1、YCF正版可修改PPT（中職）數據庫應用基礎Access2教學課件第2章 Access 2003數據庫管理系統的基本知識2. 1 Access 2003入門2. 2 Access數據庫的基本概念2. 3 Access的啟動與退出2. 4 數據類型2. 5 Access的工作方式下一頁返回第2章 Access 2003數據庫管理系統的基本知識Access是一種關系型的桌面數據庫管理系統，是Microsoft Office套件產品之一。從20世紀90年代初期Access 1. 0的誕生到Access 2003都得到了廣泛使用，更在1996年被評為全美最流行的黃金軟件。Access歷經多次升級改版，

2、其功能越來越強大，但操作反而更加簡單。尤其是Access與Office的高度集成，熟悉且風格統一的操作界面使得許多初學者很容易掌握。上一頁返回2. 1 Access 2003入門2.1.1數據庫技術的發展厲程數據庫技術的發展，已經成為先進信息技術的重要組成部分，是現代計算機信息系統和計算機應用系統的基礎和核心。數據庫技術最初產生于20世紀60年代中期，根據數據模型的發展，可以劃分為三個階段:第一代的網狀、層次數據庫系統;第二代的關系數據庫系統;第三代的以面向對象模型為主要特征的數據庫系統。第一代數據庫的代表是1969年IBM公司研制的層次模型的數據庫管理系統IMS和70年代美國數據庫系統語言協

3、商CODASYL下屬數據庫任務組DBTG提議的網狀模型，這兩種數據庫奠定了現代數據庫發展的基礎。下一頁返回2. 1 Access 2003入門第二代數據庫的主要特征是支持關系數據模型，關系模型具有形式化的理論基礎，十分簡單、清晰。20世紀80年代關系數據庫管理系統得到了迅速的發展，已被廣泛地應用到企業管理、信息檢索、輔助決策等各個方面，成為實現和優化信息系統的基本技術。第三代數據庫產生于20世紀80年代，隨著科學技術的不斷進步，各個行業領域對數據庫技術提出了更多的要求，例如，需求通過數據庫服務器來處理聲音、圖像、視頻等復雜數據類型。關系型數據庫已經不能完全滿足需求，于是產生了第三代數據庫。第三

4、代數據庫系統支持OO(面向對象)數據模型，提供更加強大的管理功能，支持更加復雜的數據類型，支持SOL語言，支持多種網絡標準協議。Access 2003已具備了第三代數據庫的一些特點。上一頁下一頁返回2. 1 Access 2003入門2. 1. 2關系數據庫與Access關系型數據庫系統(Relation Data Base Management System, RDBMS)是以數據的關系模型為基礎，根據自己定義的關系來存儲、處理和管理數據庫信息的系統。Access 2003數據庫是一個典型的關系型數據庫。用戶在使用Access 2003時，可以為每一種類型的信息創建一個表，將數據分別存放在自

5、己創建的表中，并建立起表與表之間的關系;然后使用查詢，從一個或多個表中查找符合條件的數據;使用窗體，編輯表中的數據;使用報表，分析、匯總表中的數據，并可以根據實際的需要將所需的數據打印出來;利用數據訪問頁，查看、編輯Web頁;使用宏，自動完成事先定義好的一系列操作;通過嵌入模塊，采用Visual Basic語言編寫一段程序代碼來實現一些復雜功能，在Access 2003上開發出功能更完善的數據庫管理程序。上一頁下一頁返回2. 1 Access 2003入門自從1992年，Microsoft公司發布Access 1. 0以來，隨著Windows的普及，使用Access的人越來越多，它逐漸成為流行

6、的數據庫軟件之一。 Access是一個面向對象的、采用事件驅動機制的小型關系數據庫管理系統。在Access中，用戶可以根據實際需要對數據進行分類，然后使用表對象分別存儲每一種類型的數據，并建立起不同類型數據之間的關系，供報表使用。此時，每條信息僅在一處存放，減少了冗余數據的產生，節省了寶貴的存儲空間，同時也加快了更新數據的速度。在Access數據庫中，任何有名字的事物都可以稱之為對象。上一頁下一頁返回2. 1 Access 2003入門Access使用了與Windows一致的風格，采取面向對象的方式，完成數據庫的各種功能，極大地簡化了用戶的開發工作。針對用戶在實際應用中的需求，Access數據

