1、第十一章 商務活動第一節 會見與會談一、會見與會談的含義 會見是指為了一定目的而進行的約會、見面。在國際上一般稱為“接見”或“拜會”。會見的性質有禮節性的、政治性的、事務性的，或兼而有之 .會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事及其他共同關心的問題交換意見。會談也可以指洽談公務和業務談判。會談的內容較為正式，政治性、專業性較強。 二、會見和會談的聯系與區別主要通過三個方面體現出來：首先是對身份要求不同其次是目的不同 再次是約束力不同 三、會見與會談的安排（一）會見的提出（二）會見的時間與內容（三）會見與會談的場所 （一）會見的提出在會見的提出方面，東道主與來訪者的權利是相等的。賓

2、主雙方都可以提出會見要求。一般情況是由身份低者拜會身份高者，來訪者拜會東道主。來訪者可以根據本人的身份、業務性質、來訪目的，主動提出拜訪東道主。 （二）會見的時間與內容在約定的時間里，主人可安排秘書或其他助手在辦公大樓前廳迎候客人，由他們陪同客人來見本單位的領導人。第一次會見，最好由本單位領導人親自主持。首次會晤的內容多半為一般性的寒暄 。 主人可以在會見時通知客人在逗留時間的日程安排，并征詢他們的意見。在會晤中可以討論其他的問題。不過應當注意，第一次會見的時間通常很短，一般為30分鐘左右。 （三）會見與會談的場所 接待來訪的客人時，領導者不宜在自己的辦公室里就座。會見應該在專門為此目的而設置

3、的地方進行或小型會議室里進行。高級領導人之間的會見與會談，通常安排在重要建筑物的會客廳（室）內進行，亦有在賓客下榻的賓館的會客室內進行。 如是涉外賓客，會談桌上應放置兩國國旗，桌上應放置座位卡，使用中、外文字書寫時要注意主方文字寫上面，客方文字寫下面。字體應工整、清晰，以便與會者對號入座。會談場地正門口，還要安排人員迎送客人。人多時需安裝好擴音設備，調試好，確保會議使用。四、會見與會談的座位安排 會見與會談的場地布置與座位安排都應體現出禮儀的規范性和對來訪者的尊重。會見與會談場地布置的原則是一致的。只是由于規格不同，參加的人數不同，持續的時間不同而略有差別。通常會見要簡單些。 （一）會見座位的

4、安排主賓、主人席安排在面對正門位置，客人座位在主人右側，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側按身份高低就座。若是涉外會見，安排譯員、記錄員坐在主人和主賓的后面。 （二）會談座位的安排 1.雙邊會談 雙邊會談通常使用長方形或橢圓形桌子，多邊會談采用圓形或擺成方形。 賓主相對而坐，以正門為準，主人占背門一側，客人面向正門。 2.多邊會談多邊會談，座位可擺成圓形、方形等。小范圍的會談也可以不用桌子，只設沙發，雙方座位按會見座位安排。 五、會見與會談的程序（一）會見與會談的組織工作 （二）迎接客人 （三）致辭、贈禮、合影 （四）會見或會談 （五）道別 （一）會見與會談的組織工作 1提

5、出會見要求，應將要求會見人的姓名、職務與會見什么人、會見目的及本方參加會見的人員情況一并告知對方。 2接見方應主動將會見的時間、地點、主方出席人員、順序安排及有關事項通知對方。 3準確掌握會見、會談的時間、地點和雙方參加人員的名單，及早通知有關人員和有關單位作好必要的安排。 4及早安排布置會見會談的廳室、座位、音響等。 （二）迎接客人 客人到達前，主人應提前到達會見（會談）場所?？腿说竭_時，主人應在大樓門口迎候。若主人不能在大樓門口迎候，應安排工作人員在大樓門口接引。主人在會談地點的門口迎候。主人的穿著要和自己的職務、身份相稱。 （三）致辭、贈禮、合影 為了促成一個友好的氛圍，雙方均可作簡短的

