1、外貿(mào)業(yè)務(wù)管理辦法 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 第1章總則2 HYPERLINK l bookmark7 o Current Document 第2章日常業(yè)務(wù)管理2 HYPERLINK l bookmark47 o Current Document 第4章產(chǎn)品注冊管理5 HYPERLINK l bookmark60 o Current Document 第5章協(xié)議管理和合同管理7 HYPERLINK l bookmark70 o Current Document 第6章單證文件管理7 HYPERLINK l boo

2、kmark75 o Current Document 第7章附則8第1章總則第一條為了規(guī)范與提升XXX外貿(mào)業(yè)務(wù)管理，提高外貿(mào)業(yè)務(wù)運營效率與質(zhì)量，建立健 全的外貿(mào)業(yè)務(wù)管理體系，特制定本辦法。第二條本制度包括外貿(mào)日常業(yè)務(wù)管理、客戶管理、協(xié)議和合同管理及單證管理等內(nèi)容。第2章日常業(yè)務(wù)管理第三條日常業(yè)務(wù)管理（一）制定年度工作計劃、任務(wù)回籠指標(biāo)。為了配合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的推進，確保外貿(mào)業(yè)務(wù) 開展有序性，加強公司相關(guān)部門間的協(xié)作與溝通，有效控制業(yè)務(wù)發(fā)展進程，根據(jù)公司下達 的年度任務(wù)目標(biāo)，按客戶和時間制定年度回籠計劃和季度計劃。年度計劃應(yīng)在上年12月底 前完成；季度計劃應(yīng)在每季度25日前完成。任務(wù)回籠指標(biāo)包括出

3、口國家、回籠金額、出口 品種等。工作計劃包括客戶開發(fā)，產(chǎn)品注冊和展會安排等。（二）定期組織外貿(mào)業(yè)務(wù)人員進行相關(guān)知識的培訓(xùn)。外貿(mào)業(yè)務(wù)人員必須熟練掌握XXX企 業(yè)文化、本部產(chǎn)品和業(yè)務(wù)相關(guān)的知識，同時關(guān)注國家貿(mào)易政策、海關(guān)申報和商品檢驗等進 出口管理制度的更新及變化，定期參加相關(guān)政策法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。（三）堅持進行周例會制度。制定外貿(mào)人員工作計劃，工作內(nèi)容。定期組織外貿(mào)人員進行 業(yè)務(wù)經(jīng)驗交流，促進外貿(mào)人員快速成長。第四條日常客戶維護（一）對已發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，按照年度協(xié)議和政策進行管理和維護。每月至少聯(lián)系兩次， 詢問市場銷售，訂單和回籠情況。（二）對尚在詢盤客戶進行分級管理，將客戶按照銷售國家、區(qū)域和

4、銷售方式等進行分類， 系統(tǒng)性跟進：A類：寄過樣品客戶；B類：有過認(rèn)真詢價，仔細(xì)比較產(chǎn)品的客戶；C類：新 接觸的客戶；對于A/B級別客戶應(yīng)該每月至少聯(lián)系3次，一般客戶，每月至少要聯(lián)系一次， 按照客戶的反饋制定下一步跟進計劃。對于客戶的郵件、傳真原則上在48小時內(nèi)答復(fù)，特 殊情況要延期的，應(yīng)及時向客戶解釋及告知大概需要的時間。第五條日常單證管理（一）做好基本資料歸檔工作，要求對客戶資料、報價單、訂單合同（包含出口合同下的 一切單據(jù)備份）進行清晰的分類，作為后期客戶跟蹤、查詢、統(tǒng)計的有效資料。（二）編制和準(zhǔn)備相關(guān)出口單據(jù)：出口報關(guān)單、代理報關(guān)委托書、產(chǎn)地證、保險單、發(fā)票、 裝箱單、質(zhì)檢單、船證明、提

