畢業晚會項目管理計劃畢業晚會項目管理計劃畢業晚會項目管理計劃xxx公司畢業晚會項目管理計劃文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度畢業晚會項目管理計劃年級：XX工程管理小組名：TW小組成員：Dwyane01（組長）Haslem02D-Wade03時間：2012-XX-XX成績：

摘要：在花紅樹綠的四月，我們即將送走背上行囊揮手向我們告別的大四學子。為了讓畢業生在校園生活留下最美回憶的濃重一筆，我系特別舉辦了2012經管系畢業晚會，以此表達對學子踏上嶄新人生道路的美好祝愿。晚會籌辦是一個持續性復雜的過程，在籌辦過程中需要有多方參與共同協作完成。為了保證晚會能夠達到預期的效果必須對晚會各項工作統籌規劃。經過小組研究討論決定用項目管理的方法對晚會籌辦進行科學合理的統籌安排。在策劃階段我們對晚會外界因素和內在條件進行全面分析，以此來確定晚會各項目標，對整個過程進行了編制項目計劃，對項目進行工作結構的分解，力求各方能夠更好的分工合作。對各方參與者進行溝通，并且著重在時間、質量、風險上進行嚴格控制。經過這次晚會的籌辦我們小組深刻體會到一個項目團隊成員的合作在項目過程中的作用，項目管理在項目當中的重要性。關鍵字：留念祝福歡送計劃分工協作溝通控制時間保證質量降低風險

目錄前言……………………2背景分析………………3角色分析………………3范圍管理………………3項目合理性和目標…………………3項目可交付的成果…………………4項目計劃………………4項目計劃的概述……………………4WBS圖………………6晚會責任矩陣………………………7項目進度管理…………7雙代號網絡圖………………………8雙代號網絡圖計算表………………8雙代號網絡圖關鍵路線……………11項目質量管理…………11項目質量問題因果分析圖…………13項目溝通管理…………14項目風險管理…………14項目風險來源表……………………15項目應急預案………………………16收尾管理………………17參考文獻………………17后記……………………17一、前言：大學是一個夢想起航的地方，同時也是校園生涯的句點。大學，有太多的心愿追逐；大學，有太多的離嵩愁夢；大學，也有太多的刻骨銘心！每年到了這個時節，就會從校園里走出一批將要走上社會的莘莘學子，他們滿含激情，他們飽含斗志，為了自己的明天，不斷的奮斗，不斷的拼搏。而我們，借著這個小小的舞臺，表達我們的一份心意和祝福，希望他們可以記得，大學里還有我們的牽掛；希望他們可以感受，大學里還有我們的支持。在此情況下結合近幾年項目管理理論和方法在各個領域應用的越來越廣泛，應用案例也越來越多，項目管理體系越發完整。項目管理在工程項目、IT項目、新產品開發、市場營銷等活動中應用的成功案例充分說明了項目管理的科學性和優越性。如果能夠將項目管理的知識、技術、技能、手段應用到晚會當中，對于晚會實施的整個過程來說可以使之更加科學、合理。晚會實施的整個過程是一個活動的過程，它是具有非重復的一次性活動的特征，它就是一個小項目，因此晚會的實施必然可以應用項目管理的辦法進行。為了在各種有限的資源條件約束下，晚會能夠以最佳方法實現我們所希望的預期效果，確保晚會這一項目在整個活動實施過程中各個項目目標都能在計劃時間內有質量的完成，我們小組運用項目管理這一工具對整個項目進行合理的策劃安排、任務的分解、有效溝通，控制項目的質量、進度、風險的管理。二、背景分析畢業是學生時代的結束，也是社會生活的開始。在盛夏六月的陽光下，重慶郵電大學移通學院經濟管理系迎來了新一屆畢業生告別的時刻，他們帶著青春蓬勃的朝氣和遠大的志向即將離開我們經濟管理系這個團結友愛的大家庭，奔赴新的生活。