1、有效會議的技巧有效的會議管理有效會議的技巧課程目的：群策群力事半功倍空杯理論只有倒空了才能裝得更滿你將成為成功學習的最大贏家 應恩德策劃與主持善良課程目的：群策群力事半功倍空杯理論只有倒空了才能裝得更滿你將成為成功學習的最大贏家 應恩德策劃與主持第一單元 會議概述定義會議 無效會議會議成本 有效會議會議類型 會議原則定義會議開會需要花費寶貴的時間大多數(shù)工作會議比較正式，有預先約定的時間、地點、議題等典型的會議有一個明確的目標，并概括于議程(議事日程或清單)上會議議程首先在與會者之間傳播應恩德策劃與主持請你談談對會議的認識你需要開會嗎？無效的會議會議的目的不清楚會議無法達成其目的有些人不必參加會

2、議并不是所有的人都相互認識會議缺乏訓練有素的主持人沒有人做會議記錄或注意會議程序這些問題帶來的后果是什么應恩德策劃與主持與會者的錯誤與會者遲到或早退與會者進進出出與會者離開會場去拿資料與會者爭吵與會者發(fā)言太過冗長與會者自我膨脹、突出自己，不管真正的問題有些有重要意見要表達的人并不能給他足夠的發(fā)言機會會議主持人失誤自說自畫或說的太多似乎不愿意討論與他相反的論點在開會前并未事先通知要討論某些重要題目在每個題目上所花費的時間非常不平均已作出決策后還在該議題上隨意漫談會議時間失控會議的時間不夠開無軌電車，直到超過規(guī)定的時間甚多好幾個議題都無法作出決策臨終場在理由證據不充分的情況下決策會議成本成功的會議

3、將合適的人聚集在一起共同為了某個目標而貢獻自己的才智能夠節(jié)省大量的時間和金錢會議成本時間費用與會者的總年薪日程開支/年工作小時數(shù)(8540)應恩德策劃與主持主管們的意見無目的無結論無組織(失控)獨斷無主題本位主義沒有議題的會議無結果的會議有結果不執(zhí)行走過場的會議應恩德策劃與主持有效會議管理的要素陳述開會目的準備議程選擇適當?shù)呐c會者管理會議時間引導與控制做總結開會需要花費寶貴的時間與金錢，因此只有在有必要時才開會，并確保會議的簡短與富有成效應恩德策劃與主持有效會議的要素目的人員組織領導信息時間地點會議應恩德策劃與主持會議類型會議可被分為以下兩種類型，而每一種類型又可細分為兩種： 工作決策會議目標

4、設定問題解決信息傳播會議意見/更新信息市場行情應恩德策劃與主持有效會議的3P原則成 果(Performance)程 序（Procedure）目 的(Purpose)會議的成果會議后所希望獲得的結果要產生什么結論如何開會決定成員與角色制定會議議程應用會議時間為什么要開會為何要開這個會為何我會參與其中應恩德策劃與主持會議準備確定標準制定議程舉行會議控制與執(zhí)行第二單元 會議流程有效會議流程1：準備首先確定是否需要開會開會或其他方式解決問題：郵件、電話、文件若不開會，會帶來什么結果找出一個說服人的開會理由提出意見產生創(chuàng)意作出決策是否開會的選擇可開可不開，不開可大可小的，小會 可長可短的，短會應恩德策劃

5、與主持有效會議流程2：標準會前溝通確定與會者確定開會時間確定開會地點確定會議主題傳遞有關文件發(fā)放會議通知確認出席者 花費在會前的準備時間非常有意義的，確保會議在恰當?shù)臅r間與地點舉行，由合適的人參加并作出正確的決定應恩德策劃與主持邀請與會者選擇恰當?shù)呐c會者是會議是否達到目的的關鍵要素需要考慮與會者在一個團隊中如何工作邀請具有良好溝通能力的成員參加評估與會者的貢獻：分享信息、提供建議、專業(yè)身份、授權行動通知與會者并且確認有效會議流程3：議程議事程序確定議事日程中的關鍵主題先用少量時間討論緊急問題對于關鍵主題留出足夠時間根據輕重緩急排出優(yōu)先順序應恩德策劃與主持優(yōu)先排序平衡Important 和 Ur

