1、PAGE 第49頁 共49頁檔案管理制度（暫行）第一章 總 則第一條 為了加加強本公公司檔案案及機要要物品的的管理，保保證公司司檔案資資料及機機要物品品的安全全完整，根根據檔案案管理的的有關規規定，結結合本公公司的業業務實際際，制訂訂本辦法法。第二條 檔案是是指本公公司在各各項業務務活動中中形成的的全部檔檔案資料料的總和和，是反反映公司司在各個個歷史時時期各項項工作活活動的真真實記錄錄，起著著原始憑憑證的作作用，是是查考公公司工作作，研究究公司歷歷史的重重要依據據，各部部門必須須加強檔檔案工作作的管理理，按照照規定、要要求和嚴嚴格保管管的原則則，對檔檔案實行行科學管管理，方方便使用用，充分分發

2、揮檔檔案的作作用。第三條 機要是是指明確確與公司司財產、物物品安全全與完整整密切相相關的物物件和附附件，如如：印鑒鑒、電腦腦軟件、辦辦公室鑰鑰匙、汽汽車鑰匙匙、汽車車防盜鎖鎖匙、倉倉庫鑰匙匙等。第二章檔檔案工作作機構及及其職責責第四條 公司設設立檔案案室，在在公司總總經理的的直接領領導下，嚴嚴格執行行公司的的保密制制度，直直接對董董事長負負責，獨獨立履行行機要和和檔案管管理職能能，保護護檔案的的完整與與安全。對對各部門門在工作作活動中中形成的的具有查查考利用用價值的的各類不不同載體體的檔案案實行集集中統一一管理，保保管、保保護、保保密，并并做到方方便、快快捷、準準確地提提供利用用。第五條 檔案

3、室室設管理理員1名名，全面面負責檔檔案室的的日常工工作，檢檢查和指指導各部部門的檔檔案工作作，并指指導公司司全體員員工嚴格格遵守公公司檔案案管理制制度，具具體人選選由董事事長確定定。 第第六條 檔案案室設助助理檔案案管理員員1名。助助理檔案案管理員員在管理理員的領領導下，具具體從事事機要與與檔案的的管理工工作。第七條 公司各各部門須須指定兼兼職文件件資料員員，負責責本部門門檔案資資料的收收集、整整理、鑒鑒定、保保管、移移交工作作。各部部門負責責人是應應移交檔檔案資料料的第一一責任人人，直接接對本部部門檔案案資料遺遺失、泄泄密承擔擔責任。第八條 檔案管管理人員員要由思思想好、作作風正派派、熱愛愛

4、檔案工工作、責責任心強強、積極極學習檔檔案管理理的技術術和技巧巧的人員員來擔當當。第九條 檔案管管理人員員要嚴格格履行職職責，確確保公司司檔案的的安全與與完整，遇遇事及時時匯報，如如因工作作失職，造造成檔案案泄密和和遺失的的將追究究其責任任，直至至追究其其刑事責責任。第十條 公司檔檔案室屬屬公司機機要重地地，非檔檔案管理理員、非非工作需需要或未未經批準準，任何何人員不不得隨意意進入檔檔案室；以維護護檔案室室的機要要性和嚴嚴肅性。第十一條 檔案案室的具具體職責責1. 負責責公司往往來文件件、請示示、申請請、報告告和政府府機關下下發的文文件、批批復的收收發、登登記、傳傳閱、歸歸卷存檔檔。2. 負責

5、責登記和和郵寄各各種機要要文件及及信函。3. 負責責保管各各類經濟濟業務合合同，如如：融資資合同、合合作合同同、房屋屋銷售合合同、施施工合同同、購銷銷合同等等各類與與經營和和經濟相相關的合合同及協協議書。4. 負責責保管各各類工程程和工程程技術資資料，如如：招標標評標文文件、設設計方案案、施工工圖紙等等。5. 負責責保管公公司的法法律法規規證書，如如：企業業法人營營業執照照、資質質證書、組組織機構構代碼證證（卡）、稅稅務登記記證、稅稅務登記記表、貸貸款證（卡卡）、印印鑒啟用用卡、銷銷(預)售售許可證證、土地地使用合合同、項項目投資資許可證證、建設設用地規規劃許可可證、房房地產證證、建設設工程規

