1、YCF正版可修改PPT(本科）會計電算化第四章教學課件會計電算化授課教師：XX 用友U8V10.1第四章 UFO報表系統目 錄 CONTENTS第一節 UFO報表系統概述第二節 UFO報表系統的業務處理第三節 UFO報表系統應用案例學習目標 會計報告是會計信息系統的最終產品。財務報表是會計報告的重要組成部分。UFO（user friend office，UFO）是用友財務軟件的報表管理系統的簡稱。它是用友軟件股份有限公司開發的通用電子表格軟件，是報表事務處理的工具，是一個獨立于系統后臺數據庫的模塊，可通過定義各種函數與數據庫保持密切的聯系。理解報表編制的原理，自定義編制報表和利用報表模板生成報

2、表的流程，以及UFO報表系統與其他系統的關系。知識目標能力目標掌握報表格式定義、公式定義的操作方法，報表單元公式的定義和操作方法，以及報表數據處理與分析的方法。第一節 UFO報表系統概述01第一節 UFO報表系統概述 一、 UFO報表系統簡介 UFO報表系統既可以獨立使用，也可以與用友U8V10.1中的其他系統結合使用。UFO報表系統獨立運行時，通常應用于處理日常辦公事務，具有表格制作、數據運算、圖形分析等電子表格的所有功能。UFO報表系統與總賬系統同時運行時，可作為通用財務報表系統使用，應用于各行各業的財務、會計、人事等部門，總賬、薪資管理、固定資產、應收款管理、應付款管理、財務分析、采購管

3、理、庫存管理、存貨核算和銷售管理等系統均可向UFO報表系統傳遞數據，以生成各種財務報表。UFO報表系統無須啟用，可直接使用。第一節 UFO報表系統概述 二、 UFO報表系統的功能概述 UFO報表系統的功能目標是，提供各類報表的格式設計和數據來源公式定義的功能；自動根據預設的報表格式和數據來源公式，從源數據庫中提取數據進行數據處理，并生成報表；提供各種報表信息的查詢功能；按照預定的格式輸出各種報表。（一） 功能目標第一節 UFO報表系統概述 二、 UFO報表系統的功能概述 UFO報表系統的報表格式定義功能包括設置表尺寸、行高、列寬、線條、單元屬性、組合單元、關鍵字等。1. 報表格式定義（二） 基

4、本功能 用戶既可以對單元公式進行定義，也可以對審核公式和舍位平衡公式進行定義。公式定義可以通過公式向導逐步完成。2. 公式定義 UFO報表系統的數據處理功能是指根據定義好的報表格式和公式，生成報表數據、審核報表數據和進行舍位平衡操作。 3. 數據處理 UFO報表系統的表頁管理功能包括表頁排序、表頁查找、表頁透視、定義顯示風格和設置報表的顯示比例、打印分頁等。4. 表頁管理 UFO報表系統的圖表功能是指將數據以圖表的形式表現出來，直觀地反映數據之間的關系。5. 圖表功能 UFO報表系統為用戶提供了不同行業的各種標準財務報表模板，用戶可以直接引用；用戶也可以自己編制報表模板；用戶還可以根據需要對模

5、板進行修改。6. 報表模板功能 UFO報表系統還提供了文件管理、UFO數據與其他文件格式的轉換，UFO數據的導入和導出、二次開發功能等，用戶可根據需要選用。7. 其他功能第一節 UFO報表系統概述 三、 UFO報表系統與其他系統的關系 UFO報表系統與其他系統的關系主要是，UFO報表系統從其他系統中提取編制報表所需的數據；總賬、應收款管理、應付款管理、固定資產、薪資管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算和財務分析等子系統都可以向UFO報表系統傳遞數據，以生成用戶所需要的各種財務報表。第二節 UFO報表系統的業務處理02一、 UFO報表系統的初始設置 報表格式一般由表頭、表體和表尾三個部分

6、組成，不同的報表，其表頭、表體和表尾的內容不同。 （1） 表頭。表頭包括報表的標題、編制日期、編制單位及欄目等信息，是報表中說明報表整體性質的部分。報表欄目決定了報表的縱向結構、報表的列數及列寬，報表欄目可以是一層，也可以是多層。 （2） 表體。表體是報表的核心。報表中行和列的相交處稱為表元或單元。單元是組成報表的最小單位。 （3） 表尾。表尾用來輔助說明該報表的補充信息，如制表人、審核人等。1. 報表格式的組成第二節 UFO報表系統的業務處理（一） 定義報表格式一、 UFO報表系統的初始設置 在定義報表格式時，要對報表進行整體設計，包括設計報表標題的位置、報表的項目、各行的行高、各列的列寬，

