1、會議管理主講：楊家璇研究方向：市場策劃、職業教育市場運營管理聯系方式班級郵件：密碼：1234561課程介紹第一章 會議基礎 第二章 會議要素 第三章 會議準備 第四章 會議的程序安排 第五章 會議的主持 第六章 黨政機關的會議第七章 企事業單位的會議2第八章 電子會議技術第九章 會議文書第十章 會議產業3分組要求以宿舍為單位分組，角色分為：組長、組員，每組制作一份分組名單，由班長整合發送到班級郵箱及本人郵箱，格式如下：編號： 姓名電話郵箱組長組員組員組員組員4導入為達到管理目的而開會；把“會議”作為一個產品或市場進行研究5第一章 會議基礎1.1 會議的涵義會議是指3個

2、或3個以上的人（其中的1個可以是主持人）按一定的組織原則聚合在一起，圍繞某些共同關心的內容而進行的多向溝通。61 3個人以上：數量原則；2 按一定組織原則聚合在一起：會議召開受到有一定約束；3 遵循一定的程序進行；4 多項溝通。71.2 會議的發展歷史1.2.1 從漁獵時代的民主政治到氏族議事制1 漁獵時代（圖騰社會）人人平等，良好協作精神生產力落后，沒有體力勞動與腦力勞動之分，也沒有統治與被統治之分直接民權，全民政治82 氏族的形成（1）氏族是生活在一定地區的人群：地域性、血緣（親緣）性、倫理性氏族社會與圖騰社會有三大區別：一夫多妻制取代了群婚；父系氏族渠道母系氏族；人眾開始有了貧富貴賤之分

3、。9（2）氏族重經驗：氏族議事會、部落議事會、部落聯盟議事會101.2.2 君主專制時期的會議背景：農商時期私有化和階級的分化在這一時期逐漸形成，產生宗法：（1）政治倫理化（2）行政習慣化點評：王權取代民權，強化政治倫理，會議的形式完備111.2.3 民主時期的會議1 工業革命2 議會制度3 委員會制度4 人民代表大會制度個人觀點：與時俱進，科學發展1.2.4 現代會議121.3 會議的類型1.3.1 根據會議的性質分類1 正式會議：高層做出決策的工作會議按照會議規模召開：合法召開、有明確的議題、有規范的議程、有會議主席的有效控制下完成全部議程2 非正式會議：臨時召開或正式會議之前的協商會議，

4、用來解決特定問題131.3.2 根據會議的內容分類1 傳達動員會：反饋性會議跟進，已達到信息反饋2 匯報檢查會：會議召集者和參加者形成互動143 座談討論會：多向溝通4 工作決策會151.3.3 根據與會人員的數量分類1 大型會議：1000-10000人/10000人以上為超大型會議2 中等規模的會議：100-1000人之間3 小型會議：不超過100人161.3.4 以技術手段分類1 傳統會議：面對面圍坐，對技術裝備依賴較少優點：即時溝通，直接交流缺點：范圍受到限制2 現代電子會議：即用自然語言表達，也人工言語（計算語言，多媒體語言）表達優點：遠近溝通，即時與延時溝通缺點：非直接交流171.3

5、.5 以與會者是否單一國籍為會議分類1 國內會議2 國際會議1.3.6 以會期間隔穩定與否分類1 定期召開的會議2 不定期召開的會議181.4 會議的主要功能1 分權功能：民主政治的一部分個人觀點：提高效率，合理分工2 協調功能：增加透明化個人觀點：企業管理的需要3 決策功能：科學決策是會議成果的結晶194 組織領導功能：號召與調動員工，還支撐領導權威5 資訊功能：集思廣益、群策群力6 親和功能：聯系感情的紐帶201.5 會議的缺陷1.5.1 負向效應1 無正當理由的會議為滿足無聊的愿望而開會為遵循慣例或傳統而開會為攀比而開會為表功而開會為推卸責任而開會為逃避個別接觸可能產生的難堪局面而開會2

