價、樁基檢測報告變更文件及工作聯系單重大問題及缺陷處理記錄隱蔽工程驗收記錄（以上各組成一個案卷）樁基以一個發電機組為例：地基處理文件樁基階段或專業、結構組卷法即按工程、設備的結構、工程進行的不同階段組卷。使用于施工文件。例：

XX電廠土地征用文件（階段）

XX局機關辦公樓排水結構竣工圖

XX公司主廠房管道水壓檢驗記錄階段或專業、結構組卷法即按工程、設備的結構、工程進行的不同問題組卷法

將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。例如：（1）省市計經委、省能源集團關于項目建議書的請示、批復（2）省能源集團、省市計經委、市人民政府等關于工程預可行性、可行性研究報告的請示、批復、通知。（3）**加工廠水文地質勘察報告問題組卷法將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件時間組卷法內容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特征明顯的文件可采用此方法。例如：海南東線高速公路工程1標段1993年8月份計量支付報表；?？诃h城高速公路工程3標段2006年1—3月份施工日記；時間組卷法內容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特名稱組卷法就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。例如：海島建設公司董事會2010年1-6月份會議紀要

東方火電廠2標段設計變更技術聯系單臨高思源學校一期工程房屋拆遷協議書大隆水庫工程監理部2006年1-50號工作聯系單名稱組卷法就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。來源組卷法將來自同一地區、作者或內容針對同一地區的文件組成一卷。例如：

華能?？诠娟P于文昌風電廠機構調整、人事任免問題的批復文昌風電廠工程指揮部關于XX村房屋拆遷協議書來源組卷法將來自同一地區、作者或內容針對同一地區的文件組成合理分卷檢查補充卷內文件整理卷內目錄與備考表填寫案卷封面填寫案卷裝訂項目文件組卷的流程合理分卷檢查補充卷內文件整理卷內目錄與備考表填寫案卷封面案卷1、檢查補充對照歸檔范圍，將接收進來的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準確等要求。區分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普發性文件、重份文件、事務性文件等1、檢查補充對照歸檔范圍，將接收進來的材料再檢查一遍，確保符2、合理分卷案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過某種方法形成一個個案卷。卷和卷之間相對獨立，卷內文件保持有機聯系。卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜；不超過６公分。卷盒內可以存放用軟卷皮裝訂的一個或多個卷夾；也可以采用件保管的方法。2、合理分卷案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構成的基本3、卷內文件整理查漏補缺對破損文件進行修校對字跡模糊或易褪變的文件進行復制去除金屬物超出卷盒幅面的科技文件應疊裝，按照A4大小粘貼折疊（圖紙折疊方法見GB/T10609.3）3、卷內文件整理查漏補缺卷內文件排列：按文件間的聯系、重要程度、時間順序、工程部位排列?？萍迹椖浚┪募话阄淖植牧显谇皥D樣在后；譯文在前原文在后。管理性文件一般正本在前底稿在后，批復在前請示在后，結果在前過程在后，建設項目檔案管理實務課件幾種卷內文件的排列方法圖樣文件：按隸屬關系；按總體和局部的關系；按圖號順序；按地區特征；按時間順序文字型文件：按重要程度；按時間；按地區；按內在聯系（復文在前，來文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后）圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補充說明作用的，圖樣在前，文字在后。幾種卷內文件的排列方法圖樣文件：按隸屬關系；按總體和局部的關卷內文件頁號的編寫：案卷內項目文件以件為單位裝訂的，逐件蓋檔號章，并以件為單位編寫頁號；整卷裝訂的，從001起編頁號。以有效內容的頁面為一頁。（根據2008年版國標:科技案卷構成一般要求，整卷裝訂也可以件為單位編寫頁號）。已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。卷內文件頁號的編寫：4、卷內文件目錄與備考表的填寫最好激光打印字段格式符合要求字體大小適當。

4、卷內文件目錄與備考表的填寫最好激光打印填寫卷內目錄序號：文件在卷內的順序號文件編號：完整的代字代號責任者：文件的形成者，單位全稱或規范化簡稱。文件材料題名：文件名稱。注意無名稱、或名稱不能揭示內容的應自擬并加【】。日期：文件形成時間，用8位數字表示20010226表示。頁數：填寫每件文件的總頁數。備注：需說明的情況。填寫卷內目錄序號：文件在卷內的順序號卷內目錄檔號：序號文件編號責任者文件題名日期頁數備注1瓊投資[2008]729號海南省發改委海南省發改委關于海南省檔案館建設項目可行性研究報告批復2008091022海南省設計院

海南省檔案館建設項目可行性研究報告（報告篇）200806011193海南省設計院海海南省檔案館建設項目可行性研究報告補充資料2008080314424—J.1—001—1（文件級檔號，08年版科檔案卷要求，第四部分應為序號）24—J.1—001卷內目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁數備注1瓊投資[20卷內目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁號備注1中天集團公司溫州大橋下部結構1號承臺8-9號樁基檢測報告199902240012浙江地球物理研究所溫州大橋下部結構1號承臺8-9號3類樁基超聲波檢測報告199903060053中天集團公司溫州大橋下部結構1號承臺11-20號樁檢驗申請批復單19990510010-022檔號:24—J.1—001（案卷級檔號）檔號:24—J.1—001—010（文件級檔號，第四部分為所在卷大流水編號的第10頁）卷內目錄序號文件編號責任者文件題名日期頁號備注1中天集團公司