7、以及字體、字號等。一般而言，定義報表格式的步驟如下：（1） 設置表尺寸。（2） 設置行高和列寬。（3） 區域畫線。（4） 設置組合單元。（5） 錄入報表項目。（6） 設置單元屬性。（7） 設置關鍵字。2. 定義報表格式的步驟第二節 UFO報表系統的業務處理（一） 定義報表格式一、 UFO報表系統的初始設置第二節 UFO報表系統的業務處理（二） 定義報表公式 定義報表公式是指為了從賬（表）中獲取數據，或將獲取的數據進一步加工生成數據而定義取數公式。定義報表公式時，應明確從哪里取數據、取什么條件的數據和數據要經過怎樣的處理等。 在UFO報表系統中，可以利用函數向導來定義報表公式。報表公式包括單元公

8、式、審核公式和舍位平衡公式。單元公式一般情況下必須定義，審核公式和舍位平衡公式可根據需要定義。一、 UFO報表系統的初始設置1. 單元公式第二節 UFO報表系統的業務處理（二） 定義報表公式 單元公式是指對某一單元定義的取數公式。其主要作用是，從公式描述的數據庫文件中提取指定的數據，進行表達式指定的運算，并將運算結果放入單元中。用友U8V10.1的單元公式一般通過函數來實現。企業常用的財務報表數據一般來源于總賬系統或UFO報表系統，取自報表的數據又可以分為從本報表取數和從其他報表的表頁取數。 （1） 用友賬務函數。從總賬系統取數的函數又稱為用友賬務函數，用友賬務函數是報表系統中使用最多的一類函

9、數。用友賬務函數的要素如下： 科目編碼或者科目名稱。其必須用雙引號引起來。 會計期間。其可以是“年”“季”“月”等變量，也可以是具體的表示年、季、月的數字。 方向。其即“借”或“貸”，可以省略。 賬套號。其為數字，缺省時表示當前登錄企業應用平臺的賬套。 會計年度。其即數據取數的年度，可省略。 編碼1、編碼2。其與科目編碼的核算賬類有關，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項目編碼等，如無輔助核算則省略。 常用的用友賬務函數如表4-1所示。表4-1 常用的用友賬務函數 （2） 本表頁取數函數。本表頁取數函數用于在本表頁內的指定區域內進行求平均值、求最小值、求和等統計結果的運算。主要的本表頁取數函數有

10、求和函數PTOTAL、求平均值函數PAVG、求最大值函數PMAX、求最小值函數PMIN。例如，PTOTAL(C5C9)表示求C5到C9單元的總和。 （3） 本表其他表頁取數函數。如果一個表頁中的數據取自同一報表中的其他表頁的數據，則可以利用某個關鍵字或直接以頁標號為定位依據，指定取某個表頁的數據。例如，“C12=B122”表示當前頁C12單元的值等于當前表第2頁B12單元的值。 （4） 其他報表取數函數。在報表之間取數時，既要考慮數據取自哪一張表，還要考慮數據來源于哪一表頁、哪一單元。例如，“C9=hbzjbC92”表示當前C9單元的值等于表“hbzjb.rep”中第2頁C9單元的值。一、 U

11、FO報表系統的初始設置2. 審核公式第二節 UFO報表系統的業務處理（二） 定義報表公式 審核公式是報表數據之間關系的檢查公式。報表中的各個數據之間一般都存在一定的鉤稽關系，利用審核公式可以進一步檢查報表編制的結果是否正確。利用審核公式可以對同一表頁、同表不同頁或不同報表之間的數據的鉤稽關系進行檢查。一、 UFO報表系統的初始設置3. 舍位平衡公式第二節 UFO報表系統的業務處理（二） 定義報表公式 在編制報表時，由于計量單位的原因需要重新進行位數轉換，如將計量單位“元”轉換成“千元”或“萬元”，進位操作必然引起小數位數四舍五入，為了保證進位后的平衡關系仍然成立，可以定義舍位平衡公式。定義舍位

