1、中國海洋大學兼職檔案員培訓（黨群、行政、外事類）二O一七年四月1工 作 流 程預 立 卷1檔 案 整 理2檔 案 移 交32檔案歸檔范圍與時間安排 歸檔范圍 參照中國海洋大學檔案管理辦法執行歸檔時間安排 每年上半年按照檔案館擬定的各單位檔案移交檔案館時間安排，將上一年工作形成的檔案文件材料整理歸檔，包括紙質材料、相對應的著錄數據和電子文件一并移交檔案館 其它特殊載體、重大活動等形成的檔案材料按要求隨時歸檔移交 3檔案歸檔范圍與時間安排2017年各單位檔案移交檔案館時間安排 黨群類、行政類、外事類時 間 歸 檔 單 位4月5日-4月19日統戰部、紀委監察處、宣傳部、工程學院、信息科學與工程學院、

2、管理學院、水產學院、離退休工作處4月24日-5月5日機關黨委、工會、婦委會、計生辦、審計處、保衛處、文學與新聞傳播學院、武裝部、海洋生命學院、校友總會5月8日-5月19日黨委校長辦公室、組織部、外國語學院、化學化工學院、法政學院、控股有限公司、醫藥學院、馬克思主義學院5月22日-6月6日人事處、團委、海洋與大氣學院、經濟學院、材料科學與工程研究院、基礎教學中心、海洋發展研究院、食品科學與工程學院6月7日-6月20日后勤集團、數學科學學院、海洋地球科學學院、環境科學與工程學院、網絡與信息中心、圖書館、船舶中心、檔案館5月底前歸檔案館國際合作與交流處6月底前歸檔案館國際教育學院檔案歸檔范圍與時間安

3、排 依據中國海洋大學檔案歸檔工作考核辦法，對各單位歸檔進度、歸檔質量進行檢查和考核 各單位歸檔進度情況在檔案館網頁公布更新 2017年各單位歸檔進度表歸檔單位兼職檔案員應歸檔時間歸檔數量實際歸檔時間紙質文件電子文件檔案整理依據中華人民共和國檔案法中華人民共和國檔案法實施辦法高等學校檔案管理辦法等 中國海洋大學檔案管理規章制度山東省檔案工作科學化管理規范（魯檔發【2014】23號 ）實施山東省檔案工作科學化管理規范測評辦法（魯檔發【2014】37號 ）檔案整理規范、要求一、預 立 卷預立卷：兼職檔案員將本單位當年所形成的有保存利用價值 的、辦理完畢的文件材料（包括聲像類檔案）隨時 搜集，集中按檔

4、案時間、類別、保管期限分類保 管，為下一年度檔案歸檔工作做好準備，確保檔案 材料的齊全、完整1. 檔案收集、分類2.檔案組合、排列預 立 卷（1）按年度分類： 先將文件按其形成或針對的年度分開，一般以文件簽發日期（即落款日期）判定文件所屬年度 注：跨年度的請示與批復，歸入批復年度，也可以放在批復問題的針對年度或生效年度；法規性文件歸入公布或批準年度（2）按保管期限分類（永久Y、長期C） ： 依據相應類別檔案的保管期限表和文件的重要程度，確定保管期限 注：保管期限要確定準確 不同保管期限的文件應分別裝盒組卷排序 1. 檔案收集、分類8（1）同一事、同一問題或反映同性質問題的文件一起組合排序 保持

5、同歷年檔案組合的方法、規律一致（2）同一保管期限內若有重要文件和次要文件，按重要程度排列（3）問題單一，作者單一或名稱單一的文件，按時間順序排列 注：歸檔文件以“件”為單位整理，密不可分的文件材料按以下原則排列并裝訂為一件： 批復、批示在前，請示、報告在后 正文在前,附件在后 正文在前，定稿在后；定稿在前，歷次主要討論稿在后 轉發件在前,被轉發件在后 結論性材料在前，依據性材料在后 2.檔案組合、排列預 立 卷9二、檔案整理 初步整理核 查 編寫頁號編寫檔號裝 訂10著錄數據裝 盒檔案整理-初步整理1.歸檔文件應是原件2.檢查材料收集是否齊全、有無遺漏、重復、空白頁、反頁、倒頁；保管期限是否準