6、致辭，并且互贈禮品。禮品不宜很昂貴，能表達敬意即可。互贈禮品后，通常安排合影，隨后就座。如需合影，要事先安排好合影圖，布置好場地，備好照相設備。合影時主人和主賓居中，并以主人右側為上，按禮賓次序，主、賓雙方間隔排列，第一排既要考慮人員身份，又要考慮場地能否攝入鏡頭，一般兩端均由主方人員把邊。合影也可放在會見結束后。（四）會見或會談 合影完畢，參加會見、會談的雙方人員即可落座。除陪見人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應退出。如允許記者采訪，也只是在正式談話開始前采訪幾分鐘，然后全部離開。談話過程中，旁人不要隨意進出。 （五）道別 會見、會談結束，主客雙方握手話別，主人目送客人離去

7、后再退回室內。第二節 開放參觀與簽約儀式 一、開放參觀 （一）開放參觀的作用 開放參觀可以為組織與公眾直接溝通提供機會，從而提高組織的透明度和增加組織的社會美譽度，同時還可以促進組織自身的不斷完善。（二）制定開放參觀活動方案1確定參觀活動的主題確定主題就是確定參觀活動的主旨和基調，主要說明企業或組織希望通過這次參觀活動取得什么樣的效果。2選擇參觀活動的時機在確定參觀時機時，要注意不要和重要節日或本單位的重要活動、接待活動發生沖突，還要考慮到氣候的因素，盡量選擇適合室外活動的季節，一般以晚春和早秋為宜。在確定具體時間時，秘書要留心一下近期的天氣預報，盡量避開雨雪或嚴寒酷暑等惡劣天氣。3明確參觀活

8、動的內容秘書要緊緊圍繞參觀活動的主題來確定參觀的內容，一般包括三部分：情況介紹、現場觀摩和實物展覽等。4確定邀請的對象開放參觀活動主要邀請與本單位相關的部門或人員參加，比如生產型公司可邀請當地政府主管部門、職能部門、顧客代表、社會公眾、新聞媒體、員工家屬等參加。5選定參觀路線選定參觀路線時應注意：一要能夠引起參觀者的興趣；二要保證參觀者的安全；三要不干擾公司的正常工作等等。6策劃宣傳工作秘書應準備相關的宣傳冊或視聽資料，以簡明、通俗的語言介紹參觀的內容，要適當考慮一般觀眾的文化水平和接受能力。 同時還應該適時與外界媒體溝通，做好開放參觀活動的宣傳報道工作，以期擴大開放參觀活動的社會影響，增加本

9、單位的社會知名度和美譽度。（三）開放參觀的操作流程 1熱情接待、引導2發放宣傳冊，放映視聽材料3引導參觀，認真解說4做好服務工作5贈送紀念品6征求來賓意見二、簽約儀式（一）簽約儀式的準備工作 1準備協議文本2確定簽約人員3選擇簽字場所4布置簽約場所1準備協議文本按照國際慣例，在正式簽署合同之前，應由舉行簽約儀式的主方負責準備待簽協議的正式文本。提供待簽協議文本的主方，應會同有關各方一道，組織專業人員按談判達成的協議做好文本的定稿、校對、翻譯、印刷裝訂等工作。簽署涉外商務合同時，比照國際慣例，待簽的合同文本應同時使用談判各方法定的官方語言。在撰寫外文合同文本時，應反復推敲、字斟句酌，不要不解其意

10、而亂用詞語。2確定簽約人員主簽人員應由協議各方確定，但各方主簽字人的身份應大體相當。參加簽字的各方，事先要安排一名熟悉簽字程序的助簽人員，負責為主簽字人翻頁，并指明簽字處。參加簽約儀式的其他成員，基本是雙方參加會議的全體人員，以雙方或各方人數相等為宜。 3選擇簽字場所簽約儀式舉行的場所，一般根據簽約儀式人員的規格、人數及協議內容的重要程度等因素來確定。簽約場所多選擇在客人所住賓館、飯店或東道主的會客廳內，有時為了擴大影響，也可選擇在某些新聞發布中心或著名的會議、會客場所。4布置簽約場所在布置簽約場所時，一般在廳內設置長方形簽字桌，桌面覆以深綠色的臺布。桌后放兩把椅子，作為雙方簽字人員的座位。主

