126-檔案管理辦法目錄第一章總則第二章歸檔第一節歸檔范圍與保管期限第二節歸檔時間及程序第三章檔案整理第四章保管利用 第一節保管第二節利用第五章銷毀第六章其他第七章附則

第一章總則第一條為了規范和加強檔案管理，有效保護和利用檔案，保障企業安全規范高效運行，制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案，是指集團公司和下屬單位在研發、生產、經營、管理等各項活動中形成的具有保存利用價值的各種文件材料。第三條檔案載體形式分為紙質和特殊載體形式。特殊載體形式包括磁帶、磁盤、光盤、照片、實物等。第四條公司檔案根據管理職能，結合檔案內容及其形成特點，分為生產經營類、技術類、產品類、行政管理類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、員工檔案類、黨群類、特殊載體類等。第五條公司檔案實行集中統一管理。（一）秘書處為檔案工作管理部門，內設文印檔案管理科，負責管理集團公司和下屬單位檔案（員工檔案除外），并對部門、單位檔案工作實施督導。（二）人力資源處負責管理員工檔案。（三）財務處負責對會計年度終了后形成的會計檔案保管2年，2年后移交秘書處文印檔案管理科管理；下屬單位（包括視同單位管理的部門，下同）負責保管本單位設備儀器類檔案及其他常用檔案。第六條秘書處文印檔案管理科須配備專職文印檔案管理員，其他部門、單位須配備兼職文印檔案管理員（財務會計處兼職文印檔案管理員不得由出納人員擔任）。（一）專職文印檔案管理員負責檔案歸檔、整理、保管利用、及銷毀統計等工作。（二）兼職文印檔案管理員負責本部門、單位檔案歸檔、整理、保管利用及移交工作。（三）兼職文印檔案管理員接受所在部門、單位和秘書處雙重管理，部門、單位負責行政管理，秘書處負責業務培訓與工作督導等。第七條集團公司總經理和部門、單位負責人為公司和本部門、單位檔案工作第一責任人，負責安排督促做好檔案管理工作。第八條員工為檔案工作直接責任人，負責按規定及時將工作中形成的檔案收集整理后移交有關人員集中管理。第九條本辦法適用于集團公司各部門、單位。第二章歸檔第一節歸檔范圍與保管期限第十條下列具有保存價值的文件材料均須進行歸檔：（一）公司內部形成的文件材料；（二）公司引進或參與的項目、外購設備等帶來的文件材料；（三）需要公司執行、辦理的外來文件材料；（四）其他有保存利用價值的文件材料。第十一條檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。（一）凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的、對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；（二）凡是反映公司一般活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管；（三）在較短時間內對公司有參考利用價值的檔案，列為10年保管。（四）檔案的保管期限,從歸檔之日起計算。第十二條文件材料具體歸檔范圍及保管期限由秘書處會同部門、單位規定。第二節歸檔時間及程序第十三條文件材料歸檔時間（一）生產經營類、技術類、行政管理類、黨群類管理性文件材料應在辦理完畢后的第二年第一季度歸檔，合同協議、資質證照及員工外出考察學習等獲得的重要資料應隨時歸檔。（二）產品類、基本建設類文件材料應在項目鑒定、財務決算后三個月內歸檔，周期長的項目應分階段歸檔。（三）設備儀器類文件材料應在安裝調試完畢后歸檔。（四）會計檔案類文件材料應在會計年度終了后由財務會計處歸檔，管理兩年后向秘書處移交。（五）員工檔案類文件材料應隨時歸檔。（六）特殊載體類文件材料應隨同紙質檔案歸檔或在工作結束后隨時歸檔。（七）下列文件材料應隨時歸檔：1.變更、修改、補充的文件材料。2.公司組織機構調整和員工調動、離職時留在部門或員工個人手中的文件材料。3.公司產權變動過程中形成的文件材料。4.其他臨時活動中形成的文件材料。第十四條文件材料歸檔程序（一）隨時歸檔的文件材料1.經辦人對文件材料整理后，報部門（單位）負責人審核后，送交檔案管理部門。2.檔案管理部門對送交的檔案審核，確認后，填寫《檔案交接表》，交接雙方共同簽字確認；《檔案交接表》一式兩份，交接雙方各持一份。（二）分階段或定期歸檔的文件材料1.兼職檔案管理員對文件材料整理并編制檔案清單，報部門（單位）負責人審核后，送交檔案管理部門。2.