6、確；排列是否有機聯系3.每份文件獨立歸檔。多份文件共用一份“收文處理單”的將“收文處理單”復印后放在每份文件前4.傳真件、圓珠筆件、鉛筆件或純藍墨水書寫的文件，均要復印后與原件裝訂為一件，復制件裝訂在前，順序編寫頁號 注：本單位形成的文字材料盡量在源頭上杜絕使用不合規范的書寫工具5.紙張破損的、小于16開紙的（如醫院證明、手寫申請）不規范材料，不 易保存，需要用膠水，以右上方對齊，統一粘貼到A4紙上，左邊留出裝 訂位置，頁碼編于A4紙的右下角11 6.大于A4紙的要手風琴式折疊，不能只對折 對折后要再反折并且要留出左側裝訂位置 檔案整理-初步整理12檔案整理-裝訂去掉所有不符合要求的原裝訂物后

7、，在文件左側進行裝訂采用不銹鋼裝訂針、不銹鋼夾裝訂，裝訂時在左側訂兩個釘，裝訂長度為1015CM書籍、刊物等可保持原裝訂形態 注：請確保裝訂針、夾材質為不銹鋼 13檔案整理-核查14編寫頁號、檔號與數據錄入之前，聯系檔案館人員進行初步核查與指導 嶗山校區聯系電話：66781577 聯系人： 王旭/趙瑞紅魚山校區聯系電話：82031507 聯系人：季軍 檔案整理-編寫頁號 1.位置:正面右下角、反面左下角2.用筆要求：用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫 3.不論正反面，只要有字頁均需編寫頁碼 如：“此頁無正文”或文件印制日期的頁面作為一頁4.文件和書冊等能利用原頁號的可不再編頁號5.第一頁為“收文處

8、理單”時，頁碼以“收文處理單”作為 第1頁開始編寫6.附件順著正文頁碼向后編排7.復印件與原件裝訂為一件的，從第1頁往后順序編寫頁號 15檔案整理-編寫檔號 每份文件首頁左上角加蓋歸檔章注：有收文處理單作為第一頁時，歸檔章加蓋在收文處理單左上角炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫用大寫字母或阿拉伯數字，按文件排列先后填錄年份為四位數，如2014右上角空格不填分類號中無中劃線“-”，如DQ11，不可寫為DQ-11 注：各單位分類號不同，參考歸檔范圍保管期限長期填C,永久填Y 例：HD-2014-DQ11-Y-01空白章： 正確： 錯誤：1617歸檔章位置正確：錯誤：檔案整理著錄數據（一）登錄“部門網上歸

9、檔系統”（二）選擇正確的數據庫（黨群、行政、外事），錄入數據檔號：與歸檔章一致文號：即文件制發機關的發文字號題名：即文件的標題 一般照實抄錄，不能隨意更改和簡化 若原題名無實質內容或無題名的要重新擬定，外加【】，寫在原題名（如“通知”）之后；會議記錄要分次填寫每次會議的時間和主要內容 海大字【2014】3號海大字【2014】5號青發【2014】3號HD-2014-DQ11-Y-0118檔案整理著錄數據責任者：文件的發文機關或署名者，以落款或印章為準，簡報作者填寫編者，未署名的考證后填寫責任者一般應照實抄錄全稱，如“中國海洋大學”，照實抄錄即可若責任者名稱復雜或聯合發文涉及多個責任者,可用通用簡

10、稱，如“山東省委辦公廳”可寫為“省委辦公廳”， “中國海洋大學組織部”可寫 為“校組織部”，但不可隨意 省略關鍵詞，如只寫為“省委”、 “辦公廳”、“組織部”聯合發文時一般應照實抄錄，用“、”隔開；責任者過多時可適當省略，最后標注“等”字，表示還有其他單位，但作為責任者之一的立檔單位必須抄錄 省委（辦公廳）（校）組織部19檔案整理著錄數據主題詞：不必填寫，系統自動生成 頁 數：每一件歸檔文件的總頁數文件形成時間：即文件的簽發時間，以落款（蓋章處）日期為準，無日期的文件考證清楚 注：若有裝訂在一起的密不可分的材料作為一件，以排在最前面的文件日期為準（如作為一件的批復和請示，以批復時間為準） 日期