我系學工辦、團總支學生會決定通過舉辦畢業生晚會將我系所有學生對畢業生的美好祝愿予以表達，也借此讓我系2012屆畢業生再次感受我們經濟管理系大家庭的溫暖以及大學生活的美好回憶，同時也為我系低年級同學刻苦學習、努力拼搏樹立良好的榜樣。在這個美好的時刻，他們滿載著幾年的知識積累，勇敢而自信的走向社會，去追求他們的未來，去實現他們的理想。為了表達經濟管理系對畢業生的祝福之情，同時也為了給畢業生們一個向我系表達感激之情的平臺，經管系學工辦決定舉辦一場畢業晚會，并將該項目的籌備工作委托給我們項目小組，為此，我們小組運用所學的項目管理知識進行組織安排和管理辦法。三、角色分析相關利益者期望和需求畢業生充分的感受到我系對他們的美好祝愿，留下最美回憶系方祝福畢業生，增強他們對我系的深厚感情贊助商對其產品和公司起到大力宣傳作用并擴大其知名度晚會表演者用最美的藝術展示出自己的風采晚會工作人員保證配套設備完整、流程和要求準確清晰，任務明確項目小組保證項目準時完成，圓滿成功四、范圍管理（一）項目合理性說明：畢業是大學生涯的結束，是人生新的起點，畢業意味著同學們各奔前程，意味著離開母校的溫暖懷抱。畢業晚會是一個展示人生新的起點的舞臺，在這里可以激情澎湃的展望美好的明天，在舞臺上做大學生涯的最終總結，以晚會的美好結束大學的生涯，也以晚會的美好開始新的旅程，畢業晚會是最值得紀念的日子。技術可行性：舞臺搭建承包給校外擁有相關技術的公司、舞臺燈光效果聘請校外人員以及演員化妝采取入店化妝。經濟可行性：制定各項費用支出預算表。合理安排、嚴格控制項目的各項開銷，所有費用由團總支學生會經費和部門自行拉贊助支付。組織可行性：制定合理的畢業晚會的策劃、選擇學生會各部門為組織機構、選擇有校內晚會經驗的管理人員、各部門確定好分工協作關系、對工作人員進行必要的培訓，保證項目順利執行。（二）項目目標：總體目標：保證晚會圓滿落幕并表達我們對畢業生的真摯祝福。總體目標：保證晚會圓滿落幕并表達我們對畢業生的真摯祝福。時間目標：保證晚會前進行多方彩排，并且晚會前的各項準備工作都要按時完成。成本目標：將晚會總成本控制在預期贊助費以及學工辦提供款項之內。效果目標：希望在這歡聲笑語中，為她們獻上我們的祝福；希望這個美麗的夜晚，都留下最美的回憶。（三）項目可交付成果的形式和內容：形式：畢業晚會的演出內容：任務分工表、物資采購清單、租賃清單、演出節目清單、晚會時間表、費用清單、邀請函五、項目計劃（一）★項目計劃的概述1、宣傳安排：前期在學校主干道、學校食堂入口處、學生宿舍大門口張貼海報；系博客宣傳；校園廣播播報；校園論壇發帖；向各專業輔導員進行宣傳，向各專業年級長進行宣傳。2、宣傳方式：（1）出海報進行宣傳（2）向各專業輔導員與年級長進行活動宣傳，并請他們協助宣傳（3）制作宣傳橫幅懸掛于校園顯眼處（4）系博客宣傳（5）校園論壇發帖（6）校園廣播播報3、宣傳時間：2012年3月——2012年4月4、經費籌集：以團總支學生會經費申請為主，部門自行拉贊助為輔。5、節目及主持人選拔（1）選拔方式：全系學生以專業為單位，在各專業年級自愿報名的基礎上，由各專業年級長組織三個以上舞蹈、歌曲、器樂、戲曲、小品、相聲、魔術、話劇等節目，參選節目應注意節目豐富多彩，注意傳統文化的繼承和發揚，突出文化多樣性。原則上保證大一每個專業1個節目，大二、大三各年級2-3個節目，畢業年級2個節目，團總支學生會1個節目，學工辦輔導員1個節目，節目總數控制在12-15個以內。主持人選拔是在以往主持人資源庫的基礎上則優選擇，確保共計四人。（2）選拔宣傳時間：2012年3月（3）選拔時間：2012年4月（4）節目推選原則：圍繞主題，創新，體現青春活力，表達崇高情懷。（5）主持人選拔原則：口齒清晰，形象氣質俱佳，有一定主持經驗。6、物資籌備在晚會前至少一個星期準備好一切物品，在活動前至少兩個星期將清單交給辦公室。7、嘉賓邀請在確定好具體的演出時間前由美宣部設計邀請函，在時間確定后填寫好相關內容由會長負責嘉賓邀請，領導由學工辦主任負責。