檔案管理部門對送交的檔案審核確認后，填寫《檔案交接表》（附檔案清單），交接雙方簽字確認；《檔案交接表》一式兩份，交接雙方各持一份。第十五條文件材料歸檔要求（一）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，（二）歸檔的文件材料應為原件，因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔，但須標明原件去向。一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數，反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。（四）文件材料歸檔時，須以件為單位進行整理1.一般以每份文件材料為一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。2.排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。（五）屬于保密的文件材料，歸檔時須注明密級。（六）特殊載體文件材料歸檔須遵守下列要求：1.載體必須完好、清潔、無劃痕、矯變、斑點、霉變等。2.磁帶、磁盤、光盤等載體文件材料須至少歸檔兩套（一套封存保管，一套供利用）。3.同一項目、同一類別的文件材料應儲存在同種磁性載體上。4.電子文件的存儲格式應為通用格式，無法轉化為通用格式時，須將相應軟件一并歸檔。5.磁帶、磁盤、光盤等載體文件材料需注明文件材料內容、存儲格式、運行軟硬件環境、版本號等，實物需注明名稱、來源、事由、時間等。第十六條部門、單位負責人必須高度重視檔案歸檔工作，及時安排有關人員按規定向檔案管理部門移交檔案；如因部門、單位負責人不負責任，致使檔案不能按時歸檔或遺失，嚴肅追究責任。第十七條檔案管理部門須督促部門、單位及時交回檔案，對于拖延或拒絕移交的，報內控部門追究責任。第三章檔案整理第十八條檔案管理部門須對歸檔的文件材料及時進行整理。每年第四季度前完成上一年度文件材料整理工作。第十九條紙質檔案（除員工檔案、會計檔案）整理方法（一）裝訂1.文件裝訂前需對歸檔文件進行必要的修整（1）修裱破損文件。破損文件采取補缺和托補的方式進行修補；對幅面過小或不規則的文件裝訂時需采取在其一面或兩面用粘合劑托上一張紙的方式進行托裱。（2）復制字跡模糊或易退變的文件。（3）超大紙張按A4（297mm×201mm)型規格折疊，較多時單張折疊。（4）去除易銹蝕的金屬物。2.文件的裝訂（1）件的確定：歸檔資料須按件進行裝訂，一般以每份文件為一件。正文與文件處理單為一件；文件正本與定稿(發文稿紙)為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；來文與復文(指請示與批復，報告與批示，函與復函)為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊(本)為一件;會議紀要以一次會議為一件；介紹信存根可以一本為一件；調資表以一次為一件;工資表以一月為一件。（2）件內排列：文件處理單在前,正文在后；正文在前,定稿在后；正文在前,發文稿件在后；正文在前,附件在后；原件在前,復制件在后；轉發文在前,被轉發文在后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后;不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。（3）根據每件歸檔資料的特征采用線裝、粘接式、穿孔式等方式在左上角或左側進行裝訂。采用左上角裝訂的須將左上側對齊，采用左側裝訂的須將左下側對齊；具體裝訂方式依據實際需要選擇。一般以件為單位裝訂，會議記錄、會議材料等成套性的可裝訂在一起。永久、文件較薄的，可以用膠水粘好為一件。成冊不易拆封且保管期限10年內的文件不需要進行重新裝。（二）分類將歸檔資料按照公司檔案分類標準與保管期限表進行分類。（三）排列歸檔資料在分類方案的最低一級類別內，按事由結合時間、重要程度等進行排列。會議文件、統計報表、內部刊物等成套性資料須集中排列。1.同一事由內的歸檔資料按形成時間的先后順序進行排列。2.不同事由間的歸檔資料排列時按下列情況辦理：（1）資（2）資料形成時間不明確的按事由的重要程度進行排列，即將主要職能或重要活動形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。