11、、頁數空缺或錯誤填寫*日印發處的日期20檔案整理著錄數據保管期限：歸檔文件所屬期限。有下拉框，根據文件的 保管期限選擇（永久或長期）歸檔類型：有下拉框，選擇填寫，一般為“收集”歸檔時間：錄入數據的時間 歸檔單位：立卷單位備 注：對文件作必要的說明或填寫檔案檢索時可能 用到的信息，如：是否為復印件、傳真件或 文件是否有缺漏，如是復印件、傳真件等 備注欄為必填項，沒有需要說明的內容可不 填寫立 卷 人：兼職檔案員姓名檢 查 人：歸檔單位檔案分管負責人姓名21（三）上報數據錄入人（立卷人）點擊上報本單位檔案分管負責人單位檔案分管負責人檢查檔案后點擊上報檔案數據22檔案整理著錄數據檔案整理裝盒歸檔文件

12、目錄每一卷盒文件前附上相應條目的歸檔文件目錄，固定每一份文件在卷盒中的位置歸檔文件目錄通過部門網上歸檔系統查詢打印，打印一式兩份 注：不同形成年度的“件”不應放入同一盒 不同保管期限的“件”不應放入同一盒 歸檔文件目錄打印時要去掉頁眉頁腳23檔案整理裝盒備考表檔案館網頁下載并填寫備考表 24檔案整理裝盒 備考表每盒一份，放置在對應盒內文件的最后一頁， 用以 保護文件，說明卷內文件狀況，便于檔案管理 人員和利用者了解 內容由立卷人負責填寫，包括以下四項 盒內情況說明：文件收集的齊全完整程度、文件本身 的狀況（字跡模糊、缺損等）；整理歸檔工作完成后 檔案如果有修改、補充、移出、銷毀等情況，應該在

13、此處加以說明 立 卷 人：立成本卷的責任者（兼職檔案員）簽名 檢 查 人：歸檔單位檔案分管負責人簽名 日期：向檔案館移交檔案的日期 注：簽名處用炭素墨水、藍黑、黑色墨水筆手寫，不可打印，不可用圓珠筆或純藍鋼筆25三、檔案移交歸檔單位填寫檔案移交清單，并由檔案分管負責人簽署意見，加蓋單位公章，負責人簽字處不可空白交接雙方按移交要求當面點清，在檔案移交清單上簽字后各存一份，以備后查注：負責人和移交人處用炭素墨水、藍黑、黑色墨水筆手寫，不可打印，不可用圓珠筆或純藍鋼筆26涉密檔案在非涉密檔案后按順序編排件號 注：按照保密規定不需要在部門網上歸檔系統錄入數據 涉密檔案的歸檔文件目錄以WORD文檔形式單

14、獨打印并在備注欄標明密級（絕密、機密、秘密） 注：歸檔文件目錄下載 檔案館網頁文件下載3. 目錄、備考表和涉密紙質檔案單獨裝盒，移交檔案館密級檔案的整理27電子文件的歸檔紙質檔案歸檔的同時，相應歸檔檔案的電子版本也一并移交歸檔，同時有保存利用價值的聲像檔案（圖像、影像）電子文件也整理歸檔分類整理 例：檔案館2016年度電子文件 檔案館 2016年度 電子文件影像文件MPG、MPG2、AVI等 圖像文件JPG、JPEG、TIFF、GIF等 文本文件DOC、DOCX、RTF、TXT、PDF、PPT等 電子文件的歸檔移交 移交清單：文本文件類填寫文本文件類電子文件移交清單 圖像、影像類填寫圖像影像類

15、電子文件移交清單 移交材料：光盤形式刻錄的歸檔電子文件及電子版移交清單 移交人、負責人簽字齊全的紙質版移交清單，一式兩份 移交時間：與紙質檔案歸檔時間一致 注：非常用格式的電子文件需轉換為常用格式的電子文件 若確實無法轉換，則應將相關軟件一并歸檔 特別提示歸檔材料要齊全完整：歸檔范圍內形成的材料應歸盡歸；同時密不可分的材料如請示和批復要齊全收集檔案的范圍請參照中國海洋大學檔案管理辦法中的有關內容，并注意按保管期限分開整理，保管期限請確定準確只移交有保存價值、保管期限為長期或永久的檔案，保管期限為短期（10年以下）檔案請留本單位備查容易出現問題的欄目是頁碼和日期責任者不是指立卷歸檔單位而是指形成文件的單位，也就是蓋章的單位收文處理單放在每份文件的第一頁并加蓋檔號章校內發文紅頭文放在前，校長簽發件在后排列校內紅頭發文落款處請蓋紅章后再歸檔每份檔案整理后應按檔案規范要求制作歸檔文件目錄、備考表與