12、平衡公式需要說明舍位表名、舍位范圍和舍位位數，并且錄入平衡公式。二、 UFO報表系統的日常業務處理第二節 UFO報表系統的業務處理（一） 報表數據處理 報表數據處理主要包括生成報表數據、審核報表數據和進行舍位平衡操作等。報表數據處理工作必須在數據狀態下進行，系統自動按照定義好的格式和公式進行相應的報表數據處理。 報表數據處理有時還會涉及表頁的操作，如表頁的增加、刪除、插入、追加等。表頁是由若干行和列組成的一個二維表，一個報表中的所有表頁都有相同的格式，但其中的數據不同。每一張表頁是由若干單元組成的。一個UFO報表最多可以容納99 999張表頁。二、 UFO報表系統的日常業務處理第二節 UFO報

13、表系統的業務處理（一） 報表數據處理 關鍵字是表頁定位的特定標識。用戶應在格式狀態下設置關鍵字，再在數據狀態下對其實際賦值，這樣才能使關鍵字成為表頁的鑒別標識，為表頁間、表與表間的取數提供依據。1. 設置關鍵字 報表數據計算是在數據狀態下進行的，既可以在設置報表的關鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。2. 報表數據計算二、 UFO報表系統的日常業務處理第二節 UFO報表系統的業務處理（一） 報表數據處理 UFO報表系統提供了表頁匯總和可變區匯總兩種報表匯總方式。報表匯總的數據可以存放在本報表的最后一張表頁上，也可以生成一張新的匯總報表。3. 報表匯總 數據采集是指把其他文件中的數據追加到當

14、前報表文件中。UFO報表系統可以把后綴為“.rep”的其他報表文件、后綴為“.txt”的文本文件、后綴為“.dbf”的數據庫文件的數據采集到當前報表中。4. 數據采集二、 UFO報表系統的日常業務處理第二節 UFO報表系統的業務處理（二） 表頁操作 UFO報表系統可以進行表頁排序、表頁查找、表頁透視，以及設置表頁的顯示比例，定義顯示風格和設置打印分頁等操作。在UFO報表系統中，用戶正常情況下每次只能看到一張表頁。如果要對每個表頁的相同行或列區域的數據進行比較，可以利用“數據透視”功能，將多張表頁相同位置的數據顯示在一個平面上，以便對數據進行對比。二、 UFO報表系統的日常業務處理第二節 UFO

15、報表系統的業務處理（三） 生成圖表 報表數據生成之后，為了能夠更直觀地對報表數據進行分析和說明，可以將數據生成圖表形式。圖表是利用報表文件中的數據生成的。因此，報表數據發生變化時，圖表也會隨之變化；報表數據刪除后，圖表也會隨之消失。圖表功能的使用應在數據狀態下進行。UFO報表系統提供了樣式豐富的圖表供用戶選用。第三節 UFO報表系統應用案例03第三節 UFO報表系統應用案例 （1） 自定義一張貨幣資金表。 （2） 利用報表模板生成報表。1. 案例的內容 （1） 引入“第三章應用案例的賬套數據”。 （2） 以“CW001陳亮”的身份進行UFO報表系統的操作。2. 案例的要求一、 案例的內容及要求

16、第三節 UFO報表系統應用案例 自定義一張貨幣資金表，將單位名稱和年、月、日設置為關鍵字，報表內容及主要格式和單元公式定義如表4-2所示，要求定義舍位公式（舍3位），并進行報表數據處理和生成直方圖。二、 案例資料及操作指導（一） 自定義貨幣資金表表2-1 賬套信息操作指導：UFO報表具有格式和數據兩種狀態，單擊報表窗口左下角的“格式/數據”切換按鈕，可以在兩種狀態中進行切換。在格式狀態下，主要進行格式處理，即定義報表格式和取數公式等；在數據狀態下，主要進行數據處理，即數據的計算、分析等。1. 定義報表格式（1） 新建一個報表。以“CW001陳亮”的身份登錄企業應用平臺，執行“業務工作”“財務會