6、規劃許可可證、建建設工程程施工許許可證、消消防許可可證、竣竣工驗收收單證、建建設工程程結算書書等法定定證件。6. 負責責管理機機動車輛輛行駛證證、購置置附加費費證、保保險卡，以以及各種種固定資資產的購購買合同同、房產產證等所所有權證證書。7. 負責責公司公公章、各各種專用用章、法法定代表表人姓名名章等印印鑒的保保管、登登記、使使用。8. 負責責法定代代表人證證明書、法法定代表表人授權權委托書書、行政政介紹信信的保管管和填制制。9. 負責責公司人人事檔案案、工資資檔案、招招調、辭辭聘、職職務變動動、勞動動保險、勞勞動合同同等文件件文書的的立卷歸歸檔。10. 負負責管存存公司各各項規章章制度。11

7、. 負負責管存存各種電電腦軟件件和存有有信息資資料的軟軟盤、光光碟、錄錄象帶等等音像和和數字化化制品。12. 負負責保管管公司一一切機要要物品。 第第十二條條 檔檔案管理理人員的的職守1. 檔案案管理人人員要認認真學習習時事政政治，保保持嚴肅肅、嚴謹謹、嚴格格的工作作態度，及及時整理理、登記記編號、歸歸檔文件件，履行行檔案員員的職責責，按照照檔案保保管要求求，保管管保護好好檔案資資料。2. 耐心心細致的的做好歸歸檔文件件的分檢檢立卷工工作，避避免串卷卷、錯頁頁等差錯錯發生。3. 嚴格格按規定定辦理證證件、印印鑒、檔檔案領用用、借用用、復印印登記簽簽名手續續。 44. 拒拒絕審批批手續不不全的人

8、人員借（查查）閱和和復印檔檔案資料料。5. 不能能利用職職務之便便擅自外外借檔案案資料。6. 不傳傳播機要要機密信信息資料料。 第三章章檔案案的歸檔檔與不歸歸檔范圍圍第十三條 檔案案的歸檔檔范圍1. 法定定證照類類1.1 公公司設立立與變更更的資料料：包括括公司營營業執照照（正、副副本）、組組織機構構代碼證證（卡）、稅稅務登記記證（國國稅、地地稅）、印印章起用用登記卡卡、貸款款證（卡卡）、公公司章程程、董事事會決議議、股東東會議決決議、驗驗資報告告、注冊冊資本登登記繳費費收據（復復印件）及及其他相相關的文文件和證證照（件件）等。1.2 主主營業務務經營的的證照和和文件資資料：包包括能表表示公司

9、司合法經經營而必必須具備備的證件件和文件件資料。如：房地產開發資質證書（正、副本）、物業管理資質證書、銷（預）售許可證、建設用地規劃許可證、建筑工程規劃許可證、施工許可證、建筑物竣工驗收證 、收費許可證、稅務檢查報告社會勞動保險登記卡、審計報告以及相關的申請報告和批復等。1.3 機機動車輛輛證照：包括本本公司所所擁有的的各種機機動車輛輛，如：小汽車車、人貨貨車、面面包車、摩摩托車、卡卡車等，按按國家規規定必須須具備的的證件。如如：行駛駛證、購購置附加加費證、保保險卡、保保養證、養養路費證證、小汽汽車使用用證、牌牌照、發發票單據據（或復復印件）、汽汽車鑰匙匙（防盜盜鎖匙）、車車管所機機動車輛輛檔

10、案編編號以及及購置報報告、批批復、合合同等。1.4 產產權證書書：包括括公司購購買或受受讓的資資產證書書。如：商品房房房產證證、自有有自用房房房產證證、購房房合同及及相關的的協議書書、公證證書、購購房發票票、契稅稅發票、印印花稅發發票等證證書和單單據。1.5 其其他證書書：包括括能反映映公司在在市場和和社會地地位及代代表公司司行為的的證件和和文書。如如：權屬屬證書、法法定代表表人證明明書、法法定代表表人授權權委托書書、行政政介紹信信等。 22. 文文書檔案案類2.1 內內部文件件：包括括在公司司范圍內內為加強強管理和和協調工工作而發發布的文文件。如如：通知知、通報報、規章章制度、工工作總結結、