5、單、匯票、銀行交單申請書等必備單據(jù)。（三）及時跟蹤已完成訂單的銀行結(jié)匯情況，反饋給財務(wù)部；已結(jié)匯的訂單，及時取得水 單等相關(guān)單據(jù)交財務(wù)部簽收，協(xié)助辦理出口核銷和退稅工作，并負(fù)責(zé)整個訂單的全局跟蹤。第六條日常財務(wù)管理：（一）負(fù)責(zé)編制出口統(tǒng)計報表。做好出口統(tǒng)計核算基礎(chǔ)管理工作，建立完善各種原始記錄、 統(tǒng)計臺帳，及時匯總填報年、季、月度出口統(tǒng)計報表。（二）每月由外貿(mào)部與XXXXX集團本部財務(wù)部以及XXX公司財務(wù)部關(guān)于外貿(mào)回款、出 口產(chǎn)品庫存和應(yīng)收應(yīng)付賬款進行對賬。第3章客戶管理第七條 客戶管理包括新客戶開發(fā)和原有客戶維護兩類。新客戶開發(fā)包含新市場開發(fā)管理、新增經(jīng)銷商管理和新增品種管理三類：（一）新市

6、場開發(fā)管理定義：新市場是指尚未形成正式銷售的市場。原則：在準(zhǔn)備開發(fā)新市場前，需通過官方渠道、第三方咨詢公司、代理商或者其他渠道， 從以下幾個方面對進口國市場進行分析測評：進口國關(guān)于藥品進口、注冊和銷售的法律法規(guī)。進口國政治面貌，近3年來與中國貿(mào)易往來，當(dāng)?shù)厝A人情況。進口國風(fēng)俗人情，當(dāng)?shù)蒯t(yī)療條件，醫(yī)療資源和用藥習(xí)慣。代理商在進口國背景調(diào)查，包括客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周邊基礎(chǔ)設(shè)施狀況）和藥品相關(guān)資質(zhì)審核等。代理商在進口國背景調(diào)查，包括客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周邊基礎(chǔ)設(shè)施 狀況）和藥品相關(guān)資質(zhì)審核等。在充分了解上述背景材料之后，根據(jù)客戶注冊清單和注冊要求，以一事一議的形式，

7、上 報公司領(lǐng)導(dǎo)，對新市場開發(fā)專項工作進行審批。（二）新增經(jīng)銷商管理按照當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，對新增經(jīng)銷商的銷售范圍、區(qū)域、銷售品種進行評審，對經(jīng)銷商的 資質(zhì)進行審批。管理原則：在已經(jīng)形成實際銷售的國家或區(qū)域新增經(jīng)銷商，目的是為了切實提升產(chǎn)品銷量，提 高市場占有率，擴大銷售區(qū)域，對現(xiàn)有代理商的補充和完善。強調(diào)與現(xiàn)有代理商的渠道和銷售方式形成互補。在產(chǎn)品注冊上面，強調(diào)注冊成分、含量和功能主治等關(guān)鍵內(nèi)容的一致性，避免在一 個國家出現(xiàn)同一產(chǎn)品，因為申報文件前后不一致，出現(xiàn)不同的注冊成分和含量等情況。（三）新增品種管理目的：對于新增品種開發(fā)，是在以往合作的基礎(chǔ)上開發(fā)新產(chǎn)品，是基于雙方高度信任， 利用現(xiàn)有競爭優(yōu)勢

8、，對市場進行深度挖掘，對于拓寬進口國的產(chǎn)品市場，豐富出口產(chǎn)品線， 加深雙方合作關(guān)系有深遠(yuǎn)的意義。原則：新增品種開發(fā)，往往是客戶對現(xiàn)有地區(qū)進行產(chǎn)品運作后，對市場有充分的信心和 評估，在現(xiàn)有市場基礎(chǔ)上，進行新產(chǎn)品的開發(fā)。主要考察新品種在當(dāng)?shù)厥袌龅亩ㄎ弧⑾M者需求量評估、產(chǎn)品的銷售渠道是否可以借用， 與已經(jīng)銷售的產(chǎn)品是否形成有效補充等方面的信息。第八條客戶檔案管理（一）原則：對所有的客戶都應(yīng)建立相應(yīng)的檔案；客戶檔案必須及時、完整、真實地反映 客戶信息；每筆交易都必須按實際進度及時全面地記錄；客戶基本信息的變化也應(yīng)及時反 映，并提出相應(yīng)的應(yīng)對措施。（二）內(nèi)容：客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分