7、庫提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊這七個對象，用于收集、存儲和操作各種不同的信息。上一頁返回2.2 Access數據庫的基本概念一個Access數據庫文件是表和其他對象(查詢、窗體、報表、宏及模塊)的集合，下面對數據庫文件的集合進行簡要的介紹。1.表數據庫是表的集合，表是用戶定義的用于存儲數據的對象，即Access數據庫中所有數據都是以表的形式保存。表是數據庫管理系統的基礎，在一個Access數據庫中至少需要一個表存在，否則該數據庫是一個空數據庫，如圖2-1所示是一張“產品”數據表。從圖2-1中可以看出，表的結構如同日常工作中的表格一樣，也是由行和列組成的一個二維表格。在Access中

8、，表的每一行稱為一條記錄，表的每一列稱為一個字段。下一頁返回2.2 Access數據庫的基本概念字段記錄了一條信息在某方面的狀況。其中第一行為字段名，數據表的其他行稱為記錄，Access數據庫中的記錄是由一個個字段組成的。當一個表中包含有很多條記錄時，可以通過垂直滾動條來查看所有的記錄;當一個表中包含有很多字段時，可以通過水平滾動條來查看所有的字段。表的設計是設計數據庫時最主要的任務之一，是Access數據庫的核心，是所有數據庫操作的前提。數據可以存放在一個表中，也可以存放在多個表中。上一頁下一頁返回2.2 Access數據庫的基本概念2.查詢Access表中包含大量數據信息，但是，實際應用中

9、，并不是需要所有的數據信息，而是需要符合某些條件的一些數據信息，比如圖2-1所示的表中，假如用戶需要了解產品中“十種最貴的產品”的單價信息。為了解決這個問題，可以建立一個查詢，檢索出符合條件的數據信息。如圖2 -2所示就是符合上述條件的一個查詢表。從圖2 -2中可以看出查詢是按照某一事先規定的準則在指定的表中搜索符合條件的信息，然后以數據表的形式給出。利用查詢對象不僅可以檢索一個數據表中的數據，還可以檢索多個數據表中的數據，生成查詢表，并以數據表格的形式顯示出來。上一頁下一頁返回2.2 Access數據庫的基本概念注意:查詢表與表對象有著本質的區別，查詢表的表格是虛擬的，它是基于數據表的，查詢

10、表的內容和形式都隨著查詢條件和表對象中內容的變化而變化。 Access 2003的查詢有三種視圖:數據表視圖、設計視圖和SQL視圖。其中，數據表視圖用于查詢結果的顯示，設計視圖用于對查詢的設計，SQL視圖用來編輯查詢對象所對應的SQL語句。 3.窗體利用表對象可以看見多條記錄。但是，實際應用過程中經常需要查看某一條記錄的所有信息。當一條記錄包含的信息非常多的時候，利用表對象查看，需要借助于滾動條來實現，很不方便。上一頁下一頁返回2.2 Access數據庫的基本概念這時用戶可以通過創建窗體逐條顯示表或查詢中的記錄，以便于詳細地查看和編輯，也可以同時顯示來自于多個表中的字段、圖片和數據內容，如圖2

11、 -3所示就是一個“訂單”窗體。4.報表報表是為計算、歸類、匯總、排序數據而設計的一種數據庫對象。在數據庫管理系統中，大多數用戶的最終目的是想得到有關數據信息的一張或多張報表，并打印出來。以往設計一個數據庫系統時，編寫打印報表是最麻煩的。而在Access中，可以使用報表對象，輕松地進行打印輸出的設計。報表的視圖有兩種:打印預覽和設計視圖。打印預覽是對實際的打印效果進行預先的查看，設計視圖是用來對報表的形式進行設計，同一報表在這兩種視圖下有不同的顯示。上一頁下一頁返回2.2 Access數據庫的基本概念5.頁數據訪問頁是特殊的Web頁，設計用于查看和操作來自Internet或Intranet的數

12、據，在Access、的Web頁中，相關數據隨著數據庫中內容的變化而變化，是用戶進行網上交流的好幫手，極大提高了Aeeess的網絡功能。與其他的數據庫對象不同，數據訪問頁作為獨立的擴展名以*. Html或*. html的文件存儲在Access數據庫和Access數據庫項目文件之外，而在數據庫窗口中顯示的是該文件的快捷方式。6.宏宏是指一個或多個操作的集合，其中每個操作實現特定的功能。當用戶執行一個宏時，宏的操作依次執行。上一頁下一頁返回2.2 Access數據庫的基本概念在Access中，通過宏可以簡化各種操作，可以不編寫程序代碼卻能實現復雜的程序功能，極大地提高工作效率。Access為用戶設計