11、會議議紀要、會會議記錄錄、各部部門向總總經理或或董事長長提交的的請示、申申請、報報告以及及公司領領導的批批示和批批復等。2.2 外外部文件件：包括括公司對對外或外外來的文文件或信信函，如如：向政政府有關關部門提提交的函函件、請請示、報報告、申申請以及及政府有有關部門門對我司司請示、申申請和報報告的批批復及和和兄弟單單位對我我司信函函的復函函，以及及與相關關單位之之間相互互往來的的信函等等。2.3 公公司與集集團公司司、董事事長的所所有傳真真文件及及董事長長的審批批原件。3. 項目目建設（開開發）類類文件資資料：包包括公司司與投投資協議議甲方方的所有有往來文文件、合合作建設設（開發發）合同同及協

12、議議、投資資立項申申請及批批復、項項目投資資許可證證、建設設申請及及批復、建建筑設計計、建筑筑圖紙、竣竣工驗收收資料、消消防許可可證、市市政府批批準用地地文件、用用地紅線線圖、付付清地價價款證明明、土地地使用權權出讓合合同、建建設用地地規劃許許可證、建建筑工程程規劃許許可證、施施工許可可證、征征地補償償協議書書、建筑筑總平面面圖、建建筑物竣竣工圖（平平面、立立面、剖剖面圖）、工工程預算算書、竣竣工結算算書、房房地產權權登記申申請等。4. 勞動動工資類類：包括括勞動合合同、勞勞動用工工指標手手冊、社社會勞動動保險卡卡、工資資檔案、招招調辭聘聘的申請請報告、批批復、任任職通知知、公司司人員基基本狀

13、況況登記表表、工資資評定表表、轉正正定級表表、立功功、授獎獎、處罰罰通知或或通報等等證書和和文件。5. 財務務會計類類 ：包包括財務務會計的的帳本、憑憑證、報報表、審審計報告告、查帳帳報告、稅稅務檢查查報告、驗驗資報告告、交接接清單、收收據存根根、各種種自制原原始憑證證、以及及與財務務相關的的統計表表、經濟濟活動分分析表、各各種登記記本等，包包括上述述文件內內容生成成的電子子文件。6. 經濟濟合同（協協議）與與法律文文書類 6.1. 采購合合同：包包括以我我司為買買方面對對市場與與不同的的商號簽簽訂的購購銷合同同和協議議。如：購車合合同、銷銷售代理理合同、定定貨合同同、購辦辦公設備備的合同同等

14、。6.2. 銷售合合同：包包括以我我司為賣賣方面向向客戶的的各種銷銷售合同同。如：商品房房銷售合合同、銷銷售代理理合同、以以及其他他類似的的合同與與協議。6.3. 其他合合同與協協議：包包括不包包含上述述范圍內內的合同同與協議議。如：施工建建設合同同、借款款協議、投投資協議議、合作作協議等等。6.4. 法律文文書類：主要包包括仲裁裁申請書書、各種種裁決書書、判決決書、起起訴書、上上訴書、應應訴文書書、傳票票等法律律文書和和文件。7. 資產產設備類類：包括括公司實實際擁有有的各種種有形資資產和無無形資產產的權屬屬證書、發發票或收收據（復復印件）、受受讓和饋饋贈的設設備物質質及相關關的文件件等。如

15、如：商標標注冊證證、設備備統一編編號單，設設備（固固定資產產）購置置申請表表、固定定資產卡卡片、發發票和收收據（復復印件）、證證件、證證書（包包括合格格證等）、說說明書、保保修保養養卡、保保養修理理登記手手冊、規規費繳交交憑證、報報廢申請請審批表表、固定定資產交交付使用用單、固固定資產產報廢單單、固定定資產有有（無）償償調撥單單、資產產設備受受讓或轉轉讓協議議等文件件。8. 電腦腦軟件及及資料類類 8.1. 應用軟軟件：包包括各種種電腦基基本操作作必備的的，工具具性程序序軟件。如如：系統統工作軟軟件、打打印機驅驅程、聲聲卡驅程程、顯卡卡驅程、顯顯示器驅驅程等。8.2. 專業軟軟件：包包括各種種

16、專業性性比較強強，價值值高，可可以重復復使用的的專業系系統軟件件。如：財務核核算系統統、物業業管理系系統、工工程預算算系統、繪繪圖系統統、售樓樓系統等等。8.3. 資料盤盤：包括括各種存存儲著各各單位各各部門在在工作中中自我形形成的各各種文字字、圖表表等資料料信息的的軟盤或或光碟。如如：各項項規章制制度、報報告、申申請、請請示、總總結、匯匯報和起起草的協協議、合合同、預預算等。9. 聲像像類：包包括各種種本公司司在各種種活動中中所形成成的有保保存價值值的聲像像資料，如如：照片片、錄象象、錄音音等，各各類歸檔檔的聲像像資料均均要附有有簡明扼扼要的文文字說明明。10. 捐捐贈類：包括各各種本公公司