9、析評審意見及客戶政策記錄 等內(nèi)容。第九條客戶風(fēng)險評估和監(jiān)控（一）種類：客戶評估分年度定期評審與特殊評審兩類。對于長期穩(wěn)定的客戶，在每年年 底進行統(tǒng)一分析與評審；對重要的新客戶，或業(yè)務(wù)量發(fā)生反常波動的客戶，應(yīng)設(shè)置特殊風(fēng) 險監(jiān)控。（二）內(nèi)容：外貿(mào)部根據(jù)客戶檔案，主持分析、評審工作的開展，并提交相應(yīng)的分析報告，從而 明確應(yīng)對措施及工作計劃，為客戶政策的制定、客戶服務(wù)的實施及業(yè)務(wù)的拓展提供依據(jù)。評估內(nèi)容包括客戶信用評估，有無拖欠賬款，銷售流向監(jiān)控，產(chǎn)品注冊和再注冊審核，客戶銷售資質(zhì)監(jiān)管，同時還要關(guān)注國際形勢變化，隨時對進口國政局、匯率、對華政策 和藥品相關(guān)的法律法規(guī)保持關(guān)注。III .對客戶評審結(jié)果及

10、相應(yīng)的分析與改善措施進行審核后，及時確定客戶相應(yīng)的實施措 施。第十條客戶政策的制定（一）內(nèi)容：客戶政策包括提供給客戶的供貨價格、結(jié)算方式、服務(wù)及其他特殊條件等內(nèi) 容。（二）依據(jù)：客戶政策應(yīng)根據(jù)客戶評審的結(jié)果、公司的市場發(fā)展戰(zhàn)略及相關(guān)管理制度而制 定。（三）原則：根據(jù)不同的客戶評級，制定差異化措施。應(yīng)重視重點客戶的維護與發(fā)展，了 解市場動向，主動開展客戶服務(wù)，協(xié)助客戶解決在實際銷售中遇到的問題。第十一條 客戶服務(wù)（一）種類：客戶服務(wù)包括售前、售中和售后三部分。（二）內(nèi)容常規(guī)維護；售前：主動找尋或聯(lián)系客戶，建立合作關(guān)系；接受客戶產(chǎn)品咨詢或注冊等方面的信 息，并及時給予回復(fù)；III售中：合同執(zhí)行過程

11、中，與客戶保持較密切的聯(lián)系，就合同進展情況進行必要的溝 通；對客戶提出的質(zhì)詢進行解答或說明；W.售后：追蹤產(chǎn)品情況及客戶需求，提供必要的支持；特殊要求。應(yīng)根據(jù)客戶具體情況和公司的現(xiàn)有能力，結(jié)合市場實際情況，雙方協(xié)商 提供促宣品、產(chǎn)品知識培訓(xùn)等售后服務(wù)方案。第4章產(chǎn)品注冊管理第十二條定義：產(chǎn)品注冊指外貿(mào)業(yè)務(wù)中，產(chǎn)品進入目的國進行銷售前，按照當(dāng)?shù)刈苑煞ㄒ?guī)，進行注冊備案過程。第十三條目的：為優(yōu)化國際市場產(chǎn)品注冊流程、強化產(chǎn)品注冊備案工作的規(guī)范性、 提高產(chǎn)品注冊效率，增進協(xié)同配合，促進結(jié)果導(dǎo)向，在集團成立國際市場產(chǎn)品注冊備案合作 小組，以跨部門合作的形成推進產(chǎn)品注冊工作。第十四條小組構(gòu)成：小組由外

12、貿(mào)部，市場部，質(zhì)量保證部，工藝技術(shù)部，產(chǎn)品研發(fā)中心，公共事務(wù)部和法律事務(wù)部等相關(guān)部門指派專員，以跨部門合作形式共同組成。第十五條小組職責(zé)：以“產(chǎn)品注冊申報資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”為基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌確定國際市場產(chǎn)品注冊備案工作需提交的相關(guān)資料。具體分工如下：（一）由外貿(mào)部負(fù)責(zé)了解國際市場藥品注冊法規(guī)的管理要求，確定產(chǎn)品注冊或備案方案， 由合作小組共同對注冊備案工作可行性進行評估。（二）由市場部負(fù)責(zé)出口注冊產(chǎn)品的包裝設(shè)計及修改工作。（三）由質(zhì)量部負(fù)責(zé)注冊產(chǎn)品成分證明、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)質(zhì)量文件的制定。（四）由工藝部負(fù)責(zé)注冊產(chǎn)品工藝規(guī)程相關(guān)文件的制定工作。（五）由產(chǎn)品部負(fù)責(zé)藥理及臨床相關(guān)資料的提供。（六