6、12 負面影響加大了會議成本，迫使管理者為轉變會風而增加投入敗壞會議的名聲培養、放任了公眾和與會者對會議的不信任情緒誘發管理者和被管理者之間的沖突，增大了科學管理的難度降低士氣，甚至導致員工缺勤或流動率高223 無效的會議只重形式，不論實效操縱會議，控制輿論凡會議必攀領導出席口說無憑，凡事均以會、以文為準，實際上是怕負責任例行程序，層層傳達或層層表態準備不周，僅交代矛盾，互相扯皮23本無意尋求共同目標，會場成了泄私憤的場所把會議與政治待遇混為一談，讓大量無關者與會類型不分，會而不議，或議而不決241.5.2 推諉責任常設的委員會推諉責任的理由：委員會內部并未有相應的權利委員們實際上也沒有能力去

7、承擔大多數責任委員們實際上也沒有能力去承擔絕大多數責任251.5.3 導入歧途1操縱會議以“集體研究”的名義，逃避個人責任用“會議決定”把謬誤堂而皇之變為不可抗拒的“真理”通過會議，將非法的行為披上合法的外衣會場還可以成為金錢和權利交換的場所2 工作就是開會：大小事開會研究、事多事少開半天3 開會是一種待遇26練習1：第四題及第六題課后小組作業27附加1：不同類型的會議有不同規格與流程要求1 年會：就某一特定主題展開討論的聚會，議題可涉及多方面，形式多樣化，一般租用大型宴會廳或會議廳282 論壇：反復深入的討論。由演講者來主持，主持人主持討論并總結雙方觀點，允許提問293 講座：較為正式，有組

8、織，規模大小都有4 培訓討論會5 獎勵會議306 商務型會議：規格高，高管與專業技術人員出席，會議與宴會結合317 度假型會議8 展銷型會議9 文化交流會議10 專業學術會議會32第二章 會議要素2.1.1 會議議題的概念會議議題是會議所要討論、報告的主要內容，所反映的是會議的目的、主題、任務，以及為了完成任務而將要采取的措施分析：點與面的關系范例分析：華中師范大學文學院、外國文學研究雜志社與華中師范大學出版社決定聯合舉辦“外國文學教學改革與教材建設學術研討會” 的會議議題分析33外國文學教學改革與教材建設學術研討會會議議題：1、外國文學教材（包括外國文學史、國別文學史、斷代文學史等）建設的回

9、顧與反思 2、新世紀外國文學課程設置與教材編寫3、外國文學課堂教學的改革與現代化 4、中文專業與外語專業外國文學教材建設的相互借鑒與融合5、西方高校文學課程的設置、教材選擇與教學方法 點評：主辦單位確定議題，組織分配議題給相關的主講人。議題與主講人排序與出場有規律34議程是會議議題的載體，所反映的是議題展開開的方式和程序范例：課本174頁，參見“博鰲亞洲論壇2002年年會日程安排”會議的議題三個來源：來自上級機關和領導人；來自下級部門提交的、需要以會議的形式研究和決定的問題；來自本層的管理活動中需要研究和決定的事項352.1.2 開會之前一定要明確議題開會前明確會議議題，并一定將會議的議題通知

10、到參加會議人員范例：學術會議一為何要明確議題，通知參加會議人員：1 讓與會者獲得知情權2 便于參加會議和籌備會議的人員做好相應的準備工作范例：從學術會議一分析籌備會議要從事的準備工作（分組討論5至8分鐘）363 防止出現操縱會議的現象4 有助于會議目標的實現5 是提高會議效率的基礎性工作分析：主辦單位與與會人員已做好準備372.1.3 議題的審核以下人員有機會提議召開會議：具體負責某項工作的主管人員上級領導或主管部門以及這些部門的領導一定數量的委員會成員或相關組織的代表足夠數量的基層員工合作單位的有關人員其他人員點評：召開會議的時機是否正確，理由是否恰當實例：2004年海南政協提的議題38瓊=