6、gentIU，IIInoU, IIVU,no IIIInoU,noIImportant Urgent案例分析9月26日上午10：30在總經理辦公室舉行部門經理會議，會議時間90分鐘議事內容：員工餐廳的擴建財務部的定編問題金龍汽車公司管理人員的參觀事宜明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調整采購員工上下班用的大巴應恩德策劃與主持案例分析：某個公司員工餐廳的擴建明年公司發(fā)展戰(zhàn)略的調整財務部的定編問題上海金龍汽車公司采購部經理的參觀事宜采購員工上下班大巴應恩德策劃與主持準備會議議程要點避免在一天情緒低潮時開會保證將議題的變化告知主持人議程盡可能簡潔明了與一目了然議程包括：會議日期、時間、地點與目的全體與會者都要明了自

7、己的職責議程體現(xiàn)出議題的輕重緩急與優(yōu)先程序確定會議地點選擇會議地點對于會議成功至關重要并非僅僅是否舒適，而是使人感覺恰如其分評估環(huán)境與會議室的布置各種設施與設備的準備：音響、投影、白板、紙板、燈光與咖啡、茶點選擇各種會議的場所自己辦公室部下辦公室公司會議室專業(yè)會議中心資料齊全、個人權威、可能電話(人)干擾提高部下士氣與地位，若地方小，不舒服避免等級困境，可能外人干擾，需要預約各方公平，適合保密，預先準備，費用應恩德策劃與主持有效會議流程4：舉行目的：確保每一個與會者都明確為什么開會互動：全體與會者的相互交流、整體互動的場所不是會議主持人的“ 獨角戲”也不是夸夸其談者的個人“ 講壇”應恩德策劃與

8、主持與會者的座位安排支持性手把手合作性肩并肩針對性面對面主持人團隊會議一對一會議應恩德策劃與主持有效會議流程5：執(zhí)行與控制告知有關人員有關信息簡明扼要針對性強不要涉及無關內容重要信息以文字形式傳播會議決定采取行動方案既定模式執(zhí)行督導應恩德策劃與主持為何會后不執(zhí)行工作忙行動計劃不合理資源不足結論不民主出現(xiàn)新情況有不同看法忘掉了不重視有難度任務分配不合理缺乏資源監(jiān)督不夠應恩德策劃與主持第三單元 有效主持會議任務導向與關系導向明確會議主持人的角色會議主持人必須考慮的問題會議主持人適時結束會議主持會議任務導向型的會議主持人關系導向型的會議主持人明確會議主持人的角色召集員工開會點名讓員工提出意見或亮出觀

9、點先讓低職位的員工在無干撓的情況下發(fā)言使這些員工不受到持反對意見的高職位員工的威脅明確會議主持人的角色了解自己的觀點主席是會議的“ 仆人”并非“ 主人”支持會議群體就主題展開討論最終帶領大家無異議的決定或較好的結論“ 仆人” 并非“ 主人”會議主持人的霧區(qū)與誤區(qū)高談闊論，強加于人童子游戲，尚未達標懶惰無能，優(yōu)柔寡斷自我陶醉，沉迷其中明確會議主持人的角色支持與控制與會者打破沉默：敵對與不自信不被干撓：確保每人有發(fā)言權緊扣主題：按既定的主題展開討論腦力激蕩：鼓勵與會者的積極參與和創(chuàng)意明確會議主持人的角色保持正軌情緒控制時間管理主題把握及時反饋突出重點善于總結會議主持人必須考慮在會議之前你需要知道會

10、議的重要目的閱讀所有相關的背景文件考慮參加會議的人可能會有什么樣的反應決定你要用什么方法去處理從這個會議中得到最適當?shù)慕Y果應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮準時開會(1)對遲到的人不要勉強堆起笑容要友善、保持愉快，要讓大家自在一點有魄力，要就事論事，讓大家清楚你在當家提醒與會者前一次會議的結果應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮準時開會(2)解釋這一次會議的目的提一提議程中的主要事項告訴與會者會議應在何時結束，并指出每一個議題應討論多久應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮控制討論請那些最能加速議題討論的人發(fā)表意見邀請其他人發(fā)表意見，不要讓少數(shù)幾個人霸占不要讓你自己霸占會議，但在必要的時候要評論一下