卷內備考表的編制建設項目檔案管理實務課件建設項目檔案管理實務課件5、案卷封面填寫案卷封面內容填寫：案卷題名：揭示卷內科技文件的內容立卷單位：案卷的形成單位。起止日期：卷內文件的起止時間保管期限：對照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長期、短期。密級：卷內科技文件的最高密級。檔號：檔案的編號5、案卷封面填寫案卷封面內容填寫：

檔號：D?3.1－1

瓊東高速公路工程監理招投文件及合同

立卷單位海南高速股份公司起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密級建設項目檔案管理實務課件

案卷封面的編制建設項目檔案管理實務課件案卷題名的擬寫方法1：案卷題名=項目名稱+單位工程名+分部（分項）+路段（專業、階段、結構）+文件內容+文件名方法2:案卷題名=責任者+問題（時間、地區等）+文種案卷題名的擬寫例：（1）海文高速公路工程

K50+20~K110+15

項目名稱單位工程

路基壓實度評定

表

文件內容文件名（2）美蘭機場

候機樓

電氣線路竣工

圖

項目名稱單位工程專業階段文件名例：（3）海南廣場1號樓

供水排水

施工

圖

項目名稱專業名階段文件名（4）瓊州大橋

橋面沉降觀測

記錄

項目名稱內容文件名（5）海南東線高速公路

K100＋10~K150＋15路基

中間檢驗報驗單

項目名稱分項工程

文件名（3）海南廣場1號樓供水排水施工圖（6）世紀大橋基礎及下部結構

單位工程名稱

1號墩鉆孔樁、立柱、蓋梁

質量評定

表

分部工程名稱

內容文件名稱

（7）海南省地震局

關于省檔案館庫房地震安全性評價的

作者問題

通知、評價報告、評價結果、審批意見書

文件名（6）世紀大橋基礎及下部結構保管期限檔號案卷題名（案卷脊背式樣）保管期限檔號案卷題名（案卷脊背式樣）建設項目檔案管理實務課件

1)整卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂

2)以件單位裝訂組卷的，在左側用不銹鋼釘裝訂或縫紉機踏線。并在每件文件首頁空白處加蓋檔號章。6、案卷的裝訂或裝盒檔號序號1)整卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂6、案卷案卷的分類排列項目內分類項目前期文件項目施工文件項目竣工文件項目設備文件項目驗收文件排列:按照類別、階段、時間等要素排列案卷的分類排列項目內分類

分類編號例1：綜合檔案室（010）C人事教育B黨務活動G特種載體A行政管理D基本建設E會計檔案F設備檔案2宿舍3廠房4海文高速公路1辦公樓綜合（前期）類1監理3施工4設備5聲像類61卷2卷3卷4卷122卷設計2分類編號例1：綜合檔案室（010）CB建設項目檔案管理實務課件建設項目檔案管理實務課件一級類目名稱及代號二級類目名稱及代號

基本范圍

辦公樓1

宿舍2

食堂3

俱樂部4

同一工程項目內，包含從工程立項、勘探測繪、設計、施工、監理、竣工驗收和工程創優的全過程?；窘ㄔO類JJ檔號：JJ.1—001一級類目名稱及代號二級類目名稱及代號基項目檔案檔號的編制檔號構成：全宗號-分類號（或項目代號或目錄號）-案卷號如：010-D-1分類編號:適用于大中型項目項目代號+項目內分類號+案卷順序號如：D.4.1-122大流水編號:適用中小型項目項目代號+案卷順序號

如：DAG-50檔案館建設項目代號項目檔案檔號的編制檔號構成：全宗號-分類號（或項目代號或檔案檔號的編制說明

如：010-D?4?1-122案卷號三級類目號二級類目號一級類目號全宗號檔號的編制說明編制項目檔案案卷目錄項目文件整理成果的反映項目檔案保管和查詢的工具編制項目檔案案卷目錄項目文件整理成果的反映案卷目錄序號檔號案卷題名總頁數保管期限備注1D.4.1-1海文高速公路工程可行性研究報告批復、可行性研究報告（報告篇）、補充資料125永久2D.4.1-2海文高速公路改建工程可行性研究報告圖表篇133永久3D.4.1-3海文高速公路工程可行性研究報告評審意見、可行性研究報告（中間匯報）、可行性研究報告簡本、預評估意見86永久4D.4.2-1海文高速公路工程可行性研究調整報告批復、可行性研究調整報告138永久案卷目錄序號檔號案卷題名總頁數保管期限備注1D.4.1-1海七、項目文件的歸檔1、建設單位各機構、各施工單位、監理單