3.當零散文件須排入已整理完畢的歸檔資料內時，應將零散文件排列在相應類別歸檔文件的最后，并在備考表內注明，同時補填在歸檔文件目錄中。4.確定資料時間時按下列規定辦理。（1）一般文件材料以簽署日期（即落款日期）為準。（2）幾（3）無具體日期的文件材料，須考證其所屬年度，將其歸入可能性最大的相關年度。（4）學校教學過程中形成的文件材料，按教學年度時間為準。（四）編號1.將歸檔資料按照分類方案和排列順序逐件編號，在資料首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、類別號、年度、保管期限、件號、頁數、密級、互見號。填寫歸檔章內容時須符合下列要求：全宗號：填寫公司檔案室給立檔單位編制的代號。類別號：填寫分類方案類別的代號。年度：填保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱。件號：填寫文件的排列順序號。頁數：填寫每一件的總頁數。密級：填寫歸檔文件保密級別的代碼?；ヒ娞枺禾顚懲粌热萜渌d體檔案保管的檔號。歸檔章的規格為長44毫米，寬16毫米，分為均勻的8格。示意圖如下：全宗號年度件號密級類別號保管期限頁數互見號8mm16mm8mm16mm4×11mm4×11mm檔號由全宗號、類別號、件號和斜線“/”、件內流水號組成，檔號中左邊的上位代碼與右邊的下位代碼連寫時，之間用間隔符“·”相隔。具體編制方法為：（1）全宗號是以“凌”的拼音首字母“L”加數字組合構成立檔單位的全宗代碼，全宗屬類內的各個全宗按排列次序流水編號且不得重復。如“L000”代表山西凌志能源投資有限公司，其他立檔單位的全宗號詳見附表。（2）類別號統一用阿拉伯數字標識，不同級位類別之間用斜線“/”分開。（3）件號是在分類方案的最低一級類目內按文件排列次序用阿拉伯數字從“1”開始流水編號，不得有空號。（4）件內流水號是每一件內按文件排列次序從“1”開始逐份流水編號，不得有空號。檔號結構為：“全宗號·類別號·件號/件內流水號”，示意圖如下：XXXX·X……n·XX/XX┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━件流水號┃┃┗━━━━━━━━件號┃┗━━━━━━━━━類別號┗━━━━━━━━━━━━全宗號檔案編號（檔號）標識（五）編目根據檔案分類方案和件號順序逐件編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等七項，目錄內容須與盒內文件相符，并將其置于案盒文件最前面。填寫歸檔文件目錄時須符合下列要求：1.件號。填寫文件編制的件號碼。2.責任者。填寫制發文件的署名者或發文單位，使用全稱。3.文號。填寫文件的發文字號。4.題名。填寫文件標題。沒有標題、標題不規范的或標題中未標明本單位活動事項的需自擬標題，并加“[]”。文件標題由責任者、問題、文種三部分組成。5.日期。填寫文件的成文時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如“20160501”。6.頁數。填寫每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計算頁數。多份文件為一件時，按各文件頁數相加一起計算。7.備注。注釋文件需說明的情況。（六）裝盒將歸檔資料按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒時不同類別、不同年度、不同保管期限的資料不得裝入同一檔案盒內。1.檔案盒封面填寫全宗名稱，用全稱標明；2.檔案盒根據擺放方式不同，在盒脊或底邊設置全宗號、類別號、年度、起止件號、保管期限等，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”連接。具體位置如下圖所示：全宗號類別號年度起止件號保管期限全宗名稱全宗名稱3.備考表置于檔案盒（袋）內資料之后，備考表內設置檔案盒（袋）內文件情況說明、整理人、檢查人、日期、互見號等五項內容。填寫備考表時須符合下列要求：（1）檔案盒（袋）內文件情況說明：填寫檔案盒（袋）內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。（2）整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名。