17、根據據董事長長的指示示向社會會、團體體、機構構、基金金會捐贈贈的扶貧貧救災款款、建設設款、慈慈善基金金等活動動形成文文件和票票據等。第十四條 檔案案的不歸歸檔范圍圍1. 重份和和無查考考利用價價值的事事務性、臨臨時性文文件。2. 上級機機關普發發供參考考閱、不不辦理的的文件材材料。3. 只供參參考的抄抄件和征征求意見見（未定定）稿的的文件。4. 未經經會議討討論和領領導審閱閱、簽發發生效的的文件、電電報草稿稿；一般般性文件件的歷次次修改稿稿（重要要法規性性文件、定定稿除外外）；鉛鉛印文件件的各次次校對稿稿（主要要領導人人親筆修修改稿和和負責人人簽字的的最后定定稿除外外）。5. 以參考考目的從從

18、各方面面搜集的的文件材材料。6. 非主管管單位召召開的會會議文件件，不需需要貫徹徹執行和和無查考考價值的的文件材材料。第四章檔檔案歸檔檔程序和和基本要要求第十五條 檔案案歸檔的的程序1. 凡是是本公司司在各項項業務工工作中形形成的各各種文件件材料（包包括各種種不同載載體的文文件資料料）都必必須按下下列程序序及時向向檔案室室辦理移移交、歸歸檔手續續。經辦人完成成手續后后連同附附件 交本部部門兼職職文件資資料員登登記、整整理、立立卷、列列造清單單 移交公公司檔案案室、辦辦理移交交手續 檔案室室整理、分分類、歸歸檔。2. 各部部門的文文件資料料由部門門兼職文文件資料料員負責責文書立立卷歸檔檔工作。辦

19、辦理完畢畢的文件件材料，由由兼職文文件資料料員負責責整理、登登記、立立卷，并并按規定定的時間間和要求求，向檔檔案室辦辦理移交交。移交交時應根根據移交交的案卷卷目錄進進行清點點，校對對、并履履行移交交手續。第十六條 檔案案歸檔的的基本要要求1. 為便便于立卷卷，兼職職文件資資料員在在收到文文件后，即即對照分分類體系系，按文文件的重重要程度度分門別別類進行行存放。2. 各部部門兼職職文件資資料員對對需交檔檔案室歸歸檔的文文件資料料按照公公司的檔檔案歸檔檔范圍進進行整理理、登記記及列造造清單，并并按規定定的時間間、要求求，向檔檔案室移移交。3. 任何何人不得得私自將將歸檔文文件據為為己有，工工作變動

20、動或離職職的人員員應將經經辦的文文件材料料向接辦辦人員交交代清楚楚，不得得擅自帶帶走或銷銷毀。4. 文件件材料移移交歸檔檔時，由由文件材材料移交交部門對對所歸檔檔的文件件材料的的保存價價值進行行鑒定，并并根據文文件材料料的內容容分出密密級（絕絕密、機機密、秘秘密、普普通），確確定保管管期限（永永久、長長期、短短期）。不不同密級級、不同同保管期期限的文文件應分分開立卷卷。5. 文件件材料應應按照自自然形成成、保持持時間聯聯系的原原則和歸歸檔要求求、特征征及文件件內容分分類歸檔檔。6. 各類類文件材材料一般般歸檔一一式一份份，重要要的和利利用頻繁繁的文件件材料可可歸檔一一式兩份份或根據據實際情情況

21、適當當增加其其歸檔份份數。7. 歸檔檔的文件件材料必必須是原原件（若若遇特殊殊情況需需注明原原因和原原件的所所在地），每每份文件件的底稿稿、附件件和與文文件有關關的簽報報、批示示等原件件及原稿稿均應齊齊全完整整。8. 凡提提交歸檔檔的文件件材料必必須完整整、系統統、準確確及字跡跡清楚工工整。如如因特殊殊情況造造成空缺缺、遺漏漏，應及及時追討討、補齊齊，并在在檔案中中附上文文字說明明。9. 聲像像類檔案案的資料料均要附附有簡明明抑要的的文字說說明聲聲像類文文字說明明，文文字說明明的內容容包括：涉及的的主要人人物的姓姓名、職職務、時時間（拍拍攝時間間）、地地點、所所反映事事件、事事物的具具體內容容