8、會場布置場地布置由美宣部及文藝部共同構思設計。在活動前至少三星期有具體方案。9、音控設備由文藝部聯系科技協會向校科技聯合會聯系租借部分設備為輔，主要以外借音控為主。10、會場控制由女生部、生活部、文藝部負責，主要有嘉賓引導、迎賓禮儀、頒獎禮儀、場面控制，學生入場引導，學生提前一個小時左右全部入場完畢。預防突發事件的發生并制定相應預案。11、節目彩排為保證演出質量，在正式演出之前，安排2次正式的節目彩排。12、引導退場活動結束時，所有同學歡送嘉賓離開。嘉賓離開后，再由青隊，理事的工作人員引導觀眾有序退場。13、場地清理晚會結束后，所有工作人員留下做收尾工作，歸還設備、場地清潔。14、特別注意事項：（1）事前一定要有人負責跟各部門，從流程，音樂，服裝，時間，搭臺，出場方式，對白。（2）要讓主持人熟悉整個晚會的流程，每部分的內容如何操作。（3）場景設計，觀眾區域布置（演員進出口/觀眾人行道/工作人員人行道/嘉賓席位區，以及學生觀望區）（4）彩排問題。注意每部分的時間，計算好每部分的時間，每個環節的漏洞，記下每部分的問題，彩排后要匯總和解決。（5）座位的安排。禮品的分配，獎狀的分配，感謝信的內容等都要考慮周到。（二）★WBS表格1前期撰寫畢業晚會的策劃發出節目通知文件確定策劃及人員的分工第一次上報節目粗略章程最終確定晚會節目單2中期進行場景布置的設計選拔主持人，確定社團節目及畢業生人數拉贊助及聯系音響設備選拔節目，確定最終節目單聯系化妝及服裝租借前后進行四次彩排邀請嘉賓3后期布置會場進行帶裝彩排，主持人對稿演員及主持人最后定妝、取演出服裝音響調試、鋪紅地毯、拉安全圍欄各部門就位、禮儀就位、演員就位、演出結束收尾場地處理（三）★WBS圖晚會籌備前期撰寫畢業晚會的策劃發出節目通知文件向商家拉贊助及聯系音響設備進行戴裝彩排，主持人對稿布置會場各部門就位、禮儀就位、演員就位音響調試、鋪紅地毯、拉安全圍欄晚會籌備前期撰寫畢業晚會的策劃發出節目通知文件向商家拉贊助及聯系音響設備進行戴裝彩排，主持人對稿布置會場各部門就位、禮儀就位、演員就位音響調試、鋪紅地毯、拉安全圍欄帶演員及主持人化妝、取衣服前后進行四次彩排確定策劃及人員的分工聯系化妝及服裝租借進行場景布置的設計選拔主持人，確定社團節目及畢業生人數選拔節目，確定最終節目單中期后期邀請嘉賓由“經管系”第一次上報節目粗略章程最終確定晚會節目單演出結束的收尾處理(★負責▲輔助

通知⊙審批)WBS者任責織組WBS者任責織組嘉賓學工辦主任第一負責人文藝部美宣部外聯部生活部前期撰寫畢業晚會策劃

⊙★發出節目通知文件

★確定策劃及人員分工★▲▲▲▲第一次上報節目粗略章程⊙★最終確定晚會節目單⊙★中期進行場景布置的設計及確定材料⊙▲★▲選拔主持人確定社團節目及畢業生人數⊙★▲拉贊助及聯系音響設備⊙★▲選拔節目去確定最終節目單⊙★聯系化妝及服裝租借并上報各部花銷⊙★▲▲▲前后進行四次彩排⊙★邀請嘉賓

★后期布置會場⊙★▲進行帶妝彩排主持人對稿★▲▲帶演員主持人最后定妝取演出服

★▲音響調試鋪紅地毯拉安全圍欄⊙★★各部門就位禮儀就位演員就位★★▲演出結束后收尾場地處理⊙▲▲▲★六、項目進度管理概述：在項目實施過程中可能會出現項目進度不能在預期時間內完成，針對這一情況，我們小組運用雙代號網絡圖對項目執行過程中各時期的進展程度和項目最終完成的期限進行管理控制。（一）★雙代號網絡圖AAEBDCFGJIKHLMNOQPRS5122021510201064/244/244/243/243/2424說明：箭頭上方表示活動，活動具體內容參照WBS表格。箭頭下方數字為活動所需天數。引出框上面為活動，下面為天數。 A---S表示節點。M表示晚會當天，開始時間為當天8:00，N/24表示活動所需時間N小時。