11、并問些問題極為專心地聽人發(fā)言，但也要注意其他成員的反應應恩德策劃與主持會議主持人必須考慮要堅定友善地將討論拉回確保所有的歧見都能得到公開而徹底的討論有人要開始吵架的話，要堅決地制止提醒與會者會議進行的時間并催促他們做結論在適當?shù)臅r候總結到目前為止達成的決策/結論要求大家確認已作成的結論或補充意見督促進入下一個議程應恩德策劃與主持主持人適時結束會議決定一下是要延長會議還是要將某些議程留待下一次討論總結一下這次會議成就了什么，并謝謝參加會議的人提醒與會者誰同意了何時要做什么事提醒與會者下一次日期、時間、地點及目的準時結束會議將會議記錄中及有關的事項盡快整理出來，發(fā)給參加會議的人考慮一下是否將會議所

12、做的決定事項公布，讓沒參加的人也知道按照會議所作出的決定采取行動應恩德策劃與主持第四單元 積極參與會議積極參與角色確認傾聽、表達與反饋秘書與助理的職責積極參與預先閱讀會議議程與以前的備忘錄思考如何發(fā)揮自己的作用與擬定發(fā)言了解與調查與會者，收集各種信息會前與其他與會者私下溝通消除隔閡對于重大議題，事先游說，以獲支持會議角色測試主席沖鋒隊員智多星評論家工兵保姆八爪魚雕刻家應恩德策劃與主持會議角色：主席要學會更好的組織聽取各方面意見并進行總結發(fā)掘與會者潛力并加以利用能作出正確、敏銳的決策達成一致與和諧會議角色：沖鋒隊員要學會給會議以正確的引導綜合調整與會者的貢獻建立適當?shù)目刂茩C制充分利用與會者的特長

13、與能力能更有效控制討論的進行確定會議目標傾聽他人意見并給予支持會議角色：智多星要學會將思維聚焦于相關事件上集中精力解決難題能夠承受批評與壓力傾聽他人意見會議角色：評論家要學會感知復雜事物與情境言簡意賅表達思想以助人理解審視計劃中的缺陷并評估其現(xiàn)實性將解決問題的方法分成等級傾聽各方意見并作出建設性結論討論時要開放思維以集思廣益用提問的技巧使人自然而然地認識不足所在會議角色：工兵要學會靈活機動，適應各種工作及其氛圍傾聽新意見，接受新思維用實際行動幫助他人準備一個好的目標陳述明白何時該做什么，完成什么會議角色：保姆要學會公正的待人處事友好，在適當?shù)臅r候給人以友誼不做一些傷害他人自信心或傷人之事促進人

14、際關系，調整不和諧氣氛發(fā)現(xiàn)他人的興趣與能力考慮個體發(fā)展需要幫助他人渡過難關會議角色：八爪魚要學會建立強大的人際網絡洞察其他團隊的行動與方向關注于會議的決策與執(zhí)行使會議保持信息暢通給與會者支持與鼓勵重視會議目標與目的會議角色：雕刻家要學會注意任務完成的進程與水平認識品質要求及時發(fā)現(xiàn)錯誤并化解給人以贊賞與激勵從喋喋不休中解脫出來合理分配議題與時間同與會者共同分享你的成功高效會議的角色整合八爪魚工兵保姆雕刻家主席沖鋒隊員智多星評論家高效會議角色整合積極參與會議的技巧五位一體的傾聽技巧言簡意賅的表達技巧審時度勢的反饋技巧傾聽的五步驟(5位一體)全神貫注有效傾聽深思熟慮感同身受言簡意賅善解人意應恩德策劃

15、與主持言簡意賅的表達技巧精心準備避免干撓尋求共同點凸現(xiàn)專業(yè)化充滿熱忱自信實足表達技巧： KISS:KEEP IT SIMPLE & SWEET 審時度勢的反饋技巧明白自己的目標作好準備及時反饋準確、及時、具有針對性恰當?shù)臅r間與地點對事不對人避免下定義或作評價重視有意義的交流秘書與助理的職責協(xié)助上司制定會議議程選擇會議地點、安排座位通知并確認與會者并傳遞文件現(xiàn)場服務、調整與控制突發(fā)事件做好會議記錄并整理好備忘錄天地大沖撞彗星999即將沖撞地球，在一個掩體中擠著11個人，但是掩體中的食品與水只能供5人維持2周。怎么辦？李博士，35歲，白人，歷史學博士，身體健康，有一子，熱愛政治李太太，31歲，白人，心理學碩士，開朗大方，擅長鋼琴演奏李大衛(wèi)，6歲，IQ68，健康，喜歡繪畫，熱愛動物王小姐，28歲，南非裔混血兒，文學學士，高級交際花，有一子王小毛，3歲，健康，識字3000，