22、，以及及制作者者等六要要素。10. 由由多個部部門共同同參與辦辦理的工工作或項項目，其其文件材材料由主主辦部門門收集，交交檔案室室歸檔。11. 有有多個部部門參加加的會議議所形成成的決議議、文件件及紀要要等材料料由會議議召集部部門收集集整理，交交檔案室室歸檔。12. 各各部門需需歸檔的的文件材材料，必必須先由由各部門門負責人人審核后后，方可可移交到到檔案室室。13. 文文書檔案案中公司司與集團團公司所所有往來來的傳真真文件及及董事長長的審批批文件要要獨立存存檔。14. 財財務檔案案等相關關密級檔檔案可由由其所在在部門暫暫行管理理，但必必須將其其檔案目目錄報檔檔案室留留底備查查。15. 各各部門

23、文文件材料料的移交交必須辦辦理移交交手續。第五章 歸歸檔及立立卷要求求第十七條 檔案案歸檔要要求1. 檔案案室在收收到各部部門移交交的檔案案后，根根據檔案案分類體體系，分分門別類類進行存存放。在在一個卷卷內要按按事件或或文件形形成的時時間、系系統地排排列，一一般按年年立卷，不不同年度度的文件件一般不不得放在在一起立立卷。2. 各類類檔案應應根據不不同保管管年限，分分別編號號、排列列、編制制總目錄錄及卷內內目錄，目目錄要清清楚標明明檔案的的年代、保保管期限限、檔案案起止號號和檔案案柜號。3. 跨年年度的請請示、報報告與批批復，應應放在批批復年度度立卷；沒有批批復的，放放在請示示年度立立卷。跨跨年

24、度的的計劃、規規劃放在在第一年年度立卷卷；跨年年度的會會議文件件應放在在會議開開幕年度度立卷。4. 絕密密文電單單獨立卷卷，少數數普通文文電如與與絕密文文電有密密切聯系系也可隨隨同絕密密文電立立卷。5. 機密密檔案必必須獨立立立卷、單單獨保存存。6. 公司司與投投資協議議甲方方所有往往來的文文件要單單獨立卷卷存檔，并并享有存存檔優先先。7. 檔案案室必須須將所有有檔案按按規定的的格式逐逐件填寫寫檔案案登記匯匯總表，以以便對檔檔案進行行檢索查查閱。8. 歸檔檔文件由由于種種種原因，出出現存檔檔文件原原件不齊齊全不完完整的情情況時，必必須在歸歸檔文件件最后的的卷內內備考表表中說說明原件件交存單單位

25、或地地點，并并附存復復印件，以以保存存存檔文件件的完整整性。第十八條 檔案案立卷要要求1. 每份份檔案的的文件和和材料正正件與附附件、印印件與定定稿、請請示與批批復、轉轉發文件件與原件件、多種種文字形形成的統統一文件件要分別別列在一一起合一一立卷，不不得分開開。2. 卷內內文件材材料應根根據不同同情況依依序進行行排列。單單一問題題的文件件材料應應按時間間順序排排列；審審批簽發發文件排排列應批批件在前前，報件件在后；正件在在前，附附件在后后；印件件在前,定稿在在后。3. 卷內內文件材材料應按按排列順順序依次次編寫頁頁號。4. 每一一卷檔案案都應編編制卷卷內文件件目錄。5. 每一一卷檔案案立卷后后

26、還應編編制卷卷內備考考表。6. 每一一檔案應應在卷盒盒正面填填寫檔號號、檔號號柜號、案案卷題名名、編制制單位、編編制日期期、保管管期限、密密級；側側面填寫寫檔號、案案卷題名名。7. 案卷卷的排列列格式與與裝訂：6.1 案案卷排列列格式：按卷內內文件目目錄、案案卷文檔檔、卷內內備考表表的順序序排列。案案卷文檔檔應按卷卷內文件件目錄的的順序號號排列。6.2 案案卷裝訂訂：裝訂訂前，卷卷內文件件材料應應去掉金金屬物，對對破損的的應進行行修補、裱裱糊。案案卷應用用三孔一一線封底底打活結結的方法法裝訂。6.3 88. 排排列裝訂訂好的文文卷應裝裝入卷盒盒，放置置檔案柜柜內保存存。第六章 歸檔時時間要求求