11、窮年，海南全省的為億元，相當于廣東東莞市的左右（億元）。年初，一位名叫劉明生的海南省政協委員，正兒八經向海南“兩會”提出要修改海南簡稱，因為瓊字與窮字諧音，不吉利。39極不合理的退休雙軌制沒有應列入兩會議題 現行的退休金制度 ，企業退休人員退休，就因為企業與機關、事業的身份差異，退休工資與普通公務員養老金相比，居然會相差多倍。以目前廣州市的待遇為例：企業職工退休工資只有1183元。而同樣在廣州市，現在一般科員退休時都有3000多元，而副科級有4000多元，正科級5000多元，副處級則有7000元左右。因此，即使是以科員身份工作到退休時，其退休待遇都比企業職工多出兩三倍。現行的退休金雙軌制 ，已

12、經成為社會分配有失公平正義的一個突出矛盾。 40實訓：閱讀羅杰摩司魏克列舉美國企業或政府開會的幾種常見原因，并進行小組討論，哪些會議一定要開，或者哪些會議不一定要開，可以用別的管理手段或方法來代替。412.1.4 議題審核的原則1 “一支筆”的原則分析：集權于一位領導人手中，避免多頭管理2 惟一性原則分析：強調根據規章要求必須通過會議形式來解決問題；難以用其他方法來解決的難題423 計劃原則分析：除緊急情況外，一般會議要提前申報見議題審核表4 可行原則分析：預案（對會議的初步設計）可行，會議經費有保證432.1.5 審核的內容1 權責關系分析：會議議題涉及有關權利與義務方面關系是否清楚，避免隸

13、屬關系和職權范圍方面的逾越實例：某職能部門就公司薪酬方案的設計與制定準備召開會議 442 政策的連續性和一致性分析：會議內容是否涉及有關政策；與以往的相關規定是否沖突；出現偏差，是否具有理由和依據實例：某企業高層決定二個月內引進一條國外先進的生產線，專業部門覺得高層決策存在問題，準備就高層決策存在問題召開會議453 是否具備召開會議的條件分析：除了預案和經費到位外，還要考慮設備與技術支持，某些人物要到會4 開會時機、地點的選擇實例：東北制藥集團借勢出擊46時機與機會2003年國家提出了振興東北老工業基地的戰略，東北制藥集團借勢出擊，通過新聞發布會大張旗鼓的提出了“做振興東北的排頭兵”和“中國抗

14、生素制造基地的口號，這些口號和目標與國家的大政方針完全一致，因此被媒體廣為報道和傳播，使得東藥集團的名聲鵲起。 點評：策劃應該如何抓住時機與機會475 與會人員范圍分析：落實到會的人數，注意控制與會人數6 會議議程的框架分析：會議議程順序安排是否合理，時間是否緊湊，會議的休閑娛樂活動是否得體482.2 與會者2.2.1 會議召集人2.2.2 會議主持人：負責控制和推進會議議程的人員職責討論：通過觀看視頻資料，談談你對會議主持人職責的認識 492.2.3 會議出席人會議出席是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應的會議上發言、參加討論、行使表決權的人員實訓：某學院召開一場購買實訓設備的論

15、證會問這次會議誰應該出席？為什么5051會議成員有定額，該會議的合法性均受出席會議人員數量的限制1 會議出席人的確定分析：何種規格的會議就應該讓具有會議規格相匹配身份的人參加；出席人數多少影響著會議成效分析：邀請會議出席人出現的問題 52某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那天，來的嘉賓很少。 532 會議出席人的主要權利發言、動議、提案權和參加討論的權利會議表決權選舉權義務：做好參加會議的各項

16、準備；遵守會議規則、服從決議，應該出席而未出席者，其義務不能減免；共同維護會場秩序，表決時不應該離場542.2.4 會議列席人1 權利具有參與本單位有關問題的討論發言的權利具有會議臨時賦予的其他權力2 義務遵守會議規則的義務有禮貌發言及解答相關詢問保守會議機密552.2.5 會議記錄人1 會議記錄人的產生會議主席指定會議選舉產生根據有關組織的章程規定，或者根據慣例指定有本機構的秘書人員擔任56 2 會議記錄人的職責提前介入會議，了解會議的議題和出席會議的人員，為記錄做準備必須如實記錄會議內容，而不能根據自己的理解決定記錄內容的取舍在會議結束時，應主動向大會主席（主持人）實例：名山公司要召開20