17、計”“UFO報表”命令，系統打開“UFO報表”窗口，執行“文件”“新建”命令，“UFO報表”窗口呈現一個處于格式狀態的新表格，如圖4-1所示。圖4-1 處于格式狀態的新表格（2） 設置表尺寸。在格式狀態下，執行“格式”“表尺寸”命令，系統彈出“表尺寸”對話框，錄入行數“13”、列數“4”，單擊“確認”按鈕，出現13行4列的表格。如果表尺寸太小，可以通過執行“編輯”“插入”或“追加”命令來增加行數和列數。（3） 設置行高和列寬。執行“格式”“行高”或“列寬”命令，設置表格的整體行高和列寬，也可以將光標置于行或列的分隔線上并按住鼠標左鍵拖拽來調整。行高和列寬的單位為毫米。本例行高設置為“10”，列

18、寬設置為“60”。（4） 設置區域畫線。選定需要畫實線的區域范圍A3D12，執行“格式”“區域畫線”命令，系統彈出“區域畫線”對話框，設置畫線類型、樣式，然后單擊“確認”按鈕。本例畫線類型選擇“網線”，樣式選擇“實線”。（5） 設置組合單元。選定需要組合單元的區域范圍A1D1，執行“格式”“組合單元”命令，系統彈出“組合單元”對話框，選擇組合單元的方式。本例選擇“整體組合”或“按行組合”。同理，設置A2D2為組合單元。（6） 錄入報表項目和設置單元屬性。設置單元屬性即設置單元格的單元類型、字體圖案、對齊方式和邊框。選中需要錄入內容的單元或組合單元，根據表4-2的內容錄入報表項目，并設置各單元的

19、屬性，然后單擊“確定”按鈕。完成報表項目錄入的貨幣資金表如圖4-2所示。圖4-2 完成報表項目錄入的貨幣資金表提示： 需要錄入內容的單元系統默認為表樣型單元，未錄入內容或公式的單元系統默認為數值型單元。如果想在數據狀態下在單元中錄入文字，則應將該單元設置為字符型單元，本例中的“制表人”單元可以設為字符型單元；表樣型單元錄入內容后對所有表頁都有效，數值型和字符型單元錄入內容后只對本表頁有效。（7） 設置關鍵字。選中需要錄入關鍵字的單元，本例選中A2單元，依次執行“數據”“關鍵字”“設置”命令，系統彈出“設置關鍵字”對話框，選中“單位名稱”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。同理，設置“年”“月”“日”關

20、鍵字。然后，執行“數據”“關鍵字”“偏移”命令，根據需要調整關鍵字所在的位置，偏移的負數值表示向左偏移，正數值表示向右偏移。關鍵字偏移量單位為像素。本例設置好關鍵字之后的貨幣資金表如圖4-3所示。如果要取消關鍵字，可以通過執行“關鍵字”“取消”命令來實現。圖4-3 定義好關鍵字的貨幣資金表2. 定義取數公式（1） 定義單元公式。選擇單元之后，可以通過下列三種方式之一來定義單元公式：一是單擊工具欄上的“fx”按鈕后定義公式，二是執行“數據”“編輯公式”“單元公式”命令后定義公式，三是直接按鍵盤上的“=”鍵后定義公式。下面以方式一定義“庫存現金期初數”的公式為例介紹定義單元公式的方法。 選擇被定義

21、單元C5，單擊“fx”按鈕，系統彈出“定義公式”對話框。 單擊“函數向導”按鈕，系統彈出“函數向導”對話框；在“函數分類”下拉列表框中選擇“用友賬務函數”，在“函數名”下拉列表框中選擇“期初（QC）”。 單擊“下一步”按鈕，系統彈出“用友賬務函數”對話框；單擊“參照”按鈕，系統彈出“賬務函數”對話框；科目選擇“100101”，其余各項采用系統默認。 單擊“確定”按鈕，返回“用友賬務函數”對話框；單擊“確定”按鈕，返回“定義公式”對話框；單擊“確認”按鈕，保存設置。 同理，定義其他單元公式。本例全部單元公式定義完成之后的貨幣資金表如圖4-4所示。圖4-4 單元公式定義完成之后的貨幣資金表（2）

22、定義審核公式。審核公式用于審核報表內部或報表之間的鉤稽關系是否正確。例如，資產負債表中的“資產負債所有者權益”，可以在報表格式狀態下進行審核公式的定義，在數據狀態下進行數據審核。如果需要定義審核公式，在執行“數據”“編輯公式”“審核公式”命令后進行定義。本例不需要定義審核公式。（3） 定義舍位平衡公式。舍位平衡公式用于重新調整報表四舍五入后的小數平衡關系。在報表處于數據狀態下，執行“數據”“編輯公式”“舍位平衡公式”命令，系統彈出“舍位平衡公式”對話框，設置舍位表名為“SW”，舍位范圍為“C4D12”，舍位位數為“3”，平衡公式為“C4=C5+C6+C7,D4=D5+D6+D7,C8=C9+C