13、了將近50個宏，利用這些宏可以將數據庫中的不同對象集合在一起，從而形成一個完善的數據庫管理系統。7.模塊對于復雜的自動處理操作，有時使用宏很難實現，這時可以使用Visual Basic來編寫程序。Visual Basic是嵌入在Access中的一種數據庫編程語言，對于所有的數據庫操作，都可以通過編寫Visual Basic程序來實現復雜的功能。上一頁返回2.3 Access的啟動與退出 2. 3. 1啟動Access啟動Access有許多種方法，常用方法有3種:使用“開始”菜單、快捷方式和已有的Access文檔。1.使用“開始”菜單啟動Access使用“開始”菜單啟動Access的操作方法如下

14、。單擊“開始”按鈕，將鼠標移到“程序”命令上，在出現的下一級菜單中將鼠標移到Microsoft Office上，在出現的下一級菜單上，單擊Microsoft Access命令(本書在以后類似的操作中采用以下的方法進行敘述:選擇“開始” “程序”Microsoft Office Microsoft Access命令)，如圖2-4所示。下一頁返回2.3 Access的啟動與退出經過上述操作，就可以啟動Access，剛啟動的Access窗口如圖2 -5所示。從圖2 -5中可以看出，在Access啟動的同時并沒有一個新的數據庫建成，這是因為在Access中建立什么樣的數據庫要由用戶確定。2.建立快捷方

15、式和使用快捷方式啟動Access的方法快捷方式是在Windows桌面上建立的一個圖標，雙擊這個圖標時就可以啟動相應的程序。(1)創建快捷方式圖標:創建快捷方式圖標有多種方法，在這里介紹其中的一種方法。選擇“開始” “程序” Microsoft Offic Microsoft Access命令，按住Ctrl鍵向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access的快捷方式圖標。Access的快捷方式圖標如圖2 -6所示。上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出(2)使用快捷方式啟動Access的方法:在Windows桌面上雙擊快捷方式圖標就可以啟動Access。3.使用已有的文檔啟動Access如果

16、進入Access是為了打開一個已有的數據庫，那么使用這種方法啟動Access是很方便的。使用這種方法啟動Access也有多種方式。(1)在“我的電腦”或“Windows。資源管理器”中，雙擊要打開的數據庫可啟動Access 。如果Access還沒有運行，它將啟動Access，同時打開這個數據庫;如果Access已經運行，它將打開這個數據庫，并激活Access 。上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出(2)選擇“開始”一“打開Office文檔”命令，如圖2 -7所示，調出“打開Office文檔”對話框，如圖2 -8所示。在“查找范圍”中選擇盤符和文件夾，然后選擇要打開的文檔，單擊“打開

17、”按鈕，則在啟動Access的同時打開相應的數據庫窗口。2.3.2 退出Access在Access中編輯完所需要的內容，或者需要為其他應用程序釋放一些內存時，就可以退出應用程序，退出Access的方法有多種，下面介紹其中的幾種。1.使用菜單命令退出Access上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出(1)選擇“文件”-“退出”命令，就可以退出Access 。如果在退出時，正在編輯的數據庫對象沒有保存，則會彈出一個提示保存對話框，提示是否保存對當前數據庫對象的更改，如圖2 -9所示。這時可根據需要選擇是、否或取消操作。在下面介紹的另外幾種退出方法中，只要是有沒保存過的修改，都會彈出這個對

18、話框，在后面的介紹中不再贅述。(2)使用系統控制菜單退出Access的方法有以下兩種。單擊標題欄左上角的“系統控制菜單”圖標，在系統彈出的系統控制菜單中選擇“關閉”命令。 雙擊標題欄左上角的“系統控制菜單”圖標，可以直接退出Access。上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出2.其他關閉的方法(1)使用“關閉”按鈕退出:單擊標題欄右上角的“關閉”按鈕，可以退出Access 。(2)使用快捷鍵退出Access:在鍵盤上同時按Alt + F4組合即可退出Access 。上一頁返回2 .4 數據類型2. 4. 1數據類型數據表中的數據需要多種類型。Access 2003提供了10種字段類型

19、，包括文本、貨幣、數字(字節、小數、整型、長整型、單精度、雙精度、同步復制)、日期/時間、自動編號、是/否、備注、OLE對象、超級鏈接和查詢向導，見表2-1。下一頁返回2 .4 數據類型2. 4. 2數據類型說明10種數據類型分述如下。1.文本類型文本類型(Text)是系統默認值，用于文字及不需要計算的數字，如名稱、郵政編碼等。2.貨幣類型貨幣類型(Currency)用于存放14位小數的數據。精確到小數點左邊15位和小數點右邊4位。固定占8個字節。上一頁下一頁返回2 .4 數據類型3.數字類型數字類型(Number)用于需要數值計算的數據。可在“字段屬性字段大小”欄目中設置分為字節、小數、整型

