電子文件歸檔與電子檔案管理辦法現(xiàn)行版本：A控制性質(zhì)：不受控受控號:TOC\o"1-5"\h\z1目的12適用范圍13職責14歸檔內(nèi)容1歸檔時間1歸檔要求1分類編號2歸檔方法2電子簽名310保管要求311提供利用312鑒定與銷毀4附錄A:電子文件歸檔移交表5附錄B：電子文件利用申請單61目的為了加強本項目工程電子文件的管理，有效保存和利用電子文件，提高現(xiàn)有資源利用率，更好地為工程總承包項目服務，提供利用電子檔案，制定本辦法。2適用范圍本辦法適用于xx電廠XXX工程EPC項目部在工程總承包工作活動中形成、積累、鑒定、歸檔的電子文件。3職責電子文件形成部門負責電子文件的積累、整理及歸檔工作，檔案人員進行指導與管理。4歸檔內(nèi)容在工程總承包活動中形成的電子文件，按照《電力勘測設計科學技術文件材料立卷歸檔辦法》中關于成品文件材料立卷歸檔范圍進行收集積累，并應包括相應的支持軟件和相關數(shù)據(jù)。具體歸檔的范圍及類型如下：圖形文件：由CAD系統(tǒng)生成的二維、三維圖形文件；圖像文件：由圖紙掃描或其它方式產(chǎn)生的二維點陣圖文件；文本文件：一般用字處理技術處理形成的文字材料、表格文件等；形文件：根據(jù)漢字字型特征而編制的相應代碼文件；計算機程序（命令文件）：計算機使用的或在某一軟件平臺上自行開發(fā)設計的系統(tǒng)軟件、支撐軟件、應用軟件和相關數(shù)據(jù)，以及配套的軟硬件說明等紙質(zhì)文件。歸檔時間電子文件應在文件材料正式出版后進行歸檔。歸檔要求1對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應實施全過程管理，電子文件歸檔人應確保其信息的真實性和完整性。電子文件與相應的紙介質(zhì)檔案（含修改后的狀態(tài)）應保持一致。電子文件格式應符合《電力工程計算機輔助設計技術規(guī)定》（DL/T5026-93）CAD文件管理的各項規(guī)定。圖形文件的圖框、圖標、圖形、線型、字體、字型及圖面布置應按《電力工程計算機輔助設計技術規(guī)定》DL/T5026-93執(zhí)行。圖像文件由形成部門按項目、卷冊進行歸檔。電子文件應以案卷為單位歸檔，其中一個圖形文件只能含一張圖紙（含綜合材料表），文件中的圖形不得旋轉放置。形文件及計算機程序由計算機系統(tǒng)管理員負責歸檔。各部門因購買新的制圖軟件或因其它原因使用新的形文件時，需及時將相應軟件及形文件補充歸檔。7分類編號電子文件及電子檔案的編號，參照《電力工程計算機輔助設計成品校審及歸檔管理規(guī)定》、《電力工程計算機輔助設計成品校審及歸檔管理規(guī)定》中的有關規(guī)定，結合工程總承包工作中的具體情況，暫采用以下編號模式。電子文件、電子檔案編號的基本模式如下：XXXXXx-xXXX-XXX文件名后綴案卷流水號專業(yè)代字工作階段代字工程期數(shù)代號工程代號（由公司信息管理統(tǒng)一編制）工程總承包分類代字8歸檔方法圖形、圖像、文本電子文件的歸檔工程項目中產(chǎn)生的圖形、圖像、文本電子文件可通過網(wǎng)絡或用其他方式歸檔。通過網(wǎng)絡或其它方式歸檔時，歸檔人需對電子文件以案卷為單位做初步整理、編號。電子文件歸檔時，需填寫《電子文件歸檔移交表》（見附錄A）,一式兩份，一份由歸檔人員存查，一份留檔案人員備查。檔案管理人員在收到電子文件和《電子文件歸檔移交表》（見附錄A）后，應進行驗收，合格后，簽字辦理移交手續(xù)。歸檔人員更改紙介質(zhì)檔案的同時，應將對應的電子圖形文件進行修改、歸檔。9電子簽名在本項目部工作業(yè)務范圍內(nèi)，電子簽名與親筆簽名同等有效。各人對自己的電子簽名負責。任何人不得擅自使用他人的電子簽名。3電子簽名分為DWG和TIF兩種格式，分別用于CAD環(huán)境產(chǎn)生的電子文件和其它環(huán)境產(chǎn)生的電子文件。10保管要求項目部計算機系統(tǒng)管理員將各部門所歸檔的電子文件轉存光盤，一式兩份保存，保管在庫房內(nèi)，同為正本，A套封存保管，B套提供利用。電子文件按項目、部門、專業(yè)立卷保管，工程設計三維模型成品檔案按工程立卷保管。保存存貯介質(zhì)適宜環(huán)境為：溫度14℃?24℃,相對濕度45?60%。電子檔案應避開30奧斯特以上磁場并遠離熱源、酸堿等有害氣體。電子文件的密級、使用等按照工程檔案管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。任何人不得私自復制、刪除、抹洗、消磁和修改電子檔案。檔案管理人員按庫管規(guī)定編光盤保管號。定期對保存的光盤進行檢查，發(fā)現(xiàn)讀出或污損問題，應及時拷貝，同時將出現(xiàn)問題的光盤徹底銷毀。11提供利用本項目部人員可在項目部網(wǎng)絡系統(tǒng)中通過檔案查詢系統(tǒng)查閱檔案庫中的電子文件。本專業(yè)電子文件的下載利用電子文件下載量在5個（含5個）以內(nèi)的，經(jīng)本人申請，由檔案管理員授權。電子文件下載量在5個以上，整冊以下的，需辦理下載手續(xù)。電子文件下載量在整冊及以上的，經(jīng)項目部領導批準后，辦理下載手續(xù)。各部門人員需要下載其它部門電子文件，應經(jīng)本部門領導審查，報相關部門領導或項目經(jīng)理批準后，辦理下載手續(xù)。因工作需要對電子文件成批拷貝使用的，包括復制軟盤和光盤，經(jīng)本部門領導審查，報項目經(jīng)理批準，辦理下載手續(xù)（光盤自備）。對有保密要求的電子文件，需要查閱利用的，由使用者提出申請，經(jīng)本部門領導審查，報項目經(jīng)理批準，辦理下載手續(xù)。辦理電子文件下載手續(xù)時，應先填寫《電子文件利用申請單》（見附錄B）。檔案管理人員負責記錄并監(jiān)督電子文件利用情況。對于異常使用，檔案人員有權查詢并上報進行處罰。12鑒定與銷毀電子檔案的鑒定主要是對已到保管期限的電子檔案鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，按有關規(guī)定嚴格審批后方可銷毀。在銷毀過程中應對存儲過機密信息的介質(zhì)進行徹底銷毀，對網(wǎng)絡中傳遞的機密信息徹底清除。編寫人:審核人:批準人:

附錄A:電子文件歸檔移交表電子文件歸檔移交表部門專