（二）★雙代號網絡圖節點最早時間計算表節點編號緊前活動代號計算過程節點最早時間A——ETA=00BA-B1010CB-C10+15=2525DB-D10+5=1515EC-ED-E25+10=3515+0=1535FE-F35+12=4747GF-G47+15=6262HF-H47+20=6767IF-I47+20=6767JG-J62+20=8282KI-K67+6=7373LJ-LH-LK-L82+0=8267+0=6773+12=8585ML-M85+2=8787晚會當天8:00M——ETM=00NM-N4/244/24ON-O(4+3)/247/24PN-P(4+4)/248/24QO-Q(7+3)/2410/24RQ-RP-R(10+1)/24(8+0)/2411/24SR-S(11+4)/2415/24說明：表格分為晚會當天之前的準備階段和晚會當天進行階段，以M為分界線，當天8:00開始進行。表中單位為天。ET代表節點最早時間，計算依據雙代號網絡圖中的數據。（三）★雙代號網絡圖節點最遲時間計算表節點編號緊后活動代號計算過程節點最遲時間晚會當天S——LTS=ETS=15/2415/24RR-S(15-4)/2411/24QQ-R(11-1)/2410/24PP-R11/2411/24OO-Q(10-3)/247/24NN-ON-P(7-3)/24(11-4)/244/24MM-N(4-4)/240晚會當天之前的準備階段M——LTM=ETM=8787LL-M87-2=8585KK-L85-12=7373JJ-L85-0=8585II-K73-6=6767HH-L85-0=8585GG-J85-20=6565FF-GF-HF-I65-15=5085-20=6567-20=4747EE-F47-12=3535DD-E35-035CC-E35-10=2525BB-CB-D25-15=1035-5=3010AA-B10-10=00說明：表格分為晚會當天之前的準備階段和晚會當天進行階段，以M為分界線，當天8:00開始進行。表中單位為天。LT代表節點最遲時間，計算依據雙代號網絡圖中的數據。（四）★雙代號網絡圖時間參數計算表活動最早可能開始時間ESIJ=ETI最早可能結束時間EFIJ=ESIJ+DIJ最遲必須開始時間LSIJ=LFIJ-DIJ最遲必須結束時間LFIJ=LTJ總時差TFIJ=LSIJ-ESIJ自由時差FFIJ=ETJ-EFIJ00+10=1010-10=010010-10=01010+15=2525-15=1025025-25=01010+5=1535-5=30352015-15=02525+10=3535-10=2535035-35=03535+12=4747-12=3547047-47=04747+15=6265-15=5065362-62=04747+20=6785-20=65851867-67=06262+20=8285-20=6585382-82=04747+20=6767-20=4767067-67=06767+6=7373-6=6773073-73=07373+12=8585-12=7385085-85=08585+2=8787-2=8587087-87=0晚會當天0(0+4)/24(4-4)/244/2404/24-4/24=04/24(4+3)/24(7-3)/247/2407/24-7/24=07/24(7+3)/24(10-3)/2410/24010/24-10/24=04/24(4+4)/24(11-4)/2411/243/248/24-8/24=010/24(10+1)/24(11-1)/2411/24011/24-11/24=011/24(11+4)/24(15-4)/2415/24015/24-15/24=0說明：活動的最早可能開始時間=活動開始節點最早時間；活動的最早可能結束時間=活動最早可能開始時間+活動作業時間；活動最遲必須結束時間=活動結束節點的最遲時間；活動總時差=活動最遲必須開始時間-活動最早可能開始時間；活動自由時差=緊后活動最早可能開始時間-最早可能結束時間。