20、、長整型、單精度型、雙精度型和同步ID的7種數字類型。其數值范圍及寬度如下。(1)字節(Byte):存放從0255之間的整數，固定占1個字節。(2)小數(Decimal:存儲從- 范圍之內的數值，28位小數，占12個字節。(3)整型(Integer):存放從一32768 32767之間的整數，固定占2個字節。(4)長整型(Long):系統默認值，存放從一2 147483648 2147483647之間的整數，固定占4個字節。上一頁下一頁返回2 .4 數據類型(5)單精度型(Single):存放從-3. 402823E38-1. 401298E一45之間的負數，以及從1. 401298E-453

21、. 402823 E38之間的正數，保留7位小數.固寧占4個字節。 (6)雙精度(Double):存放從-1.79769313486231E308 -4. 94065645 841247 E一324之間的負數，以及從4. 94065645841247 E一3241.79769313486231E308之間的正數，保留巧位小數，固定占8個字節。(7)同步復制(ReplicationID):系統自動為字段設置值，用于唯一標識一條記錄。固定占16個字節。定義了一個字段為數字類型之后，長整型是默認值。上一頁下一頁返回2 .4 數據類型4.日期/時間型日期/時間型(Date/Time)用于存放從100

22、9999年的日期與時間的值。固定占8個字節。5.自動編號類型自動編號類型(AutoNutnber)由系統為一條新記錄指定唯一順序號。自動編號字段不能更新，固定占4個字節。當字段屬性中的字段大小被設為同步復制ID時，占16個字節。有以下兩種屬性。(1)遞增:默認值。每新增一條記錄，自動編號字段的數據就增加1。(2)隨機:每增加一條記錄，指定自動編號字段的數據為一個隨機的長整型數據。上一頁下一頁返回2 .4 數據類型6.是/否類型是/否類型(Yes/No)用于存放是/否、真/假、開/關值，占1個字節。7.備注類型備注類型(Memo)用于長文本。例如備注或說明，最多64 000個字節。 8. OLE

23、對象類型Object Linking and Embedding(對象鏈接與嵌套)類型用于存放數據表中表格、圖形、圖像、聲音等嵌入或鏈接對象。最多可以存放1GB。9.超級鏈接類型超級鏈接類型(Hyper Link)存放超級鏈接地址。超級鏈接地址最多包含三部分，其中每一部分不多于2KB 。上一頁下一頁返回2 .4 數據類型(1) Displaytext(顯示文本):在字段或控件中顯示的文本。(2) Address(地址):到文件(UNC)或頁面(URL)的路徑。(3) Subaddress(子地址):在文件或頁面中的地址。 10.查閱向導類型查閱向導類型(Lockup Wizard)是一個特殊字

24、段，可以使用“列表框”或“組合框”從另一個表或數據列表中選擇一個數據。在數據類型列表中選擇此選項，將啟動向導進行定義。它與主鍵的長度相同，使該字段也是“查詢”字段;通常為4個字節。單精度和雙精度字段要求浮點運算。貨幣類型使用較快的定點計算。OLE對象、超級鏈接和查詢向導類型使用較少。備注、超級鏈接和OLE對象字段不能進行索引。上一頁返回2 .5 Access的I作方式從DBASE到Visual FoxPro,PC的DBMS都支持“交互操作”與“程序執行”兩類不同的工作方式。Access繼承了這一做法，而且后來居上，將DBMS平臺擴展為功能完善的PC數據庫開發環境。2. 5. 1交互操作方式交互

25、操作方式是一種基于命令和輔助工具的執行方式。這里的命令不僅包括由Access主菜單和工具欄所提供的命令，還包括無處不在的快捷菜單命令，以及由任務窗格提供的各種分類命令。為方便用戶執行一些比較復雜的操作，Access還向用戶提供了數十種宏指令，能夠單個地或成組地完成針對數據庫文件或數據庫對象的許多特定操作。下一頁返回2 .5 Access的I作方式所謂輔助工具，主要包括Aeee、為設計某些數據庫對象而專門提供的向導工具(wizard)和設計器工具(designer)。它們或者為表示一組順序的對話框，或者可提供一組規格化的視圖(例如設計視圖和數據視圖)，借以引導或幫助用戶順利完成相關對象的設計任務。由于這種工作方式不需要編程，用戶只要在主窗口界面上同系統進行交互，就能完成數據庫的各項任務。加上Access與其他Office軟件采用同樣的界面風格，許多命令的功能與操作方法也與其他Office軟件的相似，所以正在被越來越多的用戶所接受，尤其得到已具有使用Office軟件的經驗、但還不熟悉SQL語言和Visual Basic的初學者的歡迎。上一頁下一頁返回2 .5 Access的I作方式2.5.2程序執行方式在交互操作方式中