11、簽約人面對正門，右為客人，左為主人。桌上擺放由各自保存的文本，文本上端分別放置簽字用的文具，文具前端中央擺一旗架。如與外商簽署涉外合同，需懸掛雙方國旗。總之，簽約場所的布置要莊重、整潔。地上可鋪設地毯，并在大廳醒目處懸掛寫有“項目簽字儀式”的橫幅。同時，注意保持簽約現場空氣清新、光線明亮。 (二)簽約儀式的正式程序 1接待入場主辦方秘書人員應熱情接待各方人員進入簽約廳。有禮貌地引導主簽字人按主左客右的位置入座，助簽人站立在主簽人的外側，其他參加簽約儀式的人員依職務、身份高低為序，客方自左向右，主方自右向左，分別站立于各方主簽字人的后面。2正式簽字在簽約儀式上，應遵循“輪換制”原則，即主簽人首先

12、簽署己方保存的合同文本，而且各簽首位，這樣使簽約各方都有機會均居于首位一次，以示各方平等。然后再交由他方簽字人簽字。3交換文本由雙方簽字人員互換文本，相互握手祝賀。此時，攝影師可以拍照，還可拿出準備好的香檳酒，由簽約人員共同舉杯慶賀，以增添簽約儀式的喜慶色彩。4退場結束簽約儀式完畢后，應先請雙方最高領導者退場，然后請客方退場，東道主最后退場，整個簽約儀式不宜過長，以半小時為宜。第三節慶典活動與剪彩儀式一、慶典活動（一）慶典活動的類型 （二）慶典活動的準備工作 （三）慶典活動的具體程序 （一）慶典活動的類型1節慶活動2紀念活動3典禮儀式（二）慶典活動的準備工作 1確定慶典主題不同的商務慶典活動有

13、不同的主題，舉辦方應當根據舉辦慶典活動的具體目的以及社會環境、人文環境等因素來確定本次活動的主題， 2.做好宣傳3.邀請來賓4布置慶典現場為了烘托熱烈、隆重、喜慶的氣氛，場地布置可以選用氣球、彩虹門、步道旗、花籃、花卉植物、紅地毯等道具，還可懸掛印有會標、宣傳標語、慶?；驓g迎詞語的彩帶條幅。（三）慶典活動的具體程序 1請來賓就座，介紹嘉賓。 2宣布慶典正式開始全體起立奏國歌或演奏本單位標志性歌曲。3本單位主要負責人致辭。 4邀請嘉賓講話。 5安排文藝演出。 6邀請來賓進行參觀。 二、剪彩儀式（一）剪彩儀式的由來第一種說法是剪彩起源于西歐。 第二種說法是剪彩起源于美國。 （二）剪彩儀式的準備工作

14、1.邀請嘉賓 2.準備儀式現場 3.準備剪彩工具 4.準備自助餐和紀念品 （三）剪彩儀式的程序 第一項，請來賓就座 第二項，宣布儀式正式開始 第三項，奏國歌 第四項，進行發言 第五項，進行剪彩 第六項，進行參觀 第四節 宴請活動一、宴請的目的二、宴請的種類 三、宴請的籌劃與組織二、宴請的種類 （一）宴會 1.正式宴會 2.便宴 3.家宴 （二）招待會 1.冷餐會 2.酒會 （三）茶會 （四）工作餐 三、宴請的籌劃與組織（一）宴請的準備工作幻燈片 47（二）菜譜安排原則幻燈片 48（三）合理安排桌次席位幻燈片 49（四）宴請的過程1確定宴請的對象、范圍和規格2確定宴請的時間3確定宴請的地點4印制