關鍵路線為：————————————————————————（五）★雙代號網絡圖關鍵路線AAEBDCFGJIKHLMNOQPRS5122021510201064/244/244/243/243/2424說明：圖中雙實線箭頭為關鍵路線。七、項目質量管理（一）概述在項目的執行過程中，參與項目執行過程中的人員在個人能力、技術水平以及工作經驗上都存在或多或少的差別；項目所需要的設備在質量是否存在缺陷，機械使用過程中是否會突然出現一些故障；材料在訂購的時候在質量、數量上和實際要求的數量和質量上是否存在誤差；策劃方案是否對技術、組織、管理、經濟等方面進行全面分析和綜合考慮。在上述情況下，為了確保晚會質量標準的要求能夠實現，我們小組通過討論整個項目在執行過程中最可能出現問題的環節，分析在這些環節上可能導致項目出現質量問題的原因。以此來及時發現和糾正項目執行過程中所出現的問題，避免或者減輕這些問題給項目組帶來的損失。為了項目執行過程中導致項目質量問題的各種原因能夠清晰直觀并且有條理的反應出來，項目質量控制人員能夠一目了然的看出，便于項目質的控制，我們小組運用了項目質量問題因果分析圖。（二）★項目質量控制分析表質量重要環節出現問題的原因造成原因的因素通知通知未及時發出通知文件未完成策劃未涉及通知時間通知遺漏學工辦信息不完整學工辦工作疏忽彩排未按時開始通知未到達人員未到齊音響出問題節目不銜接演出安排不協調后臺指揮不當表演失誤準備不充分演出條件不合格會場布置設計不達標未進行實地考察經驗不足設備不齊全采購不足未按時到位人員工作質量差安排不合理責任心差能力、經驗不足舞臺公司為及時到位通知時間不準確溝通不足開演就位各部門未就位原工作未完成部門負責人未集合人員禮儀未就位化妝超時服裝未取到工作人員督促不夠主持人未就位化妝超時服裝未取到工作人員督促不夠演員化妝超時服裝未取到工作人員督促不夠收尾處理設備歸位混亂人員安排不當人員松散場地清潔不干凈場地燈光昏暗人員松散說明：項目質量控制分析表是為了全面分析出項目出現質量問題的各個因素，這些因素導致了哪個的項目環節質量問題。通過表格形式的展示更加便于因果圖的繪制。（三）★項目質量問題因果分析圖項目質量問題項目質量問題通知未及時發出通知遺漏通知文件未完成策劃未涉及通知時間學工辦信息不完整學工辦疏忽設計錯誤標設備不齊全工作質量差舞臺公司未到位未進行實地考察經驗不足采購不足未按時到位安排不合理責任心差能力、經驗不足通知時間不準確溝通不足設備混亂人員松散人員安排不當場地不整潔人員松散場地燈光昏暗人員未到齊表演失誤未按時開始準備不充分音響出問題演出條件不合格通知未到位工作人員督促不夠節目不銜接主持人未就位衣服未取到化妝超時原工作未完部門負責人未集合各部門未就位衣服未取到禮儀未就位演員未就位演出安排比協調后者指揮不當化妝超時工作人員督促不夠衣服未取到化妝超時工作人員督促不夠會場布置通知收尾處理開演就位彩排八、項目溝通管理（一）畢業生溝通需求：為了提高畢業生對晚會的興趣，帶動他們參加晚會的積極性和熱情，在晚會宣傳過程中要突出晚會的亮點和特色。項目小組必須將晚會的時間、地點等信息及時準確的傳遞給畢業生。溝通方式：橫幅、海報、宣傳單（二）系方溝通需求：晚會的舉辦需要經管系學工辦的批準，必須將晚會的申請第一時間遞交給經管系學工辦，在得到回復之后展開晚會的籌備工作。在整個晚會的籌備過程中需要得到經管系的支持，在重大事情上應將具體情況及時地和領導進行溝通，協商辦法解決。