（3）檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。（4）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。（5）互見號：填寫反映同一內容其他載體檔案保管的檔號，并注明其載體類型。第二十條員工檔案整理方法（一）裝訂。按照第十九條第一款執行。（二）分類。員工檔案須以個人為單位進行整理（即一人一檔），將個人檔案材料按員工檔案分類標準進行分類。（三）排列。（四）編號1.編順序號包括件號和件內流水號，件號按照員工檔案所劃分的大類號編制，件內流水號按照每類下面各件的排列號編制。2.編制檔號。按照員工檔案分類標準編制個人檔案檔號。（五）編目。根據員工檔案分類方案和件號順序編制歸檔文件目錄，內容包括件號、材料名稱、日期（建檔時間）、件數、頁數、備注等六項，目錄內容須與袋內文件相符，并將其置于袋內文件最前面。（六）裝袋。按照個人檔案材料排列順序裝入檔案袋內，并填寫檔案袋封面和備考表。檔案袋封面須填寫員工姓名、所在部門（單位）的名稱、檔號等內容。備考表的填寫內容同第十七條第六款。第二十一條會計檔案整理方法（一）裝訂1.會計檔案采用膠裝或“三孔一線”的方式以件進行裝訂。裝訂時會計憑證一本為一件，按時間和原始憑證號順序排列組件；會計賬簿一本為一件，按照賬簿的種類以會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序排列組件；會計報表按照報表封面、會計報表編制說明、明細報表、會計報表封底的順序依次排列組件，年度決算報表單獨組件；其他類材料列如銀2.裝訂前須對裝訂材料進行核對，會計憑證檢查日數、編號是否齊全，憑證順序號排列是否正確，附件是否漏缺；會計賬簿按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；會計報表按編報目錄核對是否齊全。會計憑證裝訂厚度不大于3厘米，裝訂后的材料須牢固、平整，不得有拆角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象。3.修整。按照第十九條第一款執行。（二）分類。會計檔案按會計檔案分類標準進行分類。（三）編頁碼。單面書寫的材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，正面在其右上角編寫頁號，背面在其左上角編寫頁號。會計憑證不編頁碼；會計賬簿按已有填寫內容的頁面編順序號，或在使用前已編上連續頁號，直接利用原有頁號；財務報告與其他類材料在材料的右上角編頁號，頁號從“1”開始，每件單獨編號。（四）編制件號。會計憑證在裝訂后的每本憑證的右上角編號，號碼按年度依次編流水號，一本憑證編一個流水號；會號，一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；財務報告與其他類材料件號的編制方法參照會計憑證。（五）編制件內目錄。會計憑證、會計賬簿不用編制件內文件目錄；財務報告與其他類材料按歸檔文件整理的方法填寫件內目錄、財務報告的名稱及頁數。（六）編制檔號。按照第十九條第四款執行。（七）編制封面1.會計憑證須使用統一標準的“會計檔案憑證軟封面”，封面上填寫憑證種類、起止號碼、件號、憑證種類編號、憑證張數，由主管會計和裝訂人簽字或蓋名章，并在封面上加蓋單位財務專用章。2.會計賬簿封面上填寫單位名稱、賬薄名稱、保管期限、所屬年度、件號及件內流水號，由主管會計和裝訂人簽字或蓋名章，并在封口處加蓋單位財務專用章。單位名稱填寫全稱或規范簡稱；賬薄名稱按組件不同分別填寫現金出納賬、銀行存款賬、總賬、明細賬、日記賬；保管期限按《財務管理制度》中規定年限填寫；年度和件號用阿拉伯數字標注。3.財務報告與其他類材料的封面上填寫單位名稱、題名、保管期限、年度、件號、件內流水號、頁數等項目。單位名稱填寫全稱或規范簡稱；題名填寫財務決算或會計月、季報表；保管期限保管期限按《財務管理制度》中規定年限填寫；年度、件號、件內流水號、頁數須用阿拉伯數字標注。（八）編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄編制時，須填寫年度、件號、類別、起止時間、（九）裝盒1.會計憑證。會計憑證用憑證盒裝，憑證盒背脊須設置全宗號、件號、件內流水號、年度、月份、憑證號等項目內容，并采用阿拉伯數字填寫。2.會計賬簿、財務報告和其他類材料會計賬簿、財務報告和其他類材料按分類用會計文書盒裝，不得混裝。