23、10+C11,D8=D9+D10+D11,C12=C4+C8,D12=D4+D8”，單擊“完成”按鈕。（4） 保存報表格式。執行“文件”“保存”命令，系統彈出“另存為”對話框，選擇目的文件夾，錄入報表名“貨幣資金表”，保存類型選擇后綴為“.rep”，單擊“保存”按鈕。提示： 錄入平衡公式時，各平衡公式之間用半角逗號隔開，最后一個公式不用逗號。 等號左邊只能有一個單元（不帶頁號和表名）。 舍位平衡公式中只能使用“+”“-”符號，不能使用其他符號和函數。3. 報表數據處理（1） 把報表切換到數據狀態，依次執行“業務工作”“財務會計”“UFO報表”命令，打開“UFO報表”窗口，執行“文件”“打開”命

24、令，選擇“貨幣資金表.rep”存放的文件夾，選中該文件，單擊“打開”按鈕，單擊報表左下角的“格式/數據”按鈕，將報表切換到數據狀態。（2） 錄入關鍵字。執行“數據”“關鍵字”“錄入”命令，系統彈出“錄入關鍵字”對話框；錄入單位名稱“武漢宏遠電器”、年“2020”、月“01”、日“31”，單擊“確認”按鈕；系統彈出“是否重算第1頁？”提示框，單擊“是”按鈕；系統自動按照關鍵字取1月份的數據進行計算，計算結果出來后，在當前表頁的左下角出現“計算完畢”字樣；計算完畢的貨幣資金表如圖4-5所示。如果數據有誤，則把報表切換到格式狀態進行修改，再切換到數據狀態進行重算，再執行“文件”“保存”命令保存當前表

25、頁。圖4-5 計算完畢的貨幣資金表提示： 單位名稱關鍵字可以確認報表數據取數的空間范圍，日期關鍵字可以確認報表數據取數的時間范圍；執行“數據”“整表重算”命令，可以對本表中的所有表頁重新進行計算；執行“數據”“表頁重算”命令，可以對本表中的當前表頁重新進行計算；選定一個有數據的單元，單擊鼠標右鍵，選擇“聯查明細賬”，可以聯查相應的明細賬，在打開的明細賬中還可以進一步聯查憑證。（3） 舍位平衡。執行“數據”“舍位平衡”命令，系統自動按照前面定義的舍位平衡公式進行舍位平衡，并將舍位平衡后的報表保存在“SW.rep”文件中，打開該文件可以查看舍位平衡后的結果，如圖4-6所示。如果舍位平衡公式有誤，則

26、系統左下角會提示“無效命令或錯誤參數！”。圖4-6 舍位平衡后的貨幣資金表4. 報表生成直方圖（1） 打開表格之后切換到格式狀態，執行“編輯”“追加行”命令，在彈出的“追加行”對話框中錄入追加行數“20”，單擊“確定”按鈕。（2） 把報表切換到數據狀態，選定需要進行圖表分析的單元范圍A3D11，執行“工具”“插入圖表對象”命令，系統彈出“區域作圖”對話框，數據組選中“行”單選按鈕，數據范圍選中“當前表頁”單選按鈕，標識保持默認（當選擇“當前表頁”作圖時，標識不能更改），圖表名稱錄入“貨幣資金分析圖”，圖表標題錄入“貨幣資金分析”，X軸標題錄入“時間”，Y軸標題錄入“金額”，圖表格式選擇“立體成組直方圖”，如圖4-7所示。圖4-7 貨幣資金分析圖區域作圖設置（3） 單擊“確認”按鈕，調整圖的大小和位置，生成的貨幣資金分析圖如圖4-8所示。圖4-8 貨幣資金分析圖提示： 當單元中的數據發生變動時，圖表的內容也會隨之發生變動；雙擊選定該圖表，然后單擊鼠標右鍵可以重新選擇圖表格式；雙擊其他位置，可以對“區域作圖”中的元素進行修改。第三節 UFO報表系統應用案例二、 案例資料及操作指導（二） 利用報表模板生成報表1. 利用報表模板生成資產負債表操作指導：（1）