27、第十九條 除另另有明確確規定的的時間外外，其他他有關歸歸檔文件件、資料料、物品品均按本本條規定定時間原原則歸檔檔。1. 法定定證照類類的檔案案。(11)公司司設立與與變更的的資料。經辦人在完成公司注冊或變更登記手續后，須立即列造清單全部移交檔案室，并辦理移交手續；(2)主營業務經營的證照和文件資料。此類證照與文件資料取得后，應由經辦人列造清單，向檔案室辦理移交手續；(3)機動車輛證照。在完成購置后由經辦人列造清單，向檔案室辦理移交手續；(4)產權證書。在完成購置后由經辦人列造清單，向檔案室辦理移交手續。2. 文書書類的檔檔案。凡凡對外、對對內的需需存檔的的文件資資料一般般于形成成及批復復完成后

28、后，由經經辦人編編制清單單連同審審批底稿稿及附件件，即時時移交給給檔案室室存檔。3. 項目目類的檔檔案。本本著先移移交歸檔檔，后申申請領用用的程序序辦理。在在取得前前述文件件資料后后，經辦辦人即時時編制清清單移交交檔案室室歸檔。4. 工程程基建項項目的驗驗收資料料。工程程竣工驗驗收后一一個月內內歸檔。5. 勞動動工資類類檔案。在在取得各各類證書書和文件件資料后后，經辦辦人立即即移交檔檔案室歸歸檔。6. 會計計類檔案案。立卷卷完成后后，先在在會計檔檔案形成成部門保保管一年年以便查查找方便便，但必必須每半半年提交交一次目目錄到檔檔案室留留底備查查，保管管期滿后后于次年年三月底底之前交交檔案室室歸檔

29、。審計報告、查帳報告、稅務檢查報告、驗資報告等各種報告在收到之時由財務負責人即刻送交檔案室歸檔。7. 合同同類與法法律文書書類的檔檔案。類類似文書書在取得得和完成成后，由由經辦人人將正本本和審批批修改底底稿、合合同（協協議）會會簽流水水單一并并編制清清單，移移交給檔檔案室歸歸檔。8. 資產產設備類類及電腦腦軟件類類的檔案案。本著著先移交交歸檔，后后申請領領用的程程序辦理理。在取取得前述述文件資資料后，經經辦人即即時編制制清單移移交檔案案室歸檔檔。9. 各類類聲像資資料一般般于形成成后半個個月內移移交檔案案室歸檔檔。10. 捐捐贈類檔檔案在形形成捐贈贈事實后后立即移移交檔案案室歸檔檔。第七章 檔

30、案物物品借（領領）用第二十條 歸檔檔資料、物物品的借借（領）用用程序1. 復印印件領用用的基本本程序：由部門門兼職文文件資料料員申請請（申請請含：領領用文件件名稱、領領用期限限、用途途、經辦辦事項、需需復印份份數，領領用部門門、經領領人、領領用日期期等）部部門負責責人審核核分管領領導簽證證公司總總經理審審核辦理理領用登登記（須須在復印印件上加加蓋“本復印印件僅供供辦理事項項使用，再再次復印印無效”的戳記記）。2. 臨時時借用存存檔原件件的基本本程序：由部門門兼職文文件資料料員申請請（申請請含：借借用原件件名稱、用用途、使使用期限限（起止止日期）、經經辦事項項、借用用部門、經經辦人姓姓名、借借用

31、日期期等）部部門負責責人審核核分管領領導簽證證公司總總經理審審核辦理理借用登登記用畢畢送還檔檔案室移移交登記記。3. 因工工作需要要長期借借用存檔檔原件（或或物品）的的基本程程序：由由部門兼兼職文件件資料員員申請（申申請含：原件（或或物品）名名稱、用用途、使使用期限限（起止止日期）、經經辦事項項、借用用部門、經經辦人姓姓名、借借用日期期等）部部門負責責人審核核分管領領導簽證證公司總總經理審審核辦理理借用登登記用畢畢送還檔檔案室移移交登記記。第二十一條條 歸歸檔資料料、物品品的借（領領）用規規定1. 電腦腦軟件類類的資料料和物品品歸檔后后，一般般只能由由指定的的專業人人員負責責領用。1.1 電電