溝通方式：文件、面談（三）贊助商溝通需求：贊助商是經費的重要來源，根據贊助商的需求將其公司及產品的宣傳方式、時間、地點和宣傳力度明確告知對方，再經過相互溝通，協商調整之后確定下來。外聯部要適時進行溝通，確保贊助費的落實。溝通方式：郵件電子、面談、電話（四）晚會表演者溝通需求：晚會籌備過程中需要表演者的積極配合，各部門要將晚會當中與表演者相關的活動的安排時間提前通知晚會表演者。文藝部要及時收集晚會表演者的需求信息，匯總之后把晚會所需的服裝、道具上報晚會負責人。溝通方式：通知、電話、面談（五）晚會工作人員溝通需求：晚會工作人員參與項目籌備整個過程，是項目順利完成的保證力量。各部門必須把各項任務分配到位，將信息準確無誤的傳達給晚會工作人員，晚會工作人員要按時向上級匯報完成情況。在溝通中確保晚會負責人隨時掌握晚會的進展情況。溝通方式：通知、會議、報告、面談（六）項目小組溝通需求：項目小組成員為了更好的分工合作，認清當前各種情況，明確項目目標，達成共識，使項目更好的進行。溝通方式：小組討論九、項目風險管理（一）概述：我們小組通過分析wbs圖，結合以往參與晚會的負責人員經驗的總結，整理出在晚會項目過程中容易出現風險的環節和所發生的風險事件。對風險可能導致的后果進行討論，把風險后果用系數度量出來，進行了簡單的排序，數值越高代表所帶來的危害越大。（二）★風險來源表發生環節風險事件可能后果風險評價宣傳宣傳單制作錯誤宣傳信息傳遞錯誤2宣傳單未及時張貼影響宣傳效果1通知通知出現遺漏節目延遲上報1組織部門人員大變動分工人員不足1任務分配不合理影響工作質量物資籌備物資預算不準確成本控制不當6物資質量達不達標影響晚會質量5舞臺搭建舞臺搭建超時影響晚會進度6搭建不符要求影響晚會質量4邀請嘉賓嘉賓未邀請到顯得不夠隆重3晚會演出晚會突發停電晚會時間順延3部分照燈損壞影響晚會效果2演出發生失誤降低可觀賞性3收尾設備缺失增加晚會成本4（三）★晚會風險分類表晚會質量晚會進度任務分配不合理物資質量達不達標舞臺搭建不符要求晚會部分照燈損壞晚會演出發生失誤通知出現遺漏部門人員大變動舞臺搭建超時晚會突發停電晚會成本與會人員物資預算不準確設備缺失宣傳單制作錯誤影響宣傳效果嘉賓未邀請到說明：根據風險造成的影響后果歸屬劃分。（四）★風險癥狀分析表發生環節風險事件風險癥狀宣傳宣傳單制作錯誤美宣部對整個晚會信息存在誤區宣傳單未及時張貼美宣部未提交宣傳單的完成情況通知通知出現遺漏學工辦遲遲未與晚會負責人溝通組織部門人員大變動學校近期其他重大活動需要用人任務分配不合理各部門未能表述清楚各自的任務物資籌備物資預算不準確物資的用途未能詳細說明物資質量不達標外聯部提交的籌備表未說明質量要求舞臺搭建舞臺搭建超時舞臺公司人員未及時到場或工作懈怠搭建不符要求負責人搭建前未予溝通、搭建時未監督邀請嘉賓嘉賓未邀請到嘉賓未予明確回復是否到場晚會演出晚會突發停電近期是否存在突發停電部分照燈損壞試燈過程中存在燈光問題演出發生失誤彩排期間演員表現欠佳收尾設備缺失散會過后工作人員懶散（五）應急預案停電應急方案：1、若晚會前停電，晚會最多推遲1小時舉行，此間觀眾自由處理自己的時間;如果１小時后仍沒有正常供電，則由主持人宣布晚會改天舉辦。2、在晚會前半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會改天重新舉行;在晚會后半部分之間停電超過10分鐘后由主持人宣布晚會閉幕。3、在停電期間，由節目組負責演員的組織與服裝道具的看管工作;由禮儀組負責領導及來賓的服務工作;由理事組負責現場秩序的維持;由青隊負責舞臺、音箱設備、燈光設備等的看管。4、在主持人宣布晚會改天舉辦或閉幕后，按“活動后期”中的工作分工細則清理會場。燈光應急方案：1、四個照燈兩個以內無法正常使用時，正常使用剩余照燈。2、四個照燈兩個以上無法正常使用時，啟動事前準備的照明器具。節目應急方