15、分發請柬5布置宴會廳1.菜單的總體要求 2尊重客人的飲食習慣3上菜順序4宴請用酒1桌次的安排宴會通常以8 12 人為一桌，人多時可平均分為幾桌 。2席位的安排主賓在主人的右上方，次主賓在主人的左下方，主方的其他人員依主賓、次主賓而坐，以此類推。在比較正式的宴請中，第二主人要坐在主人的對面，以便照顧這邊的客人，次主賓坐在第二主人的右上方。第五節 商務旅行一、公務旅行前的準備（一）地點和時間（二）公務旅行類型和具體任務（三）人員安排二、編制商務旅行計劃和旅行日程表三、具體的準備事務四、隨行事務五、返回后的服務（一）商務旅行計劃1.出差的時間、啟程及返回的日期、接站安排。 2出差的路線、終點及途經地

16、點和住宿安排。 3計劃會晤人員、會晤地點及時間。 4交通工具的選擇。 5需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。 6上司或接待人的特別要求。 7上司旅行區域的天氣狀況。8行程安排、約會、會議計劃、會晤人員、會晤主題。 9差旅費用 (二)旅行日程表l時間、日期2地點 3交通方式 4事項 5備注 日期時間交通工具地點/單位事項備注6月9日8：4010：10CA201航班南京北京飛抵北京國際機場2日前已定機票12：00對方接機香格里拉下榻、午餐客房已定15：00與銷售商聯系明天談判時間、地點電話聯系16：00出租車清華大學看望本公司進修的工程技術人員聯系人：（略）18：00中關村宴請慰問10日9：00

17、對方派車對方公司代理銷售談判12：00午餐對方宴請下午談判若談判已結束參觀故宮。晚上機動（會友）11日上午圖書大廈、王府井購書、購物11:00左右安排午餐11：30出租車賓館出發12：30到機場14：2016：50CA102航班北京南京祿口機場2日前訂往返票17：0018：00單位派車機場公司返回司機（略）第六節會展工作會展是指會議、展覽等大型集體活動的簡稱。其概念內涵是指在一定地域空間，許多人圍繞特定主題聚集在一起形成的定期或不定期、制度或非制度的傳遞或交流信息的社會活動，其概念的外延包括各種類型的博覽會、展覽展銷活動、大型會議、體育競技運動、文化活動、節慶活動等。一、會展的類型（一）從性質

18、上分，會展有貿易性會展和消費性會展兩種。（二）從內容上分，會展有綜合會展和專業會展兩類。（三）從規模上分，會展有國際展、國家展、地區展、地方展，以及單個公司的獨家展。（四）從時間上分，會展分為定期會展和不定期會展。二、會展的作用（一）會展業本身可產生直接的經濟效益（二）會展業對相關行業有明顯的拉動作用（三）會展業產生的社會效益三、會展的策劃（一）會展的立項策劃（二）會展籌建策劃 （三）會展宣傳推廣策劃（四）會展招展策劃 （五）會展招商策劃 （六）會展現場管理策劃 （七）會展相關活動策劃 【思考題】1秘書應如何安排好會見與會談？2秘書應如何準備簽約儀式？3秘書應如何做好宴請工作？4如果陪同上司旅行，秘書應做好哪些工作？5北京遠達公司是一家大型私營企業。 【案例研習】案例一： 香港新展廳開業典禮香港美時集團在我國是最早代理進口名牌辦公家具的公司之一，業務范圍包括全線辦公家具系列、建材及家具生產。隨著中國入世，美時以新展廳的開幕為契機，不斷推出新產品，全面推進美時在全球的發展戰略，為積極拓展中國及亞太區市場，創造了有利條件。2006年9月20日，香港美時集團在招商局大廈舉行了美時新展廳開幕儀式。開幕式在友好、祥和的氣氛中進行