檔案盒正面第一欄空白處填寫單位名稱。檔案盒正面和背脊須設置全宗號、目錄號、類別、年度、件號、保管期限等項目內容。編制備考表。按照第十九條第七款執行。第二十二條特殊載體檔案整理方法（一）電子與聲像檔案1.分類和組織載體。將聲像結合密級和聲像編號根據第十九條第四款編制電子聲像文件的歸檔號，并以標簽的形式貼在每個存儲電子檔案的脫機載體上，標簽格式及內容同歸檔章一致。3.編目。對歸檔的電子文書以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》。歸檔電子文件登記表的內容包括電子文件特征、設備環境特征、文件記錄特征、文件編號、題名、形成時間、載體編號、互見號、保管期限等，詳見附表。4.開展著錄并形成機讀目錄。歸檔的聲像根據著錄結果制成相應的機讀目錄和紙質目錄。機讀目錄要求與電子聲像文件題名一一對應，擬寫的電子聲像文件題名要寫明時間、地點和事由，有電子原文的須做好機讀目錄與電子原文的鏈接。5.裝盒。電子文件在邏輯歸檔的同時必須完成物理歸檔，即將機讀目錄和與之鏈接的電子原文，拷貝至耐久性好的脫機載體上，設成禁寫狀態，并裝入指定的裝具內。（二）實物檔案1.修整。施。2.分類。將實物檔案按照公司檔案分類標準進行分類。3.排列。按實物檔案形成時間的先后順序進行排列。4.編號。根據第十九條第四款編制實物檔案的歸檔號，并以標簽的形式貼在每件實物檔案的背面右下角處或正面的左下角處，以不影響實物檔案的美觀為宜。5.編目。按照第十九條第五款執行。第四章保管利用第一節保管第二十三條檔案管理部門須配備專門檔案庫房，檔案要在檔案庫房中保管。第二十四條檔案庫房須符合下列規定：（一）檔案庫房設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置不得設置在地下或頂層。（二）檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。（三）檔案庫房面積應滿足檔案工作發展的需要，留有存儲空間。（四）秘書處文印檔案管理科檔案庫房需配備自動報警、自動滅火、溫濕度調控、防盜監控、消毒柜、加濕器、防光窗簾等保護設備，同時配備檔案密集架、檔案柜和防磁柜等檔案裝具。（五）其他部門、單位檔案庫房需配備溫濕度計、消防器材、防盜監控、加濕器、防光窗簾等保護設備，同時配備檔案柜（或檔案密集架）等檔案裝具。第二十五條檔案存放須符合下列規定：（一）將整理完畢的檔案以全宗為單位，按照全宗號、分類標準和案件的順序號整齊排列上架（入柜），并在一級類別后預留足夠的擴展空間。存放檔案用豎放的方式，對于那些珍貴檔案和不宜豎放的檔案用平放，平放時堆疊高度不超過四十厘米。（二）紙質檔案選用指定的檔案盒存放，規格為長310mm×寬220mm，盒脊厚度一般為20mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。其中，會計檔案盒的規格可為310mm×260mm（長×寬），會計憑證盒的規格為275mm×155mm（長×寬），具體檔案盒及盒脊厚度根據實際需要選擇；員工檔案統一裝入檔案袋中，規格為長350mm×寬250mm，袋脊厚度可根據實際需要選擇30mm、40mm、50mm等。（三）錄音帶、錄像帶、計算機光盤、磁帶、磁盤等磁性載體文件放入有磁屏蔽的容器或專用防磁柜中。單片載體須裝盒或裝袋，豎立存放，且避免擠壓、擦、劃、觸摸記錄涂層。（四）實物檔案須單獨集中保管在專用柜（架）中，對于利用率低，特別珍貴的實物檔案，可采用箱（柜）密閉進行保存。（五）絕密級檔案須與其他檔案分開存放，實行專柜專鎖保管并由檔案負責人專門管理。第二十六條檔案庫房根據庫房的方位和特征進行編號。檔案柜（架）以庫房為單位編流水號，自門口起從左到右，自上而下，依次編柜（排）號、柜架號、格層號，用阿拉伯數字標識。第二十七條檔案管理人員每天對檔案庫房及庫區巡視兩次，并做好記錄。巡視內容包括：（一）測量檔案庫房內的溫、濕度是否達到庫房規定的數值要求，并詳細記錄在《溫濕度記錄表》上。紙質檔案庫房內的溫度要控制在14～24℃，日變化幅度不超過±2℃；相對濕度要控制在45%～60%，日變化幅度不超過±5%。磁性載體檔案庫房的溫度控制在15～27℃，日變化幅度不超過±3℃；相對濕度控制在40%～60%，日變化幅度不超過±5%。電子檔案庫房的溫度控制在17～20℃，相對濕度控制在35%～45%。無法達到庫房溫濕度要求時需采取密閉、通風、空氣調節設備等措施進行調控。