1、不簡單的周會與周報周會周報，看似眾所周知，但當PMG巴這一話題列入討論候選列表時， 居然獲得 了大部分項目經(jīng)理的積極投票，看起來這里頭似乎有不簡單的疑問和困惑。“關于周會”先來說說周會， 通過調查目前項目經(jīng)理們所處的項目中， 毫無例外地擁有各自的周會，但開法略有不同，主要分為三類：（ 1）“全體類”周會全體類， 就是項目全體人員共同參與， 這根據(jù)項目大小不同又有差異。 技術研發(fā)類項目， 本身以研發(fā)人員為主體， 周會以所有人員的狀態(tài)和項目信息同步為主；也會有部分產(chǎn)品類項目， 雖然角色和人數(shù)眾多， 但依然會有全體參與的周會， 時 間控制在半小時內，以產(chǎn)品和團隊的動向同步為主。（ 2）“組長類”周會

2、組長類， 這也是目前占比最高的周會形式， 更多存在于產(chǎn)品類項目中。 各組同步狀態(tài)，同時了解產(chǎn)品最新情況以及討論重要產(chǎn)品事宜。3）“三方類”周會三方類， 主要是產(chǎn)品運營市場三方周會， 也存在于產(chǎn)品類項目中。 因為這三方是產(chǎn)品動向的主要來源， 且日常溝通合作中需要協(xié)調配合的事項更多， 所以也需要定期的討論決策。 當然， 這里沒有包括各個職能團隊自己的周會， 那些主要屬于團隊管理性質。那如何來開好這看似簡單的周會？首先，要想清楚為什么開周會。要同步狀態(tài)匯總各團隊信息？如果僅僅如此， 每個團隊羅列自己的事項，互發(fā)郵件是不是就行了？顯然不夠。我們一定需要通過周會來面對面地感受到項目當前的整體狀態(tài)、 重要

3、問題、 接下去的目標以及調整， 更需要借此來對項目當前重要問題有一致的認識， 有小幅度的討論，并形成下一步工作事項。這里，有一些 開好周會的要點：（ 1）規(guī)模和時間控制人數(shù)不超過10-15 人，時長不超過1.5 小時。更大的規(guī)模和更長的時長， 一方面是資源的極大浪費， 另外一方面會造成討論無法有效展開。一個包括了 20 人的超過 2 小時的周會，是不可想象的效率低下。（ 2）要不要輪流匯報？事無巨細的羅列，既乏味又無效。大部分項目整體情況可以通過項目經(jīng)理事先的收集來直接做整體概述， 對于部分方向性或者商務性小組， 可以簡單匯報主要工作和主要問題。 一旦會議陷入了輪流發(fā)言的局面， 你會發(fā)現(xiàn)非發(fā)言

4、的與會者很快就會掏出手機開刷。3）周會上應該討論什么？先說哪些不該來周會討論：急事不適合周會討論，要第一時間當下拍板！非跨團隊的問題不適合周會討論！純執(zhí)行細節(jié)問題不適合周會討論！大方向決策問題不適合周會討論！這樣我們就更容易得出結論： 跨團隊的， 涉及到整體計劃性或者協(xié)同配合型的問題， 或者中期改進型問題， 適合放在周會上討論。 項目經(jīng)理一方面可以在實現(xiàn)收集整體狀態(tài)的過程中識別到此類問題， 另一方面也需在周會過程中隨機應變發(fā)起對“火花”型問題點的快速討論。這樣的討論，不需要在周會時明確所有的細節(jié)，但大家有個共識并有個行動落實方向和對應負責人即可。（ 4）狀態(tài)同步的維度大部分情況下，不需要完全按

5、照職能團隊來同步，目的不是匯報貢獻， 而應該按照產(chǎn)品內子項目線的維度來跟進進展， 挖掘問題。 當然，整體研發(fā)情況是一個必有的維度。（ 5）說話比例如果一個周會從頭到尾是項目經(jīng)理或者主管在唱獨角戲，那就應該反省一下周會的形式和內容了。合適的比例是1:1:1 。第一個 1 指的是會議主持人，往往是項目經(jīng)理或主管，向大家更新整體狀態(tài)，并且貫穿整個討論； 第二個 1 指的是部分需要匯報的與會者發(fā)言； 第三個 1 更為重要， 是所有與會者參與討論發(fā)言。 達到了這樣的比例， 容易讓參會者從信息獲取度、決策參與度和專注度上都保持較高的水平。（ 6）固定時間地點周會的時間地點需要盡可能的固定，這樣會讓大家有預

6、期性和節(jié)奏感， 也能夠提高到會率和準時率。 為此， 會議主持者需要付出不少努力，包括預定會議室、應對突發(fā)事件、完善會議規(guī)則和通知等。（ 7）如果我們已經(jīng)有每日站會了呢？這個問題更多來自于技術研發(fā)型項目，研發(fā)日常已經(jīng)每日同步了，那自然不需要再依靠周會來同步狀態(tài)。這種情況下，視項目變動情況、 團隊管理需求， 可以將周會提升為主要針對項目概況和團隊管理的會議，時間上也可以作進一步壓縮。如無此需求，也可以省略周會，但建議保留月會或者雙周會，主要用于項目整體情況和調整的事宜。“關于周報”很驚訝我居然寫了那么多關于周會的事兒，原來真的不那么簡單通過統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)并不是每個項目經(jīng)理都在寫周報，有兩類原因：是項目

7、本身復雜到項目經(jīng)理沒有能力描繪清楚整個項目各處的完整情況;二是周報約定于周會紀要了，因此省略。衡量周報有效性的很好判斷標準就是， 有多少人真的會打開周報來看？又有多少人會認真看周報里的信息？當然， 要警惕周報萬能論， 不可能依靠周報來溝通具體的待辦事項， 誰干什么，還是要面對面溝通到位，周報上呈現(xiàn)的更多是讓團隊“透明”地了解信息，而不是帶來任何surprise 。那么寫好周報又有些什么細節(jié)呢？（ 1）周報應該包括什么？包括整體進展、整體風險、各子線狀態(tài)、各子線風險。周報應該讓大家清楚重要的進展，目標達成情況，風險狀態(tài)以及應對，總之看完周報，大家應該對項目現(xiàn)狀有個清晰的整體認知。（ 2）篇幅不宜

8、過長寫到進展和問題，都只寫要點，不要事無巨細都寫，周報不是為了表現(xiàn)工作量，更不是為了刷存在感，只說重點就夠了。（ 3）是否包含產(chǎn)品數(shù)據(jù)？產(chǎn)品數(shù)據(jù)一定是敏感數(shù)據(jù)，并不適合實時向所有人公開，因此，并不需要在周報里列清數(shù)據(jù)。但既然現(xiàn)在團隊都有KPI 指標，那如果要形成最大的團隊合力來達成目標， 就必須要對KPI 有分解有跟蹤。 所以， 周報中可以有一定的數(shù)據(jù)信息， 主要目的是由數(shù)據(jù)信息指出當前的產(chǎn)品問題和所需的調整事項。與此同時，要把控好周報的分發(fā)范圍。（ 4）適當圖形化沒有人愿意花十分鐘以上來讀一份周報，因此我們應該提高信息表達效率，適當將信息圖形化，提高周報的閱讀效率。（ 5）控制寫周報的時間和復雜度一份周報的準備時間應該控制在1-2 小時以內， 如果你的周會紀要本身和周報有了不小的重合， 那也確實可以考慮兩者合二為一。每每寫完了一些細節(jié)， 我們都需要抬起頭來思考一下這