32、腦軟件件一般領領用復制制品。復復制品領領用時，需需填寫領領用申請請表，經經公司總總經理批批準后，才才能到檔檔案室辦辦理領用用手續，復復制品損損壞或報報廢時須須交舊領領新。1.2 復復制品不不能代替替需借用用原件時時必須寫寫出申請請，說明明原因和和使用期期限，經經公司總總經理批批準后，才才能辦理理借用手手續。用用畢即刻刻交送檔檔案室存存檔。2. 聲像像類的檔檔案資料料一般只只存檔不不借用，特特殊情況況需借用用時必須須先申請請，并經經公司總總經理批批準后，才才能借用用。用畢畢即刻送送交檔案案室存檔檔。3. 財務務會計類類的檔案案資料未未經總經經理特批批任何人人不得查查閱和調調用。4. 借用用的檔案

33、案（或物物品）部部門兼職職文件資資料員要要每半月月清點查查驗一次次，落實實到人，并并作好驗驗證登記記，發現現情況及及時報告告。5. 長期期借用存存檔原件件（或物物品）的的須每隔隔15天天送檔案案室驗證證登記一一次。6. 借用用檔案（或或物品）若因工作失誤造成遺失的，一方面積極尋找，另一方面應立即如實書面報告遺失的全過程，以便公司采取補救和防范措施，對隱瞞不報或虛（謊）報實情的一經查出，將嚴肅處理。第八章 檔案查查閱要求求第二十二條條 本本公司工工作人員員都有保保護檔案案，查閱閱檔案的的權利和和義務。非非本公司司正式工工作人員員不得借借（或查查）閱檔檔案資料料。第二十三條條 本本公司工工作人員員

34、查閱檔檔案必須須填寫檔檔案查閱閱登記表表，履履行查閱閱手續。1. 查閱閱確定為為普通級級的文件件材料時時，由部部門經理理確認簽簽字，分分管領導導簽字批批準后，可可直接到到檔案室室查閱。2. 確定定為秘密密級以上上的文件件資料必必須由部部門經理理確認簽簽字，分分管領導導審核，總總經理簽簽字批準準后，才才能到檔檔案室查查閱調用用相關資資料。第二十四條條 查查閱檔案案不得隨隨意折疊疊和拆散散，查閱閱者要對對所查閱閱借檔案案的完整整、安全全、保密密負責，不不得在檔檔案材料料上圈點點、劃線線，嚴禁禁對檔案案隨意更更改、涂涂寫。第二十五條條 查查閱檔案案必須嚴嚴守公司司秘密，不不得擅自自抄錄或或任意擴擴散

35、、傳傳播涉及及公司秘秘密的檔檔案內容容，需復復印檔案案文件時時，應按按照有關關復印規規定辦理理。第九章 檔案保保密要求求第二十六條條 檔檔案是公公司的寶寶貴財富富，檔案案工作人人員必須須執行國國家檔檔案法和和保密密法，維維護檔案案的完整整與安全全。 第二十七條條 密密級以上上檔案資資料必須須專柜保保管，未未經總經經理批準準，不得得借閱，不不得復印印。第二十八條條 查查閱密級級以上檔檔案資料料，必須須在檔案案室閱讀讀，不得得離開檔檔案室。第二十九條條 節節假日前前應清查查密級以以上的檔檔案資料料，每半半年檢查查一次檔檔案資料料的保密密工作，發發現問題題及時上上報、處處理。第三十條 檔案案如有損損

36、壞或泄泄密，要要將追究究當事者者責任。第十章 檔案室室管理要要求第三十一條條 檔檔案室應應配置調調控溫、濕濕度的設設施和設設備、使使庫房溫溫、濕度度基本保保持在溫溫度144244，相對對濕度445660%之之間。第三十二條條 檔檔案室應應做好防防盜、防防火、防防潮、防防塵、防防有害物物質等安安全措施施。室內內要配備備消防滅滅火器材材，室內內嚴禁吸吸煙和使使用明火火，禁止止在室內內堆放與與檔案無無關的物物品，嚴嚴禁使用用其他電電器，對對電源、線線路、開開關等定定期檢查查，發現現有火災災隱患立立即報告告。第三十三條條 保保持檔案案室整潔潔，要求求文件堆堆放整齊齊，檔案案裝具排排列科學學，做到到整齊