（二）檢查檔案庫房的門窗、消防、監控、報警等安全保護設施是否完好，設備運行是否正常，窗簾遮陽是否嚴密，有無蟲霉鼠等有害生物的侵入，檔案存放是否整齊有序，庫區有無異?，F象等。（三）下班時檢查檔案庫房的門窗是否關好，庫房鑰匙是否保管妥善，照明電源是否切斷。第二十八條檔案管理人員須經常對檔案庫房進行清潔，做到地面、墻面、天花板及燈具、門窗及窗簾等無灰塵、無雜物、無污痕（垢）、無水漬、無蛛網；檔案柜（架）、桌椅及其他設施設備無灰塵、無雜物、無污痕（垢）、無水漬，柜內、架上檔案擺放整齊、清潔干凈；室內空氣清新。第二十九條整理好的檔案須消毒、除塵、去污處理后，存入檔案庫房。檔案管理部門須按照檔案分類標準編制檔案檢索工具，檔案檢索工具包括歸檔文件目錄匯編、分類檢索目錄、全宗名冊索引。第三十條非檔案管理人員不得擅自進入檔案庫房。第三十一條檔案管理部門計算機須設置密碼，無關人員不得擅自操作；存儲檔案的計算機不得聯網，維修時須通知技術人員作保密處理。第三十二條磁性載體每滿2年、光盤每滿5年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％；對磁性載體上的電子檔案，每10年拷貝轉存一次，原載體同時保留時間不少于5年，發現問題應及時采取恢復措施。第三十三條每年底，文印檔案管理科須組織各部門、單位檔案管理員及綜合科、內控科對本部門、單位檔案庫房的檔案徹底進行一次點驗，要求賬物相符，保存完好。（一）點驗內容。檢查庫內所藏檔案是否與賬面相符，是否有損傷或丟失。（二）點驗要求。點驗人員須堅持原則、實事求是、全面徹底、不留死角。發現丟失、破損、字跡模糊或易褪變的檔案要及時反映并進行查找、修補、復制或進行其他技術處理，不得弄虛作假、避重就輕。（三）點驗完畢，點驗人員須如實填寫《檔案點驗表》，并由檔案管理部門寫出點驗報告，內容包括點驗情況、存在問題、原因分析和處理意見等，同時報送公司秘書處和總經理。第二節利用第三十四條檔等。第三十五條非密級檔案利用須履行下列審批手續：（一）查閱查閱檔案，由利用人填寫《檔案利用審批單》，所在部門、單位負責人審批。（二）復制、出借與移出復制、出借或移出集團公司檔案，由利用人填寫《檔案利用審批單》，由所在部門、單位負責人簽字，報總經理審批；復制、出借或移出部門、單位內部檔案信息，由利用人所屬部門、單位負責人審批。（三）咨詢咨詢檔案信息（包括直接咨詢、電話咨詢等），由檔案管理部門負責人把關后辦理。第三十六條保密級檔案利用須履行下列審批手續：（一）利用絕密級的檔案，由利用人填寫《檔案利用審批單》，經所在部門、單位負責人簽字，報董事長審批。（二）利用其他機密、秘密級檔案，由利用人填寫《檔案利用審批單》，經所在部門、單位負責人簽字，報檔案形成部門、單位負責人審核、總經理審批；利用財務檔案還須由總會計師審核。第三十七條非本公司人員利用檔案，須由董事長批準。第三十八條檔案利用完畢后，檔案人員須在《檔案利用登記表》上詳細記錄檔案利用相關信息。第三十九條檔案利用人員須遵守下列規定：（一）查閱檔案時須在檔案室指定區域內進行；未經允許嚴禁將檔案帶出檔案室或借與無關人員閱讀。（二）在閱覽室查閱時，檔案利用人員須保持安靜，不得喧嘩吵鬧。（三）檔案借用人員須確保出借檔案的安全，嚴禁自行復制檔案或將檔案轉借他人；檔案出借期限為一周，若有特殊原因需延長期限，須重新履行手續。（四）檔案利用人員須維護檔案的完整、清潔，要輕拿輕放，嚴禁揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，嚴禁在檔案上填注、涂改、勾畫、污損、抽取、拆卸等。（五）檔案利用過程中利用人員不得吸煙、喝水、吃食物等。第四十條檔案借出后，檔案人員須及時更新檔案電子目錄，并注明借出時間、歸還時間和利用人等信息；檔案借用期限到期，檔案人員要及時催還檔案利用人歸還所借檔案。第四十一條專（兼）職檔案人員須對歸還的檔案材料詳細檢查、第四十二條調檔借閱絕密級檔案時，須由檔案管理部門負責人承辦并做好相關使用登記。第四十三條珍貴檔案與殘舊、脆化等易損檔案利用時盡量用復制品代替原件。第四十四條檔案利用人員調動、辭職（退）時，須在《工作移交表》上注明已借檔案歸還或移交情況并經檔案室簽字確認。第五章銷毀第四十五條已過保管期限并經審查鑒定，確認無保存價值的檔案須進行銷毀。第四十六條每年底，秘書處文印檔案管理科會同有關部門、單位對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出處理意見，報