17、03年度總結大會-會議紀錄人的工作表現57名山公司要召開2003年度總結大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發言人的原意，并進行會議發言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與

18、會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現贏得了大家的一致好評。582.2.6 會議工作人員來自機構的內部來自專業的會議（會展）機構的技術人員和經營管理人員來自會場和會議設施所在地的有關服務人員分析：根據會議的需要來選擇592.3 開會時間帕金森管理經典強調的會議注意事項涉及時間的安排：（1）不要受到干擾分析：是否與工作時間或下班時間沖突60高低記憶水平開始結束（2）會議不要長于一個半小時，因為這是大多數人的注意力能夠集中的限度61（3）一定要明確會議的目的分析：舉辦方與與會人員兩方都應該明確

19、（4）（參加大會的人數較多時）不要討論。 （5）開小會。如果要解決一個問題，就應召集與這個問題直接有關的人開小會。發言時只允許一個人講話，其他人不得交頭接耳同時發言。62（6）定期例會要在每周固定日子、時間、地點召開。如果不這樣做，參加會議的人就會無所適從。632.3.1 確定開會時間的依據1 議題時效2 會議規模：與準備時間的關系、與會議長度的關系、與產生變數的關系3 會議復雜程度：議題的復雜程度；議題多少642.3.2 會議時間控制1 控制會期：一次或一屆會議總的時間長度導致會議拉長的原因：會議準備不夠充分，乃至出現會議時段的控制與浪費對策：不僅僅做好準備資料及聯系溝通工作，必要時進行預演

20、，挖掘出遺漏的問題65議程安排拖沓，沒有嚴格計算和控制時間分析：發言人與主持人應提前介入會議，對了解與執行每次發言的時間限制政策 不適當的會外活動被塞進了會議之中分析：會議氛圍的控制，提高會議效率66意義不大的討論，尤其是小組討論拉長了會期會議地點選擇不當，導致會期隱性拉長實例1：公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經過仔細考慮，預定了位于市郊風景區的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經理及參加培訓的人員都很滿意 實例2：1989年2月15日光明日報批評文章有感于全國采礦會議在珠海召開672 安排好議程盡量銜接各個環節和重復的內容嚴格規定發言時

21、間合理銜接各個環節實訓：34頁會議議程調整68附加：會議時間控制的十二條1、作好充分的會前準備：“臺上一分鐘，臺下十年功” 2、提前將會議相關材料分發給與會者3、會議議題不要安排過多4、會議時間不要安排過長5、會議盡量安排在下班之前召開6、不邀請與會議無關的人與會697、準時召開會議8、盡量避免討論與會議議題無關的內容9、約定與會者的發言時長10、及時提醒發言者11、完備記錄會議紀要并分發給與會者確認12、安排專人跟進會議決議的落實情況 702.3.3 核算會議的時間量T=Te+Tk+Th開始AECBJGFIDH個人觀點：可運用網絡技術優化會議時間資源712.4.1 開會地點2.4.1 歐洲議

22、會的會址之爭分析：政治平衡、國際地位及經濟利益誘惑實例：日本巧用主場改變談判地位722.4.2 從會議自身的需要選擇會址1 會址的地理位置（1）和會議的內容、規模、級別相稱分析：根據會議本身需要選擇會議地點實例：2010年十一屆廣州市政協三次會議 拒領房卡73代表們住宿的白云國際會議中心酒店對外標出的房價最低1500元/晚，最高的總統套房19800元/晚，但若入住實際價格最低為798元/晚。不過，由于兩會期間政府整體“包下”了該五星級酒店，有知情人士透露，代表委員的房費每天近300元，加上會務費、餐飲費等，則500元/人/天，5天的會議下來，這仍是一筆不菲的開支。74（2）自然條件適宜實例：博

23、鰲論壇的會址75（3）交通方便（4）相對中心實例：2010年世界博覽會在上海舉行762 會議室空間條件：小型會議室每間以30平方米大小為宜，中會議室則宜每間60平米。3 會議室技術裝備：采光、冷暖、多媒體系統、同聲傳譯系統4 會場的其他配套設施772.4.3 選擇會址的多維視角分析：根據會議主辦者的需要來選擇會址2.4.4 從政治視角選擇會址1 政治影響實例：2010年世界博覽會申辦，看會址的政治影響-我國國家形象視頻：782 政治暗示：文化內涵與象征意義793 政治平衡4 政治關懷2.4.5從經濟視角選擇會址 80 2.4.6從社會視角選擇會址分析：從廣州亞運會看城市形象建設812.5 會議

