1、主管人員技能的培訓時間管理Supervisory Skill Training Series 主管人員技能培訓系列之You will have the opportunity to develop for your current and future roles.你將得到針對目前和未來職責的發展機會Time Management時間管理Jan. 2015Objectives目標發現和消滅阻礙您更有效地工作的“時間強盜”。對工作分清輕重緩急。使用每日“應辦事”清單和每周計劃日歷。學完后，您應該能夠：最常見的時間強盜有以下幾類：工作被打斷。接電話和打電話。拖延。任務不下放。危機。時間管理不善的問

2、題能夠加重，并引發許多其他問題。堅持做每日時間記錄能夠幫助我評估自己的時間使用。如何發現最經常阻止我有效工作的時間強盜。現在我知道了決定某項任務的重要性之前，問您自己：該任務必須完成嗎？我不做會怎樣？如果我現在不做，以后我會后悔嗎？我應該自己完成，還是交給下面的人去做？分清工作輕重緩急的秘訣如何決定哪些是我必須完成的任務，哪些事情完成了。哪些工作任務優先于其他任務。如何確定哪些任務最重要。現在我知道了。如何編寫一份每日“應辦事”清單。為什么要使用日歷。如何不忘記提前做活動計劃。現在我知道了當您必須立即處理一項打斷您的工作的事情時，不要被那件事陷住。抓緊解決問題或答復請求，然后趁記憶憂新繼續您剛

3、才的工作。讓您的雇員知道，您的哪些工作是除了發生緊急情況外不得打擾的工作。如果可能，在上班后或下班前舉行五分鐘的會議，雇員有問題或要求可在那時提出。在您的辦公地點附近掛起公告牌，雇員有不急的要求或問題可在上面注明。您務必要在當天已注意到他們的請求或問題，并讓他們知道您何時能夠處理這些事情。對付工作被打斷的秘訣減少電話耗用時間的秘訣打電話時態度要隨和，但不漫無邊際。例如，說“喂，老金。我有個簡單的問題，你最有資格回答”，是態度友善的作法，但拉開親談的話匣子就不可取了，例如這樣說：“喂，老金。家里怎么樣？”對電話里要說的話有所準備。在打電話之前，搜集通話時所需的全部信息。在您的辦公桌上放一個小型廚

4、用定時器，以幫助您控制通話時間。告訴您的辦公桌上放一個小型廚用定時器，以幫助您控制通話時間。告訴那些說話沒完沒了的人您另用電話、約會或緊急情況。站著打電話，或者把電話搬到不適合長時間講話的地方。安裝自動撥號器，以節約撥電話的時間。經常記錄和分析您的通話，以了解您都在電話上講了些什么。關于反拖延的秘訣對一項工作，不要端詳得太久才動手做。端詳得太久只能使它看上去比實際更重、更艱巨。不要以沒有時間或正在尋找更好的方法作借口來拖延工作。把工作化整為零。大塊頭的任務令人望而生畏。不要用舒適的活動、如喝咖啡、吃小零食或聊天等來助長您的拖延。如何做到“任務下放”事先計劃任務的下放：寫出您將下放給他人的任務的

5、全部內容。決定正確的人選對選中的人表示信任說明您將如何介入這項工作說明這種安排對大家都有好處危機工作拖后導致工作更費氣力/時間更長導致劣質工作導致危機導致尋找捷徑導致對付危機的秘訣給危機分類。有多少危機是獨一無二的？多少危機屬于屢次發生的類型？有多少危機的責任在于您本人？調查您遇到的危機。發現其中的模式。預想問題，制定一旦問題發生將如何加以解決的計劃。發現誰手中掌握著防止危機的控制權。學會適應那些不以您的意志為轉移的危機。例如，您的上司制定不現實的期限，機器壞損，信息中陰一對這些危機，您幾乎無能為力，所能做的只是試圖影響他人去改進作風。力求從危機中學習。有時危機為您提供推動工作改進的機會。每年

6、壓力問題會給美國經濟造成1500億美元的損失導致壓力的一些重要因素：被解雇不得不解雇某人眼見您的一位朋友被解雇被調至另一崗位，或領導提拔了別人接受工作評估或對別人的工作進行評估加薪水平低于預期被指名表揚，特別是在大庭廣眾之下或公共場合里。作正式講話感到職位可能不保。導致壓力的一些重要因素：被通知調換工作地點工作的目標不明確覺得不稱職或大材小用在工作中同別人發生爭執工作量突然變化招聘一名新的雇員面臨重大政策變化或換了新上司被安排新的工作時間工作頻頻被打斷職權太少出差太多“A”型性格我有作出成績的強烈欲望我比自己認識的大多數人有更大的雄心壯志。我在競爭中如魚得水。我對名聲的追求是多多益善。 我對自

7、己的要求明顯高于上司對我的期望我喜歡分秒必爭地工作。我不斷尋找加快進度的辦法。有時人們說我講話太快。我必須采取進取的姿態，以獲得公平的承認和加薪。避免壓力的秘訣向有同情心的人訴說您的總是或者把問題寫在紙上。不要把它們憋在心里。在卷人一個壓力很大的情形之前，斟酌一下花費那些時間、經受那些壓力是否值得。例如，帶家里自制。例如，帶家里自制的點心參加學生家長和教師聯誼 會會議自然好，但為烤點心熬到夜里一點鐘是否值得？即便只有15分鐘到20分鐘的空余，也要離開您的工作區用午餐。這樣您就能夠清醒一下頭腦，以旺盛的精力對付下行的工作。保持活動。抻腿伸腰，不用電梯，而是爬樓梯。午餐時散步，深呼吸10次。改變您的心境。設想您最喜歡的地方。試圖用五官去感覺它的存在。同別人講個玩笑。用一點時間想些高興的事情，如下一次度假的地點。問自己“如果會怎么樣？”的問題。“如果我錯過了截止期會怎樣？“客觀實際往往比您想象的好得多。我們向您提出挑戰管理問題專家彼得.德魯克說，“時間是您最重要的資源；如果您不能管理自己的時間，就談不上管理別人。”對我們在本練習冊中討論的時間管理技能，您實踐得越多