1、廈門夏商旅游集團酒店管理公司請款作業暫行規定制訂：財會部修訂日期：2008年2月一、制定目的為規范公司各類資金的支出行為， 執行精確化管理的思路，同 時方便各部門的請款作業，特制訂本規定，對各類資金支出的單據規 范及操作流程予以明確。二、適應范圍（一）本規定適用于包括貨款支付、費用支出、資金調撥、暫借 等所有涉及資金支出的交易行為。（二）本規定適應于廈門夏商旅游集團酒店管理公司（簡稱管理公司,下同）各部門及其下屬和托管單位（簡稱各單位，下同）。三、審批權限及審批流程本規定適用的審批權限具體參照 廈門夏商旅游集團酒店管理公 司審批權限及流程管理暫行辦法執行。四、表單要求本規定共設計三種財務表單，

2、分別適用于不同的資金支出行為：（一）、用款申請單1、適用范圍：凡是需要從財會部支出資金的任何行為，無論是 采取現金還是轉帳方式，均要填寫用款申請單。例如費用報 銷、沖帳補款、供應商貨款等。用款申請單是公司資金支出的主要內部表單， 其他財務表單僅作為其附件使用2、單據樣本(具體請參照內控表單)3、填寫要求：(1)填制時間：即填制本表單的當天(2)單位：即管理公司或下屬及托管單位的單位名稱代碼(3)部門：即經辦人所屬部門，最好是成本負擔部門(4)收款單位：即交易方公司名稱或經辦人個人，如果是交易方, 則名稱必須要和其發票上的簽章一致.(5)單據：即后附原始憑證的張數(6)付款方式：依所需要的付款方

3、式在相應的口內劃，即可，若非現金或轉帳方式，則選“其他”，并把需要的付款方式填在后面，如承兌匯票 等。(7)匯入銀行帳號：僅在轉帳付款方式下才要填寫 ，即對方的 銀行名稱及帳號(8)請款金額：即本次所需報銷或付款的金額。請依上述規范 填寫。(9)用途：即本次用款申請的理由，若有多項，請分門別類詳 細填寫。(二)暫借款沖帳單1、適用范圍：凡是因暫時無法取得正式報銷憑證而又必須預先支出資金的行為，均要填寫暫借款沖帳單，僅作為用款申請單的附件使 用，不能作為直接支出資金的表單。如預付貨款、差旅費等。2、單據樣本和操作流程(具體請參照附件一)3、填寫要求：還款沖賬單(1)填制日期、單位、部門、收款單位

4、、單據、用途等欄位的 填寫請參照用款申請單，數字填寫規范亦同。(2)應補(退)金額：即借款金額減沖帳金額后的余額，正則退， 負則補。若是補，則需要一并填寫用款申請單才可領 款。(3)沖帳金額：即實際報銷或付款金額，即實際支出金額，(4)本表單在請款時無須審批，沖帳時才需要按權限進行審批。借款單根據借款的時間、金額、原因、預計還款時間、方式等相關內容 填寫，注意在“借款人：處簽字確認。還款證明單根據借款人的還款沖賬單辦理完還款沖賬手續后，由核算會計填 寫此單，簽名確認后交給借款人以證明款項還清， 借款人應保管好此 單。(三)、內部報銷單1、適用范圍：僅適用確實無法取得正式發票的小額資金支出行為,

5、 僅作為用款申請單的附件使用，不能作為直接支出資金的表單。如工資、過節費、外購水果等無法取得發票的外購行為及內部行為。該表單使用要嚴格限制。2、單據樣本(具體請參照內控表單)。3、填寫要求(1)填制日期、單位、部門、數字填寫規范等同用款申請單(2)事由：即發生支出的具體內容，需詳細填寫。(3)姓名/內容：即發生事由的具體項目或對象，如人員名單或 項目。(4)公司標準：公司規定該項目的具體標準。(5)金額：依相應欄位填寫小寫數字即可。(6)領款人：即受益人或經辦人。請對號簽核，空白處劃(7)合計：即上述金額的匯總小寫數字。(8)實發金額：即對應的大寫數字四、相關操作規定(一)財務表單作為公司內部

6、控制重要的原始單據， 要嚴格按照上述 規定進行填寫，字跡要求清楚工整，不得涂改，否則視為無效單 據不得報銷。(二)財務表單的使用要嚴格按照公司規定的審批權限及審批流程進 行，不得顛倒審批順序或者越級簽核。(三)各類表單和原始憑證在申請用款之前，要求用膠水進行粘貼， 不得用大頭針或曲別針代替，以防單據丟失，具體粘貼要求如下： 1、粘貼時要求同類單據粘貼在一起，若厚度過厚時，要攤平粘貼在一張厚紙上，圖示如下;2、粘貼時要求統一粘貼單據的左側或左上角，超出用款申請單的部分要折疊到小于等于用款申請單的面積為止。（四）不同付款方式或不同受益人的支出要分開填寫， 不能使用一張用款申請單。（五）申請用款或沖

7、帳時，除要附上對等金額的正式發票以外（包括內部報銷單），還要附上相應的其他資料，以表示交易的完整性或安全性。具體列舉如下：1、差旅費：暫借款時要附上暫借款沖帳單和出差申請單沖帳時要附上出差費用明細表和出差工作報告2、預付款時要附上對方的報價單、公司內部請購單、合同或是其他能夠證明此筆支出的資料，除差旅費外，嚴禁不明確具體金額就申請支出。3、若是一筆交易多次付款的，第一次必須附上相應的合同或付款計劃，后續請款時可不必再附，但必須注明付款進度及總金額、已付金額、未 付金額等。4、付貨款時需附上內部驗收單等。5、其他未盡事項以財務實際需要為準。（六）若牽涉到其他部門或公司要求統一管控的， 均需要相關

8、部門會簽。比如書籍的購買需要辦公室會簽，人事方面需要人事部會簽等。（七）凡是對外跟其他公司交易的，原則上采用轉帳方式付款，不得采用現金交易。且付款單位跟憑證上的簽章單位要一致方可。 特殊情況下需由經辦人提出說明，經財會部審批后方可進行現金交易。（八）為提高財務數據的準確性，根據會計“權責發生制”及“配比原則”的要求，要求所有單據在取得正式發票后要及時報銷（一般要求五個工作日），特殊情況需提前說明。（九）本作業辦法解釋權歸管理公司財會部。（十）本作業辦法由管理公司責任人核準后實施，修正時亦同。附件一:廈門夏商旅游集團酒店管理公司暫借款作業流程圖單位最高主管財務部 流程說明1、本流程僅適用于因暫時

9、無法取得原 始憑證而需暫借款類請款作業。2、交易發生時，經辦人需取得能夠證 明交易的相關附件。根據交易的內 容，按照單據填寫要求填寫”用款 申請單“和“還款沖帳單”的“借 款單，并把“借款單”和相關單 據依要求粘貼在用款申請單后面， 在經辦人處簽字后，交部門主管和 單位最高主管審核。3、最高主管審核完畢后，再到財務部 交給對應的會計人員進行審核。會 計依規定對請款進行詳細審核，審 核完畢后把”還暫沖帳單”的“證 明單”撕下保管，把“借款單”撕領款簽字對方帳戶下附在用款單后再交財務主管審核，暫借款沖帳單在本次請款作業 過程中無須簽核，借款的簽核在用 款申請單上。4、然后再由出納對單據進行最終審