37、、清清潔、通通風，便便于查找找使用。離離開檔案案室前必必須關好好門、窗窗和電源源開關。第三十四條條 檔檔案室設設專人管管理，非非檔案人人員如需需查閱檔檔案資料料，必須須由檔案案人員查查找，不不得隨便便進入檔檔案庫房房。第三十五條條 檔檔案室每每一年都都要對庫庫藏檔案案進行一一次保管管質量檢檢查，做做到帳物物相符，發發現問題題及時上上報、處處理，對對破損或或載體變變質檔案案，要及及時進行行修補和和復制，發發現檔案案發霉或或蟲害，必必須及時時采取消消毒殺蟲蟲措施加加以處理理。第十一章 檔案案變更與與銷毀第三十六條條 檔檔案的修修改與更更換1. 歸檔檔的資料料原則上上不能修修改，如如必須修修改，只只

38、能采用用添加更更改頁的的辦法，附附在原資資料后面面。2. 需要要更換的的資料，應應在原件件或其復復印件加加蓋“作廢暫暫留”章，作作為無效效資料繼繼續留存存到其規規定的保保管期限限。第三十七條條 檔檔案的銷銷毀1. 檔案案銷毀工工作必須須嚴格執執行審批批手續。1.1 對對于到達達保存年年限的檔檔案，應應由檔案案管理員員填寫檔檔案銷毀毀清單，報報總經理理審核，董董事長批批準后，方方能執行行銷毀程程序。1.2 檔檔案銷毀毀清單內內容包括括：檔案案編號、檔檔案標題題、頁數數、原期期限、銷銷毀原因因等。2. 銷毀毀的檔案案必須將將檔案進進行粉碎碎性銷毀毀，不得得當廢紙紙賣出或或用做其其他用途途。3. 檔

39、案案保管期期限參照照國家檔檔案局檔檔案保管管期限，會會計檔案案按會計計制度規規定的保保管期限限執行。4. 凡是是介于兩兩種保管管期限之之間的檔檔案，其其保管期期限一律律從長。第三十八條條 檔檔案銷毀毀實的監監銷公司檔案銷銷毀實行行監銷制制度。銷銷毀時，必必須由監監察室和和行政人人事部各各指派專專人對照照檔案銷銷毀清單單進行監監銷，直直至檔案案確已銷銷毀。監監銷人員員應于檔檔案銷毀毀后在清清單上注注明“已銷毀毀”字樣和和日期，并并簽名，由由檔案管管理員獨獨立存檔檔。第十二章 鑰匙匙的管理理和領用用第三十九條條 鑰鑰匙是指指公司辦辦公室、文文件柜、檔檔案柜、保保險柜、配配電柜、各各種汽車車、各種種

40、設備儀儀器上佩佩帶的鑰鑰匙（包包括保險險鎖、電電子鎖、防防盜鎖的的鑰匙）以以及倉庫庫鑰匙，由由公司檔檔案室統統一保管管，并與與相應的的檔案一一并歸檔檔保存。第四十條 辦公公室鑰匙匙由檔案案室按該該辦公室室工作的的人頭數數統一配配制，檔檔案室和和保潔員員處各存存一把，由由各部門門集中到到檔案室室辦理長長期領用用手續。工工作人員員所配用用的鑰匙匙一定要要妥善保保管，離離崗時到到檔案室室辦理移移交手續續。確因因不善丟丟失了鑰鑰匙，應應及時向向部門負負責人報報告，同同時書面面向檔案案室報告告丟失的的原因和和經過，經經公司總總經理批批準后，由由檔案室室負責配配制。任任何個人人無權擅擅自配制制鑰匙，違違反者將將按失職職處理。第四十一條條 文件件柜、檔檔案柜、保保險柜、配配電柜等等鑰匙也也按照辦辦公室鑰鑰匙管理理和領用用的原則則執行，由由經用或或經管的的人員到到檔案室室辦理長長期領用用手續，但但必須在在檔案室室留存一一把。第四十二條條 各種種汽車、各各種設備備儀器上上佩帶的的鑰匙（包包括保險險鎖、電電子鎖、防防盜鎖的的鑰匙），由由車管部部門和設設備儀器器使用部部門到檔檔案室辦辦理長期期領用手手續，但但檔案室室必須留留存一把把。第四十三條條 倉倉庫鑰匙匙由庫管管人員直直接到檔案室室辦理長長期領用用手續，并并對庫存存物品負負責。庫庫管員必必須做到到鑰匙不不離人，未未經批準準不得