1、 高校教學檔案管理中存在的問題及對策研究 摘要:本文緊密結合高校檔案管理工作實際，就我國高校教學檔案管理中存在的問題進行了認真分析，并提出了相應對策。 關鍵詞:教學檔案管理；存在問題；對策 一、引言 教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系統而完整的歷史資料，是日后進行教學改革和教研活動的基礎資料，也是日后研究和處理問題的原始證據。因此，加強教學檔案的管理，建立健全教學檔案，充分開發教學檔案信息，對于推動教學改革，提高教學質量具有十分重要的作用。 教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學

2、改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的指示、規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃和會議記錄等。(2)學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量評估等材料。學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書

3、等。招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。LOCaLhoST制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。 近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現出多元化的發展特色。作為高校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內 容也日趨復雜化和多樣化，這就給高校教學檔案工作提出了更高的要求。 二、高校教學檔案管理中存在的問題 教學檔案管理制度不健全。近年來，隨著檔案法、普通高校檔案管理工作辦法等一系列檔案法規的

4、出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了很大的進步。但從目前高校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現為：關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，導致檔案管理混亂；有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄；學校每學期都要召開教學工作會議，卻沒有規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻拿不出像樣的培養規劃和總結。有關職能部門檔案記錄不一致。像學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現象。從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規范的部門立卷制

5、度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊。從檔案保管來看，存在保管不嚴的問題。有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。 教學檔案管理人員素質不高。目前，高校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質普遍偏低，具體表現在：一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精

6、力坐下來學習檔案專業知識；另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理。 檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。目前，許多高校中存在信息開發不足的問題。各系部之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設施、設備、技術的投入，而不注重其效益的產出。21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對我們的檔案管理工作提出了新的挑戰。而現在計算機網絡雖然被普遍應用，但檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。 三、加強高校教學檔案管理工作的對策 規范和完善教學檔案管理制度。高校要進一步制定

7、、完善教學檔案管理的規章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極性。工作制度的建立要由學校分管的校長負責組織，由校檔案館具體牽頭草擬制定，以體現檔案工作的專業性和科學性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道。 提高檔案管理人員的素質。高校是高學歷人才集中的地方，但由于歷史和現實等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現出學歷不高、專業水平不強的特點，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此，提高檔案管理人員的素質尤為重要。 首先，要提高教學檔案管理人員的思想素質。這里所說的思想素質不只是指政治立場更

8、重要的在于對本職工作的認真負責。教學檔案不得隨意改動，如學生成績、教師考評結果等。作為教學檔案管理人員一定要有強烈的責任感和事業心，要愛崗敬業，無私奉獻。 其次，教學檔案管理人員還必須具備一定的專業素質。針對教學檔案管理人員大都是半路出家，專業素質不強的問題，各單位要做好他們的再教育工作，比如可以通過進修、脫產上研究生班，也可以通過自學不斷提高其專業素質，使之盡快適應高校建設和發展的需要。 提高教學檔案管理水平，建立復合型綜合檔案館。隨著科學技術的飛速發展，構建多元化的檔案資源結構，樹立大檔案意識，建設社會化檔案館將是今后綜合檔案館的發展方向。復合檔案館在邏輯上是傳統檔案館發展的延續，是傳統檔

9、案館在信息技術條件下，與依托其發展而來的數字檔案館內聯、融合、并存、共生而形成的一個有機的統一體。復合型檔案館模式融傳統檔案館成分與數字檔案館成分于一身，是檔案館的必然選擇。 由于我國目前的教學檔案管理工作，從歸檔立卷來看，存在著一些檔案難以接收進檔的情況。各種檔案資料歸檔不及時，信息溝通能力較差，信息割裂，從而削弱了檔案館的作用。而復合型綜合檔案館的建立，是強化現有的綜合檔案館功能的有效途徑。強化綜合檔案館的功能會達到統一管理、減少重復的目的，符合構建節約型社會的理念。建立復合型綜合檔案館，不僅將教學檔案作為重點進行歸檔，還應將各種其它與教學檔案相關的檔案進行統一管理，使各種檔案成為一個體系，以提高檔案管理水平和效率。因此，各級檔案館要加強對管理方法和管理制度的創新，建立一個數字化、網絡化、信息化為主，以紙質檔案為輔的、檔案資料豐富的新型檔案管理模式。 總之，高校教學檔案管理水平的提高，需要我們不斷的從思想上和行動上去追求、去創新，這是一項任重而道遠的工作，但只要我們