24、保障2.5.1 會議的組織保障1會務工作內容（1）會議材料工作：會議主題報告、領導人發言稿、會議期間的簡報、會議后期總結和紀要（2）會場準備工作：會址選定、會場布置、會議音響設備調試以及座次編排82（3）會間事務工作分析：會議議題推進期間出現的事物（4）會議接待工作832 會議工作機構（1）會務組：全面承擔會前、會中、會后事務（2）會務組和秘書組：會場準備與接待工作由會務組承擔；會議材料和會間事務由秘書組承擔（3）材料組、會務組和后勤組（4）接待組、材料組、會務組和后勤組842.5.2 會議經費1 會議成本控制2 會議成本計算方法85第三章 會議準備3.1 會議準備工作的內容3.1.1 總體思

25、路：估算工作量調配資源明確職責落實重點綜合檢查1 估算工作量操作：及時召集有關單位和有關人員，聽取其對工作量估算的意見862 調配資源分析：取得調配會議資源的權利；3 明確職責分析：會務工作的分工，責任落實到具體單位與個人注意：會議資源到位；會議資源配置合理；責任量化；落實到人；責任不合理874 落實重點分析：按會議性質確定會議的重點環節各類會議共性內容：會議通知、日程、人員、設備5 會前綜合檢查883.1.2 各階段準備工作的主要內容1 會議通知階段2 會議文件材料準備階段3 布置會場階段4 會議接待階段5 散會階段891 會議通知階段本階段準備工作：（1）確定會議名稱：注意區別會議名稱與議

26、題名稱（2）明確會議的組織機構：召開者、發起者、承辦者；單獨召開或聯合召開；會務工作由哪些部門負責（3）確定會議的時間、地點和會期（4）落實與會人員90（5）描述會議的內容（6）明確對與會者的要求（7）何時發出通知（8）哪些領導出席（9）是否有新聞記者到會912 會議文件材料準備階段：識別證件、會議登記表和簽到表、會議日程表和大會議程表、會議須知及有關活動注意事項、分組討論地點、會場座次表、會議主題報告、領導講稿及其他發言材料、開幕詞與閉幕詞、散發其他會議資料923 布置會場階段：擬定、制作并懸掛會標、布置主席臺背景、裝飾主席臺并配置會議發言席、制作座位卡、配置話筒、音響、錄音等電聲設備等93

27、4 會議接待階段：落實重點接待對象、掌握到會領導人的背景資料、為主持人配助手、提醒要發言的領導或與會人員做做好準備5 散會階段：送會、會議簡報與紀要、會議的反饋信息等943.2.1 會議設計要尊重慣例實例：湖南省株洲縣召開集體林權制度改革會議-讓無材料會議成為一種新慣例 3.2.2 會議設計要突出特色分析：跟之前的會議比較，突出某中特色3.2.3 會議設計要把握重點953.3 準備會議材料3.3.1 會議重點材料：會議通知、會議的開幕詞與閉幕詞、會議主題報告、領導講話稿和會議紀要1 會議重點材料的形成（1）由領導人親自撰寫（2）由秘書人員撰寫（3）由專門的寫作班子集體撰寫（4）由領導出思路、搭框架，秘書人員或參與會議籌備的有關人員撰寫962 會議重點材料撰寫要略全面占有素材重點材料要集體討論，由領導審閱定稿要聽取使用人的意見必要時應將草稿事先印發給有關人員，并聽取他們的意見字體參照國家標準973.3.2 會議一般材料1 會議一般材料的種類：識別證件、會議登記表、大會議程表等2 會議一般材料的來源分析：積累、下載、自己動手制作3 會議一般材料準備要略：加工、修飾、節約983.4 會場布置：顯示會議政治態度、價值觀念、感情取向的手段