13、）由公共部負(fù)責(zé)集團資質(zhì)材料及產(chǎn)品市場資質(zhì)材料的提供。（七）由生產(chǎn)中心、質(zhì)量部負(fù)責(zé)注冊產(chǎn)品樣品、對照品的提供。（八）由法律部負(fù)責(zé)服務(wù)合同、合作協(xié)議、包裝設(shè)計圖是否涉嫌侵權(quán)（專利、商標(biāo)、字體 等）等方面的審核工作。第十六條對于因各市場藥事法規(guī)差異導(dǎo)致產(chǎn)品注冊資料需做調(diào)整的，由合作小組在合理控制風(fēng)險的前提下，共同把握產(chǎn)品注冊申報資料調(diào)整的靈活性和合規(guī)性。合作小組日常管理辦法：（一）建立項目合作機制：國際市場產(chǎn)品注冊備案工作根據(jù)注冊國的不同以及注冊品種的 不同，以項目合作形式單獨立項，逐一予以推進。（二）建立動態(tài)協(xié)調(diào)溝通機制：為切實推進合作小組各項注冊備案工作的順利開展，合作 小組每周以周例會形式定期

14、、及時溝通、反饋各項工作的進展情況，并針對注冊過程遇到 的各項問題，及時予以協(xié)商解決。第十七條 建立合作小組激勵機制：鼓勵合作小組充分發(fā)揮橫向協(xié)作功能，針對國際 市場產(chǎn)品注冊工作遇到的難點問題，在合理控制經(jīng)營風(fēng)險的前提下，尋求切實有效的解決辦 法，確保注冊工作的順利推進，為XXXXX集團國際市場的開拓工作帶來增量效應(yīng)。同時， 公司將根據(jù)項目情況及績效貢獻情況，予以項目組成員一定的項目獎勵金。第5章協(xié)議管理和合同管理第十八條年度協(xié)議管理（一）定義。年度協(xié)議指在指定的期限內(nèi)，與客戶在指定區(qū)域簽訂年度代理銷售協(xié)議。（二）主要內(nèi)容協(xié)議由外貿(mào)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)擬定，由公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)審批協(xié)議范本，根據(jù)實際情

15、 況，簽訂協(xié)議銷售品種，數(shù)量、銷售區(qū)域和協(xié)議簽訂年限。年度協(xié)議可以一年一簽，也可以按照產(chǎn)品注冊證有效期進行簽訂，業(yè)務(wù)員應(yīng)根據(jù)實 際情況，制定協(xié)議代理時間和相關(guān)合作政策內(nèi)容，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。協(xié)議中需明文規(guī)定，代理商在產(chǎn)品的注冊、銷售，需要完全遵守進口國家的法律法 規(guī)。W.為保障公司的利益，維護公司的信譽，協(xié)議中應(yīng)明確代理商承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，并V.明確代理商需協(xié)助進行產(chǎn)品在出口國售后信息的收集和相關(guān)危機事件的處理。外貿(mào)部應(yīng)由專人定期收集相關(guān)信息，并反饋給集團質(zhì)量保證部。第十九條合同的簽訂和管理（一）所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由外貿(mào)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)合同文本的起草，由公司法律事務(wù)部 負(fù)責(zé)合同范本審批。根據(jù)范本填寫數(shù)量、金額、交貨時間與地點、付款方式等內(nèi)容。（二）經(jīng)過雙方協(xié)商后，合同中需明確產(chǎn)品包裝形式，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗條款，經(jīng)銷商應(yīng)確 認(rèn)產(chǎn)品符合進口國的法律法規(guī)，經(jīng)銷商不得擅自更改產(chǎn)品零售包裝。第二十條 合同的保管所有合同正本由辦公室統(tǒng)一歸檔保存。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部留一份合同副本，抄送財務(wù) 部、法務(wù)部，辦公室存檔備案。第6章單證文件管理第二十一條單證的分類公司業(yè)務(wù)單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類。外部單證指由公司以外單位制定并使用的單 證，內(nèi)部單證是指由公司制定并在公司內(nèi)部使用和流轉(zhuǎn)的單證。第二十二